7. Kết cấu của luận văn
4.2. Khảo sát thực trạng hệ thống KSNB ngành sản xuất gốm sứ tại Bình
4.2.1. Thiết kế nghiên cứu
Trong chƣơng này luận văn chủ yếu dùng phƣơng pháp nghiên cứu định tính, cụ thể dùng phƣơng pháp quan sát thực tiễn và khảo sát nhằm hai mục đích:
56
- Một là, dựa vào nội dung 17 nguyên tắc của COSO 2013, tác giả đƣa ra Bảng hỏi (Phụ lục 1), bảng câu hỏi sơ bộ ban đầu đƣợc hình thành thông qua nghiên cứu tài liệu và tiến hành bổ sung, sửa chữa sau phỏng vấn nhóm. Sau đó, trƣớc khi hoàn thành, nó đƣợc tiếp tục chỉnh sửa và bổ sung thông qua thực hiện kiểm tra trƣớc và kiểm tra sau. Cuối cùng, bảng câu hỏi dùng để khảo sát sơ bộ đã đƣợc hoàn thành nhằm phục vụ cho nghiên cứu định lƣợng trong chƣơng 3 và 4.
- Hai là, khảo sát thực tế để biết thực trạng hệ thống KSNB hiện tại của 92 DN tiêu biểu (phụ lục 5);
Kết quả nghiên cứu định tính nhƣ sau:
4.2.1.1. Môi trƣờng kiểm soát
Môi trƣờng kiểm soát có một ảnh hƣởng quan trọng đến quá trình thực hiện và kết quả của các thủ tục kiểm soát. Năm nguyên tắc liên quan đến môi trƣờng kiểm soát đƣợc giới thiệu trong khuôn mẫu COSO 2013, tác giả tiến hành quan sát và khảo sát 92 DN tiêu biểu (phụ lục 2), kết quả nhƣ sau:
Bảng 4.1: Thống kê kết quả khảo sát về môi trƣờng kiểm soát Thực tiễn các hoạt động Có(*) Không
Chƣa áp dụng
01 CE1
Nhà quản lý và hội đồng quản trị các DN gốm sứ có thông qua các chỉ thị, hành động của họ cho thấy tầm quan trọng của tính chính trực và giá trị đạo đức. 86/92 93% 0/92 0% 6/92 7% 02 CE2 Nhà quản lý các DN gốm sứ đã thiết lập các quy tắc đạo đức và phổ biến những quy tắc này đến mọi thành viên trong doanh nghiệp. 92/92 100% 0/92 0% 0/92 0%
57
03 CE3
Hội đồng quản trị các DN gốm sứ có xây dựng các thành viên có chuyên môn phù hợp để giám sát hoạt động của các nhà quản lý cấp cao. 75/92 82% 0/92 0% 17/92 18% 04 CE4 Nhà quản lý các DN gốm sứ thiết lập hợp lý cơ cấu tổ chức (phân công trách nhiệm giữa các bộ phận, cá nhân, mối quan hệ giữa các nhà cung cấp. 64/92 70% 0/92 0% 28/92 30% 05 CE5 Nhà quản lý các DN gốm sứ đã thiết lập các loại báo cáo phù hợp thuộc môi trƣờng kiểm soát. 72/92 78% 0/92 0% 20/92 22% 06 CE6 Các DN gốm sứ xây dựng và công bố các chính sách để thu hút, phát triển đào tạo nguồn nhân lực. 67/92 73% 6/92 6,5% 16/92 20,5% 07 CE7
Nhân viên chịu trách nhiệm về công việc đã đƣợc phân công theo quy định của các DN gốm sứ. 92/92 100% 0/92 0% 0/92 0%
Nguồn: Tác giả khảo sát và tổng hợp
- Theo kết quả khảo sát cho thấy các DN có quan tâm đến việc xây dựng các vấn đề liên quan đến chuẩn mực đạo đức, trên 93% doanh nghiệp có xây dựng chuẩn mực này. Tuy nhiên, các DN gốm sứ chỉ dừng lại ở việc kiểm tra xem nhân viên của mình có gian lận hoặc làm sai các công việc mà ban lãnh đạo yêu cầu hay không mà cũng chƣa hiểu đƣợc vai trò của tính chính trực và giá trị đạo đức sẽ tác động rất nhiều đến ý thức và hành vi của các thành viên trong DN.
- Có đến 82% hội đồng quản trị các DN gốm sứ có xây dựng các thành viên có chuyên môn phù hợp để giám sát hoạt động của các nhà quản lý cấp cao, 28% còn lại do các DN đánh giá các thành viên trong ban kiểm soát chƣa khách quan khi đƣa ra
58
cac quyết định quan trọng, còn làm theo cảm tính, cho thấy việc kiểm soát của các doanh nghiệp chƣa thực sự hiệu quả.
