7. Kết cấu của luận văn
2.1.2. Tính hữu hiệu của hệ thống KSNB
Hệ thống KSNB của một tổ chức khác nhau đƣợc vận hành với mức độ hữu hiệu khác nhau. Tƣơng tự nhƣ thế, một hệ thống KSNB cụ thể của một tổ chức cũng sẽ vận hành với mức độ hữu hiệu khác nhau ở từng thời điểm khác nhau.
Theo báo cáo của COSO (2013) cho rằng, một hệ thống KSNB hữu hiệu nếu Hội đồng quản trị và nhà quản lý đảm bảo hợp lý khi đạt đƣợc các tiêu chí (xét ở một thời điểm xác định) nhƣ sau:
- Pháp luật và các quy định đƣợc tuân thủ.
- Hiểu rõ mục tiêu hoạt động của tổ chức đang đạt đƣợc ở mức độ nào. - Báo cáo tài chính đang đƣợc lập và trình bày một cách đáng tin cậy.
Nhƣ vậy, trong khi KSNB là một quá trình thì tính hữu hiệu của KSNB lại là một trạng thái của quá trình đó ở một thời điểm nhất định. Việc đánh giá tính hữu hiệu của hệ thống KSNB là mang tính xét đoán. Bên cạnh đó, để đánh giá tính hữu
19
hiệu nói chung, ngoài ba tiêu chí trên, còn cần phải đánh giá thêm năm bộ phận cấu thành và 17 nguyên tắc của hệ thống kiểm soát nội bộ có hữu hiệu hay không.
Có thể thấy sự hiện hữu của năm bộ phận cấu thành và 17 nguyên tắc của một hệ thống KSNB cũng chính là tiêu chí để đánh giá tính hữu hiệu của hệ thống KSNB. Tuy nhiên, cần lƣu ý rằng năm tiêu chí trên cần đƣợc thõa mãn khi đánh giá tính hữu hiệu của hệ thống KSNB thì điều này cũng không có nghĩa là mỗi bộ phận hợp thành của hệ thống KSNB đều phải hoạt động y hệt nhƣ nhau hoặc cùng mức độ ở các bộ phận khác nhau.
2.2. Mối quan hệ giữa các thành phần của hệ thống KSNB và tính hữu hiệu của hệ thống KSNB
Một hệ thống kiểm KSNB hữu hiệu cung cấp một sự đảm bảo hợp lý đối với việc đạt các mục tiêu kiểm soát của tổ chức. Bởi vì, KSNB liên quan đến tổ chức và những cá nhân trực thuộc của tổ chức đó. Một hệ thống KSNB có thể xem là một phần quan trọng trong cơ cấu tổ chức, một hệ thống KSNB hữu hiệu khi nó có thể làm giảm rủi ro không đạt đƣợc mục tiêu của tổ chức ở mức có thể chấp nhận đƣợc và có liên quan đến một, hai, hoặc cả ba loại mục tiêu. Để thực hiện đƣợc điều này, nó đòi hỏi:
- Năm thành phần của hệ thống KSNB phải hoạt động cùng nhau một cách tích hợp. “Hoạt động cùng nhau” đề cập đến việc xác định rằng tất cả năm thành phần cùng hoạt động để làm giảm nguy cơ không đạt đƣợc một mục tiêu ở mức chấp nhận đƣợc. Không nên xem xét các thành phần một cách riêng lẻ, thay vào đó chúng hoạt động cùng nhau nhƣ một hệ thống tích hợp. Các thành phần phải có mối quan hệ phụ thuộc lẫn nhau với vô số các mối quan hệ qua lại và liên kết giữa chúng, đặc biệt là cách thức mà các nguyên tắc tƣơng tác bên trong và giữa các thành phần.
- Mỗi một thành phần và các nguyên tắc tƣơng ứng phải hiện hữu và phải thực hiện chức năng trong hệ thống KSNB. “Hiện hữu” đề cập đến việc xác định rằng các thành phần và các nguyên tắc có liên quan tồn tại trong quá trình thiết kế và thực hiện hệ thống KSNB để đạt các mục tiêu cụ thể. Trong khi đó, “Thực hiện chức năng đề
20
cập đến việc xác định các thành phần và các nguyên tắc có liên quan tiếp tục tồn tại trong hoạt động và hành vi của hệ thống kiểm soát nội bộ để đạt các mục tiêu cụ thể.
Do vậy, một hệ thống KSNB sẽ không đƣợc xem là hữu hiệu khi có sự thiếu hụt lớn trong kiểm soát nội bộ. Sự thiếu hụt này tồn tại khi nhà quản lý xác định rằng một thành phần và một hoặc nhiều nguyên tắc liên quan không thực sự hiện hữu và không thực hiện đúng chức năng, hoặc các thành phần không hoạt động cùng nhau một cách tích hợp. Có nhiều cơ sở cho việc nhận biết sự thiếu hụt trong KSNB, bao gồm các hoạt động giám sát của tổ chức, các thành phần khác, và các đối tƣợng bên ngoài - đối tƣợng cung cấp dữ liệu về sự hiện hữu và thực hiện chức năng của các thành phần và nguyên tắc liên quan.
Khi một hệ thống KSNB đƣợc xác định hữu hiệu, thì nhà quản lý cấp cao và hội đồng quản trị phải có sự đảm bảo hợp lý đối với từng loại mục tiêu, cụ thể nhƣ sau:
- Đối với mục tiêu hoạt động:
Tổ chức chỉ đạt đƣợc các hoạt động hữu hiệu và hiệu quả khi các sự kiện bên ngoài đƣợc coi là không thể có một tác động đáng kể nào đến việc đạt các mục tiêu hoặc khi mà tổ chức có thể dự đoán một cách hợp lý về tính chất và thời gian của các sự kiện bên ngoài và giảm thiểu tác động đến mức độ chấp nhận đƣợc.
Tổ chức phải hiểu đƣợc mức độ mà các hoạt động quản lý một cách hữu hiệu và hiệu quả khi các sự kiện bên ngoài có thể ảnh hƣởng đáng kể đến việc đạt đƣợc các mục tiêu và những tác động này không thể đƣợc giảm thiểu đến một mức độ chấp nhận đƣợc.
- Đối với mục tiêu báo cáo: Tổ chức phải chuẩn bị các báo cáo tuân theo những nguyên tắc, quy định và chuẩn mực hoặc theo những mục tiêu báo cáo đã xác định của tổ chức.
- Đối với mục tiêu tuân thủ: Tổ chức phải tuân thủ pháp luật, các quy tắc, các quy định.
21
Tóm lại, khuôn mẫu kiểm soát nội bộ của COSO yêu cầu sự phán đoán trong việc thiết kế, thực hiện và vận hành hệ thống kiểm soát nội bộ cũng nhƣ đánh giá tính hữu hiệu của nó. Việc sử dụng các phán đoán trong phạm vi đƣợc thiết lập bởi luật pháp, các quy tắc, các quy định và chuẩn mực, sẽ góp phần tăng cƣờng khả năng của nhà quản lý đề ra quyết định tốt hơn nhƣng không đảm bảo một kết quả hoàn hảo.