6. Tổng quan tài liệu nghiên cứu
1.4. CÔNGTÁC KIỂMSOÁTCHI THƢỜNGXUYÊN TRONG ĐƠNVỊ SỰ
NGHIỆP
Công tác kiểm tra kiểm soát chi thƣờng xuyên luôn là một khâu quan trọng và cần thiết trong công tác quản lý chi tiêu thƣờng xuyên ở các cơ quan chuyên môn thực hiện chức năng quản lý nhà nƣớc. Việc tăng cƣờng kiểm tra, kiểm soát chi thƣờng xuyên sẽ giúp cho việc quản lý chi thƣờng xuyên đƣợc hiệu quả hơn.
Ngày 13/8/2004 Bộ Tài ch nh đã ban hành Quyết định số 67/2004/QĐ-BTC về “Quy chế về tự kiểm tra tài ch nh kế toán tại các cơ quan, đơn vị có sử dụng kinh ph ngân sách nhà nƣớc”.
- Mục tiêu của công tác kiểm soát chi: đánh giá tình hình ch p hành chế độ ch nh sách và quản lý các khoản chi, phát hiện và ch n chỉnh kịp thời các sai phạm,
đánh giá những tồn tại, tìm nguyên nhân và đƣa ra biện pháp khắc phục nhằm tăng cƣờng công tác quản lý tài ch nh, kế toán tại đơn vị.
- Yêu cầu công tác kiểm soát chi trong đơn vị sự nghiệp
+ Các đơn vị có sử dụng NSNN phải thực hiện công tác kiểm soát chi ngay trong quá trình thực thi nhiệm vụ, phải đảm bảo t nh thận trọng, trung thực, khách quan và phải ch p hành theo quy định, chế độ, ch nh sách của Nhà nƣớc.
+ Công tác kiểm soát chi phải đƣợc tiến hành liên tục, thƣờng xuyên, và có biện pháp giáo dục, tuyên truyền để mọi ngƣời có trách nhiệm tham gia.
- Các hình thức tổ chức thực hiện kiểm soát chi
+ Hình thức kiểm soát chi thƣờng xuyên theo thời gian thực hiện: Hình thức này đƣợc tiến hành theo thời gian thực hiện công việc, có thể thực hiện thƣờng xuyên hoặc đột xu t.
+ Hình thức kiểm soát chi thƣờng xuyên theo phạm vi công việc: Hình thức này có thể đƣợc tiến hành dƣới 2 hình thức: kiểm tra toàn diện và kiểm tra đặc biệt.
Hoạt động kiểm soát có mặt xuyên suốt trong tổ chức, ở các mức độ và các chức năng, là những chính sách và thủ tục để đảm bảo cho các chỉ thị của nhà quản lý đƣợc thực hiện. Hoạt động kiểm soát bao gồm các hoạt động kiểm soát phòng ngừa và phát hiện rủi ro. Do đó, để cân bằng giữa thủ tục kiểm soát phát hiện và phòng ngừa thông thƣờng là phối hợp các hoạt động kiểm soát để hạn chế, bổ sung lẫn nhau giữa các thủ tục kiểm soát.
a. Thủ tục phân quyền và xét duyệt
Việc thực hiện các nghiệp vụ chỉ đƣợc thực hiện bởi ngƣời đƣợc ủy quyền theo trách nhiệm và phạm vi của họ. Các thủ tục ủy quyền phải đƣợc tài liệu hóa và công bố rõ ràng, phải bao gồm những điều kiện cụ thể. Ủy quyền là một cách thức chủ yếu để đảm bảo rằng chỉ có những nghiệp vụ có thực mới đƣợc phê duyệt đúng mong muốn của ngƣời lãnh đạo. Các thủ tục ủy quyền phải đƣợc tài liệu hóa và công bố rõ ràng, phải bao gồm những điều kiện cụ thể.
