6. Tổng quan tài liệu nghiên cứu
3.2.2.2. Hoàn thiện các quy trình kiểmsoátchi thường xuyên
* Quy trình thẩm định hồ sơ phân bổ dự toán (tổ tài chính - hành chính thực hiện):
Bƣớc 1: CBCC văn thƣ phòng tiếp nhận hồ sơ đề nghị thẩm định của đơn vị sử dụng ngân sách và chuyển ngay cho lãnh đạo phòng trong ngày làm việc.
Bƣớc 2: Lãnh đạo phòng xem xét, ký phiếu chuyển cho tổ tài ch nh - hành ch nh thẩm định (hoàn thành trong 01 ngày).
Bƣớc 3: Tổ trƣởng tổ tài ch nh - hành ch nh căn cứ vào phiếu chuyển của lãnh đạo phòng phân công CBCC chuyên quản trực tiếp thẩm định chi tiết (hoàn thành trong 01 ngày).
Bƣớc 4: Cán bộ chuyên quản đƣợc phân công sẽ vào sổ theo d i giao - nhận, tiến hành thẩm định hồ sơ, dự thảo thông báo thẩm định (hoàn thành trong 05 ngày; nếu hồ sơ cần điều chỉnh, bổ sung thì t nh thời gian từ ngày đơn vị sử dụng ngân sách bổ sung đủ hồ sơ).
Bƣớc 5: Tổ trƣởng tổ Tài ch nh - hành ch nh sẽ kiểm tra dự thảo thông báo kết quả thẩm định (hoàn thành trong 01 ngày).
Bƣớc 6: Kế toán trƣởng ngân sách kiểm tra ký duyệt nguồn chi (hoàn thành trong 01 ngày).
Bƣớc 8: Cán bộ văn thƣ l y số văn bản đi và phát hành văn bản thông báo thẩm định đến đơn vị sử dụng ngân sách trong ngày làm việc.
- Cơ sở pháp lý để tiến hành thẩm định phân bổ dự toán:
Cán bộ chuyên quản đƣợc phân công thẩm định có trách nhiệm căn cứ theo các văn bản quy định nhƣ: Luật ngân sách Nhà nƣớc, Nghị định số 60/2003/NĐ-CP ngày 06/6/2003 của Ch nh phủ, Thông tƣ số 59/2003/TT-BTC ngày 23/6/2003 của Bộ Tài ch nh, Thông tƣ của Bộ Tài ch nh hƣớng dẫn việc xây dựng dự toán năm và Quyết định của UBND huyện về việc giao chi tiêu kế hoạch và dự toán ngân sách nhà nƣớc hàng năm sẽ tiến hành xem xét, thẩm định hồ sơ phân bổ dự toán theo hai tiêu chí sau:
+ Tổng số giao dự toán cho các đơn vị trực thuộc không đƣợc vƣợt quá dự toán đƣợc c p có thẩm quyền giao cả về tổng mức và chi tiết theo từng lĩnh vực.
+ Dự toán giao cho các đơn vị sử dụng ngân sách đƣợc phân bổ chi tiết theo các nhóm mục chi chủ yếu của mục lục ngân sách nhà nƣớc.
- Nội dung thẩm định phân bổ dự toán:
+ Thẩm tra t nh ch nh xác giữa phân bổ của cơ quan đến đơn vị sử dụng ngân sách. + Bảo đảm đúng ch nh sách, chế độ, định mức và tiêu chuẩn chi ngân sách. Khi phát hiện việc phân bổ dự toán không phù hợp với nội dung dự toán do cơ quan có thẩm quyền giao, không đúng ch nh sách chế độ, tiêu chuẩn định mức thì lập công văn yêu cầu cơ quan sử dụng ngân sách phân bổ, điều chỉnh lại các nội dung chƣa phù hợp. Khi đó tổ trƣởng tổ tài ch nh - hành ch nh xem xét, kiểm tra công văn do cán bộ chuyên quản dự thảo để trình lãnh đạo phòng ký gửi cho cơ quan sử dụng ngân sách.
