1. Khái quát chung về chi nhánh công ty cổ phần du lịch Thanh Hóa 1 Quá trình hình thành và phát triển của chi nhánh
1.3 Cơ cấu tổ chức bộ máy
Sơ đồ : Mô hình cơ cấu tổ chức của chi nhánh tại Hà Nội
Đây là mô hình cơ cấu tổ chức trực tuyến giản đơn phù hợp với khả năng tài chính hẹp, lợng khách và môi trờng kinh doanh bị giới hạn bởi quy mô của chi nhánh. Song nó phù hợp vì đơn giản, linh hoạt, chi phí quản lý thấp, mệnh lệnh đợc truyền trực tiếp và nhanh gọn. Điều này sẽ giúp cho chi nhánh nắm bắt nhanh chóng các thông tin cần thiết, rút ngắn đợc nhiều khâu phức tạp trong việc truyền mệnh lệnh và hỗ trợ cho quy trình kinh doanh ch- ơng trình du lịch ở một khía cạnh nào đó.
Giám đốc chi nhánh
- Giám đốc chi nhánh (1 ngời): Là ngời chịu trách nhiệm về mọi hoạt động và kết quả kinh doanh của chi nhánh, lựa chọn và tuyển dụng nhân lực riêng cho chi nhánh.
- Kế toán (1 ngời): Có nhiệm vụ thực hiện các công tác hạch toán, kế toán cho chi nhánh dảm bảo tuân thủ theo đúng những qui định của Nhà nớc về hạch toán kế toán. Bộ phận này thờng có quan hệ khăng khít với bộ phận hớng dẫn trong việc tính toán các chơng trình du lịch. Ngoài ra, bộ phận này còn có nhiệm vụ báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của chi nhánh cho công ty.
- Bộ phận Marketing (2 nhân viên): Đây là bộ phận có tính quyết định đến khả năng thu hút khách của chi nhánh. Bộ phận này thực hiện các hoạt động marketing nh nghiên cứu thị trờng, tuyên truyền quảng cáo, tham gia hội chợ du lịch, đặt quan hệ với các công ty lữ hành gửi khách. Bộ phận này có quan hệ chặt chẽ với bộ phận hớng dẫn trong việc tìm hiểu những nhu cầu, đặc điểm của khách, từ đó có phơng thức phục vụ tốt hơn. Cụ thể thì nó có các chức năng, nhiệm vụ chủ yếu sau:
(1) Tổ chức và tiến hành các hoạt động nghiên cứu thị trờng du lịch trong nớc và quốc tế. Tiến hành các hoạt động tuyên truyền quảng cáo, thu hút các nguồn khách du lịch đến với chi nhánh.
(2) Phối hợp với bộ phận điều hành, tiến hành xây dựng các chơng trình du lịch từ nội dung đến mức giá, phù hợp với nhu cầu của khách, chủ động trong việc đa ra những ý tởng mới về sản phẩm của chi nhánh.
(3) Ký kết hợp đồng với các hãng, các công ty du lịch nớc ngoài, các tổ chức cá nhân trong và ngoài nớc khai thác các nguồn khách quốc tế vào Việt Nam và Việt Nam ra nớc ngoài.
(4) Duy trì các mối quan hệ của chi nhánh với các nguồn khách, đề xuất và xây dựng phơng án mở rộng thị trờng và quy mô của chi nhánh.
(5) Đảm bảo hoạt động thông tin giữa chi nhánh và nguồn khách, thông báo cho các bộ phận có liên quan trong chi nhánh về kế hoạch các đoàn khách, nội dung hợp đồng cần thiết cho việc phục vụ khách.
(6) Bộ phận Marketing phải thực sự trở thành chiếc cầu nối giữa thị tr- ờng với chi nhánh. Trong điều kiện nhất định, bộ phận marketing có trách nhiệm thực hiện việc nghiên cứu và phát triển, là thành phần chủ yếu trong việc xây dựng các chiến lợc, sách lợc hoạt động hớng tới thị trờng của chi nhánh.
