6. Tổng quan tài liệu nghiên cứu
2.2.3. Kiểmsoátchi nghiệp vụ chuyênmôn
Các khoản chi nghiệp vụ chuyên môn bao gồm: chi thanh toán dịch vụ công cộng, chi mua vật tƣ văn phòng, chi thông tin, tuyên truyền, liên lạc, chi hội nghị, công tác ph …..
Kho bạc căn cứ vào nhóm mục chi nghiệp vụ chuyên môn trong dự toán NSNN đƣợc c p có thẩm quyền giao; các chế độ, tiêu chuẩn, định mức chi nghiệp vụ chuyên môn cho từng lĩnh vực; gi y rút dự toán NSNN của đơn vị sử dụng NSNN và các hồ sơ, chứng từ có liên quan (trừ các khoản thanh toán văn phòng phẩm, công tác ph cƣớc điện thoại đƣợc đơn vị thực hiện chế độ tự chủ khoán theo quy chế chi tiêu nội bộ) nếu đủ điều kiện thì thực hiện thanh toán cho đơn vị.
Khi dự toán nhóm mục chi nghiệp vụ chuyên môn không đủ để chi, đơn vị sử dụng NSNN có thể chi từ dự toán của nhóm mục chi khác (dự toán của nhóm mục chi khác có thể chi cho t t cả các mục) song phải hạch toán đúng mục chi.
Đối với cơ quan hành ch nh và đơn vị sự nghiệp công lập thực hiện chế độ tự chủ, Kho bạc căn cứ tiêu chuẩn, định mức chi tiêu đƣợc quy định tại quy chế chi tiêu nội bộ của đơn vị để kiểm soát. Trƣờng hợp đơn vị thực hiện chế độ tự chủ quyết định chi vƣợt quá mức chi quy định tại Quy chế chi tiêu nội bộ, nhƣng không vƣợt quá mức chi do cơ quan nhà nƣớc có thẩm quyền ban hành, thì KBNN ch p nhận thanh toán khi có văn bản đề nghị của thủ trƣởng đơn vị.
Đối với các đơn vị sử dụng NSĐP, khi thực hiện mua sắm các dụng cụ, trang thiết bị có giá trị từ 5 triệu đồng trở lên phải đƣợc cơ quan tài ch nh đồng c p thẩm định giá.
a. Mục chi thanh toán dịch vụ công cộng (6500)
Đƣợc thanh toán theo thực tế tiêu thụ và Hợp đồng với các đơn vị cung ứng dịch vụ.
Phòng Tổ chức - Hành ch nh phối hợp với các phòng thƣờng xuyên kiểm tra các thiết bị điện, nƣớc trong toàn Kho bạc. Viên chức các phòng, trung tâm không đƣợc sử dụng điện nƣớc của cơ quan vào mục đ ch cá nhân. Khi ra khỏi phòng hoặc không có nhu cầu sử dụng cho công việc chung phải tắt đèn, quạt, máy lạnh và các thiết bị máy móc (trừ các máy móc, thiết bị,... hoạt động mang t nh bắt buộc nhƣ phòng máy, kho băng).
Thanh toán tiền điện, tiền nƣớc: Hàng tháng, căn cứ số KW điện và số khối nƣớc lập ủy nhiệm chi để thanh toán. Đối với Căn tin, sân quần vợt, và các hộ gia
đình khu tập thể phải tự trả tiền điện, nƣớc (nếu có). Phải lắp đồng hồ riêng và thanh toán tiền cho Kho bạc.
Thanh toán tiền nhiên liệu: Khi đơn vị có nhu cầu sử dụng xe ô tô để phục vụ công tác, Văn phòng Kho bạc lập lệnh điều xe, cử lái xe phục vụ công tác. Cuối tháng lái xe lái xe ghi số km đã thực hiện vào Lệnh điều xe và tổng hợp các Lệnh điều xe chuyển sang phòng KH-TC để thanh toán. Xăng chạy xe ô tô phục vụ côngtác, đƣợc thanh toán trên cơ Kho bạc số km trên đồng hồ xe với định mức 15 l t/100 km với xe 4 chỗ ngồi, 18 l t/ 100 km cho loại 12-15 chỗ ngồi. Mỗi chuyến công tác, phải có lệnh điều xe, có d u của nơi đến công tác, ghi số km đầu, số km cuối để xác định số km lăn bánh. Ngoài ra, trong quá trình vận hành xe, lái xe có thể ghi thêm số km để thanh toán xăng mà chƣa có ngƣời giám sát.
