355 (V)09 Lịch sử lực lượng vũ trang Việt Nam
2.2.4. Cơ sở dữ liệu
Cơ sở dữ liệu là một lĩnh vực trong hoạt động tin học, nghiên cứu cơ chế, nguyên lý và phương pháp tổ chức các nhóm dữ liệu nhằm phục vụ cho việc khai thác dữ liệu trong hệ thống tin học ứng dụng nói chung và trong hệ thống lưu trữ và tìm kiếm thông tin ở các trung tâm thông tin – thư viện nói riêng. Cơ sở dữ liệu là bộ phận không thể thiếu trong hệ thống thông tin – thư viện hiện đại.
Cơ sở dữ liệu là một tập hợp các bản ghi hoặc tệp có quan hệ logic với nhau và được lưu giữ trên bộ nhớ của máy tính [13,tr.82].
Theo bản chất của thông tin, cơ sở dữ liệu được chia thành:
- Cơ sở dữ liệu thư mục: chứa các thông tin thư mục và cũng có khi chưa có tóm tắt.
- Cơ sở dữ liệu dữ kiện: chứa các thông tin về các đặc tính kỹ thuật, sự kiện kinh tế xã hội.
- Cơ sở dữ liệu số liệu: Chứa các thông tin về số liệu thống kê, các chỉ số, các thông số.
- Cơ sở dữ liệu văn bản: Chứa các thông tin về tài liệu cấp 2.
Hiện nay, cơ sở dữ liệu của Thư viện Học viện Hậu cần được xây dựng trên phần mềm ILib - giải pháp thư viện điện tử cho các thư viện tại Việt Nam do công ty CMC của Việt Nam nghiên cứu và phát triển. Đây là một hệ thống thư viện tích hợp với các module được thiết kế nhằm đáp ứng các nhu cầu khác nhau của thư viện và là phần mềm phát triển theo nguyên tắc xuyên suốt toàn bộ chương trình: Dễ sử dụng, đảm bảo tất cả các nhu cầu về tiêu chuẩn và nghiệp vụ thư viện, có kiến trúc hệ thống hỗ trợ khả năng mở rộng không hạn chế và các kết nối logic trực tiếp giữa các module, sẵn sàng cho việc khai thác dữ liệu ở tốc độ cao mà vẫn an toàn dữ liệu. Vì vậy, rất tiện ích cho mọi đối tượng sử dụng nó.
Từ năm 2005, Thư viện Học viện Hậu cần đã bắt đầu triển khai ứng dụng phần mềm ILib, phần mềm này chứa dựng toàn bộ các cơ sở dữ liệu về sách giáo trình, tài liệu tham khảo mà Thư viện có với số lượng là 39.248 biểu ghi.
Cụ thể cơ sở dữ liệu của Thư viện Học viện Hậu cần được thống kê như sau:
STT CSDL Số biểu ghi
1 Giáo trình 19.920
2 Sách tham khảo 14.458
3 Báo-tạp chí 4029
4 Luận văn, luận án 841
Tổng số 39.248
Ngôn ngữ tài liệu xử lý: Việt, Nga, Anh, Pháp….
Mục tiêu phục vụ: Đáp ứng các nhu cầu về nghiên cứu, giảng dạy và
học tập của tất cả cán bộ, giảng viên, học viên trong học viện.
Phiếu nhập tin của cơ sở dữ liệu tài liệu của thư viện bao gồm các trường chứa thông tin sau:
- Các thông tin thư mục (tương đương với các thông tin mô tả ấn phẩm theo ISBD).
- Các chỉ số phân loại, từ khóa.
- Một số thông tin khác như: chủ đề, tóm tắt, chú giải.
Cơ sở dữ liệu được xây dựng đem lại những tiện ích lớn trong công tác tra cứu tin bởi những ưu điểm của nó: nhanh chóng, dễ dàng, thuận tiện…
Tuy nhiên, trong việc lập các cơ sở dữ liệu tại Thư viện Học viện Hậu cần, vấn đề nan giải là việc đánh từ khóa cho tài liệu. Do thiếu một từ điển từ chuẩn thống nhất (đặc biệt là từ điển từ chuẩn quân sự), và do có nhiều người tham gia vào việc tạo lập cơ sở dữ liệu với những trình độ hiểu biết về thông tin, tin học cũng như kiến thức khoa học chuyên sâu khác nhau nên việc định từ chuẩn từ khóa nhiều khi không chính xác và thiếu thống nhất.
