III. CÁC YẾU TỐ ẢNH HƯỞNG KHẢ NĂNG CẠNH TRANH CỦA CÔNG TY TNHHNN MỘT THÀNH VIÊN DU LỊCH CÔNG ĐOÀN
4.1.Cơ cấu tổ chức công ty
4. Tác động môi trường bên trong công ty TNHHNN một thành viên du lịch công đoàn Hà Nội
4.1.Cơ cấu tổ chức công ty
Bảng 2.4 Sơ đồ cơ cấu bộ máy của công ty TNHHNN một thành viên du lịch công đoàn Hà Nội.
( Nguồn: Phòng hành chính công ty TNHHNN một thành viên du lịch công đoàn Hà Nội)
- Chức năng nhiệm vụ từng bộ phận.
• Giám đốc: là người đứng đầu bộ máy quản lý của Công ty chịu trách
nhiệm chỉ huy toàn bộ bộ máy quản lý. Giám đốc có nhiệm vụ phê
Phòng Quản lý An Ninh, Kĩ thuật Phòng Quản lý Nhà Buồng Phòng tài chính Phòng Thương Mại Dịch Vụ Trung tâm du lịch Giám đốc Phó giám đốc Phó giám đốc Phòng hành chính Phòng kế hoạch thị trường Bộ phận Tiếp Thị Bộ phận Lễ Tân
duyệt các văn bản, nhận các quyết định chỉ đạo trực tiếp từ Liên Đoàn Lao Động Việt Nam phân công công việc đến các ban, bộ phận trong công ty. Ngoài việc uỷ nhiệm cho các phó giám đốc, giám đốc còn trực tiếp chỉ huy các trưởng phòng.
Giám đốc có trách nhiệm trong việc quản lý, đốc thúc hoạt động của công ty, có trách nhiệm hoàn thành việc nộp ngân sách theo chỉ tiêu được giao. Giám đốc cũng là người chịu trách nhiệm cao nhất đối với Liên Đoàn Lao Động.
Có 3 phòng trong công ty hoạt động dưới sụ giám sát trực tiếp của giám đốc đó là phòng Kế hoạch thị trường, phòng Thương mại dịch vụ và trung tâm du lịch.
• Phó giám đốc: Công ty có 2 phó giám đốc, mỗi phó giám đốc quản lí
và giám sát hoạt động các phòng ban khác nhau trong công ty. Phó giám đốc thứ nhất quản lí 2 phòng ban là phòng Quản lí An ninh kĩ thuật và phòng Quản Lí Nhà Buồng. Phó giám đốc thứ 2 chịu trách nhiệm trước công ty về hoạt động 2 phòng Tài Vụ và phòng Hành Chính.
Các phó giám đốc sẽ trực tíêp giao nhiệm vụ đến các phòng ban dưới quyền hạn, đồng thời theo dõi hoạt động của họ, cuối kì báo cáo kết quả hoạt động cho Giám đốc trong các buổi họp tổng kết.
• Phòng quản lí an ninh kĩ thuật.
Phòng quản lí an ninh làm nhiệm vụ đảm bảo an ninh công ty, sửa chữa thay mới và thường xuyên theo dõi tình trạng an ninh về điện nước, máy móc
thiết bị…đảm bảo mọi vấn đề về kĩ thuật trong công ty luôn ổn định, tạo điều
kiện thuận lợi cho các hoạt động không bị gián đoạn khi có bất kì sự cố nào xảy ra.
khách và cán bộ công nhân viên trong công ty. Đồng thời là người chỉ dẫn cho khách đến những địa điểm cần đến trong công ty.
Đội tu sửa: làm nhiệm vụ sửa chữa hay thay mới các trang thiết bị hỏng hóc.
• Phòng quản lí nhà buồng.
Phòng quản lí nhà buồng bao gồm bộ phận buồng và bộ phận quản lí nhà buồng.
Bộ phận buồng này đảm đương các nhiệm vụ về nhà buồng, như dọn dẹp
căn hộ cũ trước khi khách đến thuê, đảm bảo cơ sở vật chất trong từng căn
buồng khách sạn không bị mất mát, thiệt hại. Quan trọng hơn là tạo sự hài lòng thoải mái và sạch sẽ cho khách tới nghỉ tại công ty.
Bộ phận quản lí nhà buồng là bộ phận hỗ trợ với phòng lễ tân, phối hợp với bộ phận lễ tân theo dõi và quản lí việc cho thuê buồng của khách sạn. Bên cạnh đó giám sát hiệu quả công việc của bộ phận buồng.
• Phòng hành chính.
Thực hiện công tác lao động, tiền lương trong công ty, phân chia lao động trong công ty một cách hợp lí. Tuyển dụng lao động theo yêu cầu của các phòng ban, bộ phận trong công ty. Trực tiếp quản lí về hồ sơ, số lượng về lực lượng lao động. Đồng thời thực hiện đánh giá khen thưởng kỉ luật đối với cán bộ công nhân viên. Thực hiện các yêu cầu về ưu đãi đối với lao động và chế độ chính sách người lao động đối với nhân viên công ty.