- Lập, kiểm tra, ký duyệt thông báo kết quả thẩm định phân bổ dự toán:
+ Cán bộ chuyên quản phụ trách thẩm định tiến hành lập dự thảo thông báo kết quả thẩm định và biểu mẫu theo quy định kèm theo thông báo kết quả thẩm định trình tổ trƣởng tổ tài ch nh - hành ch nh kiểm tra.
+ Sau khi tổ trƣởng tổ tài ch nh - hành ch nh kiểm tra sẽ trình kế toán trƣởng ngân sách kiểm tra nguồn chi và ký duyệt trƣớc khi trình cho lãnh đạo phòng phê duyệt.
+ Khi lãnh đạo phòng phê duyệt nếu phát hiện sai sót thì chuyển trả hồ sơ lại cho cán bộ chuyên quản chỉnh sửa lại dự thảo thông báo kết quả thẩm định.
- Xử lý, vào sổ theo dõi và phát hành thông báo kết quả thẩm định phân bổ dự toán:
+ Cán bộ văn thƣ l y số vào sổ công văn đi, đóng d u và phát hành văn bản. + Cán bộ chuyên quản lƣu hồ sơ thẩm định phân bổ dự toán và xét duyệt cho các đơn vị sử dụng ngân sách.
Sơ đồ 3.1.Sơ đồ thẩm định phân bổ dự toán chi thƣờng xuyên
Trách nhiệm Tiến trình Nội dung thực hiện
CBCC văn thƣ Vào sổ công văn đến và chuyển hồ sơ cho lãnh đạo phòng
Lãnh đạo phòng Phiếu chuyển phân công nhiệm vụ cho tổ TC-HC Tổ trƣởng tổ TC-HC Phân công nhiệm vụ trực tiếp cho CB chuyên quản
thẩm định Cán bộ chuyên quản Thẩm định dự toán theo các văn hƣớng dẫn và đề nghị điều chỉnh, chỉnh sửa (nếu có)
Lập dự thảo thông báo kết quả thẩm định và các biểu mẫu kèm theo
Tổ trƣởng tổ TC-HC
Kiểm tra t nh hợp lệ của hồ sơ sau khi đƣợc cán bộ chuyên quản thẩm định
Kế toán trƣởng ngân sách
Kiểm tra nguồn chi và ký duyệt
Lãnh đạo phòng
Xem xét t nh hợp lệ và ký duyệt
CBCC văn thƣ
Vào sổ công văn đi và đóng d u văn bản phát hành cho đơn vị sử dụng ngân sách
Phân công nhiệm vụ thẩm định Phân công nhiệm vụ cho CB chuyên quản thẩm định Thẩm định hồ sơ Kiểm tra Kiểm tra Phê duyệt
Vào sổ văn bản đi và đóng d u văn bản Tiếp nhận hồ sơ đề nghị thẩm định Dự thảo thông báo kết quả thẩm định Điều chỉnh, bổ sung
* Quy trình xét duyệt, thẩm định và thông báo quyết toán(tổ tài chính - hành chính thực hiện):
Bƣớc 1: CBCC văn thƣ phòng tiếp nhận hồ sơ báo cáo tài ch nh của đơn vị sử dụng ngân sách và chuyển ngay cho lãnh đạo phòng trong ngày làm việc.
Bƣớc 2: Lãnh đạo phòng xem xét, ký phiếu chuyển cho tổ tài ch nh - hành chính thẩm định (hoàn thành trong 01 ngày).
Bƣớc 3: Tổ trƣởng tổ tài ch nh - hành ch nh căn cứ vào phiếu chuyển của lãnh đạo phòng phân công CBCC chuyên quản trực tiếp thẩm định chi tiết (hoàn thành trong 01 ngày).
Bƣớc 4: Cán bộ chuyên quản đƣợc phân công sẽ vào sổ theo d i giao – nhận, tiến hành thẩm định hồ sơ, lập biên bản thẩm định, lập thông báo thẩm định quyết toán (hoàn thành trong 10 ngày; nếu hồ sơ cần điều chỉnh, bổ sung thì t nh thời gian từ ngày đơn vị sử dụng ngân sách bổ sung đủ hồ sơ).
Bƣớc 5: Tổ trƣởng tổ tài ch nh - hành ch nh kiểm tra biên bản thẩm định và thông báo thẩm định quyết toán (hoàn thành trong 01 ngày).
Bƣớc 6: Kế toán trƣởng ngân sách kiểm tra ký duyệt (hoàn thành trong 01 ngày). Bƣớc 7: Lãnh đạo phòng phê duyệt thông báo thẩm định (hoàn thành trong 02 ngày). Bƣớc 8: Cán bộ văn thƣ l y số văn bản đi và phát hành văn bản thông báo thẩm định đến đơn vị sử dụng ngân sách trong ngày làm việc.
- Công tác kiểm tra hồ sơ báo cáo tài chính:
Cán bộ chuyên quản sau khi kiểm tra hồ sơ báo cáo tài ch nh của đơn vị, nếu phát hiện hồ sơ thiếu các biểu mẫu theo quy định hoặc số liệu bị lệch giữa các biểu mẫu thì phải tham mƣu văn bản. Nội dung văn bản nêu r cụ thể các nội dung và thời gian mà đơn vị phải bổ sung, sau đó trình lãnh đạo phòng ký và gửi cho đơn vị.
Khi hồ sơ báo cáo tài ch nh năm của đơn vị đã đầy đủ, phù hợp theo quy định, cán bộ chuyên quản sẽ tiến hành thẩm định.
- Nội dung xét duyệt, thẩm định và thông báo quyết toán:
+ Kiểm tra t nh ch nh xác và t nh pháp lý của dự toán chi ngân sách đƣợc giao, đảm bảo khớp đúng với dự toán đƣợc c p có thẩm quyền giao về tổng mức và chi tiết theo từng lĩnh vực chi, bao gồm dự toán giao đầu năm, dự toán điều chỉnh và bổ sung trong năm.
+ Kiểm tra t nh hợp pháp của các khoản chi, đảm bảo các khoản chi phải có trong dự toán NSNN đƣợc giao, đúng chế độ, tiêu chuẩn, định mức do cơ quan nhà nƣớc có thẩm quyền quy định hoặc mức chi theo quy chế chi tiêu nội bộ của đơn vị ban hành.
+ Kiểm tra việc hạch toán, kế toán các khoản thu – chi, sổ sách kế toán và báo cáo quyết toán.
+ Kiểm tra số dƣ kinh ph đƣợc chuyển sang năm sau sử dụng và thanh toán gồm: số dƣ kinh ph đã đƣợc cơ quan có thẩm quyền ch p thuận bằng văn bản theo quy định và số dƣ kinh ph đƣơng nhiên đƣợc sử dụng và thanh toán theo chế độ quy định. Đối với số dƣ kinh ph không đƣợc chuyển sang năm sau sử dụng và thanh toán thì phải thu hồi nộp NSNN.
+ Kiểm tra việc thực hiện các kiến nghị của cơ quan nhà nƣớc có thẩm quyền qua công tác kiểm toán, thanh tra, kiểm tra thuế, xét duyệt hoặc thẩm định quyết toán.
Trong quá trình thực hiện việc thẩm định quyết toán năm, cán bộ chuyên quản có thể yêu cầu đơn vị đƣợc quyết toán, nhƣ sau:
+ Yêu cầu đơn vị đƣợc thẩm định quyết toán giải trình hoặc cung c p thông tin, số liệu cần thiết cho việc thẩm tra quyết toán.
+ Đề xu t trong biên bản thẩm tra quyết toán trình lãnh đạo phòng xét duyệt các nội dung nhƣ: xu t toán các khoản thu, chi sai chế độ, chi không có trong dự toán ngân sách đƣợc giao đồng thời yêu cầu đơn vị đƣợc quyết toán thu hồi nộp NSNN các khoản chi sai chế độ, số dƣ không đƣợc chuyển sang năm sau sử dụng và các khoản phải nộp khác theo chế độ quy định.
