6. Tổng quan tài liệu nghiên cứu
3.2. GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN CÔNGTÁC KIỂMSOÁTCH
3.2.1. Hoàn thiện hệ thống thông tin phục vụ cho việc kiểm soát các khoản chi thƣờng xuyên
3.2.1.1. Nâng cao năng lực, trình độ, phẩm chất của đội ngũ cán bộ kiểm soát chi thường xuyên soát chi thường xuyên
Con ngƣời luôn đƣợc đánh giá là yếu tố quyết định cho sự thành công của một tổ chức. Trong b t cứ hoạt động nào, ngƣời ta cũng luôn nh n mạnh tầm quan trọng của yếu tố con ngƣời, trong công tác kiểm soát chi thƣờng xuyên cũng không ngoại lệ, năng lực, trình độ và phẩm ch t của lực lƣợng cán bộ làm công tác kiểm soát chi là yếu tố có vai trò quan trọng đối với hiệu quả của công tác kiểm soát chi. Để làm tốt công tác kiểm soát chi thƣờng xuyên qua KBNN đòi hỏi đội ngũ cán bộ kiểm soát chi thƣờng xuyên phải đạt đƣợc các yêu cầu sau: có trình độ chuyên môn cao, am hiểu sâu sắc về lĩnh vực chi ngân sách nói chung và kiểm soát chi thƣờng xuyên nói riêng, có khả năng làm chủ đƣợc công nghệ cao trong quá trình thực hiện nhiệm vụ, sử dụng thành thạo công nghệ thông tin trong lĩnh vực kiểm soát chi, có phẩm ch t đạo đức tốt, có bản lĩnh nghề nghiệp và văn hoá nghề Kho bạc. Để có đƣợc đội ngũ cán bộ theo yêu cầu trên, cần phải thực hiện tốt những việc sau:
- Trong khâu tuyển dụng cán bộ, cần phải chú trọng khả năng thật sự của ngƣời cần tuyển, không quá chú trọng vào bằng c p. Công tác tuyển dụng phải đƣợc
tổ chức khoa học, công khai, minh cạch để có thể tuyển chọn đƣợc những ngƣời thật sự đáp ứng tốt cho vị tr cần tuyển dụng. Tránh tuyển chọn cán bộ trên cơ Kho bạc thân quen do áp lực của những ngƣời có quyền lực.
- Chú trọng đào tạo nâng cao trình độ của cán bộ với nhiều loại hình đào tạo đa dạng, nội dung đào tạo phong phú. Về hình thức đào tạo, bên cạnh việc cử cán bộ tham gia các lớp đào tạo dài hạn (đại học, sau đại học), cần chú trọng mở các lớp tập hu n ngắn hạn để bồi dƣỡng chuyên sâu kiến thức chuyên môn nghiệp vụ, cập nhật kiến thức mới, phổ biến những kinh nghiệm đã mang lại hiệu quả tốt trong công tác kiểm soát chi ở những địa phƣơng khác... Về nội dung đào tạo, song song với việc trang bị kiến thức chuyên môn, cần phải trang bị cho cán bộ các kiến thức bổ trợ cho hoạt động kiểm soát chi nhƣ: kiến thức về pháp luật (Luật Đ u thầu, hợp đồng kinh tế...), kiến thức tin học, ngoại ngữ, kiến thức về kinh tế, xã hội, các đƣờng lối, chủ trƣơng của Đảng và Nhà nƣớc liên quan đến quản lý tài ch nh, . Đặc biệt, phải bồi dƣỡng cho cán bộ kiểm soát chi kiến thức về văn hoá, văn minh công Kho bạc, nâng cao kỹ năng giao tiếp, ứng xử với khách hàng, làm cho cán bộ kiểm soát chi ý thức đƣợc trách nhiệm phục vụ khách hàng của một công chức nhà nƣớc từ đó sẽ có thái độ lịch sự, hoà nhã, tôn trọng khách hàng giao dịch tại Kho bạc.
