Công tác đàm phán:
Khi đàm phán về giá cả sản phẩm xuất khẩu cần chủ động đưa ra các mức giá cả phù hợp và có tính cạnh tranh so với các sản phẩm khác đang có trên thị trường đó, chấp nhận lãi ít hoặc hoà vốn để thăm dò thị trường cũng như kiểm chứng khả năng tiêu thụ sản phẩm của công ty tại các thị trường là bạn hàng quen thuộc mà các sản phẩm của Viglacera Hạ Long đã khẳng định được vị trí của mình. Khi có các đột biến xảy ra trong thời gian thực hiện hợp đồng như hàng đến chậm hay bên mua thanh toán chậm ngoài ý muốn thì hai bên chủ động đàm phán để giữ được quan hệ làm ăn lâu dài.
Đối với công tác đàm phám hợp đồng, công ty có thể áp dụng một số hình thức đàm phán chủ yếu sau:
Đàm phán bằng văn bản (thư từ, điện tín, internet):
Đây là phương thức trao đổi thông tin giữa công ty với đối tác được gửi đi dưới dạng một văn bản. Qua nội dung văn bản các bên thể hiện nguyện vọng và mong muốn cũng như lợi ích mà các bên sẽ đạt được. Phương thức đàm phán này cho phép công ty đàm phán được nhiều bạn hàng, đồng thời giảm được chi phí đàm phán. Các quyết định đưa ra được cân nhắc kỹ lưỡng vì có sự chuẩn bị trước của cả một tập thể.
Tuy vậy khi tiến hành đàm phán bằng thư tín công ty cần phải chú ý đến những vấn đề sau: nội dung cần phải ngắn gọn, lịch sự, tập trung vào vấn đề chính, lối hành văn đơn giản dễ hiểu, ngôn từ đơn nghĩa để tránh gây ra sự hiểu lầm cho đối tác. Nên kiên nhẫn trả lời khách hàng về mọi vấn đề, theo đuổi khách hàng mục tiêu bằng những bức thư liên tiếp nhằm thiết lập được mối quan hệ lâu dài. Ngày nay, hình thức đàm phán này thường được diễn ra dưới dạng đàm phán qua Internet vì có ưu điểm là tiết kiệm thời gian, tiền bạc.
Bên cạnh những ưu điểm trên thì việc đàm phán qua thư tín có hạn chế là khó kiểm soát được ý đồ của đối tác. Đàm phán bằng thư tín thường được áp dụng cho các hợp đồng đơn giản, có quy mô vừa và nhỏ.
Đàm phán trực tiếp:
Đàm phán trực tiếp truyền thống là sự gặp gỡ mặt đối mặt giữa các bên để thoả thuận các điều khoản trong hợp đồng. Trong quá trình đàm phán trực tiếp thì các bên nắm bắt được tâm lý và phản ứng của nhau một cách trực tiếp thông qua cử chỉ, vẻ mặt, điệu bộ . . . qua đó các bên có thể tác động đến quan điểm và mong muốn của nhau bằng cách thức cụ thể để đi đến sự thống nhất chung, tìm ra giải pháp dung hoà lợi ích của các bên. Phương thức đàm phán trực tiếp đòi hỏi chi phí cao cho các hoạt động đón tiếp, đi lại và ăn ở của đối tác. Phương thức đàm phán trực tiếp đẩy nhanh tốc độ giải quyết và nhiều khi là lối thoát duy nhất cho những cuộc đàm phán qua thư tín, điện thoại điện tử đã kéo dài lâu mà vẫn chưa vẫn đạt kết quả.
Khi áp dụng phương thức này đòi hỏi công ty phải có sự chuẩn bị kĩ càng, đưa ra những tình huống có thể nảy sinh trong quá trình đàm phán để chuẩn bị trước, đồng thời người được lựa chọn đàm phán phải có bản lĩnh, khả năng kinh nghiệm đàm phán, am hiểu rõ đối tác và sản phẩm của công ty. Có như vậy đàm phán trực tiếp mới đem lại được thành công cho công ty. Do phương thức này phải chịu chi phí cao cả về thời gian và tiền bạc, do đó nó chỉ phù hợp cho đàm phán ký kết những hợp đồng lớn, phức tạp cần có sự thoả thuận chi tiết.
Ngoài ra, công ty có thể áp dụng hình thức đàm phán trực tiếp qua cầu truyền hình nhằm tiết kiệm thời gian và tiền bạc cho cả hai bên.
Để đạt được thành công trong đàm phán kinh doanh thì các phương thức đàm phán trên cần được sử dụng kết hợp và bổ sung cho nhau. Khi mở đầu quá trình giao tiếp thì công ty nên sử dụng phương thức thư tín, khi cần xác nhận các chi tiết một cách nhanh chóng và kịp thời thì nên sử dụng phương thức đàm phán qua điện thoại, điện tử còn khi muốn đạt được kết quả nhanh chóng dứt điểm cuộc đàm phán đã kéo dài thì nên sử dụng phương thức đàm phán trực tiếp.
Kí kết hợp đồng:
Một hạn chế của Viglacera Hạ Long là các đơn hàng vẫn còn mang tính tự phát, manh mún nhỏ lẻ. Vì vậy, để khắc phục tình trạng này thì công ty nên đưa ra các điều khoản có lợi cho phía khách hàng nếu họ ký hợp đồng dài hạn với công ty. Việc khuyến khích khách hàng ký kết hợp đồng lâu dài là đôi bên cùng có lợi. Khách hàng thì có thể hưởng những ưu đãi chỉ khách hàng ký hợp đồng dài hạn mới được hưởng như: giá bán thấp hơn thị trường, khuyến mại, tri ân, hay là làm cho họ các showroom... Công ty thì có được khoản thu ổn định và có thể đưa ra chính sách sản xuất kinh doanh và xuất khẩu trong dài hạn, giúp cho hoạt động sản xuất diễn ra liên tục, tránh bị gián đoạn bởi những khoảng thời gian không có đơn hàng.
Khi soạn thảo và kí kết hợp đồng, công ty cần lưu ý:
Có sự thỏa thuận và thống nhất với phía đối tác về tất cả các điều khoản cần thiết.
thuận đã thống nhất.
Hợp đồng cần được trình bày rõ ràng, phản ánh đúng nội dung thỏa thuận, không để tình trạng mập mờ, có thể suy luận nhiều cách.
Hợp đồng nên đề cập đến mọi vấn đề, tránh việc phải dùng tập quán để giải quyết những điểm hai bên không đề cập đến.
Trong hợp đồng không được có những điều khoản trái với luật lệ hiện hành ở Việt Nam và nước đối tác.
Người đứng ra kí kết hợp đồng phải là người có thẩm quyền kí kết. Ngôn ngữ dùng để xây dựng hợp đồng nên là thứ ngôn ngữ mà cả hai bên cùng thông thạo.
Bên cạnh đó, trong công tác ký kết hợp đồng công ty nên đưa ra các điều khoản chặt chẽ về việc phá vỡ hợp đồng để khi đối tác huỷ hợp đồng thì công ty có thể căn cứ vào hợp đồng để yêu cầu bồi thường.5