- Bộ phận hớng dẫn (6 nhân viên): Bao gồm các hớng dẫn viên là những ngời trực tiếp phục vụ và hớng dẫn khách du lịch họ có nhiệm vụ sau đây:
(1) Căn cứ vào kế hoạch khách, tổ chức điều động, bố trí hớng dẫn viên cho các chơng trình du lịch.
(2) Xây dựng, duy trì và phát triển đội ngũ hớng dẫn viên và cộng tác viên chuyên nghiệp. Tiến hành các hoạt động học tập, bồi dỡng để đội ngũ h- ớng dẫn có trình độ chuyên môn nghiệp vụ cao, phẩm chất nghề nghiệp tốt, đáp ứng các yêu cầu về hớng dẫn của chi nhánh.
(3) Phối hợp chặt chẽ với các bộ phận khác của chi nhánh để tiến hành công việc có hiệu quả cao. Hớng dẫn viên phải thực hiện đầy đủ chức năng, nhiệm vụ theo đúng quy định của chi nhánh.
(4) Là đại diện trực tiếp của chi nhánh trong quá trình tiếp xúc với khách du lịch và bạn hàng, các nhà cung cấp. Tiến hành các hoạt động quảng cáo tiếp thị thông qua hớng dẫn viên.
- Bộ phận điều hành( 2 nhân viên): đợc coi nh là yếu tố tổ chức sản xuất của chi nhánh, tiến hành các công việc để đảm bảo thực hiện các sản phẩm của chi nhánh. Bộ phận này có nhiệm vụ chủ yếu sau đây:
(1) Là đầu mối triển khai toàn bộ công việc điều hành các chơng trình, cung cấp các dịch vụ du lịch trên cơ sở các kế hoạch thông báo về khách do bộ phận thị trờng gửi tới.
(2) Lập kế hoạch và triển khai các công việc có liên quan đến việc thực hiện các chơng trình du lịch nh đăng ký chỗ trong khách sạn, visa, vận chuyển ... đảm bảo các yêu cầu về thời gian và chất lợng.
(3) Thiết lập và duy trì mối quan hệ mật thiết với các cơ quan hữu quan (ngoại giao, nội vụ, hải quan). Soạn thảo và ký kết hợp đồng với các nhà cung cấp dịch vụ hàng hoá (khách sạn, hàng không, đờng sắt...). Lựa chọn các nhà cung cấp có những sản phẩm đảm bảo uy tín chất lợng.
(4) Theo dõi quá trình thực hiện các chơng trình du lịch. Phối hợp với bộ phận kế toán thực hiện các hoạt động thanh toán với các công ty gửi khách và với các nhà cung cấp. Nhanh chóng xử lý các trờng hợp bất thờng xảy ra trong quá trình thực hiện các chơng trình du lịch.
- Nhân viên thuê xe (1 ngời) hay nhân viên phụ trách vận chuyển.
Nhân viên này có trách nhiệm điều phối xe theo đúng số lợng, chủng loại phù hợp với từng đoàn khách, từng chơng trình du lịch theo lịch trình định trớc, đăng ký đặt chỗ và mua vé máy bay, tàu hoả, các phơng tiện vận chuyển khác theo yêu cầu của khách trong chơng trình.
Để thực hiện tốt công việc này, nhân viên phụ trách vận chuyển phải nắm vững về chủng loại xe du lịch phục vụ khách để có thể thuê đợc xe với các đặc điểm phù hợp với địa hình, số lợng khách trong đoàn, yêu cầu về chất lợng phơng tiện. Ví dụ: khi thuê xe đi qua nơi có địa hình không bằng
phẳng(đồi núi) phải dùng xe có gầm cao chứ không phải xe có gầm thấp. Phải nắm vững thông tin về các cơ sở vận chuyển, đặc biệt là hàng không (giờ bay, số lợng chuyến bay trong ngày, tuần, các chính sách của hãng về giải quyết những tình huống bất thờng xảy ra), đồng thời phải hiểu rõ các quy định về vận chuyển công cộng và có mối quan hệ tốt với các đơn vị vận chuyển.