- Bên cạnh việc nâng cao năng lực cán bộ kiểm soát chi bằng các hình thức đào tạo, bồi dƣỡng thì việc tổ chức các cuộc hội thi về chuyên môn nghiệp vụ kiểm soát chi cũng là v n đề cần đƣợc quan tâm và tổ chức thƣờng xuyên. Thông qua các cuộc hội thi, giúp cán bộ kiểm soát chi hệ thống lại các văn bản qui định chế độ kiểm soát chi, đào sâu nghiên cứu, trao dồi nghiệp vụ kiểm soát chi... từ đó làm cho làm cho kiến thức của cán bộ kiểm soát chi đƣợc cũng cố, năng lực đƣợc nâng lên. Về ph a Lãnh đạo đơn vị, kết quả hội thi là một trong những cơ Kho bạc để đánh giá năng lực từng cán bộ để qua đó có kế hoạch đào tạo, bố tr , qui hoạch phù hợp.
- Phải có cơ chế thƣởng phạt nghiêm minh. Thực hiện khen thƣởng kịp thời, hợp lý sẽ có tác dụng động viên cán bộ ph n đ u hoàn thành tốt nhiệm vụ đƣợc giao, k ch th ch phong trào thi đua trong đơn vị. Bên cạnh khen thƣởng, cần thực hiện các biện pháp xử phạt nghiêm minh, đúng ngƣời, đúng tội đối với những cán
bộ cố ý làm sai các quy trình nghiệp vụ, vi phạm các quy định về kiểm soát chi gây th t thoát tiền và tài sản nhà nƣớc, những cán bộ lợi dụng chức trách để vụ lợi, nhũng nhiễu khách hàng. Kiên quyết loại ra khỏi bộ máy kiểm soát chi những cán bộ thoái hóa, biến ch t, không đủ khả năng hoàn thành nhiệm vụ.
3.2.1.2.Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong kiểm soát chi thường xuyên ngân sách Nhà nước
Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin là điều kiện quan trọng để nâng cao ch t lƣợng hoạt động nghiệp vụ KBNN nói chung và nghiệp vụ kiểm soát chi thƣờng xuyên nói riêng. Trong thời gian qua, việc ứng dụng công nghệ thông tin đã mang lại một số kết quả đáng kể trong công tác chi và kiểm soát chi thƣờng xuyên chẵng hạn nhƣ:
Chƣơng trình kế toán kho bạc hỗ trợ công tác hạch toán kế toán ngân sách trên máy vi tính và cũng trên cơ Kho bạc đó đã cung c p các báo cáo kế toán vừa nhanh chóng vừa chính xác.
Chƣơng trình còn cung c p các tiện ch hỗ trợ công tác kiểm soát chi thƣờng xuyên nhƣ: quản lý dự toán của đơn vị sử dụng ngân sách chi tiết đến từng nhóm mục chi và khống chế không cho đơn vị chi vƣợt tổng mức dự toán đƣợc giao; quản lý tồn quỹ ngân sách của từng huyện, từng xã và đƣa ra cảnh báo khi thực hiện các khoản chi vƣợt mức tồn quỹ ngân sách; Chƣơng trình thanh toán điện tử mở rộng phạm vi thanh toán trực tiếp giữa các KBNN huyện, KBNN tỉnh trên toàn quốc, giúp công tác thanh toán vừa an toàn vừa đẩy nhanh tốc độ.
Trong thời gian tới, để công tác tin học hỗ trợ đắc lực hơn cho công tác chi ngân sách và kiểm soát chi thƣờng xuyên, cần tăng cƣờng ứng dụng công nghệ thông tin theo hƣớng sau:
- Hoàn thiện các chƣơng trình ứng dụng phục vụ quản lý điều hành và hoạt động nghiệp vụ KBNN. Riêng lĩnh vực kiểm soát chi thƣờng xuyên, cần phát triển các chƣơng trình ứng dụng sau:
+ Chƣơng trình hỗ trợ quản lý dự toán chi. Chƣơng trình đƣợc thiết kế theo hƣớng cho phép nhập tổng mức dự toán do cơ quan có thẩm quyền (Quốc hội, hội
đồng nhân dân các c p) quyết định. Trên cơ Kho bạc tổng mức dự toán đƣợc quyết định, tiến hành phân khai và phân bổ dực toán dần từ đơn vị dự toán c p I đến đơn vị dự toán c p II... cho đến đơn vị sử dụng ngân sách cuối cùng. Qua chƣơng trình sẽ quản lý chặt chẽ quátrình phân bổ dự toán từ cơ quan trung ƣơng đến đơn vị cơ Kho bạc tại các huyện, đảm bảo tổng dự toán phân bổ cho các đơn vị dự toán c p dƣới không vƣợt tổng mức dự toán đã nhận.
