Một số Hàm ý và Kiến nghị

7. Kết cấu của luận văn

5.2. Một số Hàm ý và Kiến nghị

Dựa trên kết quả nghiên cứu thực nghiệm tại các doanh nghiệp sản xuất gốm sứ tỉnh Bình Dƣơng, luận văn đƣa ra một số hàm ý và kiến nghị để góp phần giúp cho các doanh nghiệp sản xuất gốm sứ nâng cao tính hữu hiệu của hệ thống KSNB.

5.2.1. Đối với nhân tố môi trƣờng kiểm soát

Có thể nói nhân tố môi trƣờng kiểm soát là nền tảng cho các bộ phận khác trong một hệ thống KSNB, để có môi trƣờng kiểm soát tốt, phù hợp với đặc điểm hoạt động của các doanh nghiệp sản xuất gốm sứ tỉnh Bình Dƣơng thì các nhà quản lý tại doanh nghiệp cần phải:

- Đáp ứng các yêu cầu khách hàng về tiêu chuẩn audit đảm bảo điều kiện về môi trƣờng, nhà máy có thể lắp đặt hệ thống sấy, xử lý khói từ hệ thống lò gas. Hệ thống này giúp nhà máy có thể tận dụng đƣợc nhiệt độ nóng từ lò gas để xông sấy mộc tiết kiệm thời gian sấy sản phẩm so với môi trƣờng khô tự nhiên và giảm đƣợc nguồn nhân lực và thời gian di dời sản phẩm ở khâu xông sấy. Đồng thời, hệ thống

này cũng giúp nhà máy tận dụng nguồn nhiên liệu có sẵn và xử lý lọc đƣợc lƣợng khói thải trƣớc khi thải ra môi trƣờng đáp ứng đƣợc yêu cầu nghiêm ngặt của bộ tài nguyên và môi trƣờng về vấn đề khí thải.

- Định kỳ hàng năm, các doanh nghiệp gốm sứ nên tổ chức đánh giá kết quả thực hiện công việc của từng nhân viên qua hệ thống phần mềm KPI để đánh giá và theo dõi hiệu quả công việc của từng nhân viên nhằm giúp nhân viên kiểm soát công việc và thúc đẩy khả năng làm việc nhƣ kế hoạch. Qua đó xem xét đề xuất thƣởng, luân chuyển công việc, bổ nhiệm các công nhân viên có năng lực lên vị trí cao hơn cũng nhƣ buộc thôi việc hay luân chuyển đối với các công nhân viên không có năng lực phù hợp.

- Do đặc thù các doanh nghiệp sản xuất gốm sứ thƣờng là vừa và nhỏ, quy mô vốn còn hạn hẹp, số lƣợng nhân viên ít nên một nhân viên có thể làm nhiều phần hành khác nhau điều này có thể tiết kiệm chi phí. Tuy nhiên các doanh nghiệp nên phân chia trách nhiệm công việc cụ thể cho từng nhân viên. Việc làm này sẽ có lợi cho doanh nghiệp nhƣ các nhân viên có thể kiểm soát lẫn nhau, dễ dàng phát hiện sai sót đồng thời giảm tình trạng nhân viên lạm quyền và nhƣ vậy mục tiêu KSNB của doanh nghiệp gốm sứ cũng đƣợc thực hiện tốt hơn. Cơ cấu tổ chức của các doanh nghiệp cần đƣợc hoàn thiện theo hƣớng bố trí đầy đủ các phòng ban chức năng, tổ chức các bộ phận riêng biệt thực hiện các chức năng cơ bản.

- Xây dựng các gía trị chuẩn mực đạo đức ban hành dƣới hình thức văn bản để hạn chế những sai phạm của nhân viên, để quy tắc ứng xử hoàn thiện hơn, các chuẩn mực đạo đức. Các giá trị chuẩn mực đạo đức đƣợc xây dựng từ các dự thảo và có sự đóng góp ý kiến của toàn thể công nhân viên, sau đó tập hợp lại những ý kiến sắc đáng để đƣa vào quy tắc ứng xử cho phù hợp với thực tế công việc.

- Doanh nghiệp cần xây dựng bảng mô tả phân công trách nhiệm cho từng vị trí và phổ biến cho ứng viên khi mới tuyển dụng giúp cho ứng viên nắm bắt đƣợc công việc của mình. Trong bảng mô tả cần quy định rõ nghĩa vụ, quyền hạn, yêu cầu đối

với từng vị trí công việc. Đây sẽ là căn cứ đánh giá hiệu quả làm việc của toàn thể công nhân viên.

