6. Tổng quan tài liệu nghiên cứu
1.4.3. Kiểmsoát cáckhoản chi đầu tƣ pháttriển
Thủ tục kiểm soát hiện nay khi thiết kế thƣờng xét theo mức ảnh hƣởng của kiểm soát trong doanh nghiệp gồm có thủ tục kiểm soát trực tiếp (cụ thể) và kiểm soát tổng quát.
* Thủ tục kiểm soát trực tiếp: đƣợc xây dựng trên cơ sở đánh giá từng hoạt động, từng bộ phận c u thành trong đơn vị mà cần phải đƣợc kiểm soát, bao gồm nhiều chức năng (khâu) nhằm muc đ ch đảm bảo các mục tiêu về thông tin, hoạt động và tuân thủ.
Cụ thể, phê duyệt của nhà quản trị: Các hoạt động phải đƣợc sự phê chuẩn đúng đắn của nhà quản trị trong phạm vi quyền hạn cho phép trên hai mức độ là phê duyệt chung và phê duyệt cụ thể.
Phê duyệt chung là trƣờng hợp nhàquản trị c p cao ban hành các ch nh sách áp dụng cho toàn doanh nghiệp, nhân viên c p dƣới căn cứ vào ch nh sách đó để xét duyệt các hoạt động trong thẩm quyền. V dụ: giám đốc xét duyệt ch nh sách về mua hàng.
Phê duyệt cụ thể: là trƣờng hợp nhà quản trị c p cao xét duyệt riêng từng nghiệp vụ mà không đƣa ra ch nh sách chung thƣờng áp dụng với các nghiệp vụ không thƣờng xuyên nhƣ thanh lý tài sản, mua sắm tài sản cố định...), nghiệp vụ có số tiền lớn vƣợt mức quy định thông thƣờng.
Đánh giá kết quả hoạt động: thông qua thủ tục kiểm soát lại việc thực hiện và thủ tục kiểm soát độc lập với việc thực hiện do các nhà quản lý tiến hành (kiểm soát quản lý).
Với kiểm soát độc lập việc thực hiện: nhà quản trị sẽ soát xét các báo cáo về kết quả của hoạt động mà họ phụ trách, so sánh với dự toán và kế hoạch đề ra và
các dữ liệu khác có liên quan. Thông thƣờng bao gồm đánh giá của nhà quản trị c p cao về các ch nh sách chung và nhà quản trị c p trung gian về các công việc tại bộ phận họ phụ trách. Khâu công việc này giúp nhà quản trị đánh giá đƣợc hiệu quả của hoạt động, mức độ hoàn thành công việc đồng thời phát hiện những điểm b t thƣờng để có điều chỉnh th ch hợp nhằm đảm bảo đạt đƣợc mục tiêu đã đề ra.
Kiểm soát lại việc thực hiện (phân t ch rà soát) là việc đánh giá lại quá trình thực hiện giúp phát hiện những điểm b t thƣờng trong quá trình thực hiện bằng hệ thống định mức chi ph , chỉ số tài ch nh, hệ thống báo cáo cho phép phát hiện sai lệch... Kiểm soát xử lý thông tin là nhằm xem xét việc xử lý, cung c p thông tin về các giao dịch, hoạt động để tìm hiểu xem chúng có đƣợc ghi sổ đầy đủ không, có ch nh xác không, có căn cứ chứng minh t nh hợp pháp và hợp lệ không thông qua kểm soát hệ thống chứng từ và sổ kế toán.
Cụ thể thƣờng gồm: chứng từ có đƣợc đánh số liên tục không, chứng từ có đƣợc lập ngay sau khi nghiệp vụ phát sinh, chứng từ có r ràng và đầy đủ nội dung không, quy trình luân chuyển chứng từ có hợp lý không, nghiệp vụ có đƣợc ghi đầy đủ vào sổ kế toán không, sổ kế toán có đánh số trang không, có xét duyệt của ngƣời kiểm soát không, việc lƣu trữ, bảo quản chứng từ và sổ thế nào...? Kiểm soát tài sản là việc ban hành các quy chế, thủ tục để nhằm bảo vệ tài sản và thông tin trong đơn vị. Đây là loại hình kiểm soát mà thƣờng đƣợc nghĩ tới đầu tiên khi nói về kiểm soát nội bộ. Loại hình này đƣợc thực hiện thông qua các biện pháp nhƣ sử dụng trang thiết bị (két sắt, nhà kho, hàng rào...), định kỳtiến hành kiểm kê tài sản, đối chiếu số liệu trên sổ sách để báo cáo kịp thời các chênh lệch và xử lý các sai phạm phát sinh. Kiểm soát vật ch t nhằm đảm bảo sự hiện hữu, ch t lƣợng của tài sản. Phân chia nhiệm vụ: sai phạm trong đơn vị chỉ có thể xảy ra khi có cơ hội hoặc điều kiện thuận lợi do đó cần phải hạn chế tối đa cơ hội này thông qua việc phân chia trách nhiệm hợp lý giữa các bộ phận, cá nhân. Cụ thể: Không để một cá nhân nắm toàn bộ các khâu của một quy trình kinh doanh từ khi phát sinh đến khi kết thúc,tách biệt giữa chức năng phê duyệt với chức năng bảo quản tài sản, chức năng kế toán với chức năng bảo quản tài sản, chức năng xét duyệt với chức năng kế toán. Trong doanh nghiệp, việc phân chia trách nhiệm về hoạt động kèm theo việc phân
chia trách nhiệm xét duyệt, c p quản lý càng cao thì càng có thẩm quyền và trách nhiệm phê duyệt với số tiền càng lớn, c p trên có thể ủy quyền cho c p dƣới trong phạm vi phù hợp để tăng trách nhiệm của c p dƣới.
