6. Tổng quan tài liệu nghiên cứu
1.3.3.1. Môi trường kiểmsoát
Môi trƣờng kiểm soát phản ánh sắc thái chung của một đơn vị, chi phối ý thức kiểm soát của mọi thành viên trong đơn vị và là nền tảng đối với các bộ phận khác của KSNB, các nhân tố thuộc về môi trƣờng kiểm soát bao gồm:
a. Sự liêm chính và giá trị đạo đức
- Sự liêm chính và tôn trọng giá trị đạo đức: xác định thái độ cƣ xử chuẩn mực trong công việc của nhà lãnh đạo và đội ngũ nhân viên, thể hiện qua t t cả các cá nhân phải tuân thủ các điều lệ, quy định và đạo đức về cách ứng xử của cán bộ công chức Nhà nƣớc trong mọi thời điểm. Điều này có thể bao gồm việc công bố tài sản, các vị trí kiêm nhiệm bên ngoài...
- Thái độ và cách điều hành của ngƣời quản lý, của toàn bộ tổ chức trong việc thiết lập các chính sách về kế toán, tài chính của đơn vị; ví dụ nhƣ: công khai tài sản, quy chế chi tiêu nội bộ,… mang t nh công bằng, khách quan, vô tƣ, không thiên vị,…
- Ngoài ra, các tổ chức phải duy trì và chứng minh sự liêm chính và giá trị đạo đức; họ phải cho công chúng nhìn th y đƣợc nhiệm vụ và sứ mệnh của mình. Hoạt động của họ phải có đạo đức, kỷ luật, kinh tế và hiệu quả.
- Nhà quản lý phải làm gƣơng cho c p dƣới về việc tuân thủ pháp luật. Đồng thời phải loại trừ hoặc giảm thiểu những sức ép làm cho các nhân viên có thể có những hành vi thiếu trung thực.
b. Năng lực nhân viên
- Năng lực nhân viên bao gồm trình độ hiểu biết và kỹ năng làm việc cần thiết để đảm bảo việc thực hiện có kỷ cƣơng, trung thực, tiết kiệm, hiệu quả và hữu hiệu
cũng nhƣ có sự am hiểu đúng đắn về trách nhiệm của bản thân trong việc thiết lập hệ thống kiểm soát nội bộ.
- Lãnh đạo và nhân viên phải duy trì một trình độ đủ để hiểu đƣợc việc xây dựng thực hiện, duy trì của KSNB, vai trò của KSNB và trách nhiệm của họ trong việc thực hiện sứ mệnh chung của tổ chức. T t cả mọi ngƣời trong một tổ chức liên quan đến kiểm soát nội bộ đều có trách nhiệm cụ thể của mình.
- Các nhà quản lý và nhân viên phải duy trì và thể hiện một mức độ kỹ năng cần thiết để đánh giá rủi ro và giúp đảm bảo hoạt động hữu hiệu và hiệu quả; và sự hiểu biết về kiểm soát nội bộ đủ để hoàn thành trách nhiệm của họ. Do đó, việc tuyển dụng những ngƣời có kiến thức và kinh nghiệm phù hợp với nhiệm vụ đƣợc giao là r t cần thiết với các nhà quản lý. Đào tạo là một phƣơng thức hữu hiệu để nâng cao trình độ cho các thành viên trong tổ chức, đó là hƣớng dẫn về mục tiêu KSNB, phƣơng pháp giải quyết những tình huống khó xử trong công việc.
c. Triết lý quản lý và phong cách lãnh đạo
Thể hiện qua cá t nh, tƣ cách và thái độ của của nhà lãnh đạo khi điều hành. Nếu nhà lãnh đạo c p cao cho rằng KSNB là quan trọng thì những thành viên khác trong tổ chức cũng sẽ cảm nhận đƣợc điều đó và sẽ theo đó mà tận tâm xây dựng hệ thống KSNB. Tinh thần này biểu hiện ra thành những quy định đạo đức ứng xử trong cơ quan.
d. Cơ cấu tổ chức
Cơ c u tổ chức thƣờng đƣợc mô tả qua sơ đồ tổ chức, và đƣợc thể chế hóa bằng văn bản về những nhiệm vụ và quyền hạn cụ thể của từng bộ phận, từng thành viên trong bộ phận và mối quan hệ giữa họ với nhau. Cơ c u tổ chức giúp cho mỗi thành viên hiểu đƣợc nhiệm vụ cụ thể và từng hoạt động của họ sẽ ảnh hƣởng nhƣ thế nào đến việc hoàn thành mục tiêu chung.
