Phòng xuất khẩu của công ty có nhiệm vụ tham mưu cho ban lãnh đạo công ty về việc tổ chứ xây dựng mạng lưới tiêu thụ sản phẩm tại các nước, đồng thời không ngừng củng cố và phát triển thị trường tiêu thụ, xây dựng kế hoạch bán hàng hàng tháng, quý, năm cũng như chiến lược bán hàng, quảng cáo tiếp thị tại từng thời điểm, từng thị trường và đối tượng khách hàng.
Do đặc điểm của hàng thủy tinh gốm sứ xây dựng là cồng kềnh, chiếm diện tích lớn trong khi giá trị không cao, Công ty CP Viglacera Hạ Long chủ yếu xuất khẩu thông qua hình thức xuất khẩu trực tiếp, gặp gỡ khách hàng để đàm phán, kí kết thực hiện hợp đồng xuất khẩu. Công ty thường cử đại diện của mình ra nước ngoài để ký kết hợp đồng hay nhiều trường hợp phía đối tác cử đại diện đến công ty
điều kiện đàm phám trực tiếp, hợp đồng thường được đàm phán thông qua các hình thức như: điện thoại, fax, email… Hình thức xuất khẩu trực tiếp đã và đang góp phần tạo ra cho công ty một vị thế vững chắc trên thị trường khu vực.
Bên cạnh đó, còn có một số ít đơn đặt hàng được thực hiện thông qua hình thức xuất khẩu tại hội chợ triển lãm và qua qua trung gian. Hiện nay, công ty đang cố gắng tìm cách đẩy mạnh xuất khẩu thông qua giao dịch tại hội trợ triển lãm trong nước và quốc tế như hội chợ gốm sứ Việt Nam (2008), hội chợ Trung Quốc- Asean lần thứ 8 (2011)…Thông qua các hội chợ này, công ty đã đẩy mạnh xuất khẩu sang được một số thị trường mới như thị trường Lào, thị trường Singapore…Tuy rằng khối lượng xuất khẩu còn khiêm tốn nhưng cũng đã phản ánh được sự cố gắng không ngừng của công ty
Bảng 5: Tỷ trọng đóng góp của các hình thức xuất khẩu vào tổng doanh thu xuất khẩu
TT Hình thức xuất khẩu 2011 2012 2013 2014
1 Trực tiếp 93,75 92,5 94,7 90,12
2 Hội chợ triển lãm 4,17 5,36 4,07 7,27
3 Các hình thức khác 2,08 2,14 1,23 2,61
Tổng (%) 100 100 100 100
Nguồn: Phòng Xuất khẩu- Viglacera Hạ Long
Ta nhận thấy vai trò cũng như tầm quan trọng của hình thức xuất khẩu trực tiếp vào sự đóng góp của tổng doanh thu, với trên 90%, đặc biệt 2013 là năm mà hình thức này đã đóng góp tới 94,7%, cho thấy sự phù hợp của loại hình này đối với mặt hàng thủy tinh gốm sứ xây dựng.
Trong những năm gần đây, hình thức giao dịch, tìm kiếm bạn hàng thông qua các hội chợ triển lãm được công ty đặc biệt quan tâm, do đó năm 2014 hình thức này đóng góp 7,27%, tăng mạnh so với năm 2013.
Các hình thức khác như giao dịch thông qua trung gian, đấu thầu quốc tế… để tìm kiếm đối tác, lựa chọn được những bạn hàng uy tín, có khả năng tài chính và mong muốn hợp tác lâu dài với công ty, từ đó tạo mối quan hệ làm ăn lâu dài, từng bước đưa sản phẩm của Viglacera Hạ Long xâm nhập sâu vào thị trường các nước bạn, khai thác những thị trường mới còn nhiều tiềm năng, tận dụng tốt cơ hội mà khu vực Đông Nam Á đem lại để nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty.