6. Kết cấu của khóa luận
2.3. Quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu nguyên container bằng đường
biển tại Công ty Cổ phần Airseaglobal Việt Nam
Quy trình giao nhận hàng nhập khẩu nguyên container bằng đường biển tại Công ty Cổ phần Airseaglobal Việt Nam được cụ thể qua các bước như sau:
Sơ đồ 2.2: Quy trình giao nhận hàng hóa nhập khập khẩu nguyên container bằng đường biển tại Công ty Cổ phần Airseaglobal Việt Nam
Tìm kiếm khách hàng và ký kết hợp đồn giao nhận Nhận Booking từ khách hàng và gửi cho đại lý đầu xuất, xác nhận vận đơn Chuẩn bị hồ sơ nhập khẩu Quyết toán và lưu hồ sơ của khách hàng
Thông quan hàng hóa nhập
khẩu tại cảng
Nguồn: Phòng kinh doanh Airseaglobal,2020
Giai đoạn 1: Nhân viên kinh doanh tại phòng kinh doanh tìm kiếm khách hàng kinh doanh thương mại sản xuất, các nhà đầu tư có nhu cầu nhập khẩu hàng hóa các kênh thương mại điện tử lớn như: Alibaba, Amazon, Trang vàng Việt Nam…Sau khi tìm kiếm được khách hàng nhân viên kinh doanh sẽ gọi điện để xin thông tin khách hàng, báo giá cho khách hàng và ký kết hợp đồng dịch vụ.
Giai đoạn 2: Sau khi ký kết hợp đồng dịch vụ, khách hàng sẽ gửi booking request cho Công ty CP Airseaglobal Việt Nam và công ty sẽ gửi cho đại lý đầu xuất của mình tại nước ngoài để xác nhận vận đơn. Đại lý Airseaglobal ở nước xuất sẽ book tàu và gửi xác nhận về việc book tàu về cho công ty. Đại lý đầu xuất phải phát hành vận đơn thứ nháp ( Draft HB/L) và gửi cùng vận đơn gốc nháp ( Draft
MB/L) cho công ty kiểm tra và nhân viên kinh doanh sẽ gửi cho khách hàng kiểm tra.
Giai đoạn 3: Khi những thông tin chính xác thì đại lý của công ty sẽ gửi Pre- alert cho công ty bao gồm: Master Bill of Lading, House Bill of Lading, Invoice, Packing List để kiểm tra đối chiếu. Từ đây bộ phận chứng từ của công ty sẽ tiếp nhận và theo dõi lịch trình lô hàng khi đã lên tàu và khỏi nước nhập. Hãng tàu sẽ gửi giấy báo hàng đến để công ty thông báo cho nhà nhập khẩu biết thời gian, sau đó nhân viên chứng từ sẽ khai báo hải quan trên phần mềm.
Giai đoạn 4: Sau khi biết tàu đã cập bến, nhân viên phòng vận hành cầm MB/L, chứng minh thư, giấy giới thiệu để lấy lệnh giao hàng và tiến hành thủ tục thông quan hàng hóa tại cảng, chuyển hàng về kho cho nhà nhập khẩu và gửi trả container cho hãng tàu. Kết thúc một quá trình nhập khẩu hàng hóa.
Giai đoạn 5: Bộ phận kế toán sẽ tiếp nhận hồ sơ lô hàng và tiến hành quyết toán. Hồ sơ khách hàng sẽ được lưu vào phần mềm quản lý của công ty để Ban giám đốc dễ dàng theo dõi, giám sát.
Để cụ thể hơn, tác giả dẫn chứng quy trình thực hiện trong một trường hợp cụ thể, lô hàng nhập khẩu một container 20’GP, hàng dây thép cuộn của Công ty Cổ phần Phụ tùng và thiết bị Công nghệ Việt Nhật: