V KH = ĐG ì DTKH + DP + BS
3.2.1.1. Hoàn thiện cụng tỏc phõn tớch cụng việc và đỏnh giỏ thực hiện cụng việc
cụng việc
Phõn tớch cụng việc là cụng cụ cơ bản để thực hiện cỏc hoạt động quản trị nhõn lực. Phõn tớch cụng việc cú ý nghĩa quan trọng bởi vỡ nhờ cú phõn tớch cụng việc mà người quản lý cú thể xỏc định được cỏc kỳ vọng của mỡnh đối với người lao động và làm cho người lao động hiểu rừ được cụng việc của mỡnh, cỏc nhiệm vụ phải thực hiện, cỏc điều kiện để hoàn thành được cụng việc. Trờn cơ sở đú, thực hiện tổ chức đỏnh giỏ thực hiện cụng việc một cỏch chớnh xỏc và cú hiệu quả.
Để bảng phõn tớch cụng việc được chớnh xỏc, cỏn bộ nhõn sự cần thu thập chớnh xỏc thụng tin về những vấn đề sau:
- Thụng tin về tỡnh hỡnh thực hiện cụng việc: như phương phỏp làm việc, hao phớ thời gian thực hiện cụng việc, cỏc yếu tố của thành phần cụng việc. - Thụng tin về yờu cầu nhõn sự: Bao gồm tất cả cỏc yờu cầu vờ nhõn viờn
thực hiện cụng việc như học vấn, trỡnh độ chuyờn mụn, kỹ năng, cỏc kiến thức hiểu biết liờn quan đến thực hiện cụng việc, cỏc thuộc tớnh cỏ nhõn.
- Thụng tin về cỏc yờu cầu đặc điểm, tớnh năng tỏc dụng, số lượng, chủng loại của cỏc mỏy múc, trang bị dụng cụ được sử dụng trong quỏ trỡnh sử dụng cụng việc.
- Cỏc tiờu chuẩn mẫu trong thực hiện cụng việc: Bao gồm cỏc tiờu chuẩn, định mức thời gian thực hiện, số lượng, chất lượng của sản phẩm hay cụng việc… Tiờu chuẩn mẫu là cơ sở để đỏnh giỏ việc thực hiện cụng việc của nhõn viờn.
- Cỏc thụng tin về điều kiện thực hiện cụng việc: Bao gồm cỏc thụng tin liờn quan đến cỏc vấn đề điều kiện làm việc như sự cố gắng về thể lực, điều kiện vệ sinh lao động, thời gian biểu, điều kiện tổ chức hoạt động, của cụng ty, chế độ lương bổng, quần ỏo đồng phục…
Sau đú cú thể dựng phương phỏp bảng cõu hỏi phõn tớch chức vụ để đỏnh giỏ. Người phõn tớch cụng việc phải xỏc định mỗi vấn đề cú vai trũ gỡ đối với cụng việc và nếu cú thỡ ở phạm vi, mức độ ỏp dụng thế nào theo cỏch phõn loại.
1 - Rất ớt ỏp dụng 2 - Thỉnh thoảng 3 - Bỡnh thường 4 - Đỏng kể
5 – Thường xuyờn
Tất cả cụng việc đều được đỏnh giỏ điểm trờn cơ sở xỏc định xem cụng việc được đỏnh giỏ như thế nào theo 5 nhúm:
1- Ra quyết định, giao dịch và trỏch nhiệm xó hội
2- Thực hiện cỏc cụng việc mang tớnh chất hành nghề, đũi hỏi kỹ năng cao. 3- Cụng việc đũi hỏi sự cố gắng về thể lực.
4- Cụng việc đũi hỏi phải điều khiển mỏy múc thiết bị 5- Xử lý thụng tin
Sử dụng kết quả đỏnh giỏ cõu hỏi phõn tớch chức vụ để so sỏnh cụng việc này với cụng việc khỏc và làm cơ sở để trả lương cho nhõn viờn.
Bảng 9:Vớ dụ về bảng phõn tớch cụng việc của cỏc cấp giỏm sỏt, quản lý thường ngày
Trong đú: A: Thường xuyờn C: Bỡnh thường E: Rất ớt ỏp dụng B: Đỏng kể D: Thỉnh thoảng
STT Hoạt động Tần suất
A B C D E
1 Phõn tớch định kỳ khối lượng cụng việc và nhu cầu của người lao động trong một đơn vị tổ chức.
n n n n n 2 Đề xuất thay đổi trỡnh độ nhõn viờn trong một đơn vị
cụng việc.
c c c c c 3 Xem xột tài liệu cho một vị trớ cụng việc mới và cho vị
trớ đó cú sửa đổi.
t t t t t 4 Trỡnh để được phờ duyệt việc sửa đổi một vị trớ cụng
việc.
v v v v v 5 Phỏng vấn cỏc ứng viờn đến xin việc và ra quyết định
tuyển người hoặc đưa ra đề xuất chọn lựa.
t t t t t 6 Lập kế hoạch, ủy quyền, truyền đạt và kiểm soỏt cỏc
cụng việc đó giao và cỏc dự ỏn đặc biệt cú liờn quan đến cấp dưới.
c c c c c
7 Thiết lập và duy trỡ cỏc mục tiờu hoặc mục đớch cụng việc cụ thể và cỏc tiờu chuẩn định tớnh và định lượng của cụng việc mà cấp dưới phải đạt được.
c c c c c
8 Đào tạo, phỏt triển, tạo động lực cho cấp dưới nõng cao kết quả cụng việc hiện tại và chuẩn bị cho những cụng việc ở cấp cao hơn.
v v v v v
9 Xỏc định những thay đổi đỏng kể trong nghĩa vụ và nhiệm vụ chớnh của cấp dưới bằng cỏch thường xuyờn xem xột nhiệm vụ của họ.
x x x x x
10 Đỏnh giỏ kết quả thực hiện của cấp dưới. Dẫn chứng tài liệu và thảo luận về kết quả thực hiện hiện nay và trước kia bằng bỏo cỏo trực tiếp. Thụng bỏo kết quả cho người phụ trỏch.
p p p p p
11 Đề xuất cỏc vấn đề nhõn sự như bổ nhiệm, thưởng theo kết quả lao động, bói nhiệm … căn cứ vào chớnh sỏch và hướng dẫn về ngõn sỏch và chớnh sỏch.
h h h h h
12 Thụng bỏo cho cỏc nhà quản lý cấp trờn và cấp dưới về những diễn biến cú ảnh hưởng đến nhiệm vụ cụng việc. Đảm bảo truyền đạt đỳng.
Đ Đ Đ Đ Đ
13 Duy trỡ kỷ luật, đề xuất và quản lý hành động sửa lỗi căn cứ vào chớnh sỏch và quy chế.
c c c c c 14 Hướng dẫn người dưới quyền mới những quy trỡnh thủ
tục và chớnh sỏch, cỏc quy tắc trong cụng việc, và cấp độ thực hiện cụng việc cần đạt được. Điểm qua cỏc nhiệm
vụ của vị trớ cụng việc này.
Xõy dựng hệ thống đỏnh giỏ hoàn thành cụng việc
Cụng ty phải xõy dựng hệ thống đỏnh giỏ thực hiện cụng việc một cỏch hiệu quả và khoa học đảm bảo cỏc yờu cầu sau:
- Hệ thống đỏnh giỏ phải phự hợp với mục tiờu quản lý và phản ỏnh được hệ thống cỏc cụng việc trong cụng ty.
- Hệ thống đỏnh giỏ phải phõn biệt được người lao động hoàn thành tố cụng việc với người lao động khụng hoàn thành cụng việc.
- Hệ thống đỏnh giỏ phải đảm bảo tớnh tin cậy của cỏc thụng tin đỏnh giỏ. - Hệ thống đỏnh giỏ phải đơn giản, dễ hiểu, dễ sử dụng.
Cụng tỏc đỏnh giỏ phải tiến hành theo cỏc bước sau:
- Xỏc định mục tiờu của đỏnh giỏ thực hiện cụng việc và đối chiếu với bảng phõn tớch cụng việc.
