Đây là bước công việc quan trọng nhất, quyết định chất lượng của toàn bộ công việc. Giai đoạn chuẩn bị kiểm toán được bắt đầu với việc nhận được thư mời kiểm toán của khách hàng. Công ty tiến hành các thủ tục để ra quyết định chấp nhận khách hàng mới hay không. Đây chính là bước công việc đầu tiên trong giai đoạn này.
Bước 1: Chấp nhận khách hàng
Giai đoạn này, trưởng phòng kiểm toán cùng trợ lý sẽ tiến hành thu thập thông tin về khách hàng. Các thông tin này bao gồm: đặc điểm kinh doanh, thông tin về ban quản lý, tình hình tài chính trong ít nhất 2 năm gần nhất, các vấn đề liên quan tới pháp luật. Quyết định chấp nhận khách hàng có ý nghĩa quan trọng bởi nó ảnh hưởng tới kết quả hoạt động kinh doanh của công ty đồng thời có tác động lớn tới danh tiếng của công ty.
Bước 2: Xác định mục tiêu kiểm toán
Công việc này thực hiện thông qua việc tiến hành trao đổi với khách hàng. Mục tiêu kiểm toán được trưởng phòng xác định. Trong bước công việc này, có một việc quan trọng mà trưởng phòng hoặc chủ phần hùn sẽ phải thực hiện là việc tới thăm trực tiếp cơ sở khách hàng, bước đầu tiếp cận với bộ phận quản lý của khách hàng và thu thập các thông tin cơ bản liên quan tới khách hàng.
Tổ chức nhân sự cho cuộc kiểm toán là bước công việc cực kỳ quan trọng. Sau khi đã có một nét khái quát chung về khách hàng, trưởng phòng sẽ tiến hành chỉ định trưởng nhóm (người phụ trách) và các kiểm toán viên khác sẽ cùng thực hiện. Dựa vào khả năng, kinh nghiệm của nhân viên, trưởng phòng sẽ có quyết định cuối cùng. Thông thường công việc này đã được làm
trước khi cuộc kiểm toán bắt đầu 1 tháng và được lập thành Bản kế hoạch
nhân viên cho năm đó.
Việc tổ chức nhân sự và giám sát thông thường như sau:
Sơ đồ 2.2. Sơ đồ tổ chức và giám sát nhân sự
Ghi chú: Quan hệ giám sát
Việc lựa chọn trưởng nhóm phải dựa trên tiêu chí về kinh nghiệm làm việc, khả năng bao quát công việc.
Bước 4: Thu thập thông tin phân tích ban đầu, lập kế hoạch kiểm toán
Thông tin tiếp tục được trưởng nhóm thu thập từ khách hàng và các nguồn thông tin khác. Các thông tin này được trưởng nhóm tiến hành phân
Chủ phần hùn Giám đốc chi nhánh
Trưởng phòng kiểm toán
Trưởng nhóm - KTV - Trợ lý kiểm toán - KTV - Trợ lý kiểm toán - KTV - Trợ lý kiểm toán Trưởng nhóm Trưởng nhóm
tích sơ bộ và đưa ra quyết định xem phần hành nào là phần hành trọng yếu trong cuộc kiểm toán của khách hàng đó.
Đây cũng là thời gian trưởng nhóm tiến hành lên kế hoạch kiểm toán cho khách hàng đó. Phần công việc này được hỗ trợ bởi phần mềm Explorer, đây là bước công việc đầu tiên trong một loạt các bước công việc trong phần hồ sơ năm của phần mềm này. Trong đó, trưởng nhóm sẽ hoàn tất các thông tin về khách hàng như các thông tin chung, các thông tin về ban quản lý, các thông tin về tài chính chung, đánh giá mức độ trọng yếu, lựa chọn nhóm kiểm toán, đánh giá tính độc lập…
Bước 5: Công tác chuẩn bị cuối cùng
Trưởng nhóm tiến hành phân công công việc cho các thành viên trong nhóm. Mỗi thành viên sẽ chịu trách nhiệm về một hoặc một số phần hành nhất định trong cuộc kiểm toán và trong đó mỗi thành viên cũng có một thời hạn cụ thể cho việc hoàn thành công việc đó. Thông thường các phần hành trọng yếu được giao cho các kiểm toán viên có kinh nghiệm hơn. Công tác xây dựng chương trình kiểm toán được rút ngắn do công ty áp dụng phần mềm Explorer.
Trưởng nhóm cũng đồng thời chịu trách nhiệm liên lạc với khách hàng và gửi trước tới cho khách hàng một bản danh sách yêu cầu các tài liệu để khách hàng chuẩn bị trước, đảm bảo tiến độ công việc. Trước khi tiến hành đến kiểm toán tại khách hàng, một buổi họp sẽ được tổ chức trong nhóm kiểm toán nhằm đảm bảo cung cấp đầy đủ thông tin về khách hàng cho tất cả các thành viên trong đội và lưu ý các vấn đề cần xem xét kỹ lưỡng.