- Hầu hết các DN trong mẫu khảo sát đều có lập sơ đồ cơ cấu tổ chức với tỷ lệ chiếm khoảng 70%, 30% còn lại là một số doanh nghiệp chƣa lập sơ đồ cơ cấu tổ chức chủ yếu là những doanh nghiệp có quy mô nhỏ, số lƣợng nhân viên ít và có xu hƣớng quản lý theo kiểu gia đình.
- Về chính sách để thu hút, phát triển đào tạo nguồn nhân lực có 73% các DN chú trọng việc thu hút và đào tạo nhân lực, 20,5 % các DN gốm sứ chƣa áp dụng chính sách này và 6.5% các doanh nghiệp không áp dụng. Thực tế một số nhân viên, ngƣời lao động trong nghành gốm sứ phải tự bỏ chi phí để nâng cao trình độ, tay nghề, dẫn đến việc nguồn nhân lực không gắn bó lâu dài với DN.
4.2.1.2. Đánh giá rủi ro
Qua việc tiến hành quan sát và khảo sát 92 DN tiêu biểu (phụ lục 2), kết quả nhƣ sau:
Bảng 4.2: Thống kê kết quả khảo sát về đánh giá rủi ro Thực tiễn các hoạt động Có(*) Không
Chƣa áp dụng
08 RA1 Các DN gốm sứ xác định mục tiêu rõ ràng, đầy đủ để để nhận diện rủi ro.
72/92 78% 0/92 0% 20/92 22% 09 RA2 Nhà quản lý các DN gốm sứ có phân tích và xác định rủi ro bên trong và bên ngoài tác động đến việc đạt các mục tiêu của doanh nghiệp từ đó đƣa ra các biện pháp đối phó rủi ro thích hợp. 69/92 75% 0/92 0% 23/92 25%
59
10 RA3
Nhà quản lý các DN gốm sứ thiết lập cơ chế đo lƣờng rủi ro phù hợp các cấp quản lý có liên quan. 68/92 74% 0/92 0% 24/92 26% 11 RA4
Các DN gốm sứ xem xét khả năng xảy ra gian lận và sai sót trong đánh giá rủi ro để đạt đƣợc mục tiêu. 70/92 76% 0/92 0% 22/92 24% 12 RA5 Các DN gốm sứ có xây dựng chế độ tài trợ và ứng phó rủi ro có thể ảnh hƣởng đến việc đạt các mục tiêu của DN.
72/92 78% 0/92 0% 20/92 22%
Nguồn: Tác giả khảo sát và tổng hợp
- Qua khảo sát cho thấy các biến trong nhân tố đánh giá rủi ro chiếm tỷ lệ từ 74% đến 78% các DN gốm sứ đã xác định mục tiêu chung của toàn DN giúp xác định phƣơng hƣớng mà DN sẽ theo đuổi trong dài hạn, xác định mục tiêu rõ ràng, đầy đủ để để nhận diện rủi ro, phân tích và đo lƣờng các rủi ro bên trong và bên ngoài tác động đến việc đạt các mục tiêu của doanh nghiệp từ đó đƣa ra các biện pháp đối phó rủi ro thích hợp.
Phần còn lại chiếm tỷ lệ từ 22% đến 26% các DN chƣa đánh giá cao quy trình đánh giá rủi ro, chƣa thành lập bộ phận chuyên trách về đánh giá rủi ro mà chủ yếu dựa trên kinh nghiệm tích lũy đƣợc của chủ sở hữu DN, việc đánh giá rủi ro nhƣng vẫn chƣa thực sự chủ động vào việc nhận diện rủi ro, thƣờng tập trung vào việc phát hiện và giảm thiểu rủi ro.
4.2.1.3. Hoạt động kiểm soát
Qua việc tiến hành quan sát và khảo sát 92 DN tiêu biểu (phụ lục 2), kết quả nhƣ sau:
60
Bảng 4.3: Thống kê kết quả khảo sát về hoạt động kiểm soát Thực tiễn các hoạt động Có(*) Không
Chƣa áp dụng
13 CA1
Nhà quản lý các DN gốm sứ xác định các quy trình kinh doanh phù hợp với yêu cầu hoạt động kiểm soát.
81/92 88% 0/92 0% 11/92 12% 14 CA2
Các hoạt động kiểm soát đƣợc thiết lập phù hợp ở các cấp trong đơn vị (phòng ban, phân xƣởng…) cũng nhƣ từng hoạt động, giai đoạn sản xuất.
77/92 84% 0/92 0% 15/92 16% 15 CA3
Nhà quản lý các DN gốm sứ kiểm soát việc mua sấm, thực hiện và bảo trì cơ sở hạ tầng công nghệ thích hợp để đạt đƣợc mục tiêu của đơn vị.
