6. Tổng quan tài liệu nghiên cứu
2.1.1.3. Hệ thống tài khoản, sổ kế toán và báo cáo tài chính
- Hệ thống tài khoản: Đơn vị phải tuân thủ nghiêm túc các quy định của Bộ Tài ch nh về tên gọi, số hiệu, nội dung, kết c u và phƣơng pháp hạch toán của mỗi
tài khoản kế toán. Dựa vào hệ thống kế toán do Bộ tài ch nh ban hành theo Quyết định số 19/2006/QĐ-BTC ngày 30/3/2006 của Bộ trƣởng Bộ Tài ch nh áp dụng cho các đơn vị hành ch nh sự nghiệp, đơn vị căn cứ vào chức năng nhiệm vụ t nh ch t hoạt động, đặc điểm và yêu cầu quản lý của đơn vị mình để nghiên cứu, lựa chọn những tài khoản kế toán phù hợp, cần thiết để hình thành hệ thống tài khoản kế toán cho đơn vị mình để cung c p những thông tin tổng hợp cho quản lý và các đối tƣợng khác.
Hệ thống báo cáo kế toán đƣợc kế toán tổng hợp kết xu t ra từ phần mềm kế toán. Tuy nhiên, theo yêu cầu quản lý của đơn vị kế toán tổng hợp còn phải lập thêm một số bảng biểu báo cáo để đáp ứng yêu cầu công khai tài ch nh của Kho bạc cho cán bộ công nhân viên đƣợc biết.
- Hệ thống sổ kế toán: Đơn vị tuân thủ những quy định của Bộ Tài ch nh về việc mở sổ, ghi chép, sửa chữa, khóa sổ và lƣu trữ sổ kế toán. Sổ kế toán đƣợc mở để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong quá trình hoạt động của đơn vị. Số liệu đƣợc ghi trong sổ phải ch nh xác và phản ánh đúng nội dung kinh tế phát sinh.
- Hệ thống báo cáo kế toán: Gồm các Báo cáo tài ch nh theo quy định của Bộ Tài ch nh nhƣ Bảng Cân đối tài khoản (mẫu B01-H); Báo cáo Tổng hợp tình hình kinh ph và quyết toán kinh ph đã sử dụng (Mẫu B02-H); Báo cáo thu, chi hoạt động sự nghiệp và hoạt động SXKD (Mẫu B03-H); thuyết minh báo cáo tài ch nh và các báo cáo khác.
Các báo cáo phải đƣợc lập đúng nội dung, phƣơng pháp và trình bày nh t quán giữa các kỳ kế toán.
2.2.THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHI THƢỜNG XUYÊN TẠI KHO BẠC NHÀ NƢỚC TỈNH KIÊN GIANG
2.2.1. Rủi ro về chi thƣờng xuyên tại Kho bạc Nhà Nƣớc tỉnh Kiên Giang
Rủi ro có thể tác động đến đơn vị ở mức độ toàn đơn vị hay ảnh hƣởng đến từng hoạt động cụ thể. Ở mức độ toàn đơn vị, các nhân tố phát sinh rủi ro lớn nh t là sự thay đổi của các ch nh sách của Nhà nƣớc về các thông tƣ hƣớng dẫn các
quyết định, nghị định… Trong phạm vi từng bộ phận, phòng ban, rủi ro thƣờng phát sinh, tác động đến từng bộ phận phòng ban trƣớc khi ảnh hƣởng đến toàn đơn vị. Ban giám đốc tiến hành hƣớng dẫn cho các trƣởng, phó phòng lƣợng hóa và phân loại mức độ rủi ro thông qua.
Nếu không kiểm soát tốt công tác chi thƣờng xuyên tại Kho bạc tỉnh Kiên Giang thì sẽ dẫn các rủi ro cụ thể nhƣ sau:
a. Rủi ro từ các yếu tố bên trong đơn vị
Thiếu đoàn kết từ cán bộ công chức nội bộ cơ quan. Nếu các cá nhân trong tổ chức thiếu đoàn kết, mạnh ai n y làm, không giúp đỡ hoàn thiện quá trình kiểm soát chi tại Kho bạc, giải quyết công việc, làm công tác kiểm soát chi thƣờng xuyên tại Kho bạc trì trệ và gặp nhiều v n đề trong thanh toán.
- Rủi ro về nhân lực hạn chế: Đây là v n đề Kho bạc cần quan tâm. Trong khi nghiệp vụ chi thƣờng xuyên ngày càng đa dang, sự thay đổi về thông tƣ hƣớng dẫn, qui định, nghị định ngày càng nhiều, công tác kiểm soát chi tại Kho bạc nhiều khi không theo kịp với biến động của hoạt động chi thƣờng xuyên nếu không có một quy trình cụ thể, nhân lực cập nhật nhanh, nhạy có kinh nghiệm trình độ thì công tác kiểm soát chi thƣờng xuyên tại Kho bạc sẽ gặp nhiều khó khăn trong công tác thanh toán và đối phó với kiểm toán, kiểm soát của kho bạc.
- Rủi ro tƣ lợi cá nhân: Đây là v n đề c p thiết, nếu không có giải pháp ngay từ đầu thì rủi ro này dễ dẫn đến kinh ph chi thƣờng xuyên tại đơn vị không đƣợc đảm bảo.
- Rủi ro ngân sách: Công tác kiểm soát chi thƣờng xuyên nếu không đúng quy trình, không đạt kết quả tốt sẽ dẫn đến không tiết kiệm đƣợc kinh ph so với dự toán giao đầu năm, điều này dẫn đến cuộc sống cán bộ công chức không đƣợc đảm bảo, một số cán bộ công chức phải đi làm ngoài để kiếm tiền, điều này ảnh hƣởng nghiêm trọng đến ch t lƣợng công việc, lãng quên công tác chuyên môn.
b. Rủi ro từ các yếu tố bên ngoài đơn vị
Rủi ro hay đổi ch nh sách, qui định nhà nƣớc, công tác quản lý tài ch nh. Rủi ro này yêu cầu phải cập nhật thƣờng xuyên các ch nh sách, chế độ hƣớng dẫn, nếu không
công tác chi thƣờng xuyên sẽ không còn phù hợp, và sẽ phải gặp nhiều khó khăn trong công tác thanh toán và đối diện với kiểm soát kho bạc, kiểm toán định kỳ.
Để nhận dạng rủi ro đơn vị có thể sử dụng nhiều biện pháp khác nhau từ việc sử dụng các biểu đồ thống kê, lập dự toán, phân t ch các dữ liệu trong quá khứ, thông qua các dự thảo đóng góp ý kiến cho đến việc rà soát các hoạt động thƣờng xuyên hoặc các buổi họp giao ban hàng tuần trong nội bộ và toàn ngành.
Ngoài ra, còn có nhiều rủi ro liên quan đến sự an toàn hệ thống máy t nh, chƣơng trình và dữ liệu do nhiều nguyên nhân chủ quan và khách quan, số liệu có thể thay đổi, dữ liệu có thể bị m t,….
2.2.2. Kiểm soát chi thanh toán cho cá nhân (Tiểu nhóm 0129)
Nội dung chi thanh toán cho cá nhân bao gồm: tiền lƣơng, tiền công, phụ c p lƣơng, học bổng học sinh, sinh viên, tiền thƣởng, phúc lợi tập thể... đƣợc phản ánh từ mục 100 đến mục 108 và mục 122, 124 của mục lục NSNN hiện hành (nhóm mục chi thanh toán cá nhân). KBNN Kiên Giang thực hiện kiểm soát các khoản chi thuộc nhóm mục chi này nhƣ sau:
a. Tiền lương (mục 6000), Tiền công trả cho lao động thường xuyên theo hợp đồng (mục 6050), Phụ cấp lương (mục 6100)
- Cơ Kho bạc thanh toán:
Tiền lƣơng, tiền công, phụ c p lƣơng đƣợc xác định trên cơ Kho bạc số định biên lao động giao khoán của UBND tỉnh Kiên Giang, mức lƣơng tối thiểu theo quy
định, hệ số tiền lƣơng theo ngạch bậc, phụ c p (nếu có) đƣợc quy định tại Thông tƣ số 62/2010/TT-BTC ngày 21/4/2010 của Ch nh phủ; Nghị định 66/2013/NĐ-CP ngày 27/6/2013.
Chi ph tiền lƣơng đƣợc kiểm soát thông qua theo d i nhân sự, thời gian lao động, khối lƣợng công việc và ch t lƣợng hoàn thành: Chức năng nhân sự do bộ phận tổ chức chịu trách nhiệm thông qua công tác kiểm soát hợp đồng lao động đối với ngƣời lao động. Chức năng theo d i lao động gồm theo d i ngày công, giờ công, qua đánh giá công việc của từng cá nhân.
- Quy trình kiểm soát:
Sơ đồ 2.2. Quy trình kiểm soát thanh toán tiền ƣơng
Cuối tháng, các phòng gửi bảng ch m công của các nhân viên phòng mình về phòng KH-TC chậm nh t là ngày 05 của tháng sau để có cơ Kho bạc thanh toán tiền lƣơng và các phụ c p khác. Phòng tổ chức cán bộ gửi các quyết định điều động, bổ nhiệm, nâng hệ số lƣơng, phụ c p… hợp đồng ký với các nhân viên (nếu có) về phòng KH-TC để kịp thời cập nhật. Phòng KH-TC rà soát lại những thay đổi, điều chỉnh hệ số lƣơng, phụ c p, lập bảng thanh toán lƣơng, truy lĩnh (nếu có) trình lãnh đạo ký duyệt và chuyển kho bạc để chuyển lƣơng qua thẻ cho cán bộ nhân viên.
Riêng khoản thanh toán làm thêm giờ công tác kiểm soát bao gồm bảng ch m công và nội dung công việc làm thêm giờ có Giám đốc Kho bạc duyệt chuyển về phòng KH-TC thanh toán phụ c p theo đúng chế độ. Bảng ch m công làm thêm ngoài giờ đƣợc thực hiện đúng theo Quyết định 19/2006/QĐ-BTC.
Bảng thanh toán làm thêm giờ đƣợc thực hiện theo mẫu C07-HD Quyết đinh 19. Trong đó ngƣời hƣởng phụ c p ngoài giờ đƣợc phân biệt theo hệ số lƣơng, hệ số phụ c p chức vụ, và các hệ số phụ c p khác có căn cứ định mức theo số giờ công r ràng, chặt chẽ.
b. Tiền thưởng (Mục 6200)
Tiền khen thƣởng thực hiện theo NĐ số 42/2010/NĐ-CP ngày 15/4/2010 của Thủ tƣớng Ch nh phủ bao gồm khen thƣởng thƣờng xuyên và khen thƣởng đột su t.
Các bộ phận trực tiếp thực hiện ch m
công phòng mình
Phòng tổ chức tập hợp các quyết định điều chỉnh tiền lƣơng
Kế toán lập bảng thanh toán tiền lƣơng dựa trên
- Đối với các khoản khen thƣởng thƣờng xuyên bao gồm các khoản tặng cờ thi đua của Giám đốc Kho bạc, Chủ tịch UBND tỉnh, Bộ Tài Ch nh cho tập thể và cá nhân. Tặng huân chƣơng lao động đƣợc thực hiện kiểm soát theo quy trình: Phòng tổ chức cán bộ nhận Quyết định khen thƣởng từ Bộ Tài Ch nh hoặc UBND tỉnh Kiên Giang về việc khen thƣởng thƣờng xuyên tập thể hay cá nhân. Sau đó sao y quyết định gởi về phòng KH-TC. Phòng KH-TC nhận đƣợc quyết định tiếp tục theo d i kinh ph , sau khi nhận đƣợc báo có từ kho bạc về tổng kinh ph theo đúng quyết định, tiến hành rã kinh ph theo đúng định mức trong NĐ số 42/2010/NĐ-CP ngày 15/4/2010 của Thủ tƣớng Ch nh phủ, lập bảng kê và gi y rút thanh toán ra Kho bạc nhà nƣớc Tỉnh Kiên Giang.
Quy trình thanh toán các khoản khen thƣởng đƣợc cụ thể:
Sơ đồ 2.3. Quy trình thanh toán khen thƣởng thƣờng xuyên
- Đối với các khoản khen thƣởng đột xu t nhƣ: Các khoản khen thƣởng đột xu t cá nhân, tập thể đã có thành t ch tốt trong phong trào chống dịch, c p cứu kịp thời…thì các thủ tục kiểm soát bao gồm: Gi y đề xu t khen thƣởng cá nhân, tập thể của Ban thi đua khen thƣởng Kho bạc có phê duyệt của Giám đốc Kho bạc kèm theo công văn, chủ trƣơng của Kho bạc hoặc UBND tỉnh về công tác đó gởi về phòng KH- TC để thanh toán. Định mức chi khen thƣởng đột xu t theo định mức Giám đốc Kho bạc phê duyệt.
c. Phúc lợi tập thể (mục 6250)
- Tại Kho bạc tỉnh Kiên Giang thanh toán mục này chủ yếu là thanh toán tiền tàu Phòng tổ chức- cán bộ nhận QĐ khen thƣởng Phòng KH-TC nhận báo có từ Kho bạc về kinh ph khen thƣởng theo Quyết định Phòng KH-TC lập danh sách khen thƣởng thanh toán theo định mức kinh phí
xe nghỉ phép năm: Thanh toán tiền đi lại bằng phƣơng tiện tàu, xe cho các trƣờng hợp đi thăm ngƣời thân bao gồm: Cha, mẹ đẻ, cha mẹ vợ (hoặc chồng), vợ hoặc chồng, con bị ốm đau, tai nạn hoặc qua đời, 1 lần/năm. Các trƣờng hợp khác phải đƣợc giám đốc Kho bạc phê duyệt. Cán bộ nghỉ phép năm theo chế độ quy định và phép năm nào giải quyết năm đó.
- Hồ sơ thanh toán bao gồm: Đơn xin phép (Xác nhận Trƣởng phòng và Giám đốc Kho bạc), gi y xác nhận tại địa phƣơng nên đến trong quá trình nghỉ phép, vé tàu xe, gi y xác nhận tại trạm y tế, bệnh viện nơi ngƣời thân bị ốm đau, tai nạn… Sau khi trở về công tác chuyển hồ sơ đầy đủ về phòng KH-TC để đƣợc thanh toán đúng chế độ. - Tiền nƣớc uống: Văn phòng Kho bạc cung c p nƣớc uống cho nhân viên của các phòng, lập bảng ký nhận cho từng phòng, cuối tháng tổng hợp hóa đơn của nhà cung c p và bảng ký nhận chuyển sang phòng KH-TC để thanh toán theo thực tế tiền mua nƣớc uống trong đơn vị.
d. Các khoản đóng góp (mục 6300)
Bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm th t nghiệp, kinh ph công đoàn thực hiện theo quy định hiện hành. Thực hiện rà soát đối chiếu tăng, giảm lao động với phòng Tổ chức- cán bộ để thanh toán đúng với Bảo hiểm xã hội tỉnh.
e. Các khoản thanh toán khác cho cá nhân (mục 6400)
- Chi tiền lƣơng tăng thêm cho cán bộ viên chức:
- Hàng tháng, phòng KH-TC lập chứng từ chi tạm ứng một lần lƣơng tăng thêm cho nhân viên.
Sơ đồ 2.4. Quy trình kiểm soát thanh toán tiền ƣơng tăng thêm
(1).Vào ngày 25 tháng cuối mỗi quý, căn cứ các nội quy, quy định của Kho bạc mỗi phòng tiến hành ch m công và bình xét thi đua của nhân viên theo quý và lập Biên bản nộp về Văn phòng Kho bạc.
Các phòng ban Văn phòng Kho bạc
Hội đồng thi đua Phòng KH-TC
1
2 3
(2).Văn phỏng Kho bạc tổng hợp kết quả bình xét thi đua của các phòng, trình Hội đồng thi đua của Kho bạc
(3).Hội đồng thi đua của Kho bạc họp xem xét và quyết định xếp loại cho từng nhân viên của Kho bạc.
(4).Căn cứ kết quả xếp loại thi đua của Hội đồng, phòng KH-TC lập bảng kê thanh toán tiền lƣơng tăng thêm cho nhân viên trình Giám đốc ký duyệt và lập chứng từ chi chuyển kho bạc thanh toán cho nhân viên qua thẻ.
Để đảm bảo công bằng, động viên những ngƣời t ch cực trong công tác đem lại hiệu quả, nâng cao ch t lƣợng công việc, đánh giá đúng mức độ đóng góp, việc phân phối thu nhập đƣợc xác định theo hệ số thành t ch nhƣ sau:
- Loại A: Tƣơng ứng hệ số 1,3 - Loại B: Tƣơng ứng hệ số 1 - Loại C: Tƣơng ứng hệ số 0,7 Tiêu chuẩn bình xét:
- Loại A:
+ Hoàn thành vƣợt mức tiến độ và ch t lƣợng công việc đƣợc giao. + Thực hiện tốt nội quy, quy chế của cơ quan.
+ Không nghỉ làm việc quá 02 ngày công/tháng (không t nh ngày nghỉ phép trong năm theo luật lao động).
- Loại B:
+ Hoàn thành tốt đảm bảo tiến độ và ch t lƣợng công việc đƣợc giao. + Thực hiện tốt nội quy, quy chế của cơ quan.
+ Không nghỉ làm việc quá 04 ngày công/tháng (không t nh ngày nghỉ phép trong năm theo luật lao động).
- Loại C:
+ Không đảm bảo tiến độ và ch t lƣợng công việc đƣợc giao. + Vi phạm nội quy, quy chế của cơ quan.
+ Không nghỉ làm việc quá 04 ngày công/tháng nhƣng không đƣợc vƣợt quá 11 ngày/tháng (không tính ngày nghỉ phép trong năm theo luật lao động).
Không xét hệ số thành t ch với các trƣờng hợp: Cán bộ công chức nghỉ làm việc quá 11 ngày/tháng; nghỉ sinh.
Cán bộ công chức đi học tập, đào tạo liên tục từ 6 tháng trở lên không xét A,B,C hàng tháng, đƣợc hỗ trợ 50% thu nhập tăng thêm kể từ khi có quyết định đi học.
Các trƣờng hợp khác sẽ đƣợc lãnh đạo Kho bạc xem xét, quyết định. Xác định hệ số trách nhiệm:
- Giám đốc: 0,9 - Phó giám đốc: 0,8
- Trƣởng phòng, kế toán trƣởng: 0,7 - Phó phòng: 0,6
- Chuyên viên, lao động hợp đồng trong quỹ lƣơng: 0,5
Bảng ch m công và lịch đi công tác của các phòng do các phòng lập, cuối tháng trình lãnh đạo phê duyệt và gửi về phòng KH-TC trƣớc ngày 05 tháng tiếp theo để phòng KH-TC có cơ sở thanh toán lƣơng tăng thêm
Thời gian t nh phân phối thu nhập sau 6 tháng kể từ khi ký hợp đồng lao động Thu nhập tăng thêm cho cá nhân đƣợc xác định:
Thu nhập tăng thêm cho mỗi cá nhân hằng tháng =
Tổng số tiền tiết kiệm hàng tháng để tăng thu nhập x Tổng hệ số thành tích và trách nhiệm của từng cá nhân Tổng hệ số thành t ch và trách nhiệm - Chi trợ c p phụ c p khác:
Chi trả tiền trợ c p thôi việc cho cán bộ viên chức nghĩ thôi việc theo chế độ: Khi có nhân viên xin nghĩ thôi việc, phòng Tổ chức tiến hành xác định số năm công tác, thời gian đi học (nếu có) chuyển phòng KH-TC rà soát các khoản kinh ph đã thanh toán hỗ trợ đi học (nếu có) và thanh toán tiền theo quy định của Nhà nƣớc.
2.2.3. Kiểm soát chi nghiệp vụ chuyên môn
Các khoản chi nghiệp vụ chuyên môn bao gồm: chi thanh toán dịch vụ công cộng, chi mua vật tƣ văn phòng, chi thông tin, tuyên truyền, liên lạc, chi hội nghị, công tác ph …..
Kho bạc căn cứ vào nhóm mục chi nghiệp vụ chuyên môn trong dự toán NSNN đƣợc c p có thẩm quyền giao; các chế độ, tiêu chuẩn, định mức chi nghiệp vụ chuyên môn cho từng lĩnh vực; gi y rút dự toán NSNN của đơn vị sử dụng