b. Mục chi vật tư văn phòng (tiểu mục 6550)
Bút viết các loại, keo dán, ghi kẹp, thƣớc kẻ, kẹp ba dây, các loại văn phòng phẩm khác phục vụ công tác chuyên môn, các phòng đề xu t nhu cầu sử dụng theo thực tế phát sinh.
Riêng công cụ, dụng cụ chuyên môn và vệ sinh của các phòng đƣợc thanh toán thực tế theo tinh thần tiết kiệm.
Khoán gi y A4 phục vụ công tác: + Phòng Tổ chức- cán bộ: 06 ram/quý; + Phòng Thanh tra: 04 ram/quý;
+ Phòng Kế hoạch-Tài chính: 12 ram/quý; + Phòng nghiệp vụ y: 06 ram/quý;
+ Phòng nghiệp vụ dƣợc: 04 ram/quý; + Phòng quản lý hành nghề: 04 ram/quý; + Văn phòng Kho bạc: 06 ram/quý.
Khoán mực máy in vi t nh: Mỗi máy in nạp mực 03 lần/1 cartridge.
Máy photocopy: Chỉ thực hiện photo công văn, tài liệu khi có ý kiến lãnh đạo Kho bạc, hoặc Chánh văn phòng Kho bạc đối với những văn bản lƣu hành nội bộ. Không photo văn bản, tài liệu… cho bên ngoài.
c. Mục chi thông tin tuyên truyền liên lạc (mục 6600)
Đƣợc thanh toán bằng gi y rút dự toán qua kho bạc. Kho bạc đã có định mức chi cụ thể cho từng máy điện thoại trong Quy chế chi tiêu nội bộ. Dựa trên định mức này, căn cứ thông báo và hóa đơn thanh toán tiền điện thoại, phòng KH-TC rà soát và đối chiếu số tiền sử dụng của các máy điện thoại, nếu máy của phòng nào sử dụng quá định mức thì yêu cầu phòng đó nộp số tiền chênh lệch để hoàn trả cho ngân sách. Khoán tiền điện thoại di động theo định mức cho lãnh đạo đơn vị căn cứ theo Quyết định số 6276/QĐ-UBND ngày 27/8/2015 của UBND tỉnhTỉnh Kiên Giang về quy định đối tƣợng đƣợc thanh toán cƣớc ph điện thoại di động để phục vụ công tác. Định mức 250.000 đồng/ngƣời/tháng đối với Giám đốc và Phó giám đốc Kho bạc.
Báo ch : Kho bạc đặt mua số lƣợng báo phục vụ choc ơ quan nhƣ sau: + Báo Nhân dân: Cả Kho bạc dùng chung 01 tờ
+ Báo Tỉnh Kiên Giang: Ban Giám đốc mỗi ngƣời 01 tờ, cả Kho bạc dung chung 02 tờ.
+ Báo Sức khỏe đời sống: Mỗi phòng 01 tờ
+ Báo ngƣời lao động hoặc báo lao động: Ban giám đốc mỗi ngƣời 01 tờ + Bao đ u thầu: Giao cho phòng KH-TC làm công tác phục vụ đ u thầu
d. Mục chi hội nghị (mục 6650)
Thanh toán các khoản chi theo chế độ quy định tại Quy chế chi tiêu nội bộ của Kho bạc. Thực hiện theo Quy định tại Thông tƣ số 97/2010/TT-BTC ngày 6/7/2010 của Bộ Tài ch nh Quy định chế độ công tác ph , chế độ chi tổ chức các cuộc hội nghị đối với cơ quan nhà nƣớc và các đơn vị sự nghiệp công lập; Nghị quyết số 120/2015/NQ-HĐND ngày 10/12/2015 về quy định mức chi công tác ph , chi tổ chức các cuộc hội nghị đối với các cơ quan nhà nƣớc và đơn vị sự nghiệp công lập trên địa bàn tỉnhTỉnh Kiên Giang.