+ Chƣơng trình hỗ trợ quản lý tồn quỹ ngân sách tỉnh.Trong điều kiện là một tỉnh nghèo, tồn quỹ ngân sách tỉnh của Kiên Giang thƣờng ở mức th p. Vì vậy khi chi ngân sách tỉnh r t có khả năng xảy ra tình trạng vƣợt mức tồn quỹ ngân sách hiện nay, số liệu thu, chi ngân sách tỉnh đƣợc quản lý ở nhiều nơi (văn phòng Kho bạc tỉnh và 14 Kho bạc huyện) nên ngay khi phát sinh một khoản chi ngân sách tỉnh tại một Kho bạc huyện hoặc phòng Kế toán Kho bạc tỉnh, cán bộ kiểm soát chi không thể xác định đƣợc mức tồn quỹ ngân sách tỉnh tại thời điểm đó.Để quản lý đƣợc tồn quỹ ngân sách tỉnh tại mọi thời điểm, chúng ta cần phải xây dựng một cơ Kho bạc dữ liệu tập trung để quản lý số liệu thu, chi ngân sách toàn tỉnh, đồng thời xây dựng một chƣơng trình khai thác dữ liệu để cung c p thông tin tức thời về tồn quỹ ngân sách phục vụ cho công tác quản lý, điều hành ngân sách và cung c p số liệu phục vụ công tác kiểm soát chi, khống chế không để xảy ra tình trạng chi vƣợt tồn quỹ ngân sách.
+ Xây dựng một kênh truyền thông trên mạng máy t nh thông suốt từ trung ƣơng đến địa phƣơng để qua đó triển khai nhanh chóng các văn bản về kiểm soát chi, đồng thời cũng là môi trƣờng để cán bộ kiểm soát chi trao đổi kinh nghiệm với nhau, nêu lên những vƣớng mắc, đƣa ra những kiến nghị với Kho bạc c p trên.
+ Xây dựng một kênh thông tin trên mạng máy t nh (có thể sử dụng mạng internet) để công khai quy trình, thủ tục chi và kiểm soát chi thƣờng xuyên tại KBNN tỉnh Kiên Giang. Làm nhƣ thế vừa công khai, minh bạch quy trình kiểm soát chi vừa có thể giúp các đơn vị sử dụng có thể cập nhật ngay các thông tin mới khi có những thay đổi về quy trình, thủ tục chi và kiểm soát chi.
trong điều kiện mới. Trang bị hệ thống máy tính, máy chủ đủ mạnh và có hệ thống dự phòng để đảm bảo hoạt động của Kho bạc không bị gián đoạn. Thực hiện nối mạng với các cơ quan khác trên địa bàn nhƣ: tài ch nh, thuế, ngân hàng… để đảm bảo đối chiếu số liệu thu, chi ngân sách nhanh chóng, ch nh xác; tăng cƣờng kênh thanh toán không dùng tiền mặt với các ngân hàng.
- Tăng cƣờng đào tạo để nâng cao trình độ tin học cho cán bộ Kho bạc. Với cán bộ kiểm soát chi, phải đƣợc đào tạo cơ bản về tin học để có thể khai thác, sử dụng tốt các chƣơg trình ứng dụng phục vụ công tác chi và kiểm soát chi thƣờng xuyên; cán bộ tin học phải đƣợc đào tạo nâng cao về tin học để có khả năng tiếp thu những kiến thức mới về công nghệ thông tin, phát triển những chƣơng trình ứng dụng phục vụ công tác chuyên môn của đơn vị, đặc biệt là công tác kiểm soát chi thƣờng xuyên.
