PHƯƠNG THỨC THANH TOÁN TÍN DỤNG CHỨNG TỪ
2.1.2.2 Nghiệp vụ thanh toán NK theo phương thức TDCT:
Bước 1: Mở điều chỉnh L/C và ký quỹ:
* Khi khách hàng có nhu cầu mở L/C, khách hàng đến ngân hàng đem theo bộ hồ sơ, bao gồm:
+ Đơn yêu cầu mở L/C. Đơn này có sẵn mẫu nên khách hàng phải điền đầy đủ nội dung in sẵn trong mẫu một cách chính xác, phù hợp với L/C theo yêu cầu của mình.
+ Hợp đồng NK.
+ Văn bản cho phép NK của Bộ Thương mại hoặc cơ quan chủ quản quản lý chuyên ngành ( đối với ngành hàng NK có điều kiện).
+ Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh và giấy chứng nhận đăng ký mã số XNK, quyết định bổ nhiệm Giám đốc và kế toán trưởng, điều lệ hoạt động (đối với khách hàng giao dịch lần đầu).
* Đối với tu chỉnh L/C: là đơn xin tu chỉnh và văn bản liên quan đến việc tu chỉnh (như phụ lục hợp đồng).
Nhận được bộ hồ sơ, thanh toán viên phải kiểm tra nội dung theo mẫu quy định: kiểm tra tư cách pháp nhân, chức năng kinh doanh, loại hàng hoá NK, nguồn vốn (vốn vay, vốn tự có) và khả năng thanh toán của khách hàng đối với L/C yêu cầu mở, để yêu cầu ký quỹ hoặc xem xét điều kiện miễn/giảm ký quỹ theo quy định.
Sau khi kiểm tra nếu hợp lệ, thanh toán viên lập hồ sơ L/C và mở hoặc điều chỉnh L/C được thực hiện bằng một trong những phương thức sau:
Điện:
+ Bằng SWIFT theo mẫu điện MT700, MT701 (mở L/C), MT707 (sửa L/C).
+ Bằng TELEX: có mã khoá.
Thư: Theo mẫu quy định của Ngân hàng No VN và phải có đầy đủ chữ ký được ủy quyền.
Trường hợp khách hàng yêu cầu mở L/C xác nhận, trước khi mở L/C ngoài việc kiểm tra nguồn vốn của L/C, thanh toán viên phải kiểm tra điều khoản quy định phí xác nhận.
Bước 2: Thanh toán viên chuyển hồ sơ xin mở L/C và điện để phụ trách
phòng kiểm soát và trình Ban giám đốc phê duyệt. Sau đó phụ trách phòng chuyển điện, thư đến ngân hàng thông báo theo chỉ định trong L/C.
Bước 3: Xử lý các trường hợp phát sinh khi L/C được chuyển đi:
Trong thời hạn hiệu lực của L/C nếu:
+ Ngân hàng thông báo yêu cầu hủy L/C thì thanh toán viên phải thông báo ngay cho người mua, đề nghị họ trả lời bằng văn bản và điện ngay cho Ngân hàng thông báo biết.
+ Người mua yêu cầu hủy L/C, căn cứ theo yêu cầu của khách hàng, Ngân hàng No VN điện báo cho Ngân hàng thông báo L/C biết.
Khi L/C hết hạn hiệu lực, hoặc L/C được phép hủy, phải hủy số dư L/C và hoàn trả ký quỹ (nếu có).
Tiếp nhận, kiểm tra chứng từ, giao chứng từ, trả tiền. Khi nhận được chứng từ giao hàng từ Ngân hàng nước ngoài, thanh toán viên kiểm tra chứng từ trước khi giao cho khách hàng.
* Trường hợp L/C cho phép đòi tiền bằng điện.
Khi nhận được điện đòi tiền của Ngân hàng nước ngoài xác nhận chứng từ phù hợp, thanh toán viên kiểm tra sự xác nhận mã (nếu bằng telex) các mẫu điện thích hợp (nếu bằng SWIFT) nếu hợp lệ thanh toán viên thực hiện việc trả tiền theo chỉ dẫn trên lệnh chuyển tiền đồng thời điện báo cho Ngân hàng đòi tiền biết nếu họ yêu cầu, trừ phí trên số tiền phải trả và hạch toán theo chế độ kế toán hiện hành. Mặc dù đã trả tiền theo điện đòi tiền nhưng khi nhận được chứng từ thanh toán viên phải kiểm tra nếu phát hiện chứng từ không phù hợp.
Khi nhận được điện của Ngân hàng nước ngoài thông báo chứng từ không phù hợp, thanh toán viên phải thông báo ngay cho người mua chi tiết những điểm không phù hợp.
+ Nếu người mua chấp nhận thanh toán, thực hiện thanh toán theo quy định như khi xác nhận chứng từ đã phù hợp.
+ Nếu người mua không chấp nhận thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán một phần, phải điện báo ngay cho Ngân hàng đòi tiền biết.
* Trường hợp L/C quy định đòi tiền bằng chứng từ:
Khi nhận được chứng từ nước ngoài xác nhận chứng từ phù hợp, thanh toán viên kiểm tra chữ ký được ủy quyền, kiểm tra nội dung của chứng từ.
+ Nếu phù hợp thì thực hiện trả tiền và giao chứng từ cho khách hàng. + Nếu chứng từ không phù hợp với các điều kiện và điều khoản của L/C thanh toán viên phải báo ngay cho người mua những điểm không phù hợp với L/C. Yêu cầu họ trong vòng 3 ngày làm việc kể từ ngày nhận được thông báo của Ngân hàng, phải có ý kiến bằng văn bản về bộ chứng từ đó. Đồng thời phải điện báo cho Ngân hàng chuyển chứng từ những điểm không phù hợp.
Trường hợp nhận được chứng từ của Ngân hàng nước ngoài gửi đến nhờ thu theo L/C do chứng từ không phù hợp, phải thông báo cho người mua và nêu rõ các điểm không phù hợp... yêu cầu người mua trả lời:
+ Nếu chấp nhận thanh toán thì giao chứng từ cho khách hàng và thực hiện việc trả tiền như khi chứng từ đã phù hợp.
+ Nếu không chấp nhận thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán một phần phải thông báo ngay cho Ngân hàng chuyển chứng từ biết.
Đối với L/C thanh toán có kỳ hạn (L/C trả chậm): sau khi kiểm tra chứng từ nếu chứng từ phù hợp với điều kiện, điều khoản L/C phải lập điện/thư chấp nhận hối phiếu hoặc ký hậu hối phiếu gửi Ngân hàng gửi chứng từ. 3 ngày trước khi đến hạn trả tiền hối phiếu, phải gửi thư nhắc khách hàng thanh toán đúng hạn. Việc chuyển tiền thanh toán hối phiếu phải đúng hạn trên lệnh chuyển tiền phải ghi rõ ngày giá trị đồng thời hạch toán theo chế độ hiện hành.
Nếu đến hạn thanh toán mà người mua không có khả năng thanh toán phải kịp thời báo cáo lãnh đạo phòng để có hướng xử lý. Trường hợp chứng từ có sai sót thì phải xử lý như trường hợp L/C quy định đòi tiền bằng chứng từ mà chứng từ không phù hợp.
* Trường hợp người mua yêu cầu NHNo&PTNT VN phát hành bảo lãnh nhận hàng hoặc ký hậu vận đơn để nhận hàng nhập theo L/C.
Khi đó người mua phải có yêu cầu bằng văn bản và cam kết trả tiền kể cả khi chứng từ không phù hợp và thu thủ tục phí theo biểu phí hiện hành của NHNo&PTNT VN.