Giai đoạn 3: Chuẩn bị hồ sơ nhập khẩu

6. Kết cấu của khóa luận

2.3.3.Giai đoạn 3: Chuẩn bị hồ sơ nhập khẩu

2.3.3.1. Theo dõi lô hàng ( tracking cargo) sau khi tàu đi

Sau khi hàng đã được chất lên tàu, đại lý tại nước xuất khẩu gửi Pre-alert cho Airseaglobal bao gồm: Master Bill of Lading, Invoice, Packing List để kiểm tra, đối chiếu. Việc gửi Pre-alert nhằm giúp đại lý đầu nhập nắm được lịch trình lô hàng nhập khẩu từ Shanghai về để liên hệ nhận hàng tại hãng tàu MCC Việt Nam.

Ngay sau khi hàng hóa được đưa lên tàu và rời cảng đi, nhân viên của công ty Airseaglobal sẽ theo dõi, giám sát tình trạng lô hàng (hay còn gọi là tracking cargo).

Việc tracking cargo nhằm mục đích theo dõi lô hàng đang ở vị trí nào, dự kiến ngày đến trong bao lâu cũng như theo dõi tình hình thời tiết để biết được các sự cố có thể xảy ra với lô hàng trong suốt quá trình vận chuyển. Việc tracking cargo được thực hiện bằng cách truy cập vào website của hãng tàu MCC.

2.3.3.2. Nhận giấy báo hàng đến( Arival Notice) từ hãng tàu gửi thông báo hàng đến cho người nhận hàng

Trước khi tàu cập bến khoảng 1- 2 ngày, hãng tàu MCC gửi Arval Notice (giấy báo hàng đến) cho Airseaglobal. Giấy báo hàng đến có những nội dung cơ bản như sau: tên tàu, số vận đơn, dự kiến thời gian tàu đến, người gửi hàng, người nhận hàng, tên hàng, số kiện, trọng lượng, cảng bốc, cảng dỡ, những lưu ý khi nhận lệnh giao hàng (D/O).

Sau khi kiểm tra các thông tin trên Arval Notice của hãng tàu, công ty Airseaglobal sẽ phát hành giấy báo hàng đến và gửi cho người nhận hàng – công ty Việt Nhật. Trên thông báo hàng đến cho người nhận hàng sẽ thể hiện các thông tin như sau: người nhận hàng, chuyến tàu, ngày tàu cập cảng, số cont, số seal, trọng lượng hàng (kg), số khối (CBM), tên hàng, cước phí, phí chứng từ và các phí khác (nếu có).

2.3.3.3. Lên tờ khai hải quan và E-Manifest cho hàng nhập

Công ty Airseaglobal liên hệ với khách hàng để nhắc nhở về việc cung cấp các thông tin chứng từ cần thiết làm các thủ tục thông qua nhập khẩu lô hàng (lên tờ khai hải quan, khai e-manifest, đăng ký kiểm tra chất lượng),…Các thông tin chứng từ cần thiết là:

- Hợp đồng mua bán quốc tế (Sales Contract) hoặc đơn đặt hàng (Purchase Order).

- Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice)

- Phiếu đóng gói ( Packing List).

- Chứng từ L/C

Nhân viên chứng từ của Công ty Airseaglobal tiến hành lên tờ khai hải quan điện tử trên phần mêm ECUS/VNACCS và gửi tờ khai nháp cho Công ty Việt Nhật kiểm tra và xác nhận, thực hiện chỉnh sửa nếu có sai sót và truyền tờ khai chính thức đến hải quan để lấy kết quả phân luồng.

Việc khai E-Manifest thường được khai trước khi tàu cập cảng từ 1- 2 ngày, quá deadline khai manifest nếu muốn chỉnh sửa thì phải mất phí chỉnh manifest. Khi người nhập khẩu đến nhận hàng, hải quan sẽ đối chiếu các thông tin trên D/O ( Delivery Order- Lệnh giao hàng) với thông tin khai manifest, nếu thông tin trùng

khớp thì hải quan mới giao hàng. Vì vậy việc khai manifest rất quan trọng để người nhập khẩu có thể nhận hàng sớm, tránh trường hợp không lấy hàng được phát sinh thêm nhiều chi phí.

Để khai E-Manifest nhân viên chứng từ phải tải về file mẫu định dạng Microsoft Excel nhập dữ liệu và gửi lên hệ thống Cổng thông tin một cửa quốc gia.Thông tin khai Manifest gồm có: người gửi hàng, người nhận hàng, mã cảng xếp hàng, mã cảng đích, số vận đơn, ngày vận đơn, số kiện, ghi chú ( nếu có), tên hàng, trọng lượng, thể tích, số cont, số seal.

2.3.3.4.Nhận lệnh giao hàng ( Delivery Order- D/O) từ hãng tàu

Sau khi biết tàu đã cập cảng dỡ, nhân viên hiện trường của Airseaglobal cầm vận đơn gốc MB/L hoặc vận đơn surrender, giấy giới thiệu cùng với chứng minh thư đi đến văn phòng đại diện của hãng tàu tại địa chỉ được thể hiện trên giấy báo hàng đến để lấy D/O.

Sau khi đến văn phòng đại diện của hãng tàu, trình giấy giới thiệu, vận đơn, chứng minh thư cho nhân viên của văn phòng đại diện hãng tàu, nhân viên này sẽ tiếp nhận và đưa ra mức phí phải đóng. Tùy theo phương hướng kinh doanh của mỗi hãng tàu mà các khoản phí phải đóng sẽ khác nhau.

Nhân viên hiện trường đóng phí theo yêu cầu, ký tên vào biên lai thu tiền, biên lai giá trị gia tăng (lưu ý tên và mã số thuế của doanh nghiệp trên các hóa đơn là của công ty Airseaglobal), sau đó nhận 3 D/O và các biên lai. Khi nhận D/O thì trên D/O sẽ được văn phòng đại diện đóng con dấu của hãng tàu ( tại Việt Nam).

Vì khi người nhận hàng giao chứng từ cho công ty Airseaglobal thì người nhận hàng đã kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ hay đã tu chỉnh khi xảy ra bất hợp lệ nên các số liệu trên các chứng từ đã khớp với nhau, lúc này khi nhận D/O, nhân viên vận hành chỉ cần kiểm tra, đối chiếu nội dung D/O với vận đơn là đủ nhằm phát hiện sai sót của D/O ( nếu có) và tu chỉnh ngay, tránh trường hợp D/O không có giá trị hiệu lực. Vậy khi nhận lệnh, nhân viên vận hành cần đối chiếu lệnh với vận đơn ngay khi còn ở đại lý hãng tàu những nội dung chủ yếu sau: tên tàu, số vận đơn, tên và địa chỉ người nhận hàng, người gửi hàng, tên hàng, loại hàng ( là hàng lẻ hay nguyên cont), cảng bốc, cảng dỡ. Vì đây là hàng nguyên container nên nhân viên vận hành phải kiểm tra thêm số lượng container.

Đặc biệt nhân viên vận hành phải chú thời hạn hiệu lực của D/O trong vấn đề lưu kho, lưu bãi, lưu container ( có hãng tàu miễn phí, có hãng tàu tính phí sau khi D/O hết hiệu lực) để sắp xếp thời gian hợp lý, tiến hành làm thủ tục nhận hàng, tránh trường hợp phát sinh thêm các chi phí này do D/O quá hạn hiệu lực lấy hàng.

2.3.4.Giai đoạn 4: Làm thủ tục thông quan cho hàng nhập và đưa hàng về kho người nhận hàng

2.3.4.1. Chuẩn bị các chứng từ cần thiết để mở tờ khai hải quan

Nhân viên vận hành cần đầy đủ bộ hồ sơ để mở tờ khai hải quan gồm:

- Tờ khai hải quan hàng nhập: 2 bản

- Hợp đồng ngoại thương: 1 bản sao

- Hóa đơn thương mại: 1 bản chính+ 1 bản sao

- Phiếu đóng gói: 1 bản chính + 1 bản sao

- Vận đơn: 1 bản sao (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});

- Giấy giới thiệu của Công ty Airseaglobal ( trên giấy giới thiệu có đóng dấu và ký tên của giám đốc, tên và chức vụ của nhân viên khai hải quan)

- Giấy chứng nhận xuất xứ C/O nếu có: 1 bản gốc ( chỉ dành cho những mặt hàng được tính thuế ưu đãi)

2.3.4.2. Làm thủ tục hải quan tại cảng

Tùy thuộc vào kết quả phân luồng sẽ có các thủ tục tại cảng khác nhau:

Luồng xanh: Miễn kiểm tra chi tiết hồ sơ, miễn kiểm tra thực tế hàng hóa. Cán bộ hải quan truyền hồ sơ qua lãnh đạo chi cục duyệt, đóng dấu thông quan “Đã làm thủ tục hải quan” vào tờ khai nhập khẩu.

Luồng vàng: Miễn kiểm tra thực tế hàng hóa, hồ sơ chuyển qua bộ phận tính giá thuế để kiểm tra chi tiết hồ sơ. Nếu hồ sơ hợp lệ sẽ được chuyển qua hồ sơ lãnh đạo chi cục duyệt, đóng dấu thông quan “Đã làm thủ tục hải quan” vào tờ khai nhập khẩu.

Luồng đỏ: hồ sơ chuyển qua bộ phận kiểm tra thực tế hàng hóa. Tùy theo tỷ lệ phân kiểm hóa của lãnh đạo của chi cục mà xuất trình 5%, 10%,… hay 100% hàng để hải quan kiểm tra. Sau khi kiểm tra nếu hàng hóa đúng với khai báo của tờ khai và chứng từ liên quan, cán bộ hải quan sẽ bấm niêm phong hải quan vào container và sẽ ghi chú vào tờ khai xác nhận hàng hóa đúng khai báo và chuyển hồ sơ qua lãnh đạo chi cục duyệt, đóng dấu thông quan “Đã làm thủ tục hải quan” vào tờ khai nhập khẩu.

Đối với lô hàng dây thép cuộn của Công ty Việt Nhật, hàng hóa nhập khẩu thuộc luồng đỏ. Khi đó tại cảng Hải Phòng, nhân viên vận hành của Airseaglobal sẽ phải làm các thủ tục.

2.3.4.3. Xác nhận mức thuế

Hải quan kiểm tra lại thuế tính trong tờ khai có đúng với số tiền thực tế mà doanh nghiệp phải nộp không. Nếu doanh nghiệp được ấn hạn thuế thì đóng dấu xác nhận. Nếu doanh nghiệp phải đóng thuế ngay thì nhân viên vận hành đóng thuế và

Sao y lại biên lai nộp tiền vào Ngân hàng Nhà nước, nộp lại cho cửa tính thuế xác nhận

2.3.4.4. Kiểm tra hàng hóa

- Nhân viên vận hành liên lạc với Hải quan kiểm hóa dựa trên bản phân công kiểm hóa.

- Mua seal cho container và đăng ký chuyển bãi kiểm hóa.

- Xuống bãi làm giấy cắt seal. Sau đó gọi nhân viên phụ trách tại cảng đến cắt seal.

- Cùng lúc đó phải có người của bên Hải quan kiểm hóa đi cùng.

- Nhân viên hải quan kiểm hóa kiểm tra thực tế hàng hóa theo mức độ yêu cầu. Sau đó nhân viên hải quan tự mình khóa seal lại.

2.3.4.5.Trả tờ khai hải quan

Sau khi kiểm tra và đóng dấu xong, nhân viên Hải quan sẽ chuyển qua cửa trả tờ khai hải quan. Nhân viên vận hành mua tem (Lệ phí hải quan) và dán vào tờ khai. Hải quan trả lại bộ chứng từ bao gồm:

- Tờ khai hải quan

- Phiếu ghi kết quả kiểm tra chứng từ

- Phiếu ghi kết quả kiểm tra hàng hóa

2.3.4.6. Giao hàng cho khách

Nhân viên vận hành vào đại lý hãng tàu trình D/O yêu cầu lấy nguyên container về hay rút ruột tại bãi. Với lô hàng này, Airseaglobal yêu cầu lấy nguyên container để chở về kho của người nhận hàng, đại lý hãng tàu sẽ thu tiền cược container, xuất biên lai thu tiền cược khoảng 2.000.000 VNĐ/container 20’ và khoảng 4.000.000 VNĐ/container 40’ đồng thời đóng dấu vào D/O là “ lấy nguyên container” và dấu của đại lý hãng tàu, nhân viên vận hành của Airseaglobal sẽ đóng tiền cược container và giữ phiếu thu tiền cược.

Sau đó nhân viên vận hành cho xe vào bãi CY để chở hàng và giao về kho có ghi chú “ Đã giao hàng nguyên đai, nguyên kiện, tình trạng tốt”, người nhận hàng giữ lại một bản. Hoàn tất quá trình giao hàng cho khách hàng.

2.3.4.7.Trả container cho hãng tàu

Sau khi dỡ hàng ra tại địa điểm giao hàng mà người nhận yêu cầu, nhân viên vận hành cho xe chở container rỗng và trả lại về nơi mà trên phiếu cược container

đã đề cập, cầm theo mẫu hạ container rỗng trình cho nơi trả container, nơi này sẽ gửi lại phiếu hạ container rỗng và cấp lại một phiếu thể hiện tình trạng container.

Nhân viên hiện trường cầm lấy phiếu thể hiện tình trạng container và giấy cược cont có xác nhận của nhân viên hãng tàu, giấy giới thiệu, phiếu thu tiền cược tới hãng tàu để nhận lại tiền cược.