Thủ tục phân tích là kỹ thuật được áp dụng đa dạng để nghiên cứu mối quan hệ giữa các chỉ tiêu tài chính và phi tài chính, giữa các số liệu bên trong và bên ngoài. Thủ tục phân tích có thể sử dụng để nhận diện các sai phạm trọng yếu. Có thể ví dụ đơn giản về thủ tục phân tích như:
- So sánh sự thay đổi của các khoản mục trên bảng cân đối, hay so sánh với năm trước, so sánh với dự tính, kế hoạch cho giai đoạn hiện tại;
- So sánh thông tin tài chính với dự toán;
- Nghiên cứu mối quan hệ thông tin tài chính và phi tài chính;
Tại Grant Thornton, thủ tục phân tích thường được áp dụng để:
- Thu thập sự hiểu biết về khách hàng;
- Đánh giá rủi ro để xác định đặc điểm, thời gian và quy mô cho cuộc
kiểm toán;
- Hỗ trợ để xác định các gian lận trọng yếu;
- Đánh giá rủi ro và thu thập bằng chứng kiểm toán hiệu quả;
- Chứng thực cho kết luận đã hình thành;
- Hỗ trợ tiến tới kết luận chung dựa trên tính hợp lý của báo cáo tài
Các loại thủ tục phân tích được sử dụng và kết quả của các thủ tục này sẽ thay đổi phụ thuộc vào mục đích cho việc thực hiện các thủ tục đó. Thủ tục phân tích được sử dụng cho tất cả các giai đoạn của quá trình kiểm toán và được coi như là:
- Thủ tục đánh giá rủi ro;
- Thủ tục kiểm tra cơ bản;
- Thủ tục nhằm đưa ra kết luận cuối cùng tại giai đoạn kết thúc kiểm
toán.
Tại giai đoạn chuẩn bị kiểm toán, thủ tục phân tích được dùng như thủ tục đánh giá rủi ro. Theo các chuẩn mực nghề nghiệp thì thủ tục phân tích cần được tiến hành như là một phần của quá trình đánh giá rủi ro. Khi được coi như thủ tục đánh giá rủi ro, thủ tục phân tích hỗ trợ kiểm toán viên trong việc:
- Hiểu hoạt động kinh doanh của khách hàng;
- Hiểu được tình hình tài chính hiện tại của khách hàng;
- Xác định được các khoản mục trọng yếu;
- Xác định được nghiệp vụ và số tiền bất thường, hay có liên quan tới
gian lận;
- Phát triển kỳ vọng cho tỷ suất và giá trị cuối năm.
Các thủ tục này hỗ trợ đội kiểm toán trong đánh giá sai phạm trọng yếu để xác định được đặc điểm, thời gian và quy mô của cuộc kiểm toán.
Để đạt được mục tiêu này, các kỹ thuật phân tích khác nhau được áp dụng để kiểm tra khả năng tài chính và năng lực sản xuất của khách hàng, xác định các tài khoản đặc biệt, các chu trình nghiệp vụ đặc biệt, các chi nhánh, bộ phận cần sự lưu ý đặc biệt do xuất hiện các mối liên hệ bất thường.
Trong suốt giai đoạn đánh giá rủi ro, thủ tục phân tích thường tập trung vào số dư tài khoản trên báo cáo tài chính và mối quan hệ giữa các số dư tài khoản. Theo đó, phân tích xu hướng và phân tích tỷ suất là 2 phương pháp
được sử dụng nhiều nhất. Trong quá trình thực hiện thủ tục phân tích như một phần của việc đánh giá rủi ro, đội kiểm toán cần xem xét:
- Các sự kiện đặc biệt xảy ra trong năm có thể ảnh hưởng đến lợi nhuận
gộp (việc thay đổi về giá, chi phí, sản lượng…) ví dụ với doanh nghiệp sản xuất xem xét tỷ lệ chi phí trực tiếp trên doanh thu;
- Mối quan hệ các khoản mục quan trọng trên báo cáo tài chính (chi phí
lương, chi phí bán hàng…) với doanh thu/sản phẩm;
- Sự thay đổi về nợ phải thu, phải trả, về khách hàng trong suốt năm tài
chính, xem xét hiệu quả của việc thu nợ;
- Xem xét liệu có mối quan hệ bất thường nào tồn tại trong các tài khoản
doanh thu có thể dẫn tới gian lận trong báo cáo tài chính;
Các báo cáo tài chính sẽ thay đổi như thế nào khi có các sự kiện đặc biệt phát sinh như: thay đổi của ngành, của hệ thống pháp luật, của nền kinh tế; việc mở rộng hay thu hẹp quy mô các nhà máy, chi nhánh; sự thay đổi các dòng sản phẩm; mất khách hàng hay nhà cung cấp chính…
Quá trình thực hiện kỹ thuật phân tích
Thủ tục phân tích được sử dụng chủ yếu là phân tích xu hướng với các số dư trên bảng cân đối và báo cáo kết quả kinh doanh; phân tích tỷ lệ nhằm đưa ra cái nhìn khái quát nhất về tình hình tài chính của khách hàng. Theo sổ tay kiểm toán của Grant Thornton, thực hiện thủ tục phân tích là một quá trình gồm 4 bước:
- Giai đoạn hình thành dự báo; - Giai đoạn xác định;
- Giai đoạn điều tra; - Giai đoạn đánh giá.
