6. Kết cấu của khóa luận
2.3.5. Giai đoạn 5: Quyết toán và lưu hồ sơ của khách hàng
2.3.5.1. Gửi Debit Note cho khách hàng kiểm tra và xác nhận, xuất hóa đơn và yêu cầu khách hàng thanh toán
Sau khi hoàn tất việc giao hàng đến tay khách hàng, công ty Airseaglobal làm Debit Note ( Giấy báo nợ) gửi cho Công ty Việt Nhật để xác nhận các khoản phí. Khi gửi Debit Note khách hàng sẽ thuận tiện hơn trong việc điều chỉnh nếu có phát sinh sai lệch. Sau khi công ty Việt Nhật đã xác nhận, Airseaglobal xuất hóa đơn VAT và yêu cầu Công ty Việt Nhật thanh toán.
2.3.5.2. Làm Shipping Request cho bộ phận kế toán để tính lợi nhuận
Đây là bước cuối cùng trong quy trình thực hiện chứng từ vận tải hàng nhập bằng đường biển. Bộ phận chứng từ sẽ thực hiện việc trích xuất một Shipping Request sau khi hoàn tất mỗi lô hàng dựa trên các hóa đơn thanh toán cước phí giữa các bên tham gia trong suốt quá trình giao nhận vận tải. Shipping Request này sẽ là cơ sở tính lợi nhuận khi công ty Airseaglobal phụ trách vận chuyển một lô hàng nào đó. Sau khi hoàn tất, Shipping Request sẽ được chuyển về bộ phận kế toán. Trên cơ sở đó, bộ phận kế toán sẽ tổng hợp và báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của công ty.Cuối cùng, bộ phận chứng từ dựa trên Shipping Request để trích xuất một bảng “ Lợi nhuận Statement” để lưu vào hồ sơ lô hàng làm cơ sở để làm báo cáo sau này.
2.4. Các nhân tố ảnh hưởng đến quy trình giao nhận hàng nhập khẩu nguyêncontainer bằng đường biển tại công ty cổ phần Airseaglobal Việt Nam container bằng đường biển tại công ty cổ phần Airseaglobal Việt Nam
2.4.1. Nhân tố khách quan
2.4.1.1. Môi trường pháp luật
Trong quá trình nhập khẩu hàng hóa những quy định về luật pháp luôn gây ảnh hưởng đến quy trình giao nhận hàng. Sự chi phối của luật lệ liên quan đến giao nhận bằng đường biển. Sự ổn định của luật lệ đường biển chính là yếu tố góp phần duy trì sự ổn định của hoạt động giao nhận hàng nhập khẩu. Bao gồm: Bộ luật Hàng hải 2005, Bộ luật Hàng hải 2015 mới có hiệu lực từ ngày 01/01/2017, Luật Biển
Việt Nam 2013, Nghị định 160/2016/NĐ-CP ngày 29/11/2016 của Chính phủ về điều kiện kinh doanh vận tải biển, kinh doanh dịch vụ đại lý tàu biển và dịch vụ lai dắt tàu biển, Nghị định 169/2016/NĐ-CP về xử lý hàng hóa do người vận chuyển lưu giữ tại cảng biển Việt Nam;... Bên cạnh những quy định luật lệ đường biển quốc gia thì luật lệ quốc tế cũng rất quan trọng bởi hoạt động giao nhận không chỉ liên quan đến đối tác nước ngoài mà nó còn liên quan đến quá trình vận chuyển quốc tế. Sự ảnh hưởng trong chế độ chính trị của quốc gia đó, hay sự ban hành văn bản luật mới tác động đến mức thuế của hàng từ đó làm cho quá trình giao nhận bị trì hoãn và thực hiện chậm hơn so với yêu cầu của khách hàng. Tuy nhiên, trong suốt hơn 10 năm hoạt động thì Airseaglobal nói chung và bộ phận đại lý của công ty nói riêng luôn coi trọng và tìm hiểu sự thay đổi của luật pháp để có thể đáp ứng yêu cầu của khách hàng một cách nhanh nhất và đáp ứng về tốc độ, thời gian cho khách hàng.
2.4.1.2. Môi trường chính trị, xã hội
Trong quá trình giao nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển thì môi trường chính trị - xã hội ảnh hưởng lớn đến quá trình giao nhận. Tại Việt Nam, tình hình chính trị - xã hội ổn định, nhà nước luôn tạo điều kiện cho các doanh nghiệp phát triển. Các chính sách liên quan đến thúc đầy hoạt động thương mại quốc tế, các chính sách hỗ trợ về mặt kinh tế cho các doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ giao nhận hàng xuất nhập khẩu là yếu tố quan trọng giúp cho hoạt động của công ty ngày càng phát triển hơn. Sự hỗ trợ hiệu quả của xã hội đối với các doanh nghiệp, tăng vốn đầu tư để doanh nghiệp được lợi thế hơn so với các doanh nghiệp nước ngoài.
