6. Tổng quan tài liệu nghiên cứu
3.2.2.4. Hoàn thiệnkiểm soát nhóm mục chi nghiệp vụ chuyênmôn
* Kiểm soát mục chi thanh toán dịch vụ công cộng
a. Kiểm soát mục chi tiền điện, nước:
Xây dựng quy chế sử dụng điện, nƣớc trong đơn vị trên nguyên tắc sử dụng tiết kiệm. Văn phòng Kho bạc và phòng KH-TC khảo sát số lƣợng thiết bị sử dụng
Các phòng ban
Văn phòng Phòng KH-TC
1
điện trong đơn vị, số lƣợng điện năng tiêu hao của từng thiết bị và ƣớc số điện năng tiêu thụ của toàn đơn vị trong 1 tháng để làm căn cứ kiểm soát. Tăng cƣờng công tác kiểm soát việc sử dụng điện nƣớc của các phòng ban, yêu cầu t t cả nhân viên trong đơn vị khi ra về phải tắt đèn, quạt, điều hòa, không đƣợc sử dụng điện, nƣớc cho nhu cầu cá nhân nhƣ n u ăn, là quần áo… Đƣa chỉ tiêu sử dụng tiết kiệm điện, nƣớc vào tiêu chuẩn xét thi đua hàng quý, nếu cá nhân phòng nào vi phạm thì hạ bậc thi đua tùy theo mức độ vi phạm.
b. Kiểm soát mục chi cho nhiên liệu
Xây dựng lại định mức nhiên liệu phù hợp với thực tế tiêu thụ của xe ô tô. Trƣớc khi xe đi công tác phải có lệnh điều xe đƣợc thủ trƣởng đơn vị ký duyệt, khi đi công tác về phải có xác nhận của đơn vị đến công tác trên Lệnh điều xe và xác nhận của ngƣời dùng xe về số km thực tế đi. Văn phòng Kho bạc kiểm tra số km thực tế lƣu hành của xe và ghi vào Lệnh điều xe, Phòng KH-TC kiểm tra đột xu t số km ghi trên Lệnh điều xe và số km trên xe có thực sự ch nh xác. Hàng tháng, lái xe tổng hợp các lệnh điều xe trong tháng và hoá đơn xăng tƣơng ứng với số km thực đi gởi về Chánh văn phòng để kiểm soát, ký xác nhận số km thực tế đi, sau đó chuyển về phòng KH-TC để kiểm soát và thanh toán.
- Giao cho Văn phòng Kho bạc chịu trách nhiệm về việc xe ô tô chỉ đƣợc sử dụng cho công việc của đơn vị, không sử dụng cho mục đ ch cá nhân.
- Các phòng có nhu cầu đi công tác xa, cần dùng phƣơng tiện ô tô thì phải duyệt lãnh đạo và đăng ký với Văn phòng Kho bạc t nh t trƣớc 01 ngày để bố tr .
- Đi công tác trên địa bàn thành phố thì t nh t từ 03 ngƣời trở lên, đƣa đón khách và một số yêu cầu khác phải đăng ký với Văn phòng Kho bạc và đƣợc sự đồng ý của lãnh đạo.
- Không đƣợc sử dụng xe cho nhu cầu cá nhân, trƣờng hợp cần thiết phải đƣợc lãnh đạo Kho bạc đồng ý, cá nhân phải thanh toán tiền xăng xe bồi dƣỡng lái xe
- Khi các đơn vị mƣợn xe đi công tác phải đƣợc Giám đốc Kho bạc phê duyệt mới đƣợc điều xe, đơn vị mƣợn phải thanh toán tiền xăng theo km đã sử dụng
* Kiểm soát mục chi vật tư văn phòng
- Mục chi văn phòng phẩm: Để chủ động trong công tác của các phòng ban và giảm bớt các thủ tục hành ch nh, phòng KH-TC phối hợp với Văn phòng Kho bạc căn cứ dự trù của từng phòng ban trong năm trƣớc và khảo sát thực tế nhu cầu sử dụng văn phòng phẩm của từng phòng ban, xây dựng định mức khoán văn phòng phẩm cho các khoa phòng một cách hợp lý nhằm đảm bảo hoàn thành công tác chuyên môn và tiết kiệm đƣợc chi ph .
- Đặc biệt ở khâu thay mực in cho máy in cơ quan, hoặc mực máy photo cơ quan, cần đƣợc thực hiện đúng quy trình nhƣ sau: Nhu cầu của từ phòng chuyên môn đƣợc đề xu t và trình Giám đốc Kho bạc duyệt trực tiếp, sau khi đƣợc duyệt phòng chuyên môn trực tiếp liên hệ với cán bộ công nghệ thông tin, cán bộ công nghệ thông tin sẽ làm việc liên hệ trực tiếp với bên cung c p vật tƣ đáp ứng nhu cầu và kiểm tra, nghiệm thu. Sau đó bên cung c p vật tƣ sẽ xu t phiếu xu t kho, và hóa đơn chuyển phòng chuyên môn, phòng chuyên môn sẽ kèm theo đề xu t ban đầu đã trình lãnh đạo chuyển phòng KH-TC thanh toán.