- Thảo luận việc đỏnh giỏ với người thực hiện cụng việc. Cuộc thảo luận này được tiến hành để xem xột lại quỏ trỡnh thực hiện cụng việc, rỳt ra nhũng kinh nghiệm cần phỏt huy và những sai sút cần sửa chữa, hoàn thiện.
Tuỳ thuộc vào mục tiờu của việc đỏnh giỏ, tuỳ thuộc vào đặc điểm của cụng việc mà sử dụng phương phỏp đỏnh giỏ cho phự hợp. Thụng thường, người ta sử dụng cỏc phương phỏp sau để đỏnh giỏ:
- Phương phỏp thang đo phự hợp - Phương phỏp danh mục kiểm tra
- Phương phỏp ghi chộp cỏc sự kiện quan trọng - Phương phỏp đỏnh giỏ bằng thang điểm - Phương phỏp so sỏnh
- Phương phỏp quản lý bằng mục tiờu
Tuy nhiờn, để đỏnh giỏ thực hiện cụng việc một cỏch chớnh xỏc thỡ khụng chỉ xem người ta đạt được những gỡ mà phải xem họ đạt được trong trường hợp, hoàn cảnh và điều kiện như thế nào. Việc đỏnh giỏ cần quan tõm tới hiệu quả chứ khụng phải so sỏnh giữa kết quả và chi phớ bỏ ra.
Do vậy, cần phải bồi dưỡng kiến thức, kỹ năng kỹ thuật cho người đỏnh giỏ. Để đỏnh giỏ mức độ hoàn thành cụng việc của cụng nhõn trực tiếp sản xuất, cụng ty cú thể xõy dựng bảng định mức hoàn thành cụng việc như sau:
Chỉ tiờu Mức 1= 1,03 Mức 2 = 1,02 Mức 3 = 1,00
Sản lượng Đạt năng suất ca mỏy Đạt năng suất ca mỏy Ngày cụng được vắng 1 cụng chế độ ( do nghỉ phộp, Bảo Hiểm Xó Hội) Được vắng 2 cụng chế độ ( do nghỉ phộp, Bảo Hiểm Xó Hội) Tăng ca theo
yờu cầu của cụng việc
Tăng ca 100% Tăng ca ≥ 50 %
Kỷ luật Khụng vi phạm kỷ luật
Cỏc trường hợp cũn lại
Để đảm bảo tớnh khuyến khớch và cụng bằng trong quy chế trả lương, cụng ty cần xõy dựng cỏc tiờu chuẩn hoàn thành cụng việc, đặc biệt đối với những vị trớ lao động ở khối văn phũng giỏn tiếp sản xuất. Việc này đũi hỏi bản mụ tả cụng việc được xõy dựng tương đối sỏt với thực tế, cụng tỏc lập và giỏm sỏt kế hoạch làm việc từng bộ phận, cỏ nhõn được thực hiện triệt để và nghiờm tỳc.
Bản mụ tả cụng việc cần trả lời được những cõu hỏi sau: Làm cỏi gỡ, làm thế nào, và điều kiện mà cỏc nhiệm vụ đú được thực thi.
1. Cỏc nhiệm vụ chủ yếu phải hoàn thành 2. Tỷ lệ thời gian cho mỗi nhiệm vụ 3. Cỏc tiờu chuẩn hoàn thành cụng việc
4. Điều kiện, nơi làm việc, rủi ro cú thể xảy ra
5. Số người làm với từng cụng việc, mối quan hệ tường trỡnh, bỏo cỏo 6. Mỏy múc và thiết bị thực hiện cụng việc
Bản mụ tả cụng việc
Tờn cụng ty: Chức vụ: Nơi làm việc: Bỏo cỏo cho:
Mục đớch cụng việc: Phạm vị cụng việc:
Nhiệm vụ và trỏch nhiệm: Tiờu chuẩn:
Mức phấn đấu:
Mức độ hoàn thành cụng việc cú thể được quy đổi thành cỏc mức hệ số như 0,8 – 0,9 và tối đa là 1,0 tương ứng với loại lao động A, B, C. Áp dụng thang điểm này cú đặc điểm là đơn giản, dễ hiểu. Tuy nhiờn, để chớnh xỏc hơn ta cú thể ỏp dụng một thang điểm rộng hơn. Thang điểm càng rộng thỡ độ chớnh xỏc càng cao. Một cỏch khỏc là căn cứ trờn những lỗi sai phạm trong cụng việc như chất lượng, số lượng hoặc tiến độ hoàn thành cụng việc mà cú điểm giảm trừ tương ứng.