Sơ đồ 2.5. Quy trình kiểm soát thanh toán Hội nghị ph
Các phòng ban Văn phòng Kho bạc
Phòng KH-TC Thủ trƣởng đơn vị
1
2 3
(1). Khi các phòng ban có đề xu t tổ chức hội nghị hoặc đào tạo lại, đề xu t có lãnh đạo duyệt kèm theo công văn quyết định về nội dung tổ chức chuyển lên Văn phòng Kho bạc.
(2). Văn phòng Kho bạc phối hợp với phòng KH-TC lập kế hoạch tổ chức và kinh ph thực hiện trình lãnh đạo phê duyệt.
(3). Căn cứ kế hoạch đã đƣợc phê duyệt, Văn phòng Kho bạc triển khai thực hiện và phòng KH-TC giám sát việc tổ chức.
(4). Sau khi hoàn thành công tác tổ chức, Văn phòng Kho bạc tổng hợp chứng từ gốc nộp về phòng KH-TC để kiểm soát chứng từ đảm bảo hợp lý, hợp lệ và đúng với kế hoạch đã đề ra. Phòng KH-TC lập chứng từ kế toán trình lãnh đạo duyệt thanh toán.
e. Mục chi công tác phí (mục 6700)
Sơ đồ 2.6. Quy trình kiểm soát chi Công tác ph
(1). Khi có công văn triệu tập hoặc gi y mời họp, lãnh đạo đơn vị phân công cán bộ tham dự và chuyển Công văn cho cán bộ đƣợc cử tham dự.
(2). Cán bộ, viên chức đến Văn phòng Kho bạc l y Gi y đi đƣờng và ghi vào Sổ ghi chép ngày nghĩ trình lãnh đạo ký duyệt. Sau khi đi công tác về Chánh Văn phòng ký xác nhận, sau đó nộp gi y mời, vé máy bay, vé tàu xe, gi y đi đƣờng, hoá đơn xăng (nếu đi công tác bằng ô tô), và các chứng từ có liên quan khác về phòng KH-TC. Gi y đi đƣờng đƣợc lập theo m u C06-HD quyết định 19/2006/QĐ-BTC ngày 30/3/2006 trƣớc có lãnh đạo ký trƣớc khi đi công tác.
(3). Kế toán căn cứ các chứng từ trên và định mức trong Quy chế chi tiêu nội bộ, kiểm tra t nh hợp lệ của chứng từ, t nh các khoản thanh toán, trình lãnh đạo duyệt và thanh toán cho cán bộ.
Phòng KH-TC Thủ trƣởng đơn vị 1 Văn phòng Kho bạc 3 Cán bộ công chức 2
Mọi thanh toán dựa trên quy định trên quy chế chi tiêu nội bộ đƣợc cụ thể: * Thanh toán đi công tác trong nƣớc theo hình thức khoán:
- Tiền công tác ph (bao gồm tiền phòng nghỉ):
+ Đi công tác ở các quận thuộc tỉnh Hà Nội, Hồ Ch Minh, Hải Phòng, Cần Thơ và tỉnh là đô thị loại I thuộc tỉnh. Mức khoán 350.000 đồng/ngày/ngƣời;
+ Đi công tác tại huyện thuộc tỉnh trực thuộc trung ƣơng, tại thị xã, tỉnh thuộc tỉnh: Mức khoán 250.000 đồng/ngày/ngƣời;
+ Đi công tác tại các vùng còn lại:Mức khoán 200.000 đồng/ngày.ngƣời; * Thanh toán đi công tác trong nƣớc không theo hình thức khoán nêu trên: - Phƣơng tiện đi lại: Thanh toán đi lại bằng phƣơng tiện máy bay cho ban Giám đốc Kho bạc. Các đối tƣợng còn lại thanh toán bằng phƣơng tiện tàu hỏa hoặc tƣơng đƣơng.
+ Trƣờng hợp có nhiệm vụ khẩn c p cần thiết đi máy bay thì phải đƣợc Giám đốc Kho bạc phê duyệt.
+ Nếu cán bộ đi công tác mua đƣợc vé máy bay giá rẻ thì đƣợc thanh toán nhƣng không vƣợt giá vé tàu theo quy định nêu trên.