Hoạt động giao nhận của Airseaglobal bên cạnh tác động của môi trường chính trị - xã hội Việt Nam thì còn bị ảnh hưởng bởi chính trị - xã hội ở các nước mà công ty phối hợp làm đại lý để giao nhận hàng. Tại Châu Á, các đại lý mà Airseaglobal thường xuyên hợp tác để giao nhận hàng gồm Trung Quốc, Singapore, Nhật Bản, Hàn Quốc,... Tại Châu Âu, các quốc gia như: Mỹ, Hy Lạp, Đức, Anh, Pháp,… là các đại lý mà công ty thường xuyên hợp tác. Có thể thấy, chính trị - xã hội tại các quốc gia này tương đối ổn định, nền kinh tế phát triển mạnh, xã hội văn minh, tiến bộ, những yếu tố này quyết định đến sự thành công hiệu quả, đáng tin cậy vào dịch vụ mà các đại lý cung cấp cũng như nó giúp cho tiến trình giao nhận tại nước ngoài được thực hiện nhanh chóng hơn nữa.
2.4.1.3. Đặc điểm hàng hóa
Liên quan đến những yêu cầu đối với hàng hóa đặc biệt như trang thiết thị y tế, thuốc men, vacxin, chất lỏng, ... hàng cần có phân loại mức độ rủi ro A, B, C, D và hàng nếu có mức độ rủi ro cao phải xin giấy phép nhập khẩu thì mới có thể nhập khẩu hàng về Việt Nam. Do đó, sự ảnh hưởng của những quy định với mặt hàng tác
động đến quá trình giao nhận hàng hóa cho các khách hàng của công ty. Nếu nhân viên của công ty không nắm được các đặc điểm của hàng hóa cũng như những quy định của pháp luật trong phân loại, xin giấy phép nhập khẩu, thuế đánh vào mặt hàng thì sẽ làm xáo trộn quy trình giao nhận, các bước tiến hành phải lặp đi lặp lại do sai sót sẽ gây mất thời gian của công ty và khách hàng, đánh mất sự tin tưởng của khách hàng vào dịch vụ của công ty. Bên cạnh đó, đặc điểm hàng hóa ảnh hưởng rất lớn tới quá trình vận chuyển, hàng hóa có thể gặp rủi ro, vỡ hỏng vì thiếu ghi chú về hàng hóa.
Môi trường pháp luật liên quan đến hàng hóa nhập khẩu tại Việt Nam không cố định mà nó luôn thay đổi không ngừng; sự ra đời của các nghị định, thông tư, công văn liên quan đến hàng hóa nhập khẩu cập nhật liên tục làm cho quá trình để nhập khẩu hàng về Việt Nam cũng khắt khe hơn.Trong quá trình thực hiện hoạt động giao nhận hàng nhập khẩu, công ty cổ phần Airseaglobal cũng cung cấp các dịch vụ liên quan đến phân loại, giấy phép nhập khẩu, công bố,... Trong một số trường hợp khách hàng chưa nắm rõ được quy trình để nhập khẩu và giao nhận hàng một cách hiệu quả làm ảnh hưởng đến tiến độ giao nhận. Một số vấn đề mà Airseaglobal gặp phải khi giao nhận hàng nhập khẩu do ảnh hưởng của môi trường pháp luật như: sự thay đổi về những công văn liên quan đến hàng, sự thay đổi về yêu cầu để có thể nhập hàng làm cho tiến độ giao nhận hàng bị chậm.
2.4.1.4. Nhân tố khách hàng
Trước đây người sản xuất chỉ chú trọng vào việc sản xuất ra sản phẩm hoặc dịch vụ, sau đó mới tính đến việc bán các sản phẩm dịch vụ đó. Ngày nay người ta thấy khách hàng là yếu tố quan trọng vì thế các chủ doanh nghiệp trước khi sản xuất đã cố gắng tìm ra nhu cầu và thị hiếu của khách hàng, đồng thời theo sát nhu cầu đó để kinh doanh. Khách hàng của công ty Airseaglobal bao gồm: Khách hàng tiềm năng và khách hàng quen. Khách hàng tiềm năng : có thể là các cá nhân, doanh nghiệp ( chủ hàng nói chung ) tham gia vào thương mại quốc tế nhưng chưa lần nào sử dụng loại hình dịch vụ của doanh nghiệp hoặc những người đã sử dụng một lần nhưng còn đắn đo có nên tiếp tục hay không . Việc thuyết phục được những khách hàng này tin tưởng sử dụng dịch vụ sẽ mở ra nhiều cơ hội tăng lượng khách hàng thân thiết. Tuy nhiên lượng khách hàng tiềm năng này tăng không nhanh, lượng khách chủ yếu của Airseaglobal vẫn là khách hàng quen. Khách hàng quen là những chủ hàng có mối quan hệ hợp tác lâu dài, đã từng quen và đang sử dụng các loại hình dịch vụ của công ty. Việc chăm sóc thường xuyên, chu đáo với đối tượng khách hàng này sẽ giúp công ty mở rộng nguồn khách do họ đã tin tưởng và sẽ giới thiệu dịch vụ cho những người thân quen.