- Xây dựng một cơ cấu tổ chức phù hợp nghĩa là không có sự chồng chéo giữa các chức năng và quyền hạn để hoạt động kiểm soát đƣợc hữu hiệu. Định kỳ cần tiến hành đánh giá lại cơ cấu tổ chức nhằm xem xét có chổ nào chƣa phù hợp với từng giai đoạn phát triển của doanh nghiệp, từ đó điều chỉnh lại cơ cấu tổ chức.

- Có thể nói sản phẩm gốm sứ là sản phẩm đặc biệt bởi nó đƣợc kết hợp từ kỷ thuật và bàn tay của ngƣời thợ. Do vậy việc đào tạo đội ngũ nhân viên có có tay nghề cao, có năng lực và đạo đức cần đƣợc quan tâm và thực hiện. Một đội ngũ nhân viên có năng lực và đạo đức sẽ giúp doanh nghiệp vận hành hệ thống KSNB hữu hiệu.

- Xây dựng chính sách tiền lƣơng, tiền thƣởng và phúc lợi hợp lý, có chính sách đề bạt rõ ràng, cụ thể. Có nhƣ vậy ngƣời lao động mới gắn bó lâu dài với doanh nghiệp và đóng góp xây dựng phát triển doanh nghiệp.

- Hội đồng quản trị và ban kiểm soát:

Hội đồng quản trị của doanh nghiệp gốm sứ phải độc lập với nhà quản lý để kiểm soát nội bộ hữu hiệu, thành viên của hội đồng là ngƣời vừa có năng lực vừa độc lập thì sẽ giám sát các hoạt động quản lýchặc chẽ hơn, đƣa ra quan điểm phản biện và sẵn sàng đấu tranh với những hành vi sai trái nghiêm trọng của ngƣời quản lý từ đó hoạt động kiểm soát trong doanh nghiệp cũng trở nên hƣu hiệu hơn.

5.2.2. Đối với nhân tố đánh giá rủi ro

Hoạt động sản xuất gốm sứ là một hoạt động vốn mang nhiều rủi ro tiềm ẩn. Để hạn chế, phòng ngừa các rủi ro, các doanh nghiệp sản xuất gốm sứ tỉnh Bình Dƣơng cần:

- Nhận dạng và phân tích rủi ro một cách tổng thể và có hệ thống nghĩa là các doanh nghiệp sản xuất gốm sứ cần xem xét, nhận dạng toán bộ các sự kiện có khả năng xảy ra rủi ro, có thể sử dụng nhiều phƣơng pháp khác nhau để nhận dạng và phân tích rủi ro. Rủi ro là điều tất yếu của hoạt động sản xuất kinh doanh và đặc biệt

với ngành sản xuất gốm sứ. Vì vậy, đánh giá rủi ro là nhân tố rất quan trọng để đƣa ra biện pháp để đối phó rủi ro.

- Rủi ro ở khâu đầu vào chính là nguồn nguyên liệu sản xuất gốm sứ ngày càng trở nên khan hiếm. Nguồn nguyên liệu cho sản xuất gốm ở Bình Dƣơng chủ yếu tập trung các mỏ cung cấp nguyên liệu ở Chơn Thành, Đất Cuốc, Cổng Xanh... cũng đang giảm nhanh do việc quy hoạch xây dựng nhà ở, các khu công nghiệp và công trình ngay tại các khu có vùng nguyên liệu. Ngoài ra vấn đề ô nhiễm môi trƣờng khiến chất lƣợng đất sét bị biến đổi làm giảm chất lƣợng sản phẩm sản xuất ra.

- Rủi ro trong khâu sản xuất còn liên quan đến trình độ tay nghề và tiêu chuẩn kỷ thuật. Do đó các doanh nghiệp gốm sứ cần dần thay thế và áp dụng máy móc hiện đại nhƣ máy xoay calip, máy in dập mộc sản phẩm vào hệ thống sản xuất thay vì sản xuất thủ công bằng tay truyền thống nhƣ trƣớc đây nhằm hạn chế rủi ro sản xuất sản phẩm, tăng năng suất hàng hóa và giảm tỷ lệ hàng loại sản phẩm sau sản xuất, điều này giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí sản xuất đạt đƣợc giá cạnh tranh hơn.

- Ngoài ra, một số doanh nghiệp đang sử dụng hệ thống lò củi thì nên thay thế bằng hệ thống nung lò gas, điều này giúp nhà máy dễ dàng kiểm soát đƣợc chất lƣợng sản phẩm, màu sắc cũng nhƣ hạn chế rủi ro do hàng hƣ trong quá trình sản xuất sau khi ra lò và đạt năng suất cao hơn.