Tuân thủ những quy định chi tiết của sự ủy quyền, nhân viên thực hiện đúng theo hƣớng dẫn, trong giới hạn đƣợc quy định bởi ngƣời lãnh đạo và pháp luật.
b. Phân chia trách nhiệm
Một ngƣời không thể nào khách quan để th y đƣợc hết các sai phạm. Nếu các chức năng tập trung ở một ngƣời sẽ phát sinh tiêu cực, ngƣời tốt sẽ có cơ hội phạm tội vì điều kiện quá dễ dàng để thực hiện hành vi gian lận. Để ngăn chặn các sai phạm hoặc gian lận thì cần phải phân công các chức năng công việc riêng biệt cho từng ngƣời. Để giảm rủi ro về việc sai sót, lãng phí, những hành động cố ý làm sai và rủi ro không ngăn ngừa đƣợc thì một hệ thống kiểm soát đòi hỏi không có ngƣời nào đƣợc giao quá nhiều trách nhiệm và quyền hạn để tránh tạo nên một môi trƣờng dễ xảy ra gian lận. Năm trách nhiệm chủ yếu bao gồm ủy quyền, phê chuẩn, ghi chép, xử lý và đánh giá các nghiệp vụ. Tuy nhiên sự thông đồng, bắt tay nhau giữa một nhóm ngƣời này sẽ làm giảm hoặc phá hủy sự hữu hiệu của hệ thống kiểm soát nội bộ.
Trong một số trƣờng hợp đơn vị có quy mô nhỏ, có quá t nhân viên để thực hiện việc phân chia phân nhiệm. Khi đó, nhà lãnh đạo phải nhận biết đƣợc rủi ro và bù đắp bằng những biện pháp kiểm soát khác nhƣ sự luân chuyển nhân viên. Sự luân chuyển nhân viên đảm bảo rằng một ngƣời không xử lý mọi mặt nghiệp vụ trong một thời gian dài. Cũng nhƣ, việc khuyến khích và yêu cầu nhân viên thực hiện những ngày nghỉ hàng năm cũng giúp giảm rủi ro bằng cách đem lại sự luân chuyển nhân viên tạm thời.
c. Chứng từ và sổ sách ghi chép
Việc thiết kế mẫu chứng từ, sổ sách và sử dụng chúng một cách thích hợp giúp đảm bảo sự ghi chép ch nh xác và đầy đủ t t cả các dữ liệu về nghiệp vụ xảy ra, các mẫu chứng từ và sổ sách cần đơn giản và hữu hiệu cho việc ghi chép, giảm thiểu các sai sót, ghi trùng lắp, dễ đối chiếu và xem lại khi cần thiết. Chứng từ cần để các khoảng trống cho sự phê duyệt và xác nhận của những ngƣời có liên quan đến nghiệp vụ. Đánh số thống nh t lại các chứng từ phát sinh ở đơn vị để dễ quản lý, dễ truy tìm và giảm thiểu các gian lận, sai phạm có thể xảy ra.
Việc tiếp cận tài sản và sổ sách phải đƣợc giới hạn trong những cá nhân mà họ đƣợc giao trách nhiệm bảo quản hoặc sử dụng tài sản. Trách nhiệm của ngƣời bảo
quản tài sản thể hiện qua chứng từ, hàng tồn kho, ghi chép sổ sách. Hạn chế việc tiếp cận tài sản làm giảm rủi ro lạm dụng hoặc làm th t thoát tài sản của Nhà nƣớc. Mức độ giới hạn tùy thuộc vào rủi ro th t thoát tài sản. Mức độ giới hạn phải đƣợc xem xét, xác định.
d. Bảo vệ tài sản
Tài sản của một tổ chức không chỉ là tiền, hàng hóa, máy móc thiết bị... mà còn là thông tin. Các thủ tục cần có để bảo vệ tài sản gồm:
- Giám sát hiệu quả và phân định riêng biệt các chức năng. - Bảo quản và ghi chép về tài sản, bao gồm cả thông tin. - Giới hạn việc tiếp cận với tài sản.
- Giữ tài sản ở nơi riêng biệt, đảm bảo an toàn, bảo quản con d u và chữ ký khắc sẵn (nếu có).
e. Kiểm tra, đối chiếu
Các nghiệp vụ và sự kiện phải đƣợc kiểm tra trƣớc và sau khi xử lý. Sổ sách đƣợc đối chiếu với các chứng từ thích hợp để kịp thời phát hiện và xử lý các sai sót (International Organization of Supreme Audit Institutions, 2004).
Các nghiệp vụ và sự kiện phải đƣợc kiểm tra trƣớc và sau khi xử lý. Sổ sách đƣợc đối chiếu với các chứng từ thích hợp một cách định kỳ.
Việc điều hành, xử lý và hoạt động nên đƣợc rà soát định kỳ để đảm bảo tuân thủ nguyên tắc, chính sách, thủ tục và những đòi hỏi hiện hành khác.
Việc giám sát kỹ càng giúp việc đảm bảo rằng mục tiêu của việc tổ chức sẽ đƣợc thực hiện. Sự giao việc, soát xét và ch p thuận công việc của nhân viên bao gồm:
- Sự thông báo r ràng, nghĩa vụ, trách nhiệm và sự chịu trách nhiệm giao cho mỗi thành viên.