76/92 83% 0/92 0% 16/92 17% 16 CA4
Doanh nghiệp các DN gốm sứ thiết lập hệ thống quản lý bảo mật thông tin trong hoạt động kiểm soát để kiểm soát việc tiếp cận phần mềm, xử lý thông tin, báo cáo, thay đổi hệ thống. 70/92 76% 0/92 0% 22/92 24% 17 CA5 Nhà quản lý các DN gốm sứ thực hiện rà soát định kỳ các chính sách và thủ tục kiểm soát để thay đỏi chúng khi không còn phù hợp. 63/92 68% 0/92 0% 29/92 32%
Nguồn: Tác giả khảo sát và tổng hợp
- Theo kết quả khảo sát cho thấy hầu hết về cơ bản các DN đã ban hành các quy định, tuy nhiên, chƣa thực sự mô tả đầy đủ nhiệm vụ của các thành viên trong đơn vị chiếm tỷ lệ 88%. Ở một số DN, nhiệm vụ của các thành viên còn chồng chéo chƣa
61
thực sự phát huy hiệu quả, các chính sách phê duyệt, ủy quyền, bất kiêm nhiệm không đƣợc quy định rõ ràng.
- 76% các DN gốm sứ thiết lập hệ thống quản lý bảo mật thông tin trong hoạt động kiểm soát để kiểm soát việc tiếp cận phần mềm, xử lý thông tin, báo cáo, thay đổi hệ thống nhƣ bắt buộc khai báo user hệ thống máy tính, password trƣớc khi đăng nhập sử dụng. Các dữ liệu quan trọng luôn đƣợc backup định kỳ.
- 84% Các hoạt động kiểm soát của DN đƣợc thiết lập phù hợp ở các cấp trong đơn vị. Tuy nhiên vẫn còn 16% các DN chƣa thực hiện việc phân chia trách nhiệm riêng biệt giữa nhân viên thực hiện nghiệp vụ với nhân viên ghi sổ kế toán, giữa nhân viên ghi chép sổ sách với bảo quản tài sản và giữa bảo quản tài sản với phê chuẩn nghiệp vụ.
- Có đến 68% nhà quản lý các DN thƣờng xuyên rà soát lại các thủ tục kiểm soát để đƣa ra các biện pháp điều chỉnh thích hợp, còn lại các nhà quản lý DN chƣa thƣờng xuyên rà soát lại các thủ tục kiểm soát để đƣa ra các biện pháp điều chỉnh thích hợp là 32%.
4.2.1.4. Thông tin truyền thông
Qua việc tiến hành quan sát và khảo sát 92 DN tiêu biểu (phụ lục 2), kết quả nhƣ sau:
Bảng 4.4: Thống kê kết quả khảo sát về thông tin truyền thông Thực tiễn các hoạt động Có(*) Không
Chƣa áp dụng
18 IC1
Hệ thống thông tin tài chính đầy đủ, phản ánh trung thực tình hình hoạt động của doanh nghiệp, tuân thủ các quy định pháp luật và quy định nội bộ doanh nghiệp.
79/92 86% 0/92 0% 13/92 14%
62
19 IC2
Nhà quản lý các DN gốm sứ xem xét dữ liệu cả bên trong và bên ngoài khi xác định các thông tin có liên quan là hợp lý và hữu ích để sử dụng trong các hoạt động của kiểm soát nội bộ.
82/92 89% 0/92 0% 10/92 11% 20 IC3
Các DN gốm sứ có kênh truyền thông đảm bảo tất cả các nhân viên hiểu rõ, tuân thủ các chính sách và thủ tục liên quan đến nhiệm vụ và trách nhiệm của mình.
92/92 100% 0/92 0% 0/92 0% 21 IC4
Các DN gốm sứ có quy trình truyền thông cho các đối tƣợng bên ngoài (nhà cung cấp, khách hàng, đối tác…) các thông tin thích hợp và kịp thời liên quan đến hoạt động và kiểm soát nội bộ.
71/92 77% 0/92 0% 21/92 23% 22 IC5
Các DN gốm sứ thiết lập các kênh thông tin truyền thông để nhân viên báo cáo những sai phạm kịp thời đƣợc họ phát hiện. 85/92 92% 0/92 0% 7/92 8%
Nguồn: Tác giả khảo sát và tổng hợp
- Theo kết quả khảo sát cho thấy các biến về thông tin chiếm tỷ lệ từ 86% đến 89% các DN gốm sứ có hệ thống thông tin tài chính đầy đủ, phản ánh trung thực tình hình hoạt động của doanh nghiệp, tuân thủ các quy định pháp luật và quy định đồng thời xem xét dữ liệu cả bên trong và bên ngoài khi xác định các thông tin có liên quan là hợp lý và hữu ích để sử dụng trong các hoạt động của kiểm soát nội bộ.