Việc khách hàng vận chuyển mặt hàng nào, khối lượng bao nhiêu, địa điểm ở đâu, thời hạn giao nhận hàng trong hợp đồng… tất cả đều ảnh hưởng trực tiếp tới quy trình giao nhận của doanh nghiệp. Đối với dịch vụ giao nhận thì khi thương mại quốc tế ngày càng phát triển khách hàng nhận thấy vai trò đại lý môi giới của người giao nhận trở nên hạn chế rất nhiều, đặc biệt là việc các đại lý giao nhận không chịu trách nhiệm về hàng hoá trong quá trình chuyên chở. Khách hàng mong muốn có người thu xếp toàn bộ quá trình chuyên chở cũng như dịch vụ khác có liên quan như gom hàng và mua bảo hiểm, thuê phương tiện vận tải…hoàn toàn chịu trách nhiệm trong quá trình chuyên chở đó để khách hàng tránh phải khiếu nại khi có tổn thất xảy ra. Do vậy mà người giao nhận phải cung cấp các dịch vụ liên quan theo yêu cầu của khách hàng, phải phát triển dịch vụ giao nhận theo nhiều mặt, nhiều hướng.
2.4.1.5. Môi trường tự nhiên
Môi trường tự nhiên là yếu tố bất khả kháng trong quá trình giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu nói chung và giao nhận hàng hóa bằng đường biển nói riêng. Các hàng hóa mà Airseaglobal thực hiện được nhập khẩu từ cả các nước ở Châu Á và Châu Âu bằng đường biển chiếm tỷ trọng khá lớn. Chính vì thế, tác động bởi điều kiện tự nhiên là khó tránh khỏi, quá trình vận chuyển từ các nước về đến Việt Nam gặp phải những điều kiện bất khả kháng do thời tiết xấu. Các vấn đề xảy ra như: chuyến tàu bị trì hoãn, tàu bị chậm trễ hoặc thậm chí là gặp nạn trên biển... ảnh hưởng đến thời gian giao nhận hàng hóa, thời gian thông quan và giao nhận hàng cho khách hàng bị ảnh hưởng. Bên cạnh đó, những chi phí phát sinh liên quan đến kho bãi, bảo quản cũng là vấn đề mà Airseaglobal gặp phải trong quá trình thực hiện hoạt động giao nhận hàng cho khách.
2.4.1.6. Môi trường công nghệ
Sự phát triển của công nghệ, khoa học - kĩ thuật có tác động mạnh mẽ đến hoạt động giao nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển. Nếu trước đây có sự thiếu thốn máy móc, thiết bị để bốc xếp, vận chuyển hàng hóa, mọi công việc phụ thuộc hoàn toàn vào sức lực của con người khiến cho tiến độ giao nhận hàng bị chậm, thời gian cung cấp cho khách hàng chậm. Tuy nhiên, thời đại công nghệ 4.0 như hiện nay, quá trình giao nhận được tiến hành nhanh chóng, hiệu quả nhờ ứng dụng những phát minh hiện đại vào các giai đoạn của quá trình giao nhận. Tại Công ty Cổ phần Airseaglobal, các bộ phận phối hợp với nhau hiệu quả, các bộ phận chứng từ, bộ phận Sales, bộ phận hiện trường, bộ phận đại lý đều liên kết với nhau nhanh chóng qua zalo, skype; các vấn đề gặp phải đều được giải quyết nhanh chóng, kịp thời. Nếu như trước đây, việc khai báo hải quan được thực hiện theo cách truyền thống là khai trên giấy, vừa tốn thời gian, vừa dễ sai sót và tiến trình xử lý chậm gây
ảnh hưởng đến thời gian giao hàng thì ngày nay, sự ra đời của phần mềm khai báo hải quan điện từ trên Ecuss đã giúp ích rất nhiều cho quá trình giao nhận hàng hóa. Tiến trình lên tờ khai nhanh chóng, tiến trình sửa lỗi hay thông quan hàng cũng nhanh hơn và giúp rút ngắn thời gian giao nhận hàng.
Hơn nữa, ứng dụng công nghệ cho hoạt động bốc xếp và vận chuyển hàng cũng giúp rút ngắn thời gian, chi phí cho hoạt động giao nhận. Sự phát triển và xuất hiện các cảng mới, đường biển mới, các hãng tàu mới, hệ thống tàu để chở hàng cũng được cải tiến làm cho quá trình vận chuyển hàng hóa được thực hiện nhanh chóng hơn.