- Đánh giá một cách hệ thống công việc của mỗi thành viên trong phạm vi cần thiết.
- Ch p thuận công việc theo những tiêu chuẩn để đảm bảo công việc đƣợc thực hiện theo đúng định hƣớng.
Ngƣời giám sát cung c p cho nhân viên những hƣớng dẫn cần thiết và hu n luyện họ để đảm bảo rằng sự sai sót, lãng ph và hành động sai trái đƣợc giảm thiểu và làm cho các nhà lãnh đạo trực tiếp hiểu đƣợc và đạt đƣợc kết quả.
Các hoạt động kiểm soát bao gồm các chính sách thủ tục giúp cho việc chỉ đạo của ban lãnh đạo. Các hoạt động kiểm soát thông thƣờng tại đơn vị là: Phân chia trách nhiệm, ủy quyền đúng đắn cho các nghiệp vụ và hoạt động, kiểm tra độc lập, phân tích, rà soát lại việc thực hiện.
Cụ thể kiểm soát các khoản chi tại đơn vị: Công tác kiểm soát chi NSNN luôn là một khâu quan trọng và cần thiết trong công tác quản lý chi tiêu NSNN ở các cơ quan chuyên môn thực hiện chức năng quản lý nhà nƣớc. Việc tăng cƣờng kiểm tra, kiểm soát chi NSNN sẽ giúp cho việc quản lý NSNN đƣợc hiệu quả hơn.
Ngày 13/8/2004 Bộ Tài ch nh đã ban hành quyết định số 67/2004/QĐ-BTC về “Quy chế về tự kiểm tra tài chính kế toán tại cơ quan, đơn vị có sử dụng kinh phí ngân sách nhà nƣớc”
Mục tiêu của công tác kiểm soát chi trong đơn vị: đánh giá tình hình ch p hành cơ chế chính sách và quản lý các khoản chi kinh phí, phát hiện và ch n chỉnh kịp thời các sai phạm, đánh giá những tồn tại, tìm nguyên nhân và đƣa ra biện pháp khắc phục nhằm tăng cƣờng công tác quản lý tài chính, kế toán tại đơn vị.
Yêu cầu công tác kiểm soát chi trong cơ quan nhà nƣớc:
- Các đơn vị có sử dụng NSNN phải thực hiện công tác kiểm soát chi ngay trong quá trình thực thi nhiệm vụ, phải đảm bảo tính thận trọng, trung thực, khách quan và phải ch p hành theo quy định, chế độ, chính sách của Nhà nƣớc.
- Công tác kiểm soát chi phải đƣợc tiến hành liên tục, thƣờng xuyên, cần có biện pháp giáo dục, tuyên truyền để mọi ngƣời có trách nhiệm tham gia.
Các hình thức tổ chức thực hiện kiểm soát chi:
- Hình thức kiểm soát chi theo thời gian thực hiện: Hình thức này đƣợc tiến hành theo thời gian thực hiện công việc, có thể thƣờng xuyên hoặc đột xu t.
- Hình thức kiểm soát chi theo phạm vi công việc: Hình thức này có thể đƣợc tiến hành dƣới 2 hình thức: kiểm tra toàn diện và kiểm tra đặc biệt.
Nội dung công tác kiểm soát chi ngân sách trong cơ quan quản lý nhà nƣớc: Đối với nội dung chi thƣờng xuyên, kiểm soát các nội dung sau:
- Kiểm soát các khoản chi thanh toán cá nhân: kiểm tra sự tuân thủ, tính pháp lý, cơ Kho bạc thực tế của các khoản chi thƣờng xuyên cho con ngƣời.
- Kiểm soát các khoản chi nghiệp vụ chuyên môn: Kiểm tra sự cần thiết, mức độ của các khoản chi này, cân nhắc mục tiêu đề ra với nhu cầu của đơn vị.
- Kiểm soát các khoản chi khác: Kiểm tra tính hợp lý, tính cần thiết của các khoản chi này trên cơ Kho bạc quán triệt tiết kiệm và đảm bảo sát nhu cầu thực tế.
- Kiểm soát các khoản chi đầu tƣ phát triển: Kiểm tra mục tiêu đề ra với nhu cầu mua sắm, sửa chữa lớn của đơn vị. Kiểm tra việc ch p hành đầy đủ các quy định về thủ tục, hồ sơ pháp lý của các khoản chi này.