+ Đƣợc thanh toán tiền thuê phƣơng tiện đi lại từ sân bay, ga tàu, bến xe đến nơi công tác và ngƣợc lại theo giá ph thực tế
- Tiền phụ c p lƣu trú:
+ Ngƣời đi công tác đƣợc thanh toán phụ c p hỗ trợ tiền ăn, tiêu vặt (bao gồm thời gian đi trên đƣờng, thời gian lƣu trú tại nơi đến công tác): 150.000 đồng/ngày/ngƣời.
+ Đi công tác trong ngày (đi và về trong ngày): 70.000 đồng/ngày/ngƣời. + Đi công tác tại các hải đảo, biên giới 200.000 đồng/ngày/ngƣời.
- Thanh toán tiền thuê phòng nghỉ tại nơi đến công tác: Đƣợc thanh toán tiền trọ có hóa đơn hợp pháp nhƣ sau:
+ Mức thanh toán tại các quận thuộc tỉnh Hồ Ch Minh, Hà Nội, Cần Thơ và tỉnh là đô thị loại I thuộc tỉnh là 700.000/ngày/phòng cho 02 ngƣời.
+ Các chi ph khác thanh toán theo phê duyệt của lãnh đạo Kho bạc.
Tiền khoán công tác ph hàng tháng thực hiện trên cơ Kho bạc nhiệm vụ và yêu cầu công việc phải đi công tác lƣu động thƣờng xuyên nhƣng không đủ điều kiện thanh toán theo ngày.
+ Khoán công tác ph hàng tháng đối với cán bộ, công chức phải thƣờng xuyên đi công tác lƣu động trên 10 ngày/tháng: Các trƣởng phòng có trách nhiệm đề xu t cán bộ, công chức thƣờng xuyên đi công tác lƣu động trên 10 ngày/tháng trình lãnh đạo Kho bạc phê duyệt và đƣợc thực hiện nhƣng không quá mức chi tối đa: 300.000 đồng/tháng/ngƣời;
+ Riêng chế độ đi công tác nƣớc ngoài: Thực hiện theo quy định hiện hành Quy trình và nội dung chi công tác của Kho bạc hiện nay là r t tốt, tuy nhiên do bận nhiều công việc tại đơn vị, hơn nữa thời gian tổ chức Hội nghị, Hội thảo của các đơn vị thƣờng là một đến hai ngày và đƣợc tổ chức tại TP Hồ Ch Minh hoặc Hà Nội, vì vậy nếu đƣợc cử đi tham dự thì thời gian đi trên đƣờng là bốn ngày nếu đi bằng tàu hỏa hoặc ô tô nên nhân viên t có cơ hội đƣợc lãnh đạo đơn vị cử tham gia các cuộc Hội thảo, Hội nghị cập nhật các thông tin mới trong công tác chuyên môn.
f. Mục chi chi phí thuê mướn (mục 6750)
Chi ph này chủ yếu để thanh toán tiền thuê 02 bảo vệ trụ Kho bạc tỉnh Kiên Giang tại G15-1 đƣờng 3 tháng 2, phƣờng An Hòa, thành phố Rạch Giá, tỉnh Kiên Giang để bảo vệ bảo vệ trụ sở Kho Bạc.
g. Mục chi sửa chữa thường xuyên TSCĐ phục vụ công tác chuyên môn (Mục 6900)
Sơ đồ 2.7. Quy trình kiểm soát sửa chữa TSCĐ
Các phòng ban Văn phòng Kho bạc
Phòng KH-TC Thủ trƣởng đơn vị
1
2 3
(1). Đối với các TSCĐ bị hƣ hỏng, các phòng ban là đơn vị quản lý và sử dụng tài sản làm gi y đề xu t đề nghị sửa chữa, thay thế gởi vềVăn phòng Kho bạc
(2). Văn phòng Kho bạc liên hệ đơn vị sửa chữa để kiểm tra xác định mức độ hƣ hỏng của tài sản, l y báo giá và trình lãnh đạo phê duyệt. Sau khi thực hiện, gởi chứng từ gốc về phòng KH-TC đề nghị thanh toán.
(3). Phòng KH-TC lập chứng từ trình lãnh đạo phê duyệt thanh toán.