3.2.2. Hoàn thiện công tác kiểm soát nội bộ đối với các khoản chi thƣờng xuyên
3.2.2.1. Hoàn thiện công tác đánh giá rủi ro trong chi thường xuyên tại KBNN KBNN
Hiện công tác quản lý, kiểm soát rủi ro tại Kho bạc chƣa thật sự r nét. Công tác nhận diện đánh giá rủi ro mang t nh ch t tổng thể, toàn đơn vị. Chƣa có cơ chế nhận diện, đánh giá, đối phó rủi ro. Để phòng tránh và hạn chế rủi ro th p nh t có thể, Kho bạc tỉnh Kiên Giang cần thực hiện đúng quy trình kiểm soát rủi ro cụ thể:
a.Nhận dạng rủi ro
Rủi ro xảy ra có r t nhiều nguyên nhân từ bên trong lẫn bên ngoài nó làm cho mục tiêu của đơn vị không thể thực hiện đƣợc. Các yếu tố bên trong nhƣ: sự quản lý thiếu minh bạch, không xem trọng đạo đức nghề nghiệp, năng lực CBCC th p, thiếu sự giám sát của Ban lãnh đạo... Các yếu tố bên ngoài nhƣ sự thay đổi về ch nh sách, pháp luật, sự tiến bộ về khoa học- công nghệ… Nhận diện rủi ro là sự nhận thức về thời điểm, mức độ một sự kiện, hay hoạt động sẽ xảy ra gây ảnh hƣởng tiêu cực đến đơn vị. Do vậy, Ban lãnh đạo cần có các biện pháp nhận dạng rủi ro để quản lý chúng. Để làm đƣợc điều này thì trƣớc tiên, cơ quan phải xác định đƣợc mục tiêu
của mình là gì? Thông qua việc xác định mục tiêu đơn vị có thể nhận dạng và phân t ch đƣợc rủi ro bởi vì những sự kiện có thể xảy ra và đe dọa đến mục tiêu đơn vị chính là rủi ro. Mỗi khi đơn vị nhận dạng đƣợc các rủi ro trong hoạt động của mình thì nguy cơ không đạt đƣợc mục tiêu giảm đi đáng kể. Do đó, nhận dạng rủi ro phải đƣợc thực hiện liên tục, lặp đi, lặp lại để tránh bị thiệt hại do những tác động bên trong lẫn bên ngoài gây ra.
Có nhiều phƣơng pháp nhận dạng rủi ro, tuy nhiên các phƣơng pháp dễ thực hiện và phù hợp với cơ quan hiện nay bao gồm:
- Phân t ch báo cáo tài ch nh: Bằng cách phân t ch bảng tổng kết tài sản, báo cáo hoạt động kinh doanh và các tài liệu hỗ trợ ta có thể xác định đƣợc mọi nguy cơ của cơ quan về chi thƣờng xuyên. Bằng cách kết hợp báo cáo này với các dự báo về tài ch nh, dự báo về ngân sách theo từng tài khoản ta có thể phát hiện rủi ro trong tƣơng lai
- Phƣơng pháp lƣu đồ: Phƣơng pháp này sẽ giúp chúng ta liệt kê trình tự các bƣớc đối với quy trình kiểm soát chi thƣờng xuyên.
b. Đánh giá rủi ro
Xác định những ảnh hƣởng có thể của sự kiện hay hoạt động đối với hoạt động của đơn vị. Trên thực tế không thể loại bỏ hết t t cả rủi ro, mà giới hạn rủi ro xảy ra ở mức độ ch p nhận đƣợc. Để làm đƣợc điều này, ban lãnh đạo cần đánh giá:
- Khả năng rủi ro có thế xảy ra.
- Mức độ ảnh hƣởng đến mục tiêu của đơn vị
- Nếu rủi ro ảnh hƣởng không đáng kể đến đơn vị, và t có khả năng xảy ra thì không cần phải quan tâm nhiều, ngƣợc lại một rủi ro có ảnh hƣởng trọng yếu với khả năng xảy ra cao thì đơn vị cần tập trung chú ý.
c. Đối phó rủi ro
Thông thƣờng có 4 biện pháp đối phó rủi ro: Tránh né rủi ro, giảm thiểu rủi ro, chia sẽ rủi ro và ch p nhận rủi ro.