- Đối với ban quản trị thƣờng xuyên cập nhật, nâng cao kiến thức trong sản xuất kinh doanh, phối hợp đồng bộ giữa các bộ phận, xây dựng tiêu chuẩn định lƣợng để đánh giá việc hoàn thành mục tiêu chứ không đánh giá mang tính chất cảm tính. Sau khi đã xác định và phân tích đƣợc rủi ro, doanh nghiệp cần xem xét các khả năng gian lận thông qua việc đánh giá các động cơ và áp lực, cơ hội, thái độ có thể ảnh hƣởng đến hành vi gian lận. Từ đó xác định và đánh giá những thay đổi, những xu hƣớng có thể ảnh hƣởng đến doanh nghiệp.

5.2.3. Đối với nhân tố hoạt động giám sát

Với đặc thù sản xuất kinh doanh có nhiều rủi ro do mang nặng tính thủ công, đòi hỏi tính mỹ thuật cao, qua nhiều công đoạn xử lý, phụ thuộc vào trình độ tay

100

nghề của ngƣời lao động nên hoạt động kiểm soát sẽ giúp doanh nghiệp đối phó với những rủi ro đe dọa đến việc đạt và thực hiện các mục tiêu đã đề ra. Kết quả khảo sát ở chƣơng 4 cho ta thấy rõ để cho hoạt động kiểm soát hữu hiệu doanh nghiệp sản xuất gốm sứ tỉnh Bình Dƣơng cần phải thực hiện một số công việc sau:

- Phân chia trách nhiệm ở một số chức năng quan trọng: Doanh nghiệp cần phân chia trách nhiệm rõ ràng giữa chức năng thực hiện nghiệp vụ với ghi chép sổ sách, ghi chép sổ sách với bảo quản tài sản, bảo quản tài sản và phê chuẩn nghiệp vụ. Việc phân chia này giúp nhân viên có thể kiểm soát lẫn nhau giúp doanh nghiệp ngăn ngừa sai phạm nếu có.

- Kiểm soát chứng từ và sổ sách: Các nghiệp vụ phát sinh cần có chứng từ và đƣợc ghi chép đầy đủ, cần đánh số thứ tự chứng từ và liên tục trƣớc khi đƣa vào sử dụng, chứng từ cần đƣợc xét duyệt đầy đủ của các bộ phận chức năng.

- Sử dụng bảng đánh giá hệ thống KSNB trong từng chu trình cụ thể để đánh giá rủi ro cho từng chu trình hay bổ sung, điều chỉnh những thủ tục kiểm soát cho phù hợp.

- Với hệ thống máy tính cần đƣợc khai báo User và Password trƣớc khi đăng nhập vào hệ thống máy tính. Doanh nghiệp cần phân quyền cụ thể cho từng đối tƣợng sử dụng, mỗi đối tƣợng chỉ đƣợc truy cập vào phần hệ thống, dữ liệu liên quan đến chức năng và nhiệm vụ mà họ đƣợc cấp quyền sử dụng. Thƣờng xuyên sao lƣu dữ liệu định kỳ. Hệ thống máy tính cần đƣợc bảo vệ bằng hệ thống ngăn chặn virus tự động.

- Ngoài ra các doanh nghiệp phải phổ biến các quy định phân công cụ thể cá nhân chịu trách nhiệm quản lý tài sản, thƣờng xuyên kiểm kê tài sản thực tế nhằm tránh thất thoat tài sản.

- Các bộ phận kiểm tra độc lập tại doanh nghiệp nhƣ ban kiểm soát, kiểm toán nội bộ cần thƣờng xuyên rà soát, xét lại việc thực hiện nghiệp vụ của các bộ phận trong doanh nghiệp nhằm tăng tính hữu hiệu và hiệu quả của hệ thống KSNB.

