6. Tổng quan tài liệu nghiên cứu
1.3.3.4. Thông tin và truyền thông
Để nâng cao năng lực kiểm soát trong đơn vị thì thông tin và truyền thông là điều kiện không thể thiếu, r t cần thiết để thực hiện mục tiêu của KSNB
a. Thông tin
Điều kiện đầu tiên đảm bảo thông tin thích hợp và đáng tin cậy là thông tin phải đƣợc ghi chép kịp thời, phân loại đúng đắn các nghiệp vụ và sự kiện, đƣợc
chuyển đi dƣới những biểu mẫu và lộ trình bảo đảm nhân viên thực hiện chức năng trong KSNB. Do đó, hệ thống KSNB đòi hỏi t t cả các nghiệp vụ phải lập các chứng từ đầy đủ. Khả năng ra quyết định của các nhà lãnh đạo bị ảnh hƣởng bởi ch t lƣợng của những thông tin nhƣ t nh th ch hợp, tính kịp thời, cập nhật, chính xác và có thể sử dụng đƣợc. Nhƣ vậy không phải b t kỳ tin tức nào cũng trở thành thông tin cần thiết mà nó phải đáp ứng đƣợc các yêu cầu:
- Tính chính xác: thông tin phải phản ánh đúng bản ch t nội dung tình huống; - Tính kịp thời: thông tin đƣợc cung c p đúng lúc, đúng thời điểm theo yêu cầu của các nhà quản trị;
- T nh đầy đủ và hệ thống: thông tin phải phản ánh đầy đủ mọi khía cạnh của tình huống, giúp ngƣời sử dụng có thể đánh giá v n đề một cách toàn diện;
- Tính bảo mật: đòi hỏi thông tin phải đƣợc cung c p đúng ngƣời phù hợp với quyền hạn và trách nhiệm của họ.
Một hệ thống thông tin thích hợp phải tạo ra các báo cáo về hoạt động tài chính kế toán theo chế độ kế toán của Bộ Tài chính, những v n đề tuân thủ hỗ trợ cho việc điều hành và kiểm soát những hoạt động. Nó không chỉ bao gồm những dữ liệu bên trong mà còn xem xét các thông tin bên ngoài, những điều kiện và hoạt động cần thiết ra quyết định và báo cáo.
b. Truyền thông
Truyền thông là một phần của hệ thống thông tin. Truyền thông hữu hiệu là việc cung c p thông tin từ c p trên xuống c p dƣới hoặc từ c p dƣới lên c p trên hoặc ngang hàng giữa các bộ phận, thông tin xuyên suốt toàn bộ tổ chức.
Các cá nhân nhận đƣợc thông báo rõ ràng từ nhà lãnh đạo về trách nhiệm của bản thân họ trong KSNB. Họ phải hiểu đƣợc vai trò của bản thân đối với hệ thống KSNB, đối với các thành viên khác trong tổ chức. Ngoài ra, cũng cần có sự truyền thông hiệu quả từ bên ngoài tổ chức.