* Mục chi Hội nghị
Xây dựng định mức bồi dƣỡng cho ngƣời tham dự các cuộc họp giao ban, triển khai kế hoạch công tác, tập hu n chuyên môn của Kho bạc tổ chức là 30.000 đ/ngƣời/ngày (kể cả ngƣời có hƣởng lƣơng từ ngân sách nhà nƣớc) trong Quy chế chi tiêu nội bộ để họ có thể chi trả tiền xăng, xe đi lại và bổ sung thêm tiền ăn trƣa (nếu có). Khi tổ chức cuộc họp, hội nghị đề nghị các phòng phải xây dựng kế hoạch, duyệt lãnh đạo và gửi các phòng liên quan để phối hợp thực hiện, tránh tình trạng lập dự toán kế hoạch không thật sự chặt chẽ làm quy trình thực hiện và thanh toán gặp nhiều khó khăn.
* Mục chi công tác phí
Tác giả đề xu t lãnh đạo Kho bạc khi cử nhân viên đi dự Hội nghị, Hội thảo tại TP Hồ Ch Minh hoặc Hà Nội thì cho phép nhân viên của mình đƣợc đi bằng máy bay nhƣ thế sẽ tiết kiệm hơn đi bằng tàu hỏa vì các lý do nhƣ sau:
+ Chênh lệch giá vé máy bay và tàu hỏa hiện nay là khoảng từ 500.000 đ đến 1.200.000 đ (vé đƣợc đặt trƣớc thì chênh lệch khoảng 600.000 đ).
+ Chi ph cho 02 đêm ở khách sạn theo quy định hiện hành tối đa là 1.800.000 đ/02 ngày đêm, chi phụ c p 02 ngày là 300.000 đồng/02 ngày.
Nhƣ vậy, nếu đi bằng máy bay, chi ph sẽ tiết kiệm đƣợc khoảng trên dƣới 1.000.000 đồng nhƣng đặc biệt hơn là tiết kiệm đƣợc 02 ngày đi trên đƣờng để phục vụ cơ quan.
Cần lên danh sách (về đơn giá) các phòng nghỉ, khách sạn, và giá taxi trung bình từ sân bay, ga tàu, xe đến nơi họp gần khu vực của Bộ Tài Ch nh, … các trung tâm mà Kho bạc thƣờng xuyên làm việc, hội họp công tác. Sau đó sẽ đƣa ra đƣợc mức giá phòng, taxi phù hợp. Tiến hành phân c p nhƣ sau:
Đi công tác tại Thành phố Hồ Ch Minh, Hải Phòng, Cần Thơ và thành phố là đô thị loại I: Đối với cán bộ, công chức có hệ số phụ c p chức vụ từ 0,7 đến dƣới 1,05: Mức thanh toán là 800.000 đồng/ngày/phòng cho 02 ngƣời.Đối với cán bộ, công chức có hệ số phụ c p chức vụ dƣới 0,7 mức thanh toán là 600.000 đồng/ngày/phòng cho 02 ngƣời
Đi công tác tại các vùng còn lại: Đối với cán bộ, công chức có hệ số phụ c p chức vụ từ 0,7 đến dƣới 1,05: Mức thanh toán là 600.000 đồng/ngày/phòng cho 02 ngƣời. Đối với cán bộ, công chức có hệ số phụ c p chức vụ dƣới 0,7 mức thanh toán là 500.000 đồng/ngày/phòng cho 02 ngƣời
* Kiểm soát mục chi sửa chữa thường xuyên
Hoàn thiện quy trình sửa chữa thƣờng xuyên tài sản cố định:
Bƣớc 1: Các phòng ban đề xu t sửa chữa khi có tài sản cố định bị hƣ hỏng gởi về Văn phòng Kho bạc
Bƣớc 2: Văn phòng Kho bạc phối hợp với phòng KH-TC kiểm tra thực tế, xem xét mức độ hƣ hỏng, chọn đơn vị cung c p dịch vụ sửa chữa, khảo sát giá sửa chữa và lập phiếu trình lãnh đạo phê duyệt cho sửa chữa.
Bƣớc 3: Văn phòng Kho bạc và phòng KH-TC theo d i thực hiện, nghiệm thu công việc đã thực hiện.
Bƣớc 4: đề nghị các đơn vị cung ứng dịch vụ cung c p các chứng từ hợp pháp để thanh toán. Kế toán lập các thủ tục thanh toán theo quy định, trình lãnh đạo đơn vị ký duyệt thanh toán và ghi sổ kế toán.
3.3.2.5.Hoàn thiệnkiểm soát nhóm mục chi khác
Khi có phát sinh hoạt động kỷ niệm các ngày lễ, Văn phòng Kho bạc lên kế hoạch tổ chức, lập dự trù kinh ph cho hoạt động chuyển phòng KH-TC kiểm tra định mức và trình lãnh đạo duyệt chi trƣớc khi tổ chức hoạt động.
Xác định ch nh xác các khoản chi hoạt động để cuối năm tr ch lập các quỹ theo tỷ lệ quy định trong Quy chế chi tiêu nội bộ. Xây dựng định mức chi cụ thể cho từng hoạt động của từng loại quỹ trong Quy chế chi tiêu nội bộ để có cơ Kho bạc kiểm soát sau này.