II. Phân tích thực trạng công tác quản lý và sử dụng nguyên vật liệu ở Công ty bánh kẹo Hải Hà:
a.Công tác tổ chức tiếp nhận nguyên vật liệu
Công ty tổ chức tiếp nhận nguyên vật liệu ở Công ty là bớc chuyển giao trách nhiệm giữa bộ phận mua, vận chuyển và bộ phận quản lý nguyên vật liệu.
Theo chế độ hiện hành quy định, tất cả các loại nguyên vật liệu về đến Công ty đều phải tiến hành làm thủ tục nhập kho, việc thu mua cung cấp nguyên
vật liệu cho sản xuất của Công ty đều do Phòng kinh doanh đảm nhận, có nhiệm vụ mở sổ nghiệp vụ để theo dõi tình hình thực hiện cung ứng, hợp đồng, căn cứ vào tình hình sản xuất và dự trữ kế hoạch mua nguyên vật liệu cho sản xuất.
Khi Phòng kinh doanh nhận đợc hoá đơn, hoá đơn kiêm phiếu xuất kho hay phiếu nhận hàng của ngời bán gửi đến, tiến hành kiểm tra đối chiếu với các bản hợp đồng để quyết định chấp nhận hay không.
Đối với loại nguyên vật liệu cần kiểm nghiệm phải đa đến trung tâm KCS để kiểm tra số lợng, chất lợng, quy cách của từng vật t nh biên bản phân cấp đ- ờng, biên bản kiểm nghiệm bột mì ... sau đó giao cho Phòng kinh doanh.
Trớc khi nhập kho, nguyên vật liệu mua về phải đợc kiểm nghiệm, ban kiểm nghiệm gồm có một đại diện Phòng kinh doanh, một đại diện Phòng KCS và một thủ kho. Tiến hành kiểm tra số lợng, chất lợng của từng loại nguyên vật liệu, nếu không đúng phẩm chất, quy cách thì số nguyên vật liệu này thủ kho không cho nhập và chờ ý kiến giải quyết của lãnh đạo.
Trên cơ sở hoá đơn, giấy báo nhận hàng và các biên bản kiểm nghiệm, Phòng kinh doanh lập “Phiếu nhập kho” thành ba niên có thể lập chung cho nhiều nguyên vật liệu cùng loại, cùng kho hoặc có thể riêng thứ. Trong đó một liên giao cho ngời nhập, một liên giao cho phòng kinh doanh, một liên giao cho thủ kho làm căn cứ biên nhận vật t sau đó hoá đơn của ngời bán chuyển cho phòng kế toán để làm thủ tục thanh toán.
Phiếu nhập vật t
Ngày 01 tháng 7 năm 2007 Số 200/2007 Đơn vị bán: Công ty đờng Quảng Ngãi Mẫu số 2-vật t
Chứng từ số....ngày....tháng....năm.... QĐ liên bộ TCTK-TC (Biên bản kiểm ngiệm số511 ngày 01/7/2007 )
Nhập vào kho:
TT Tên, nhãn hiệu, quy
cách vật t Đơn vị SL nhập kho Đơn giá Thành tiền Ghi chú
Cộng thành tiền (viết bằng chữ):
Thủ kho Ngời giao Phụ trách kinh doanh Nguyên vật liệu sau khi làm thủ tục tiếp nhận đợc chuyển nhanh vào kho của Công ty, bộ phận quản lý nguyên vật liệu có trách nhiệm bảo quản nguyên vật liệu không bị hỏng, mất mát.