* Thủ tục kiểm soát tổng quát (gián tiếp): là việc kiểm soát tổng thể với nhiều hệ thống, nhiều công việc khác nhau. Đây là công việc thuộc về chức năng của bộ phận công nghệ thông tin trong đơn vị và nếu cần thì có thể phải sử dụng đến các chuyên gia về công nghệ thông tin. Tại các doanh nghiệp hiện nay, các công việc chủ yếu đƣợc xử lý bằng hệ thống máy t nh kết hợp với một số thủ tục thủ công. Do đó, có thể chia ra làm hai loại kiểm soát là kiểm soát chung và kiểm soát ứng dụng.
- Kiểm soát chung: là loại kiểm soát áp dụng cho t t cả các hệ thống ứng dụng để đảm bảo các hệ thống này hoạt động liên tục và ổn định bao gồm kiểm soát hoạt động của trung tâm dữ liệu, kiếm soát phần mềm hệ thống, kiểm soát truy cập, kiểm soát các hệ thống ứng dụng. Trong đó, kiểm soát hoạt động của trung tâm dữ liệu gồm các hoạt động lên kế hoạch, sắp xếp lịch trình, sao lƣu và phục hồi dữ liệu nếu có sự cố. Kiểm soát phần mềm hệ thống bao gồm kiểm soát việc mua, bảo trì các phần mềm nhƣ hệ điều hành, phần mềm ứng dụng, phần mềm truyền thông, phần mềm quản trị dữ liệu... Kiểm soát truy cập nhằm ngăn ngừa việc xâm nhập trái phép vào các thông tin trên hệ thống (ngƣời sử dụng phải có tên đăng nhập, mật khẩu, mật khẩu phải thay đổi liên tục). Kiểm soát việc bảo trì và phát triển các hệ thống ứng dụng nhằm đảm bảo các ứng dụng đáp ứng nhu cầu của ngƣời sử dụng và cung c p thông tin, phát triển ứng dụng phải có sự xét duyệt của ngƣời có thẩm quyền.
- Kiểm soátứng dụng: là kiểm soát áp dụng cho từng hệ thống cụ thể v dụ quá trình mua hàng, bán hàng, thanh toán, chi ph ... nhằm đảm bảo là các dữ liệu phải đƣợc nhập vào và xử lý một cách ch nh xác, phát hiện các dữ liệu không hợp lý. Nội dung của kiếm soát ứng dụng bao gồm dữ liệu đầu vào (việc phê chuẩn, t nh ch nh xác của dữ liệu), quá trình xử lý (kiểm tra theo từng đợt vận hành, kiểm tra chéo, cài đặt các kiểm soát lập trình sẵn...), dữ liệu đầu ra (kiểm soát số liệu sau xử lý, kiểm soát số liệu lƣu trữ...) thông qua các chƣơng trình ứng dụng th ch hợp.
- Kiểm tra muc tiêu đề ra với nhu cầu mua sắm, sửa chữa của đơn vị, kiểm tra việc ch p hành đầy đủ các quy định về thủ tục, hồ sơ pháp lý qua các khoản chi này.
- Kiểm soát qua công tác ghi chép kế toán tài sản cố định bao gồm: Việc ghi chép thẻ tài sản cố định, sổ đăng ký, xác định nguyên giá, nguồn hình thành tài sản, nguyên nhân tăng giảm, tình trạng tài sản cố định, thủ tục giao nhận, kiểm nhận, thanh toán, phản ánh giá trị hao mòn tài sản cố định ... Đối chiếu giữa số ghi trên sổ kế toán với thực tế hiện có của tài sản cố định.
- Kiểm soát qua công tác kiểm kê tài sản cố định định kỳ để theo d i tài sản cố định về số lƣợng cũng nhƣ hiện trạng sử dụng.