Ví dụ như: Cùng một cuốn sách có tên là: “Tập trung lực luợng hậu cần của toàn quân, khả năng bảo đảm của cả nước, tạo thế vững lực mạnh về hậu cần trên các chiến trường, bảo đảm cho tổng tiến công và nổi dậy mùa xuân 1975 giải phóng hoàn toàn miền Nam” thì giữa các cán bộ thư viện sẽ có cách định từ khóa khác nhau. Trong khi, cán bộ thư viện thứ nhất có cách định từ khóa là: “hậu cần, chiến trường, miền Nam” thì cán bộ thư viện thứ hai lại cách định từ khóa khác: “bảo đảm, giải phóng, tiến công, mùa xuân”. Điều này làm cho việc định từ khóa thiếu thống nhất.
Thêm vào đó, các cơ sở dữ liệu được xây dựng còn chậm, các sách nhập vào Thư viện từ trước năm 2000 chưa được cập nhật đầy đủ trong các cơ sở dữ liệu. Điều này làm hạn chế rất nhiều trong việc tra cứu tin của bạn đọc.
2.2.5. Trang web
Những thành tựu công nghệ thông tin đã mở ra khả năng phát triển các loại sản phẩm hiện đại cho Thư viện Học viện Hậu cần. Trong đó, trang web là một sản phẩm thông tin - thư viện phản ánh rõ nét quá trình tin học hóa của thư viện. Mục đích của việc xây dựng trang web là cung cấp cho người dùng tin những thông tin cần thiết về Thư viện, đặc biệt giúp người dùng tin tra cứu, khai thác nguồn tin của thư viện.
Hiện nay, Thư viện Học viện Hậu cần đã tham gia vào mạng INTRANET MISTEN. Đây là mạng máy tính truyền thông thông tin khoa học công nghệ môi trường quân sự có chức năng cung cấp và thu nhận thông tin khoa học công nghệ môi trường phục vụ lãnh đạo, chỉ huy, quản lý nghiên cứu trong toàn quân. Trên mạng Intranet có trang web của Thư viện được truy cập theo địa chỉ: http: //192.170.73.12/opac.
Trong mạng INTRANET MISTEN, Thư viện Học viện Hậu cần có thể truy cập tới trang web của 15 đơn vị (Học viện chính trị quân sự, học viện quốc phòng, học viện chính trị quân sự, binh chủng pháo binh…)
Trang web của Thư viện bao gồm các phần chính:
- Phần giới thiệu: bao gồm những thông tin chung về Học viện Hậu cần như: lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ…
- Phần tra cứu: đây là phần đặc biệt quan trọng của trang web giúp cho người đọc tra cứu, khai thác các nguồn tin của Thư viện.
- Bản tin điện tử: bao gồm tin tức, tin nhanh về các lĩnh vực như kỹ thuật, quân sự, an ninh, quốc phòng…
Hiện nay, Thư viện Học viện Hậu cần sử dụng hai hệ thống mạng riêng biệt là: mạng Internet và mạng Intranet. Mạng Internet có thể sử dụng để khai thác thông tin trên toàn cầu, đọc báo hay giải trí. Mạng Intranet chỉ sử dụng trong phạm vi nội bộ của cơ quan để tìm kiếm thông tin về các đơn vị trong quân đội.
Trang Web của Thư viện Học viện Hậu cần được xây dựng trên mạng Intranet, do tính bảo mật của cơ quan nên chưa thể kết nối trên mạng Internet.
Việc khai thác nguồn tin hữu ích trên trang web của Thư viện Học viện Hậu cần đã hỗ trợ đắc lực cho người dùng tin trong việc tìm và tra cứu thông tin góp phần làm phong phú thêm nguồn tin của Thư viện.
Hình ảnh trang Web phần tra cứu của Thƣ viện Học viện Hậu cần