- Tránh né rủi ro: là việc không thực hiện công việc có rủi ro. Ở biện pháp này đồng nghĩa với việc không thực hiện số công việc chi thƣờng xuyên có rủi ro xảy ra.
- Giảm thiểu rủi ro: Là biện pháp nhằm giảm tác hại của rủi ro tác động đến cơ quan, phƣơng pháp này đồng nghĩa với việc vẫn thực hiện công việc chi thƣờng xuyên đó, tuy nhiên nhận diện đánh giá rủi ro nên có biện pháp để giảm thiểu bằng cách kiểm soát chặt chẽ nội dung chi, kiểm tra kiểm soát chứng từ hợp pháp, hợp lệ rồi mới thanh toán.
- Chia sẻ rủi ro: Là việc chuyển một phận hay toàn bộ rủi ro từ tổ chức này, sang tổ chức khác, bộ phận này sang bộ phận khác.
- Ch p nhận rủi ro: Đây là biện pháp phù hợp cho công tác buộc phải làm công tác đối phó rủi ro. Lãnh đạo phòng, ban, thanh tra Kho bạc, thanh tra nhân dân, Ban giám đốc thực hiện quản trị rủi ro. Phòng ban thông tin, báo cáo với Ban giám đốc về rủi ro đƣợc nhận diện và đánh giá rồi đề xu t các biện pháp đối phó th ch hợp.
3.2.2.2. Hoàn thiện các quy trình kiểm soát chi thường xuyên
* Quy trình thẩm định hồ sơ phân bổ dự toán (tổ tài chính - hành chính thực hiện):
Bƣớc 1: CBCC văn thƣ phòng tiếp nhận hồ sơ đề nghị thẩm định của đơn vị sử dụng ngân sách và chuyển ngay cho lãnh đạo phòng trong ngày làm việc.
Bƣớc 2: Lãnh đạo phòng xem xét, ký phiếu chuyển cho tổ tài ch nh - hành ch nh thẩm định (hoàn thành trong 01 ngày).
Bƣớc 3: Tổ trƣởng tổ tài ch nh - hành ch nh căn cứ vào phiếu chuyển của lãnh đạo phòng phân công CBCC chuyên quản trực tiếp thẩm định chi tiết (hoàn thành trong 01 ngày).
Bƣớc 4: Cán bộ chuyên quản đƣợc phân công sẽ vào sổ theo d i giao - nhận, tiến hành thẩm định hồ sơ, dự thảo thông báo thẩm định (hoàn thành trong 05 ngày; nếu hồ sơ cần điều chỉnh, bổ sung thì t nh thời gian từ ngày đơn vị sử dụng ngân sách bổ sung đủ hồ sơ).
Bƣớc 5: Tổ trƣởng tổ Tài ch nh - hành ch nh sẽ kiểm tra dự thảo thông báo kết quả thẩm định (hoàn thành trong 01 ngày).
Bƣớc 6: Kế toán trƣởng ngân sách kiểm tra ký duyệt nguồn chi (hoàn thành trong 01 ngày).
Bƣớc 8: Cán bộ văn thƣ l y số văn bản đi và phát hành văn bản thông báo thẩm định đến đơn vị sử dụng ngân sách trong ngày làm việc.
- Cơ sở pháp lý để tiến hành thẩm định phân bổ dự toán:
Cán bộ chuyên quản đƣợc phân công thẩm định có trách nhiệm căn cứ theo các văn bản quy định nhƣ: Luật ngân sách Nhà nƣớc, Nghị định số 60/2003/NĐ-CP ngày 06/6/2003 của Ch nh phủ, Thông tƣ số 59/2003/TT-BTC ngày 23/6/2003 của Bộ Tài ch nh, Thông tƣ của Bộ Tài ch nh hƣớng dẫn việc xây dựng dự toán năm và