2.4.2. Nhân tố chủ quan
2.4.2.1. Cơ sở thiết bị, hạ tầng máy móc của doanh nghiệp
Trong suốt hơn 10 năm hoạt động, công ty cổ phần Airseaglobal luôn cố gắng để mở rộng hoạt động, xây dựng hệ thống cơ sở hạ tầng, trang thiết bị đầy đủ và ngày càng hiện đại hơn. Nếu như trước đây, văn phòng làm việc còn nhỏ, chưa đủ các trang thiết bị vật chất, hệ thống máy tính còn hạn chế thì đến nay, công ty đã có văn phòng làm việc rộng rãi, khang trang, các phòng ban có đầy đủ máy tính, trang thiết bị phục vụ. Bộ phận chứng từ có phòng làm việc riêng, tất cả các nhân viên đều có máy tính riêng và hoạt động năng suất để có thể lên tờ khai hải quan hiệu quả, giải quyết vấn đề trong quá trình thông quan hàng hóa. Bộ phận Sales cũng có phòng làm việc riêng với hệ thống máy móc, thiết bị hiện đại phục vụ cho quá trình tiếp cận khách hàng nhanh nhất. Bộ phận hiện trường đươc cung cấp hệ thống xe vận chuyển, thiết bị liên lạc để giải quyết các lô hàng sớm nhất. Bộ phận đại lý cũng được cung cấp hệ thống thiết bị cần thiết để kiểm tra thông tin về cước vận chuyển và báo giá cho khách hàng một cách nhanh chóng.
Bên cạnh đó, hoạt động giao nhận của công ty còn có sự hợp tác với bên vận chuyển để đưa hàng về kho nên công ty cũng lựa chọn và đánh giá những đối tác để có thể chọn ra bên vận chuyển có chất lượng máy móc hiện đại, an toàn và thời gian đáp ứng nhanh chóng. Các đại lý vận chuyển cần có hệ thống xe hỗ trợ hiện đại như xe bốc hàng, cẩu hàng, gom hàng,… đảm bảo an toàn và chi phí tối ưu mà vẫn đáp ứng được yêu cầu của khách hàng. Tuy nhiên, trên thực tế tình trạng giao nhận hàng tại công ty Airseaglobal vẫn xảy ra những thiệt hại, rủi ro cho hàng hóa của khách hàng, phàn nàn về thời gian làm hàng trong một số trường hợp còn hạn chế.
Hiện tại, Airseaglobal có xây dựng và đầu tư cho phương tiện vận chuyển riêng của mình tuy nhiên quá trình giao nhận vẫn gặp những vấn đề phát sinh.
Hệ thống đại lý quốc tế của Airseaglobal trải khắp nhiều đất nước ở cả khu vực Châu Á và Châu Âu, có thể kể tên ra một số đại lý mà công ty gắn bó lâu dài như: Trung Quốc, Nhật Bản, Hàn Quốc, Đức, Anh, Mỹ,...Bảng bên dưới là một số đại lý lớn của công ty cổ phần Airseaglobal tại một số nước trong khu vực và trên thế giới:
Bảng 2.12: Danh sách một số đại lý lớn của công ty cổ phần Airseaglobal tại một số nước trong khu vực và trên thế giới
Nước Trung Quốc Nhật Bản Hy Lạp Đức Mỹ Singapore
Nguồn: Phòng Kinh doanh Airseaglobal, 2020 Đến thời điểm hiện tại, công ty đã thiết lập được hệ thống đại lý tại hơn 50 nước trên thế giới, đáp ứng được việc chuyên chở hàng hóa từ các nước về Việt Nam. Tuyến vận chuyển đường biển mà công ty đang hoạt động rất sôi nổi và có sự cạnh tranh về mức giá đó chính là Trung Quốc, Ấn Độ, Hàn Quốc, Nhật Bản, Tây Ban Nha, Mỹ, Anh,... Ở mỗi nước công ty đều thiết lập quan hệ thân thiết với từ 2 đến 3 đại lý lớn để có thể lựa chọn và tìm đại lý có mức giá phù hợp nhất. Với những tuyến vận tải chủ chốt, công ty thực hiện khá nhiều lô hàng và dành được sự tin tưởng của khách hàng về dịch vụ tốt.Nhờ thiết lập được hệ thống đại lý rộng khắp và có sự canh tranh về mức giá mà khâu tìm kiếm khách hàng, báo giá để đi đến ký kết hợp đồng thuận lợi, bởi khách hàng bước đầu có sự tin tưởng về dịch vụ cung cấp, đặc biệt, với mức giá cạnh tranh,