Việc sửa chữa xe ô tô thƣờng do lái xe đƣa đến đơn vị sửa chữa rồi mới báo về Văn phòng Kho bạc, sau đó mới làm thủ tục báo cáo cho lãnh đạo đơn vị và phòng KH-TC, đặt lãnh đạo và phòng KH-TC vào chuyện đã rồi và không kiểm soát đƣợc; thiết bị tin học cũng vậy, khi có báo cáo sự cố hỏng hóc về máy, phòng TC-HC cử cán bộ đến xem xét và liên hệ với đơn vị sửa chữa và tập hợp chứng từ về thanh toán tại phòng KH-TC.
h. Mục chi chi phí nghiệp vụ chuyên môn từng ngành (mục 7000)
Đây là mục chi chiếm tỷ trọng lớn nh t trong tổng chi thƣờng xuyên của Kho bạc, có nhiều khả năng xảy ra gian lận làm th t thoát tài sản. Trong mục chi này có những khoản chi chủ yếu:
+ Tiểu mục 7001: Chi mua hàng hóa vật tƣ dùng cho công tác chuyên môn Là cơ quan quản lý nhà nƣớc trong lĩnh vực Kho bạc hầu hết hƣớng dẫn đơn vị sự nghiệp y tế quy trình mua vật tƣ tiêu hao và thuốc thiết yếu còn tại Kho bạc hoạt động này không có diễn ra nhiều, chủ yếu là các dụng cụ phục vụ phòng thanh tra, quản lý hành nghề, nghiệp vụ Kho Bạc có nhu cầu. Mọi nhu cầu mua sắm đều thông qua quy trình, thủ tục.
Quy trình, thủ tục mua vật tƣ, hàng hóa:
Sơ đồ 2.8. Quy trình mua hàng hóa
Phòng KH-TC 3 Đơn vị cung c p 2 Các phòng ban Văn phòng Kho bạc Thủ trƣởng đơn vị 1 4
(1). Các phòng chuyên môn lập dự trù, cán bộ Văn phòng tổng hợp trình lãnh đạo phê duyệt và mua hàng.
(2). Vật tƣ, hàng hóa do đơn vị cung c p chuyển đến đƣợc cán bộ Văn phòng Kho bạc quản lý.
(3). Hàng nhập kho, cán bộ Văn phòng nhập kho chuyển kế toán ký và trình lãnh đạo ký cho hàng nhập kho. Sau đó, cán bộ Văn phòng chuyển hóa đơn tài ch nh về phòng KH-TC đề nghị thanh toán.
(4). Phòng KH-TC lập chứng từ trình thủ trƣởng đơn vị phê duyệt thanh toán cho đơn vị cung c p.
+ Chi mua, in n, phô tô tài liệu, n chỉ dùng cho công tác chuyên môn (tiểu mục 7003); Đồng phục, trang phục cho cán bộ Kho bạc (tiểu mục 7004) sách, tài liệu dùng cho công tác chuyên môn (tiểu mục 7006)
Chi mua, in n, phô tô tài liệu, n chỉ dùng cho công tác chuyên: Căn cứ nhu cầu thực tế của mỗi phòng ban và chỉ tiêu kế hoạch giao, phòng KH-TC lập kế hoạch trình lãnh đạo phê duyệt và chuyển cho Văn phòng Kho bạc khảo sát giá và lập thủ tục theo quy định tại Quy chế chi tiêu nội bộ và các quy định hiện hành của Nhà nƣớc.; đồng phục, trang phục cho cán bộ Kho bạc 02 bộ/năm định mức 500.000 đồng/bộ ngoại trừ các cán bộ công chức đi học tập, đào tạo liên tục 6 tháng trở lên và nghỉ chế độ thai sản theo quy định
+ Chi ph thực hiện đề tài nghiên cứu khoa học (tiểu mục 7017)
Nhằm khuyến kh ch cán bộ nhân viên nghiên cứu khoa học và có những sáng kiến cải tiến kỹ thuật, lãnh đạo Kho bạc có quyết định hỗ trợ cho các đề tài nghiên cứu khoa học và sáng kiến theo xếp loại của Hội đồng khoa học tại Kho bạc