Quy trình chung về giao nhận hàng hóa bằng container đường biển

6. Kết cấu của khóa luận

1.3.2. Quy trình chung về giao nhận hàng hóa bằng container đường biển

Tùy vào từng đơn hàng và tình hình của từng công ty mà mỗi công ty có một quy trình nghiệp vụ khác nhau. Tuy nhiên nhiều công ty giao nhận có quy trình nghiệp vụ giao nhận hàng hóa nguyên container bằng đường biển tổng quát tương tự nhau, gồm 10 bước cơ bản sau:

Sơ đồ 1.1 Quy trình giao nhận cơ bản của hàng nhập khẩu đường biển Tìm kiếm khách hàng và ký kết hợp đồng dịch vụ Thanh lý hải quan Giao hàng cho khách hàng Nguồn: Tác giả tự tổng hợp,2021  Tìm kiếm khách hàng và ký kết hợp đồng dịch vụ

Nhân viên Sales tiếp nhận nhu cầu nhập khẩu của khách hàng. Sau đó tiến hành xem xét, tìm hiểu các thông tin quan trọng của lô hàng như loại hàng hoá, số lượng, cảng dỡ và liên lạc với đại lý để tiến hành báo giá cho khách hàng. Sau khi khách hàng chấp nhận các thoả thuận giữa hai bên, nhân viên sẽ tiến hành kí kết hợp đồng dịch vụ.

 Đặt lịch tàu (booking tàu)

Thông thường, các hãng tàu sẽ hết chỗ sớm trước 1 tuần, nhất là khi rơi vào mùa cao điểm. Khi booking tàu để nhập hàng cần cung cấp thông tin cho dịch vụ vận chuyển FWD tại Việt Nam để lấy booking. Để lấy booking tàu cần cung cấp đầy đủ các thông tin sau cho hãng tàu:

- Cảng đi (port of loading): nơi mà hàng hóa của bạn được xếp lên tàu.

- Cảng chuyển tải: có hai hình thức là chuyển tải (transit) và đi thẳng

(direct). Tùy thuộc vào quy định, sự thống nhất giữa hai bên mà sẽ lựa chọn hình thức phù hợp.

- Cảng đến (port of discharge): nơi hạ container.

- Thời gian đóng hàng: theo kế hoạch thống nhất giữa hai bên.

- Các yêu cầu khác: loại container, kích cỡ, nhiệt độ, độ thông gió,...

 Theo dõi tiến trình đóng hàng và thông tin cập nhật từ nhà xuất khẩu

Đối với quy trình nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển, công việc thực hiện giám sát, theo dõi toàn bộ tiến trình đóng hàng để cập nhật cho đối tác sẽ do nhà xuất khẩu, đại lý hoặc chi nhánh giao dịch FDW ở Việt Nam mà bạn đang sử dụng làm điều này.

 Lấy lệnh giao hàng D/O

Trước ngày dự kiến hàng đến( thông thường từ 1-2 ngày) sẽ nhận được giấy thông báo hàng đến( Arrival Notice). Sau khi tàu cập cảng và có bộ chứng từ đầy đủ cùng với một vài giấy giới thiệu từ công ty khách hàng gửi sang, nhân viên giao nhận sẽ đến hãng tàu hoặc đến một đại lý giao nhận khác( trong trường hợp lệnh nối) để lấy lệnh. Khi lấy lệnh giao hàng phải đóng phí làm D/O, phí vệ sinh container, phí THC... Lúc này khi nhận D/O, nhân viên vận hành cần kiểm tra, đối chiếu nội dung D/O với vận đơn là đủ nhằm phát hiện sai sót của D/O ( nếu có) và tu chỉnh ngay, tránh trường hợp D/O không có giá trị hiệu lực. Nhân viên vận hành cần đối chiếu lệnh với vận đơn ngay khi còn ở đại lý hãng tàu những nội dung chủ yếu sau: tên tàu, số vận đơn, tên và địa chỉ người nhận hàng, người gửi hàng, tên hàng, loại hàng ( là hàng lẻ hay nguyên cont), cảng bốc, cảng dỡ.

 Thông quan hàng nhập khẩu

- Khai hải quan điện tử và đóng thuế:

Việc khai hải quan điện tử có thể tiến hành mang ra hải quan để nhân viên hải quan nhập liệu rất mất thời gian. Nhân viên chứng từ dùng phần mềm ECUSS/VNACCS để khai tờ khai hải quan điện tử, truyền dữ liệu tờ khai qua mạng hải quan điện tử. Nếu truyền thành công, hệ thống mạng của hải quan sẽ tự động thông báo số tiếp nhận, số tờ khai, phân luồng hàng hóa. Sau khi hoàn tất tờ khai hải quan điện tử ta sẽ nhận được tờ khai hàng nhập, in bộ tờ khai ra và liên hệ khách hàng nộp thuế.

- Đăng ký tờ khai tại cảng:

Sau khi đã khai hải quan điện tử thành công, nhận được tờ khai từ hải quan, cần chuẩn bị bộ hồ sơ để đăng ký tờ khai tại cảng bao gồm: Tờ khai hải quan hàng nhập, vận đơn(B/L), Invoice, Packing List, C/O (nếu có), giấy nộp tiền vào ngân

sách nhà nước, giấy giới thiệu, đăng ký kiểm hóa( nếu tờ khai phân loại luồng đỏ). Nhân viên giao nhận đem bộ chứng từ đã chuẩn bị cho hải quan kiểm tra. Hải quan sẽ tiếp nhận hồ sơ của doanh nghiệp để kiểm tra, sau đó chuyển hồ sơ qua bộ phận tính giá thuế để làm việc đóng thuế của doanh nghiệp.

- Kiểm hóa (nếu luồng đỏ)

Để làm thủ tục kiểm hóa, nhân viên giao nhận xem bảng phân công để liên lạc hải quan kiểm hóa. Sau đó làm thủ tục đăng ký chuyển bãi kiểm hóa và xuống bãi làm thủ tục cắt seal kiểm hóa. Khi container hàng đã ở bãi kiểm hóa thì điều công nhân cảng đến cắt seal, điều công nhân dỡ hàng ra khỏi container để phục vụ kiểm hóa. Sau đó mời công chức hải quan kiểm hóa xuống kiểm tra hàng hóa theo mức độ hải quan yêu cầu.

- Trả tờ khai hải quan

Sau khi kiểm tra và đóng dấu xong, hải quan sẽ chuyển qua cửa trả tờ khai hải quan. Nhân viên giao nhận mua tem (lệ phí hải quan) dán vào tờ khai. Nhân viên giao nhận kiểm tra xem đã đủ bộ chứng từ gồm: Tờ khai hải quan, Phiếu ghi kết quả kiểm tra chứng từ, Phiếu ghi kết quả kiểm tra hàng hóa (nếu luồng đó).

 Xuất phiếu EIR

Phiếu giao nhận Container - hay còn gọi là phiếu EIR, là một trong những loại giấy tờ quan trọng trong xuất nhập khẩu. Phiếu EIR là một loại phơi phiếu ghi lại tình trạng của container. Để xuất phiếu EIR, nhân viên giao nhận đến phòng Thương vụ ở cảng nộp D/O (Có dấu giao thẳng của hãng tàu) và đóng tiền nâng/ hạ container.

 Thanh lý hải quan

Hiện nay đã có thanh lý hải quan điện tử giúp rút ngắn thời gian thanh lý cổng, tuy nhiên hình thức này chỉ áp dụng cho các tờ khai hải quan mở ở Hải quan Sài Gòn khu VỰC I. Để thanh lý hải quan cổng, nhân viên giao nhận mang bộ hồ sơ gồm : Lệnh giao hàng, Phiếu EIR, Tờ khai hải quan (Bản chính và bản Copy), Danh sách Container. Hải quan sẽ vào sổ hải quan về lô hàng và đóng dấu vào tờ khai, phiếu EIR và xác nhận vào tờ danh sách container và trả lại cho nhân viên giao nhận.

Nhân viên giao nhận gửi phiếu EIR, danh sách container, giấy mượn container cho tài xế xe container để tài xế vào cảng nhận hàng. .

 Trả vỏ container rỗng cho hãng tàu và nhận cược

Sau khi rút hàng xong, tài xế sẽ mang container trả về cảng, theo chỉ định được ghi rõ trên giấu mượn container. Sau đó nhân viên giao nhận sẽ mang giấy cược container, phiếu EIR và phiếu thu đến đại lý hãng tàu để làm thủ tục nhận lại số tiền cược container.

 Quyết toán và lưu hồ sơ:

Sau khi hoàn thành xong thủ tục thông quan hàng nhập xong, hàng đã được được giao cho khách hàng thì nhân viên chứng từ phải kiểm tra và sắp xếp chứng từ thành 1 bộ hoàn chỉnh. Người giao nhận sẽ trao trả lại các chứng từ cho khách hàng và lưu lại 1 bộ. Đồng thời kèm theo 1 bản Debit No (Giấy báo nợ ) cho khách hàng .

 Các loại chứng từ có liên quan trong lô hàng nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển

Giao nhận hàng hóa XNK bằng đường biển có nhiều loại chứng từ có liên quan, đa số chứng từ mang tính chất phức tạp. Một số chứng từ quan trọng khi nhập khẩu hàng hóa như: Chứng từ hải quan, Hợp đồng ngoại thương, phiếu đóng gói và một số giấy tờ quan trong khác.

Giấy phép nhập khẩu: Văn bản cho phép nhập khẩu hàng hóa của bộ quản lý chuyên ngành ( Đối với hàng hóa đặc biệt cần giấy phép nhập khẩu).

Tờ khai hải quan nhập khẩu: Đây là một loại văn bản mà theo đó chủ của hàng hóa phải kê khai số hàng hóa đó cho bên lực lượng kiểm soát hàng hóa khi nhập khẩu hàng hóa vào nước. Nếu không làm tờ khai hải quan nhập khẩu hàng hóa mọi hoạt động có liên quan đến nhập khẩu hàng hóa sẽ bị dừng lại và vô hiệu hóa đến khi có tờ khai hải quan.

Hợp đồng ngoại thương: Đây là văn bản thỏa thuận giữa người mua và người bán đến từ hai quốc gia khác nhau về việc mua bán hàng hóa, quy cách đóng gói, thời gian thanh toán, điều kiện thanh toán và một số điều khoản khác. Ở đây quy định bên bán phải cung cấp hàng hóa và chuyển giao các chứng từ có liên quan và quyền sở hữu hàng hóa cho bên mua và bên mua phải thanh toán tiền hàng.

Bản giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh và giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp: Đây là hai loại giấy tờ quan trọng chứng minh tính hợp pháp của một doanh nghiệp, nếu không có loại giấy tờ này thì doanh nghiệp được coi là không tồn tại và kinh doanh bất hợp pháp dưới mọi hình thức.

Bản kê chi tiết mô tả hàng hóa: Đây là loại chứng từ chi tiết hàng hóa trong kiện hàng. Ngoài tạo điều kiện cho việc kiểm tra hàng hóa nó còn là một loại chứng từ bổ sung cho hóa đơn khi lô hàng có nhiều lọai hàng hóa khác nhau.

Hóa đơn thương mại: Là một chứng từ hợp pháp người bán đòi tiền người mua. Ngoài ra giá được ghi trên hóa đơn thương mại là cơ sở để tính thuế nhập khẩu và các thông tin khác như số hóa đơn, ngày phát hành hóa đơn phục vụ cho nghiệp vụ lên tờ khai điện tử.

Giấy chứng nhận xuất xứ: Là một chứng từ cho biết xuất xứ của hàng hóa được sản xuất tại vùng lãnh thổ nào, quốc gia nào. Giấy chứng nhận xuất xứ là một loại chứng từ đặc biệt quan trọng trong việc phân loại hàng hóa theo quy định hải quan nước nhập khẩu vì vậy nó quyết định thuế suất nhập khẩu hàng hóa. Nếu giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa hợp lệ sẽ giúp nhà nhập khẩu hưởng ưu đãi nhập khẩu (0%-5%).

Hiện nay có 11 mẫu giấy chứng nhận xuất xứ thường gặp như:

- C/O form A: C/O dùng cho hàng hóa xuất nhập khẩu từ các nước OECD; - C/O form B: Áp dụng cho tất cả các nước;

- C/O form D: C/O dùng cho hàng hóa xuất nhập khẩu từ các nước thuộc Hiệp

định các nước ASEAN;

- C/O form E: C/O dùng cho hàng hóa xuất nhập khẩu giữa ASEAN-Trung Quốc;

- C/O form S: C/O dùng cho hàng hóa xuất nhập khẩu giữa Việt Nam- Lào; - C/O form AK, VK: C/O dùng cho hàng hóa xuất nhập khẩu giữa các nước thuộc ASEAN-Hàn Quốc và Việt Nam-Hàn Quốc;

- C/O form AJ, VJ: C/O dùng cho hàng hóa xuất nhập khẩu giữa các nước thuộc ASEAN - Nhật Bản và Việt Nam-Nhập Bản;

- C/O form AI: C/O dùng cho hàng hóa xuất nhập khẩu giữa các nước thuộc ASEAN - Ấn Độ;

- C/O form AAZN: C/O dùng cho hàng hóa xuất nhập khẩu giữa các nước ASEAN - New Zealand – Autralia

Ngoài ra trong cuối năm 2019 đầu năm 2020 Hiệp định thương mại giữa Việt Nam – EU đã được thông qua. Đây là hiệp định thương mại đầy triển vọng và hứa hẹn cho tương lai giữa các doanh nghiệp của cả hai bên. Trong tương lai chắc hẳn sẽ có thêm nhiều hơn một form C/O xuất hiện nhằm giúp đỡ doanh nghiệp trong việc giảm thuế suất và giảm một số vấn đề khó khăn khi XNK hàng hóa, đẩy mạnh

hoạt đông mua bán hàng hóa, hàng hóa không phải “cõng” nhiều thứ thuế như bấy lâu nay giữa hai khu vực kinh tế.

Phiếu đóng gói: Đây là chứng từ cơ bản thể hiện mô tả cách đóng gói hàng hóa, kiện hàng được chia ra làm bao nhiêu gói, chất liệu gói được làm từ nguyên vật liệu nào và thể hiện trọng lượng kích cỡ bao bì các dấu hiệu có thể thấy trên bao bì.

Vận đơn đường biển: Đây là chứng từ đối với một lô hàng nhập khẩu không thể thiếu, có thể là Master bill do hãng tàu hoặc House bill do người chuyên chở hoặc đại diện của người chuyên chở cấp cho người gửi hàng sau khi xếp hàng lên tàu hoặc sau khi đã nhận hàng để xếp. Vận đơn đường biển có tác dụng như là một chứng từ về một giao dịch hàng hóa, là bằng chứng có hợp đồng chuyên chở.