• Phòng thương mại dịch vụ.
Phòng này làm nhiệm vụ xúc tiến thúc đẩy các hoạt động thương mại và du lịch quốc tế. Chịu trách nhiệm liên hệ và kí hợp đồng với các đối tác nước ngoài theo đó phải bảo đảm quyền hạn và quyền lợi của công ty.
• Trung tâm du lịch.
chính sách khuyến khích và biện pháp thu hút khách, xây dựng và tổ chức các trương trình du lịch ngắn ngày và dài ngày cho khách nghỉ tại khách sạn. Tổ chức liên kết với các khách sạn tại các nơi mà đoàn khách du lịch tới nghỉ.
• Phòng kế hoạch thị trường. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Phòng kế hoạch thị trường làm hai nhiệm vụ cơ bản. Thứ nhất tham mưu cho ban giám đốc công ty về công tác thị trường, xây dựng kế hoạch kinh doanh,( kế hoạch hàng năm và kế hoạch dài hạn). Xây dựng các chỉ tiêu kế hoạch, định mức chi phí và điều chỉnh giá một cách linh hoạt, thực hiện thiết kế xây dựng căn bản trong công ty. Dự toán cụ thể về các con số chi phí cũng như doanh thu của kì tới trình ban giám đốc phê duyệt.
Thứ hai, qua các kế hoạch kinh doanh soạn lập xúc tiến việc quảng bá tên tuổi công ty, khai thác và tìm kiếm thị trường mới thông qua hoạt động Marketing dưới nhiều hình thức.
• Phòng tài chính.
Cung cấp đầy đủ, toàn diện và chính xác số liệu để giúp ban Giám đốc ra các quyết định chỉ đạo, quản lý, điều hành phù hợp.
Tổ chức lập dự toán thu, chi trong phạm vi ngân sách quản lý, thực hiện phân bổ dự toán ngân sách .
Tổ chức thực hiện dự toán thu, chi ngân sách được giao, nộp đầy đủ đúng hạn các khoản phải nộp ngân sách theo quy định của pháp luật. Chi đúng đối tượng, đúng mục đích và tiết kiệm. Quản lý sử dụng tài sản của công ty theo đúng chế độ quy định.
Mỗi phòng ban trong công ty đều có chế độ kế toán riêng để kê khai và hạch toán các hoạt động của mình, cuối kì các số liệu và bảng tổng kết sẽ được chuyển về phòng tài chính để lập báo cáo tổng kết trình giám đốc xem xét, đánh giá và phê duyệt.
Bộ phận tiếp thị của công ty là bộ phận trực tiếp làm nhiệm vụ mở rộng thị trường trong chiến lược phát triển của công ty. Tiếp thị hay tiếp cận thị trường chính là quảng bá, tìm hiểu và kết nối với khách hàng của công ty, phát triển thị trường truyền thống và mở rộng thị trường tiềm năng.
Bộ phận tiếp thị của công ty khoảng 15 nhân viên trực tiếp liên hệ với khách hàng dưới nhiều hình thức khác nhau, kí kết hợp đồng du lịch trực tiếp hoặc qua mạng thư điện tử …
• Bộ phận lễ tân.
Bộ phận lễ tân tại công ty bao gồm 10 nhân viên, chia làm 3 ca,sáng – chiều – đêm, mỗi ca trực 3 người và một nhân viên quản lí bộ phận này, theo dõi tình hình khách đăng kí và rút khỏi lưu trú. Bộ phận lễ tân cũng được coi là “ bộ mặt” của công ty vì vậy họ được trau dồi rất nhiều về kĩ năng giao tiếp, ứng xử và ngoại ngũ để có thẻ làm tốt vai trò tiếp nhận và hướng dẫn khách đến nghỉ tại công ty. Trong quá trình tổ chức phục vụ, bộ phận lẽ tân đóng vai trò là cầu nối giữa khách với khách sạn, giữa các bộ phận riêng biệt với nhau tạo ra sự nhịp nhàng ăn khớp trong từng hoạt động. Hầu hết các nhân viên làm việc trong bộ phận này của công ty có tuổi đời từ 24 đên 34, ngoại hình khá và trình độ tiếng Anh tốt.
Ngoài các phòng ban trên, trong công ty còn có một số bộ phận phụ khác như:
• Các đơn vị bán hàng: chuyên bán đồ lưu niệm, sách báo cho khách du
lịch tại công ty.
• Các đơn vị kinh doanh trực thuộc: như siêu thị tự chọn, các quán café
giải khát…
• Bộ phận phục vụ vui chơi giải trí: chịu trách nhiệm tổ chức các hoạt
động vui chơi giải trí như sân tennis, bi-a, karaoke, sàn nhảy… Ngoài ra bộ phận này còn chịu trách nhiệm chăm sóc cho quang cảnh chung
của khách sạn và thu lệ phí của khách tham gia các hoạt động vui chơi.