+ Yêu cầu đơn vị đƣợc quyết toán điều chỉnh lại số liệu quyết toán nếu có sai sót và điều chỉnh lại báo cáo quyết toán theo kết quả đã đƣợc xét quyệt.
+ Những trƣờng hợp đặc biệt nhƣ chi sai chế độ, gây th t thoát NSNN lớn, cán bộ chuyên quản tham mƣu cho lãnh đạo phòng văn bản để đề nghị UBND huyện và cơ quan có thẩm quyền xử lý theo quy định của pháp luật.
- Lập, kiểm tra, ký duyệt biên bản thẩm định, thông báo quyết toán:
+ Cán bộ chuyên quản kiểm tra hồ sơ quyết toán của đơn vị có đủ các biểu mẫu theo quy định, đối chiếu số liệu khớp đúng giữa KBNN và các biểu mẫu quyết toán.
+ Sau khi đã kiểm tra đầy đủ hồ sơ quyết toán và các số liệu đã thống nh t với đơn vị đƣợc quyết toán, cán bộ chuyên quản tiến hành lập dự thảo biên bản thẩm định và biểu mẫu theo quy định kèm theo trình tổ trƣởng tổ tài ch nh - hành chính kiểm tra.
+ Sau khi tổ trƣởng tổ tài ch nh - hành ch nh kiểm tra sẽ trình kế toán trƣởng ngân sách ký duyệt trƣớc khi trình cho lãnh đạo phòng phê duyệt.
+ Căn cứ báo cáo quyết toán của đơn vị đƣợc xét duyệt và biên bản thẩm định quyết toán năm. Tổ tài ch nh - hành ch nh sẽ ra thông báo xét duyệt quyết toán năm trình lãnh đạo phòng phê duyệt.
+ Khi lãnh đạo phòng phê duyệt nếu phát hiện có sai sót thì yêu cầu cán bộ chuyên quản điều chỉnh và lập lại biên bản thẩm định với đơn vị sử dụng ngân sách.
- Xử lý, vào sổ theo dõi và phát hành thông báo thẩm định quyết toán: + Cán bộ văn thƣ l y số vào sổ công văn đi, đóng d u và phát hành văn bản. + Cán bộ chuyên quản lƣu hồ sơ thẩm định quyết toán và thông báo quyết toán cho các đơn vị sử dụng ngân sách.
Sơ đồ 3.2.Sơ đồ xét duyệt, thẩm định và thông báo quyết toán chi thƣờng xuyên
Trách nhiệm Tiến trình Nội dung thực hiện
CBCC văn thƣ Vào sổ công văn đến và chuyển hồ sơ cho lãnh đạo phòng
Lãnh đạo phòng Phiếu chuyển phân công nhiệm vụ cho tổ TC-HC Tổ trƣởng
tổ TC-HC
Phân công nhiệm vụ trực tiếp cho CB chuyên quản thẩm định
Cán bộ chuyên quản
Thẩm định quyết toán theo các văn hƣớng dẫn và đề nghị điều chỉnh, chỉnh sửa (nếu có)
Xác lập biên bản thẩm định thống nh t số liệu với đơn vị sử dụng ngân sách (kèm theo các biểu mẫu theo quy định)
Lập thông báo kết quả thẩm định quyết toán
Tổ trƣởng tổ TC-HC
Kiểm tra t nh hợp lệ của hồ sơ sau khi đƣợc cán bộ chuyên quản thẩm định quyết toán
Kế toán trƣởng ngân sách
Kiểm tra số liệu và ký duyệt
Lãnh đạo phòng
Xem xét t nh hợp lệ và ký duyệt
CBCC văn thƣ Vào sổ công văn đi và đóng d u văn bản phát hành cho đơn vị sử dụng ngân sách
Phân công nhiệm vụ thẩm định Phân công nhiệm vụ cho CB chuyên quản thẩm định Thẩm định hồ sơ Kiểm tra Kiểm tra Phê duyệt
Vào sổ văn bản đi và đóng d u văn bản Tiếp nhận hồ sơ báo
cáo tài chính Lập thông báo xét duyệt quyết toán Lập biên bản thẩm định Điều chỉnh, bổ sung