Sau một thời gian các kênh phân phối sẽ bị lỗi thời làm phát sinh khoảng cách giữa hệ thống phân phối hiện tại của người bán và hệ thống lý tưởng thoả mãn được những nhu cầu và mong muốn của các khách hàng mục tiêu.
Tuy nhiên, khác với ngân sách quảng cáo, giá cả và các chương trình khuyến mãi, các hệ thống phân phối rất khó thay đổi. Công ty đã xây dựng được những quan hệ bền vững với các trung gian phân phối và việc thay họ chắc chắn
sẽ gặp phải việc phản kháng, nếu không phải là phá hoại. Để giải quyết vấn đề này, các chuyên gia đã xây dựng một quy trình 8 bước để chuyển từ hệ thống phân phối lỗi thời dần đến hệ thống lý tưởng của các khách hàng mục tiêu.
Bước 1: Phải phát hiện ra những gì mà các khách hàng mục tiêu mong muốn về phương thức phục vụ của kênh, nếu không có những hạn chế. Khách hàng sẽ xác định quy mô lô hàng, điều kiện thuận tiện, thời gian mà họ sẵn sàng chờ đợi, mức độ đa dạng của sản phẩm và dịch vụ hỗ trợ mà họ mong muốn. Họ sẽ chỉ rõ tầm quan trọng của các dịch vụ khác nhau và sự dung hoà mà họ sẽ làm.
Bước 2: Hình dung những hệ thống phân phối khác nhau sẽ đảm bảo những dịch vụ gì.
Bước 3: Đánh giá tính khả thi và chi phí của các hệ thống phân phối khác nhau
Bước 4: Tập hợp những mục tiêu của các uỷ viên quản trị của công ty đối với hệ thống phân phối của công ty.
Bước 5: Đòi hỏi phải so sánh đối chiếu giữa một bên là những khả năng lựa chọn theo tiêu chuẩn của ban lãnh đạo và một bên là hệ thống phân phối lý tưởng của khách hàng. Có thể xãy ra một trong 3 tình huống sau: Tình huống tốt nhất là có sự trùng hợp giữa ba dạng: hệ thống lý tưởng, hệ thống theo tiêu chuẩn lựa chọn của ban lãnh đạo và hệ thống đang hoạt động. Trong trường hợp này mọi sự không hài lòng của khách hàng chắc chắn sẽ là do lỗi của việc thực hiện tồi, chứ không phải thiết kế hệ thống phân phối kém; Khả năng thứ hai là các hệ thống hiện có và ban lãnh đạo đặt ra tương tự với nhau, nhưng khác về cơ bản so với hệ thống lý tưởng. Nếu muốn lấp kín khoảng cách này, thì ban lãnh đạo phải xem xét lại những ràng buộc của mình. Khả năng thứ ba là tất cả ba hệ thống này đều khác nhau về cơ bản. Trong trường hợp này có hai khoảng cách cần phải lấp kín trước khi hệ thống phân phối đó có thể được khách hàng chấp nhận.
Bước 6: Yêu cầu ban lãnh đạo và những chuyên viên được tuyển chọn rà soát lại những giả định quan trọng của ban lãnh đạo. Ban lãnh đạo phải biết
những giả định và hạn chế của họ cũng như lợi lộc và rủi ro của việc thay đổi chúng.
Bước 7: Yêu cầu ban lãnh đạo giải quyết khoảng cách giữa hệ thống phân phối hiện có và hệ thống phân phối lý tưởng để thống nhất với nhau về những thay đổi mà họ sẵn sàng thực hiện.
Bước 8: Chuẩn bị một kế hoạch thực hiện những thay đổi đã được thoả thuận, Nếu có thể, cần phải tiến hành những thay đổi ở quy mô nhỏ để phát hiện mọi tác dụng tích cực hay tiêu cực có thể bị bỏ sót.
Quá trình hoàn thiện hệ thống phân phối gồm có 8 bước này không nhất thiết sẽ dẫn đến chổ cải biến hệ thống phân phối hiện có của công ty. Nó có thể thậm chí làm cho ban lãnh đạo tin rằng hệ thống hiện có và những hạn chế của ban lãnh đạo là cần thiết và hợp lý. Thế nhưng trong hầu hết các trường hợp, quá trình này đều dẫn đến phải cải biến hệ thống phân phối của công ty theo hướng dần đến một hệ thống lý tưởng. Điểm mấu chốt là khách hàng sẽ chuyển sang những hệ thống nào đảm bảo được những ích lợi và dịch vụ mong đợi. Những người quản lý bảo vệ những hệ thống phân phối đã lỗi thời sẽ bị mất thị trường.