Hình thành các dự báo là giai đoạn quan trọng nhất của quá trình phân tích, để hình thành các dự báo, đội kiểm toán sử dụng một trong các phương pháp dự báo: phân tích xu hướng, phân tích tỷ suất, kiểm tra tính hợp lý, phân tích hồi quy.
Phân tích xu hướng là so sánh số dư của các tài khoản đơn lẻ hay các dòng báo cáo tài chính với giai đoạn trước đó, với số liệu ngân sách hay số liệu của ngành. Phân tích xu hướng có thể sử dụng như kiểm tra cơ bản, nhưng phân tích này khá hữu ích trong đánh giá rủi ro hay đưa ra kết luận, phân tích xu hướng thực hiện khá đơn giản. Phân tích xu hướng có thể đơn giản là việc so sánh số dư tài khoản của năm trước đó với số liệu năm hiện tại. Số năm sử dụng trong phân tích xu hướng thể hiện tính ổn định trong hoạt động của khách hàng. Hoạt động của doanh nghiệp càng ổn định qua các năm, các mối quan hệ càng được dự báo dễ dàng và xác định xu hướng càng dễ. Điều quan trọng là việc hiểu được sự thay đổi của môi trường kinh doanh liên quan tới số liệu được kiểm tra của khách hàng. Ví dụ, loại trừ khả năng rằng môi trường không đổi so với năm trước đó, chỉ sử dụng số liệu của năm trước như là kỳ vọng về hiệu quả của thủ tục phân tích để xác định khu vực chứa đựng rủi ro cao.
Phân tích tỷ suất liên quan tới việc so sánh:
- Mối quan hệ giữa các khoản mục trên báo cáo tài chính (nợ phải thu/doanh thu…);
- Một tài khoản với số liệu phi tài chính (doanh thu từ cho thuê trên số
lượng cho thuê);
- Mối quan hệ giữa các doanh nghiệp hoạt động trong cùng ngành.
Thủ tục phân tích tỷ suất hiệu quả cho các mối quan hệ được cho là ổn định qua thời gian hay co thể so sánh (với các doanh nghiệp trong cùng ngành hay cùng vị trí). Một khi tỷ suất được xác định, nó được so sánh với tỷ suất của
năm trước đó hay các doanh nghiệp khác trong cùng ngành trong cùng giai đoạn.
Phân tích tính hợp lý liên quan tới việc phát triển một kỳ vọng độc lập dựa trên số liệu tài chính và phi tài chính, thường dựa trên việc tính toán sử dụng sự hiểu biết của kiểm toán viên về khách hàng và hoạt động kinh doanh. Phân tích tính hợp lý cung cấp khả năng thay đổi thủ tục kiểm tra gồm tất cả các nhân tố có thể giải thích cho sự thay đổi. Do đó, đây là thủ tục kiểm tra hiệu quả cao. Phân tích tính hợp lý thường thích hợp với các khoản mục trên báo cáo kết quả kinh doanh hơn các khoản mục trên bảng cân đối. Các khoản mục thường sử dụng gồm: chi phí tiền lương, hoa hồng, chi phí khấu hao, doanh thu từ hoạt động cho thuê, chi phí thuê, doanh thu từ hoạt động đầu tư và chi phí lãi vay.
Ví dụ: số lượng lao động được thuê và chấm dứt hợp đồng, thời gian của việc thay đổi mức lương và hiệu quả của ngày cho nghỉ phép, nghỉ ốm cho phép phát triển một mẫu cho phép dự đoán thay đổi trong chi phí nhân viên với năm trước và năm hiện tại.