- 100% Các DN gốm sứ có kênh truyền thông đảm bảo tất cả các nhân viên hiểu rõ, tuân thủ các chính sách và thủ tục liên quan đến nhiệm vụ và trách nhiệm của mình.
63
- 77% Các DN gốm sứ có quy trình truyền thông cho các đối tƣợng bên ngoài (nhà cung cấp, khách hàng, đối tác…) các thông tin thích hợp và kịp thời liên quan đến hoạt động và kiểm soát nội bộ.
- 82% Các DN gốm sứ thiết lập các kênh thông tin truyền thông để nhân viên báo cáo những sai phạm kịp thời đƣợc họ phát hiện.
4.2.1.5. Giám sát
Qua việc tiến hành quan sát và khảo sát 92 DN tiêu biểu (phụ lục 2), kết quả nhƣ sau:
Bảng 4.5: Thống kê kết quả khảo sát về giám sát Thực tiễn các hoạt động Có(*) Không
Chƣa áp dụng
23 MA1
Các DN gốm sứ có chính sách sử dụng những cán bộ có kinh nghiệm trong việc thanh tra, kiểm tra đơn vị cấp dƣới.
73/92 79% 0/92 0% 19/92 21% 24 MA2
Giám sát thƣờng xuyên hay định kỳ đƣợc xây dựng gắn liền với quá trình kinh doanh và điều chỉnh cho phù hợp với điều kiện thay đổi.
82/92 89% 0/92 0% 10/92 11% 25 MA3
Nhà quản lý thay đổi phạm vi và tần suất của các đánh giá, giám sát định kỳ tùy thuộc vào rủi ro.
79/92 86% 0/92 0% 13/92 14% 26 MA4
Những hạn chế của kiểm soát nội bộ đƣợc thông báo một cách kịp thời tới cho nhà quản lý các DN gốm sứ. 76/92 83% 0/92 0% 16/92 17%
27 MA5 Nhà quản lý theo dõi và khắc phục kịp thời những sai sót. 85/92 92% 0/92 0% 7/92 8%
64
- Hoạt động giám sát tại các DN sản xuất gốm sứ tỉnh Bình Dƣơng tƣơng đối cao 79% các DN đồng ý rằng hệ thống KSNB luôn tạo điều kiện để các nhân viên các bộ phận giám sát lẫn nhau trong công việc hàng ngày.
- Các DN định kỳ có tiến hành đối chiếu giữa số liệu với quá trình kinh doanh và điều chỉnh cho phù hợp với điều kiện thay đổi 89%
- Những hạn chế của kiểm soát nội bộ đƣợc thông báo một cách kịp thời tới cho nhà quản lý các DN gốm sứ và đƣợc theo dõi và khắc phục kịp thời những sai sót từ 83% đến 92%. Tuy nhiên vẫn còn nhà quản lý cấp cao một số doanh nghiệp chƣa thực sự quan tâm tới việc kiểm soát thƣờng xuyên trong quá trình hoạt động mà thƣờng chỉ khi có những sự kiện bất thƣờng xảy ra thì mới thực hiện kiểm soát.
4.2.2. Đánh giá hệ thống KSNB các doanh nghiệp sản xuất gốm sứ Bình Dƣơng 4.2.2.1. Ƣu điểm của hệ thống KSNB 4.2.2.1. Ƣu điểm của hệ thống KSNB
a. Về môi trường kiểm soát
- Nhìn chung các DN sản xuất gốm sứ tỉnh Bình Dƣơng đã tạo dựng đƣợc môi trƣờng văn hóa doanh nghiệp, nâng cao sự chuyên nghiệp, tính chính trực và giá trị đạo đức của nhân viên.
- Các DN có quan tâm đến việc xây dựng các vấn đề liên quan đến chuẩn mực đạo đức, nhà quản lý các doanh nghiệp rất xem trọng các thủ tục kiểm soát đến quá trình này sản xuất và hƣớng dẫn cho công nhân các tình huống cần có sự can thiệp của họ.
- Các DN có chính sách và biện pháp khuyến khích công nhân viên nâng cao tay nghề để đạt đƣợc các sản phẩm chất lƣợng và mẫu mã đẹp, điều này nâng cao tính cạnh tranh của sản phẩm và luôn tạo ra sự khác biệt mà sản phẩm sơn mài luôn đòi hỏi sự khác biệt và sự tinh xảo.
- Các DN rất quan tâm đến việc thiết lập bảng mô tả công việc cho từng công việc nhất định đế hạn chế tối thiểu việc tạo ra sản phẩm kém chất lƣợng và cho công nhân viên thấy đƣợc tầm quan trọng của mình trong hệ thống KSNB
65
- Hầu hết hội đồng quản trị các DN đƣợc cung cấp thông tin kịp thời và đầy đủ để giám sát mục tiêu và chiến lƣợc quản lý, kết quả động kinh doanh.