Cơ c u tổ chức phụ thuộc vào quy mô và đặc điểm hoạt động của đơn vị. Tuy nhiên, dù cơ c u tổ chức nhƣ thế nào thì nó cũng phải giúp cho đơn vị thực hiện chiến lƣợc và đạt đƣợc mục tiêu đề ra.
Một cơ c u tổ chức hợp lý sẽ đảm bảo cho sự thông suốt trong việc ủy quyền và phân công trách nhiệm. Cơ c u tổ chức đƣợc xây dựng sao cho có thể ngăn ngừa sự vi phạm các quy chế kiểm soát nội bộ và loại đƣợc những sai lầm và gian lận.
Cơ c u tổ chức bao gồm:
- Sự phân chia quyền và trách nhiệm báo cáo. Mỗi c p quản lý ý thức đƣợc quyền hạn của mình tới đâu.
- Hệ thống báo cáo phù hợp với đơn vị, thiết lập quy trình báo cáo kịp thời, kết quả thực hiện để đạt mục tiêu đề ra.
- Trong cơ c u tổ chức cũng bao gồm bộ phận kiểm toán nội bộ, đƣợc tổ chức độc lập đối với các đối tƣợng kiểm toán và báo cáo trực tiếp đến lãnh đạo cao nh t trong cơ quan.
e. Chính sách nhân sự
Mỗi cá nhân đóng vai trò quan trọng trong KSNB. Để kiểm soát đƣợc hữu hiệu thì khả năng, sự tin cậy của nhân viên r t cần thiết. Chính sách nhân sự bao gồm việc tuyển dụng, hu n luyện, giáo dục, đánh giá, bổ nhiệm, khen thƣởng hay kỷ luật, hƣớng dẫn nhân viên. Việc ra quyết định tuyển dụng nhân viên phải đảm bảo đƣợc về tƣ cách đạo đức cũng nhƣ kinh nghiệm để thực hiện công việc đƣợc giao.
Nhà lãnh đạo cần thiết lập các chƣơng trình động viên khuyến khích bằng các hình thức khen thƣởng và nâng cao mức khuyến khích cho các hoạt động cụ thể. Đồng thời, các hình thức kỷ luật nghiêm khắc cho các hành vi vi phạm cũng cần đƣợc các nhà lãnh đạo quan tâm.
Môi trƣờng kiểm soát bao gồm toàn bộ các nhân tố bên trong đơn vị và bên ngoài đơn vị có t nh môi trƣờng tác động đến việc thiết kế, hoạt động và xử lý dữ liệu của các loại hình KSNB. Môi trƣờng kiểm soát chịu ảnh hƣởng của văn hóa và lịch sử của đơn vị, tạo nên đặc điểm chung của một đơn vị, có tác động trực tiếp đến ý thứccủa từng thành viên trong đơn vị về công tác kiểm soát. Môi trƣờng kiểm soát là nền tảng của một hệ thống kiểm soát hiệu quả, cung c p các nguyên tắc và c u trúc cho một đơn vị. Môi trƣờng kiểm soát mang tính ch t bao quát rộng. Nó không
trực tiếp ngăn ngừa, phát hiện hay sửa chữa các sai sót, gian lận trọng yếu. Thay vào đó, nó tạo ra một nền tảng quan trọng cho việc xây dựng các kiểm soát khác. Điều này không chỉ đúng trong giai đoạn thiết kế mà cả trong hoạt động hàng ngày của đơn vị.