Vớ dụ: Bản mụ tả cụng việc cho cỏn bộ làm cụng tỏc lao động – tiền lương Tờn cụng ty: Cụng ty cổ phần May Hoàng Minh
Chức vụ: Nhõn viờn nhõn sự
Phũng/Bộ phận: Phũng kế toỏn tài vụ
Nơi làm việc: phố Phạm Sứ Mệnh – Phường Quang Trung – Thành phố Hải Dương – Tỉnh Hải Dương
Bỏo cỏo cho: Giỏm đốc Cụng ty cổ phần may Hoàng Minh Nhiệm vụ và trỏch nhiệm:
- Tham mưu cho lónh đạo về cỏc lĩnh vực liờn quan đến lao động, tiền lương, việc giải quyết cỏc chế độ chớnh sỏch đối với người lao động.
- Lập kế hoạch hàng năm về quỹ lương kế hoạch, thuyết minh đơn giỏ tiền lương đối với cụng ty. Lập kế hoạch nguồn lao động.
- Theo dừi, tổng hợp tỡnh hỡnh thực hiện cụng tỏc trả lương của cụng ty cũng như việc theo dừi tỡnh hỡnh tăng giảm lao động hàng thỏng, hàng quý, hàng năm.
- Theo dừi cụng tỏc chấm cụng và tớnh tiền lương được thanh toỏn cho bộ phận quản lý và lao động giỏn tiếp của cụng ty.
- Đề xuất cỏc phương ỏn trả lương, biện phỏp quản lý khoa học, phõn cụng cụng việc phự hợp với thực tế cụng ty.
- Thực hiện việc xếp lương Nhà nước và cỏc cụng tỏc cú liờn quan đến Bảo hiểm cho cỏn bộ, cụng nhõn viờn.
Tiờu chuẩn:
- Trỡnh độ học vấn: Cử nhõn
- Chuyờn mụn: Quản trị nhõn lực, kinh tế lao động - Yờu cầu:
+ Hiểu biết chế độ, chớnh sỏch về chế độ, tiền lương, thưởng cụng ty của Nhà nước.
+ Nhanh nhẹn, trung thực, tỉ mỉ, thận trọng. + Sử dụng thành thạo cỏc thiết bị văn phũng.
+ Trung thành với cụng ty và cú ý thức xõy dựng cao. Trả lương:
- Phương phỏp: Trả lương theo thời gian - Được hưởng thụ cấp trỏch nhiệm cụng việc
Bảng 11:Vớ dụ bảng lương đo đỏnh giỏ thực hiện cụng việc đối với nhõn viờn kinh doanh Trong đú: Xuất sắc: 5 điểm Khỏ: 4 điểm Trung bỡnh: 3 điểm Yếu: 2 điểm Kộm: 1 điểm
STT Tiờu thức Trọng số Điểm số Điểm số đó tớnh
đến trọng số 1 Lập kế hoạch bỏn hàng 0,35 5 1,75 2 Đàm phỏn 0,25 3 0,75 3 Bỏn hàng trực tiếp 0,1 4 0,4 4 Khả năng phỏt triển dịch vụ sau bỏn hàng 0,1 3 0,3
5 Quản trị cỏc đại diện bỏn hàng khỏc
0,1 4 0,4
6 Theo dừi đối thủ cạnh tranh 0,1 3 0,3 Từ 0 – 2: Mức kộm Từ 3 – 3,9: Khỏ Từ 4 – 4,5: Tốt Từ 4,5 – 5: Xuất sắc
Tổng điểm đạt được là 3,9. Thỏng này nhõn viờn kinh doanh sẽ được xếp loại khỏ.