6. Tổng quan tài liệu nghiên cứu
1.4.1. Kiểmsoát cáckhoản chi thanh toán cá nhân
Các quy chế, thủ tục kiểm soát đều đƣợc xây dựng theo các nguyên tắc kiểm soát cơ bản là:
Thứ nh t nguyên tắc phân công, phân nhiệm
- Nguyên tắc này đòi hỏi công việc và trách nhiệm phải đƣợc phân chia r ràng cho nhiều ngƣời trong một bộ phận hoặc nhiều bộ phận trong một tổ chức, nhằm tạo ra sự chuyên môn hóa trong việc thực hiện công việc, không để cho một cá nhân nắm t t cả các khâu của một quy trình nghiệp vụ từ khi phát sinh cho đến khi kết thúc.
- Phân công, phân nhiệm r ràng đƣợc xem là nguyên tắc quan trọng của kiểm soát. Bởi vì trên cơ sở phân công, phân nhiệm r ràng mỗi ngƣời trong tổ chức không những hiểu r nhiệm vụ và trách nhiệm của mình mà còn hiểu r nhiệm vụ, trách nhiệm của nhau để phối hợp cùng nhau và kiểm soát lẫn nhau nhằm đạt mục tiêu chung của tổ chức. Trong một chế độ nhiều ngƣời làm việc, các sai sót dễ phát hiện hơn và các gian lận khó xảy ra hơn do có sự kiểm tra chéo. Ở một đơn vị không có sự phân công, phân nhiệm r ràng thì không có hy vọng ở đó có hệ thống KSNB mạnh và hiệu quả.
- Nguyên tắc này đặt ra do nhà quản lý đơn vị không thể và cũng không nên trực tiếp giải quyết mọi v n đề trong đơn vị. Theo sự ủy quyền của nhà quản lý c p trên, các c p dƣới đƣợc giao quyền quyết định và giải quyết một số công việc trong một phạm vi nh t định. C p trên vẫn phải chịu trách nhiệm về công việc mà mình ủy quyền, và vì vậy vẫn phải kiểm tra sát sao công việc đã uỷ quyền. Quá trình ủy quyền đƣợc thực hiện qua nhiều c p, tạo nên một hệ thống phân chia trách nhiệm và quyền hạn nhƣng vẫn đảm bảo sự thống nh t và tập trung trong toàn đơn vị.
- Phê chuẩn là biểu hiện cụ thể của việc quyết định và giải quyết một công việc trong một phạm vi quyền hạn đƣợc giao. Phê chuẩn thể hiện sự đồng ý của nhà quản lý đối với một nghiệp vụ đƣợc phép xảy ra. Để đảm bảo các mục tiêu kiểm soát thì t t cả các nghiệp vụ phải đƣợc phê chuẩn đúng đắn. Sự phê chuẩn này có thể là phê chuẩn chung hoặc phê chuẩn cụ thể. Phê chuẩn chung đƣợc thực hiện cho nhiều các giao dịch và sự kiện kinh tế, thông qua việc Ban GĐ, Ban quản trị xây dựng các ch nh sách để c p dƣới và nhân viên của tổ chức thực thi trong phạm vi giới hạn của ch nh sách đó. Phê chuẩn cụ thể đƣợc thực hiện đối với từng nghiệp vụ riêng biệt.
Thứ ba nguyên tắc b t kiêm nhiệm
- Nguyên tắc này đòi hỏi sự tách biệt về trách nhiệm của mỗi nhân viên đối với một số công việc nhằm ngăn ngừa các sai phạm, đặc biệt là các sai phạm cố ý và hành vi lạm dụng quyền hạn. B t kiêm nhiệm hay còn gọi là sự cách ly th ch hợp về trách nhiệm. Cách ly th ch hợp về trách nhiệm trong nhiều trƣờng hợp r t có tác dụng trong việc ngăn ngừa những sai phạm nh t là những sai phạm cố ý. Đặc biệt trong những trƣờng hợp sau, nguyên tắc b t kiêm nhiệm phải đƣợc tôn trọng:
+ B t kiêm nhiệm trong việc bảo vệ tài sản với kế toán;
+ B t kiêm nhiệm trong việc phê chuẩn các nghiệp vụ kinh tế với việc thực hiện các nghiệp vụ đó;
+ B t kiêm nhiệm giữa việc điều hành với trách nhiệm ghi sổ.
Kiểm tra sự tuân thủ, t nh pháp lý, cơ sở thực tế của các khoản chi thƣờng xuyên cho con ngƣời. Tổ chức kiểm soát chi thanh toán cá nhân bao gồm những v n đề sau:
- Kiểm soát chi thông qua ch nh sách tiền lƣơng, phƣơng án chi trả lƣơng của đơn vị đối với ngƣời lao động.
- Kiểm soát thông qua việc phân công, phân nhiệm giữa các chức năng theo d i nhân sự, theo d i thời gian và khối lƣợng công việc, chức năng t nh lƣơng và ghi chép lƣơng.
- Kiểm soát chi ph tiền lƣơng thông qua việc đối chiếu số liệu trên sổ sách và chứng từ nhƣ đối chiếu tên và mức lƣơng (hệ số lƣơng, hệ số phụ c p chức vụ...) trên bảng lƣơng của từng bộ phận trong đơn vị với hồ sơ nhân viên tại bộ phận nhân sự. Kiểm tra việc t nh toán trên bảng lƣơng...
- Ngoài ra, việc kiểm soát các khoản tr ch theo lƣơng nhƣ Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm y tế, Bảo hiểm th t nghiệp, Kinh ph công đoàn đƣợc thực hiện thông qua việc đối chiếu số liệu đã t nh với các căn cứ, tỷ lệ tr ch quy định.
- Kiểm tra việc thanh toán phụ c p làm thêm giờ thông qua việc đối chiếu bản ch m công, biên bản và kết quả đạt đƣợc.
- Kiểm tra việc ghi chép, hạch toán đầy đủ, đúng đối tƣợng các nghiệp vụ liên quan đến các khoản tr ch theo lƣơng.