101

Các doanh nghiệp sản xuất gốm sứ Bình Dƣơng nên hoàn thiện giám sát nhằm xem xét hệ thống KSNB đã hoạt động đúng nhƣ thiết kế, đánh giá và đƣa ra những biện pháp khắc phục, chấn chỉnh kịp thời để hoạt động giám sát đạt đƣợc hiệu quả cao, các doanh nghiệp cần phải:

Thứ nhất, hàng ngày doanh nghiệp gốm sứ cần phải thƣờng xuyên kiểm tra giám sát trong phạm vi toàn doanh nghiệp. Một mặt giám sát việc thực hiện hiện của nhân viên, mặt khác nhà quản lý cũng phát hiện đƣợc những chi tiết chƣa hợp lý của chu trình, từng giai đoạn sản xuất hoặc nhà quản lý cấp cao có trực tiếp kiểm tra, kiểm kê thực tế với số liệu sổ sách để có thể đánh giá và kiểm soát đƣợc vấn đề của doanh nghiệp mình. Bên cạnh đó, các doanh nghiệp cần có chính sách khuyến khích các nhân viên giám sát chéo lẫn nhau trong công việc.

Thứ hai, định kỳ các cấp quản lý nên có các cuộc họp để cùng nhau để phân tích, đánh giá lại hệ thống KSNB có vận hành đúng nhƣ thiết kế không. Nhằm so sánh các tiêu chuẩn đã đƣợc thiết lập từ ban đầu với điều kiện hiện tại. Nhà quản lý cần thực hiện mọi hoạt động của doanh nghiệp cả về chiều sâu lẫn chiều rộng chứ không đơn thuần là kết quả đƣợc ở bề nổi. Để tăng cƣờng cho hoạt động giám sát định kỳ, các doanh nghiệp nên mời kiểm toán viên độc lập với chi phí dịch vụ hợp lý để thực hiện kiểm toán hoặc về lâu dài nên tổ chức các bộ phận kiểm soát nội bộ. Thông qua trao đổi với kiểm toán viên nội bộ, kiểm toán độc lập để phát hiện các trƣờng hợp sai sót, nghi ngờ gian lận, vi phạm nội quy, quy định của doanh nghiệp cũng nhƣ quy định của pháp luật hiện hành sẽ đƣợc phát hiện kịp thời xử lý.

Thứ ba, doanh nghiệp tạo điều kiện của các nhân viên đƣợc phép trực tiếp báo cáo những kết quả đạt đƣợc cũng nhƣ những sai phạm của KSNB lên nhà quản lý và hội đồng quản trị để có biện pháp khắc phục, điều chỉnh kịp thời. Để làm đƣợc điều này thì cần quy định rõ ràng trong quy định, trong quy chế nội bộ nên có cách hình thức xử phạt nghiêm khắc đối với cá nhân đi trái với quy định hoặc cố tình cảm. trở việc truyền đạt thông tin lên nhà quản lý.

102

5.2.5. Đối với nhân tố thông tin truyền thông

Để hoạt động thông tin và truyền thông trong doanh nghiệp đạt hiệu quả, doanh nghiệp sản xuất gốm sứ tỉnh Bình Dƣơng cần:

- Đa dạng hóa các kênh thông tin: Kênh thông tin là phƣơng tiện để nhà quản lý truyền đạt mong muốn của mình xuống cấp dƣới để mọi nhân viên có thể thực hiện nhiệm vụ và thu nhận các ý kiến phản hồi. Doanh nghiệp tăng cƣờng thu thập thông tin bằng nhiều hình thức để nắm bắt những nhu cầu, phong tục, tập quán của từng địa phƣơng cũng nhƣ các chính sách quy định về tiêu chuẩn nhập khẩu để thiết kế sản xuất sản phẩm thích hợp nhằm xúc tiến mở rộng thị trƣờng xuất khẩu.

- Bảo mật và đảm bảo an toàn thông tin: doanh nghiệp cần phải bảo mật thông tin nội bộ liên quan đến định hƣớng kinh doanh, tài liệu nội bộ…để tránh tình trạng nhân viên lạm quyền tiếp cận tài liệu phục vụ cho lợi ích cá nhân hay tổ chức khác. Có thể ban hành cụ thể bằng văn bản việc xử phạt đối với việc thông tin nội bộ bị tiết lộ.

- Các nhà quản lý trong doanh nghiệp gốm sứ nên phổ biến cho nhân viên hiểu rõ tầm quan trọng của việc cung cấp thông tin để hỗ trợ lẫn nhau giữa các bộ phận trong doanh nghiệp.

- Thông tin và truyền thông phải đƣợc cập nhật kịp thời, hữu ích để cho nhà quản lý điều hành hiệu quả, đảm bảo thực hiện các mục tiêu đề ra.

- Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý và hoạt động kinh doanh nhƣ: giới thiệu và bán hàng qua mạng, khách hàng có thể tƣ vấn và mua hàng online giúp bán hàng nhanh chóng và thuận tiện.

103

Tổng quan về kiểm soát nội bộ

Tính hữu hiệu của hệ thống KSNB