II. Phân tích thực trạng công tác quản lý và sử dụng nguyên vật liệu ở Công ty bánh kẹo Hải Hà:
d.Công tác theo dõi và sử dụng nguyên vật liệu ở Công ty
Sử dụng nguyên vật liệu trong sản xuất bánh kẹo thực chất là giai đoạn sử dụng máy móc thiết bị, phơng thức pha, nấu, trộn, tạo hình ... việc sử dụng nguyên vật liệu trong các phân xởng sản xuất đợc áp dụng theo hình thức hạn mức. Hình thức này buộc các phân xởng sản xuất theo số lợng đã đợc tính toán trên cơ sở định mức tiêu dùng do Phòng kinh doanh đa ra.
Do nhu cầu thị trờng về mỗi loại sản phẩm ngày càng khác nhau nên việc xác định định mức cũng phải điều chỉnh cho phù hợp, định mức cấp cho mỗi phân xởng đa ra khi tiến hành sản xuất, phân xởng sản xuất sản phẩm nào thì căn cứ vào công việc của mình và quy trình công nghệ mà vào kho nhận nguyên vật liệu, nguyên vật liệu cấp cho mỗi phân xởng không vợt quá 5% hạn mức. Hạn mức cấp nh là điểm chặn cho vấn đề sử dụng, từ đó khi nhận đợc khối lợng sản xuất theo yêu cầu cấp trên, các phân xởng tiến hành bố trí lao động, thời gian sử dụng nguyên vật liệu theo đúng quy trình công nghệ. Khối lợng cấp chia làm nhiều lần, thủ kho không cho lĩnh cùng một lúc tránh lãng phí, hao hụt khi không
đảm bảo yêu cầu bảo quản góp phần sử dụng hợp lý và tiết kiệm nguyên vật liệu. Có thể đa ra chỉ tiêu so sánh mức sử dụng nguyên vật liệu tiết kiệm nh:
Mức sử dụng nguyên vật liệu tiết kiệm hay lãng phí =
NVL sử dụng thực tế - Định mức tiêu dùng Định mức tiêu dùng
Nếu mức sử dụng nguyên vật liệu tính theo công thức này < 0 tức là nguyên vật liệu sử dụng < định mức tiêu dùng thì đó là tiết kiệm còn nếu > 0 thì có thể coi là lãng phí.
Định mức sử dụng nguyên vật liệu trong Công ty bao gồm lợng nguyên vật liệu hao hụt và lợng nguyên vật liệu bay hơi nên rất khó khăn trong việc theo dõi tình hình sử dụng nguyên vật liệu, khi có sự thay đổi về tỷ lệ hao hụt và độ ẩm thì có sự thay đổi về thành phần khối lợng nguyên vật liệu trong sản xuất thành phẩm. Khi sử dụng nguyên vật liệu trong nhiều giai đoạn công nghệ có một phần hao hụt, phần hao hụt này có thể đợc thu hồi hoặc không thể thu hồi, ví dụ rơi vãi nguyên vật liệu, không thể thu hồi nớc đờng triệt để khi rửa nồi nấu đờng, khi nấu kẹo còn để trào bồng ra ngoài. Với định mức tiêu hao nguyên vật liệu đợc Công ty quy định nh sau:
- Kẹo cứng với sản lợng 3 tấn/ca tỷ lệ hao hụt là 2,5% tức là 75 kg - Kẹo mềm với sản lợng 8 tấn/ca tỷ lệ hao hụt là 3% tức là 246 kg
Nếu độ ẩm của nguyên vật liệu đa vào sản xuất cao hơn tiêu chuẩn quy định và độ keo đợc phân tích chính xác thì mức tiêu hao đó còn quá lớn buộc Công ty phải quan tâm, thì hao hụt nguyên vật liệu chiếm chủ yếu ở khâu nấu, hòa đờng.
Khi nguyên vật liệu đợc đến từng phân xởng để sản xuất, quản đốc phân x- ởng chịu trách nhiệm về vấn đề bảo quản và sử dụng nguyên vật liệu, Công ty áp dụng hình thức này phù hợp với tính chất tổ chức sản xuất có nghĩa gắn quyền lợi với trách nhiệm. Trong phân xởng mỗi tổ nhận nguyên vật liệu sản xuất, chịu trách nhiệm khi mất mát, thiếu hụt trờng hợp thừa so với sản xuất thì phải báo ngay cho tổ trởng hoặc quản đốc phân xởng nếu thực hiện đợc tiết kiệm nguyên vật liệu thì Công ty thởng trên % giá trị số nguyên vật liệu tiết kiệm đợc cho mỗi tổ hoặc phân xởng. Nếu phát hiện có vấn đề gian lận thì kỷ luật tuỳ theo mức độ phạt tiền hay đuổi việc. Việc kiểm kê tồn kho nguyên vật liệu là việc xem xét lại
vấn đề dự trữ, vấn đề tiếp nhận, xác định xem số d trong sổ theo dõi nguyên vật liệu so với dự trữ thực tế trong kho giúp cho việc đánh giá tình hình sử dụng và dự trữ cho Phòng kế toán - tài vụ điều chỉnh các tài khoản dự trữ.
Qua biểu và đồ họa ta thấy tình hình sử dụng nguyên vật liệu tại xí nghiệp bánh và kẹo quý 2, 3, 4 khá lớn trong khi quý 1 sử dụng rất ít, chứng tỏ việc sản xuất sản phẩm chỉ tập trung vào những tháng cuối năm, sản phẩm tiêu thụ trong thời gian này là rất lớn. Quý 1 tiêu dùng nguyên vật liệu vợt định mức nhng sang quý 2, quý 3, quý 4 Công ty đã điều chỉnh lại tiêu dùng nguyên vật liệu cho đúng với định mức.