6. Kết cấu của khóa luận
2.3.2.Giai đoạn 2: Nhận yêu cầu đặt chỗ (Booking Request) từ khách hàng và
gửi cho đại lý đầu xuất, xác nhận vận đơn
2.3.2.1. Nhận yêu cầu đặt chỗ ( Booking Request) từ khách hàng và gửi cho đại lý đầu xuất
Nhân viên kinh doanh của công ty kiểm tra lịch tàu trên trang web của hãng tàu MCC, lựa chọn các lịch tàu phù hợp lô hàng và gửi cho khách hàng – Công ty Cổ phần Phụ tùng và thiết bị Công nghệ Việt Nhật.
Sau khi nhận được email đặt chỗ của khách hàng, công ty xác nhận việc đã nhận được email từ khách hàng và gửi Booking Request cho đại lý giao nhận ở nước xuất khẩu là Công ty One Time Express Ltd.
Đại lý đầu xuất ( Công ty One Time) tiến hành gửi mail booking cho hãng tàu MCC về thông tin như: tuyến đường vận tải( từ Shanghai đến Hải Phòng), volume (trọng
tải của lô hàng), số lượng container, tình trạng lô hàng, ngày dự kiến xuất đi là ngày 23/06/2019, đóng hàng ở kho.
2.3.2.2. Người chuyên chở gửi xác nhận đặt chỗ ( Booking Confirmation)
Ngay sau khi nhận được thông tin booking của công ty One Time, hãng tàu MCC gửi email phản hồi kèm số booking: MCB18060024 để thuận tiện trong việc quản lý quá trình giao nhận vận chuyển cho lô hàng sau này. Đồng thời đây cũng là bằng chứng hãng tàu MCC chấp nhận việc đặt chỗ của công ty One Time cho 1 container 20’GP dự kiến đi vào ngày 23/06/2019. Trong Booking Confirmation này, MCC cũng cho biết One Time sẽ phải cầm Booking Confirmation này đến đại lý của hãng tàu để đổi lấy container rỗng.
Đại lý đầu xuất – Công ty One Time sau khi nhận được phản hồi từ hãng tàu sẽ gửi lại Booking Confirmation và lịch tàu chính thức cho Airseaglobal. Công Airseaglobal gửi lịch tàu và xác nhận đặt chỗ cho khách hàng là công ty Việt Nhật.
2.3.2.3. Nhận vận đơn nháp từ đại lý đầu xuất, gửi cho khách hàng kiểm tra và xác nhận
Nhân viên tại Airseaglobal nhận các thông tin về người xuất khẩu ( NANTONG LILI HARDWARE PRODUCTS CO.,LTD) từ Công ty Cổ phần Phụ tùng và thiết bị Công nghệ Việt Nhật và gửi cho đại lý đầu xuất One Time làm việc với người xuất khẩu để chuẩn bị hàng hóa, giấy tờ, thời gian đóng container sao cho kịp thời gian lên tàu vận chuyển theo đúng kế hoạch. Đồng thời Công ty One Time phải phát hành vận đơn thứ nháp ( Draft MB/L) cho Airseaglobal ( đại lý đầu nhập) kiểm tra và xác nhận.
Nhân viên phòng kinh doanh của Airseaglobal gửi HB/L nháp cho khách hàng, yêu cầu kiểm tra và xác nhận với các nội dung: thông tin người gửi, người nhận hàng, tên hàng, số khối, trọng lượng, số hóa đơn, cảng đi, cảng đến.