7. Kết cấu của luận văn
2.3.4. Thông tin và truyền thông
Thông tin và truyền thông chính là điều kiện không thể thiếu cho việc thiết lập, duy trì và nâng cao năng lực kiểm soát trong đơn vị thông qua việc hình thành các báo cáo để cung cấp thông tin về hoạt động, tài chính và sự tuân thủ, bao gồm cả bên trong lẫn bên ngoài doanh nghiệp. Thông tin cần thiết cho mọi cấp của một tổ chức vì giúp việc đạt đƣợc các mục tiêu kiểm soát khác nhau. Vì vậy NQL phải thu
29
thập hoặc tạo ra và sử dụng thông tin phù hợp, có chất lƣợng có từ các nguồn cả bên trong và bên ngoài để hỗ trợ việc thực hiện chức năng của các thành phần khác của kiểm soát nội bộ.
Truyền thông là quá trình cung cấp và chia sẻ, và thu thập thông tin cần thiết, đƣợc diễn ra liên tục và lặp đi lặp lại. Nó cho phép đơn vị chia sẻ những thông tin phù hợp và có chất lƣợng cả bên trong và bên ngoài đơn vị. Đồng thời nó cũng cung cấp những thông tin cần thiết cho việc thiết kế, thực hiện và vận hành hệ thống kiểm soát nội bộ (Dinapoli, 2007), (COSX 2013). Truyền thông gồm có hai loại:
- Truyền thông nội bộ là phƣơng tiện mà thông tin đƣợc phổ biến trên toàn đơn vị, theo cả chiều dọc và chiều ngang. Nó cho phép nhân viên nhận đƣợc thông báo một cách rõ ràng từ nhà quản lý cấp cao.
- Truyền thông bên ngoài thì cho phép truyền những thông tin có liên quan từ bên ngoài vào đơn vị, và nó cung cấp thông tin cho các đối tƣợng bên ngoài để đáp ứng theo yêu cầu.
Ba nguyên tắc liên quan đến thông tin và truyền thông đƣợc giới thiệu trong khuôn mẫu COSO 2103, bao gồm:
Nguyên tắc 13: Đơn vị phải thu thập (hoặc tạo ra) và sử dụng các thông tin phù hợp, có chất lƣợng nhằm hỗ trợ cho các bộ phận cấu thành khác của kiểm soát nội bộ.
+ Xác định yêu cầu về thông tin: Một quá trình đƣợc đƣa ra để xác định các thông tin cần thiết và dự kiến sẽ hỗ trợ chức năng của các thành phần khác của KSNB và đạt các mục tiêu của đơn vị.
+ Thu thập các nguồn dữ liệu bên trong và bên ngoài đơn vị.
+ Quy trình chuyển dữ liệu phù hợp thành thông tin: Hệ thống thông tin xử lý và chuyển đổi phù hợp thành thông tin,
+ Duy trì chất lƣợng trong suốt quá trình: Hệ thống thông tin cung cấp thông tin một cách kịp thời, chính xác đầy đủ, dễ tiếp cận, an toàn, đƣợc xác minh và lƣu lại.
30
+ Xem xét mối quan hệ giữa chi phí và lợi ích; Bản chất, số lƣợng và độ chính xác của thông tin truyền đạt phải phù hợp và hỗ trợ để đạt các mục tiêu
Nguyên tắc 14: Đơn vị phải truyền thông trong nội bộ những thông tin cần thiết nhằm hỗ trợ cho việc thực hiện chức năng kiểm soát.
+ Truyền đạt thông tin KSNB cho nhân viên: Một quá trình đƣợc đặt ra để truyền đạt thông tin cần thiết cho nhân viên hiểu và trách nhiệm KSNB của mình.
+ Truyền thông với HĐQT: Truyền thông tồn tại giữa NQL và HĐQT để cả hai có thông tin cần thiết nhằm thực hiện tốt vai trò của họ đối với các mục tiêu.
+ Cung cấp kênh truyền thông riêng biệt: ví dụ nhƣ đƣờng dây nóng, hộp thƣ kín đƣợc đƣa ra và phục vụ nhƣ là cơ chế dự phòng khi các kênh thông thƣờng không hoạt động hoặc hoạt động không hiệu quả.
+ Lựa chọn phƣơng pháp truyền thông phù hợp: Cần xem xét thời gian, ngƣời tiếp nhận và tính chất truyền thông.
- Nguyên tắc 15: Đơn vị phải truyền thông cho các đối tƣợng bên ngoài các thông tin liên quan đến các vấn đề ảnh hƣởng đến việc thực hiện chức năng kiểm soát nội bộ.
+ Truyền thông cho các đối tƣợng bên ngoài: Qúa trình truyền đạt thông tin phù hợp và kịp thời cho các đối tƣợng bên ngoài bao gồm cả cổ đông, đối tác, khách hàng, nhà cung cấp...
+ Cho phép truyền thống ngƣợc lại: kênh truyền thông mở cho đối tƣợng bên ngoài cung cấp cho NQL, HĐQT thông tin thích hợp.
+ Cung cấp kênh truyền thông riêng biệt: ví dụ nhƣ đƣờng dây nóng, hộp thƣ kín đƣợc đƣa ra và phục vụ nhƣ là cơ chế dự phòng khi các kênh thông thƣờng không hoạt động hoặc hoạt động không hiệu quả.
+ Truyền thông với HĐQT: Thông tin phù hợp từ các đánh giá đƣợc tiến hành bởi các đối tƣợng bên ngoài đƣợc truyền đạt đến HĐQT.
+ Lựa chọn phƣơng pháp truyền thông phù hợp: Cần xem xét thời gian, ngƣời tiếp nhận và tính chất truyền thông, yêu cầu và kỳ vọng về pháp lý, quy định.
31