7. Kết cấu của luận văn
2.3.1. Môi trƣờng kiểm soát
Môi trƣờng kiểm soát là tập hợp các tiêu chuẩn, các quy trình, và các cấu trúc làm cơ sở cho việc thực hiện kiểm soát nội bộ trong tổ chức Hội đồng quản trị và quản lý cấp cao thiết lập sắc thái từ cấp trên liên quan đến tầm quan trọng của kiểm soát nội bộ và những tiêu chuẩn về đạo đức đƣợc mong đợi. Môi trƣờng kiểm soát bao gồm nhận thức, thái độ và hành động của nhà quản lý trong đơn vị kiểm soát và tầm quan trọng kiểm soát. Môi trƣờng kiểm soát có một ảnh hƣởng quan trọng đến quá trình thực hiện và kết quả của các thủ tục kiểm soát (Ramos, 2004); (COSX 2013). Năm nguyên tắc liên quan đến môi trƣờng kiểm soát đƣợc giới thiệu trong khuôn mẫu COSO 2013, bao gồm:
Nguyên tắc 1: Đơn vị phải chứng tỏ sự cam kết về tính chính trực và giá trị đạo đức.
+ Thiết lập phong cách điều hành của nhà quản trị ngay từ đầu và trong suốt quá trình quản lý: Hội đồng quản trị và ngƣời quản lý, các cấp trong đơn vị thể hiện cam kết thông qua các chỉ thị, hành động và cách ứng xử của họ, thể hiện tầm quan trọng của tính chính trực và giá trị đạo đức để hỗ trợ các chức năng của hệ thống KSNB.
+ Thiết lập các tiêu chuẩn đạo đức.
+ Đánh giá tính tuân thủ các tiêu chuẩn đạo đức: Các quy trình đƣợc thiết lập ra nhằm đánh giá việc thực hiện của các cá nhân theo tiêu chuẩn đạo đức của đơn vị.
+ Thông báo các sai lệch một cách kịp thời: các sai lệch so với tiêu chuẩn đạo đức sẽ đƣợc xác định và khắc phục kịp thời và phù hợp.
Nguyên tắc 2: Hội đồng quản trị phải chứng tỏ đƣợc sự độc lập với nhà quản lý và đảm nhiệm trách nhiệm giám sát việc thiết kế và vận hành kiểm soát nội bộ.
+ Thiết lập trách nhiệm giám sát: HĐQT có trách nhiệm giám sát liên quan đến yêu cầu và kỳ vọng đã đƣợc thiết lập.
23
+ Áp dụng chuyên môn phù hợp: HĐQT xác định đồng thời đánh giá định kỳ những kiến thức và kỹ năng cần thiết giữa các thành viên của mình để có những hành động tƣơng xứng cần thiết.
+ Hoạt động độc lập: HĐQT phải có đủ các thành viên hoạt động độc lập và thể hiện khách quan để giám sát hoạt động của NQL.
+ Cung cấp sự giám sát đối với hệ thống KSNB: HĐQT hƣớng dẫn, chỉ đạo và đánh giá sự vận hành của hệ thống KSNB
Nguyên tắc 3: Nhà quản lý dƣới sự giám sát của Hội đồng quản trị cần thiết lập cơ cấu tổ chức, trách nhiệm báo cáo, phân định quyền hạn và trách nhiệm nhằm đạt các mục tiêu của đơn vị.
+ Xem xét tất cả các cơ cấu của đơn vị: NQL và HĐQT xem xét tất cả cơ cấu đƣợc sử dụng (bao gồm cả các đơn vị hoạt động, pháp nhân và các nhà cung cấp dịch vụ bên ngoài) để hỗ trợ đạt các mục tiêu.
+ Thiết lập dòng báo cáo: NQL thiết kế và đánh giá các dòng báo cáo cho cơ cấu tổ chức để cho phép thực hiện các quyền và trách nhiệm, lƣu chuyển thông tin để quản lý các hoạt động của đơn vị.
+ Phân chia quyền hạn và trách nhiệm: NQL và HĐQT xác định và phân công quyền hạn và trách nhiệm cho phù hợp ở các cấp khác nhau của tổ chức.
Nguyên tắc 4: Đơn vị phải chứng tỏ cam kết trong việc thu hút, phát triển nguồn năng lực và duy trì việc sử dụng nhân viên nhằm đảm bảo năng lực phù hợp với từng mục tiêu của đơn vị.
+ Thiết lập chính sách và áp dụng vào thực tiễn: Chính sách và thực tiễn phàn ánh mong đợi về năng lực cần thiết của nhân viên để hỗ trợ đạt các mục tiêu,
+ Thu hút, đào tạo và giữ chân nhân viên: Tổ chức cung cấp tƣ vấn và đào tạo cần thiết.
+ Đánh giá năng lực và báo cáo những thiếu sót + Lập kế hoạch và chuẩn bị cho sự kế nhiệm
24
Nguyên tắc 5: Đơn vị cần yêu cầu các cá nhân chịu trách nhiệm báo cáo về trách nhiệm của họ trong việc đáp ứng các mục tiêu của tổ chức.
+ Thực thi trách nhiệm thông qua cơ cấu tổ chức, quyền hạn và trách nhiệm: NQL và HĐQT thiết lập các cơ chế để yêu cầu các cá nhân chịu trách nhiệm về thực hiện trách nhiệm KSNB trong tổ chức và thực hiện khắc phục khi cần thiết.
+ Thiết lập các biện pháp đo lƣờng hiệu quả, khuyến khích và khen thƣởng phù hợp.
+ Đánh giá thƣờng xuyên các biện pháp đo lƣờng hiệu quả, khuyến khích và khen thƣởng.
+ Xem xét những áp lực quá mức.
+ Đánh giá hiệu quả, khen thƣởng hoặc kỷ luật nhân viên.