6. Tổng quan tài liệu nghiên cứu
1.4.2. Kiểmsoát cáckhoản chi nghiệp vụ chuyênmôn
Đối với Chính sách và thủ tục kiểm soát
Đây là thành phần bao gồm các ch nh sách và thủ tục kiểm soát đƣợc tiến hành để đảm bảo mệnh lệnh của của quản trị đƣợc thực hiện, đối phó với các rủi ro đã nhận diện và giúp đạt mục tiêu - còn đƣợc gọi là hoạt động kiểm soát. Hoạt động kiểm soát tồn tại ở mọi c p quản trị trong doanh nghiệp, gồm cả hoạt động kiểm soát chung liên quan tới nhiều mục tiêu kiểm hoát và hoạt động kiểm soát cụ thể tập trung vào từng mục tiêu riêng biệt. Giữa hoạt động kiểm soát và quy trình đánh giá
rủi ro có mối quan hệ chặt chẽ với nhau, thông qua đánh giá rủi ro sẽ định hƣớng cho việc xây dựng có t nh thực tế và phù hợp. Hiểu biết về các loại kiểm soát trong phân loại cũng là căn cứ để thiết kế các thủ tục trong hoạt động kiểm soát.
Ch nh sách kiểm soát là những nguyên tắc và chỉ đạo về kiểm soát cần thiết làm cơ sở cho việc thực hiện các kiểm soát. Ch nh sách có thể ban hành thành văn
bản hoặc thực hiện thông qua truyền miệng, thể hiện nguyên tắc cơ bản về kiểm soát và nguyên tắc kiểm soát đặc thù của đơn vị. Nguyên tắc cơ bản bao gồm phân công, phân nhiệm; phê chuẩn ủy quyền; b t kiêm nhiệm. Các nguyên tắc kiểm soát phải đƣợc áp dụng một cách nh t quán.
- Nguyên tắc “phân công, phân nhiệm”: các công việc trong tổ chức phải đƣợc phân công và giao trách nhiệm r ràng, không để một số ngƣời phải làm quá nhiều việc giúp đảm bảo các mục tiêu chung của đơn vị. Nhân viên trong đơn vị hiểu r nhiện vụ của mình, cũng nhƣ nhiệm vụ của các cá nhân khác để cùng phối hợp và giám sát lẫn nhau.
- Nguyên tắc “B t kiêm nhiệm”: là sự cách ly th ch hợp trách nhiệm trong một số công việc nhƣ giữa thực hiện với phê duyệt, giữa thực hiện với ghi sổ...nhằm giúp ngăn ngừa các gian lận, đặc biệt gian lận về tài sản và ghi sổ.
- Nguyên tắc “Phê chuẩn, ủy quyền”: Phê chuẩn là một biểu hiện của việc ra quyết định và giải quyết các v n đề phát sinh, mọi hoạt động nh t thiết phải đƣợc phê chuẩn đúng c p và hợp lý. Việc phê chuẩn tiến hành tại c p quản lý cao nh t trong đơn vị nhằm đƣa ra các ch nh sách tổng quát, các c p quản lý th p hơn sẽ thực hiện phê chuẩn với từng nghiệp vụ riêng biệt. Ủy quyền là quá trình đƣợc thực hiện nhằm phân công việc ra quyết định tới c p th p hơn nhằm tạo ra một hệ thống phân chia trách nhiệm mà không làm m t t nh thống nh t.
Kiểm tra sự cần thiết, mức độ của các khoản chi này, cân nhắc mục tiêu đề ra với nhu cầu của đơn vị.
Gồm các khoản chi dịch vụ công cộng nhƣ tiền điện, tiền nƣớc, tiền nhiên liệu, tiền vệ sinh môi trƣờng...; khoản chi về vật tƣ văn phòng nhƣ văn phòng phẩm, dụng cụ văn phòng; khoản chi về thông tin liên lạc nhƣ cƣớc ph điện thoại, cƣớc ph bƣu ch nh, tạp ch thƣ viện, thuê bao cáp truyền hình, cƣớc ph internet...; khoản chi về công tác ph ; khoản chi về hội nghị; khoản chi về thuê mƣớn; khoản chi về sửa chữa tài sản phục vụ công tác chuyên môn; khoản chi về nghiệp vụ chuyên môn của từng ngành.
phòng phẩm, nhiên liệu...: Đây là các khoản chi ph chiếm tỷ trọng không lớn trong tổng số chi cho nhiệm vụ chuyên môn nhƣng phát sinh thƣờng xuyên và phân tán nên công tác kiểm soát các khoản chi này cần tăng cƣờng thƣờng xuyên liên tục.
Kiểm soát các khoản chi ph này thể hiện ở kiểm soát sự tuân thủ các quy định hiện hành của Nhà nƣớc, quy chế chi tiêu nội bộ của đơn vị.