Phân tích hồi quy là mẫu phân tích số liệu để xác định kỳ vọng của kiểm toán viên về mặt số tiền, ví dụ: kỳ vọng về doanh thu có thể phát triển trên dự báo về doanh thu của ban giám đốc, chi phí hoa hồng hay thay đổi trong chi phí quảng cáo.
Phân tích hồi quy tương tự như phân tích tính hợp lý ở chỗ có sự dự báo sử dụng để hiểu các nhân tố tác động tới số dư tài khoản.
Giai đoạn xác định
Giai đoạn này bắt đầu bằng việc so sánh giá trị kỳ vọng của kiểm toán viên với giá trị được ghi nhận. Vì đội kiểm toán phát triển một kỳ vọng với mức trọng yếu cụ thể, sự khác biệt giữa giá trị kỳ vọng và giá trị được ghi nhận cũng được so sánh với mức trọng yếu này. Phương pháp kiểm toán
Horizon cho phép mức sai phạm có thể tha thứ là 60% mức độ trọng yếu. Giai đoạn này sẽ được thể hiện rõ hơn trong phần hành kiểm toán cụ thể.
Giai đoạn điều tra
Nhóm kiểm toán xem xét những lời giải thích cho sự khác nhau đó. Các thủ tục càng được thực hiện chính xác thì khả năng sự khác biệt do một sai phạm nào đó càng cao chứ không phải là nguyên nhân khác. Đánh giá tính hợp lý của sự giải thích khác biệt, kiểm toán viên cần xem xét:
- hiểu biết về vấn đề được lưu ý trong quá trình thực hiện kiểm toán;
- xem xét các báo cáo liên quan tới việc giải thích sự khác biệt giữa ngân
sách và kết quả thực tế;
- thông tin về các sự kiện bất thường xảy ra trong năm trước.
Khi thủ tục phân tích được sử dụng như thủ tục kiểm tra cơ bản ban đầu, kiểm toán viên cần thu thập đầy đủ bằng chứng để giải thích cho khác biệt. Để chứng thực cho sự giải thích, một hay nhiều kỹ thuật sau có thể được sử dụng:
- phỏng vấn người bên ngoài công ty;
- phỏng vấn những cá nhân độc lập bên trong công ty;
- xem xét bằng chứng từ thủ tục kiểm toán khác;
- xem xét bằng chứng hỗ trợ.
Giai đoạn đánh giá
Khi thủ tục phân tích cung cấp bằng chứng rằng tài khoản có thể chứa đựng sai phạm, các thủ tục tiếp theo được áp dụng để xác định số tiền của sai phạm. Kiểm toán viên xác định mức độ sai phạm nằm ngoài giới hạn có thể chấp nhận được thì phần chênh lệch sẽ được điều chỉnh sau khi thảo luận với khách hàng.
Các kỹ thuật phân tích
Đây là kỹ thuật cơ bản nhất sử dụng để so sánh số dư năm nay với năm trước. Khi thực hiện những so sánh này, kiểm toán viên không quan tâm tới các khoản mục được coi là không trọng yếu với báo cáo tài chính. Một số trường hợp, so sánh với số liệu giữa kỳ (số liệu tháng hay quý) với năm trước cũng khá hữu ích. Nói chung, việc so sánh càng chi tiết, càng dễ phát hiện các biến động quan trọng, các khoản mục bất thường.
Tỷ suất trên doanh thu
Vì doanh thu và chi phí thường có mối quan hệ trực tiếp, việc so sánh các tỷ suất trên doanh thu qua các giai đoạn có thể hữu ích. Những so sánh như vậy, ảnh hưởng tới nhiều nhận định khác nhau.
Kiểm tra tính hợp lý của số dư các tài khoản
Loại kiểm tra này được sử dụng để xem xét tính ổn định của các mối quan hệ giữa các nhân tố và dữ liệu sử dụng. Các khoản mục cần kiểm tra tính hợp lý gồm:
- Hoa hồng;
- Khấu hao;
- Lương;
- Doanh thu và sản lượng;
- Thuế trên lương;
- Thu nhập và chi phí lãi vay;
- Thu nhập và chi phí thuê…
Các tỷ suất tài chính thường áp dụng
Tỷ suất thanh toán:
- Tỷ suất thanh toán hiện thời thể hiện vốn lưu động và vấn đề liên quan
tới khả năng hoạt động liên tục của khách hàng;
- Tỷ suất thanh toán tức thời là chỉ tiêu thể hiện khả năng thanh toán của
Tỷ suất sinh lợi:
- Lợi nhuận gộp đo tỷ lệ lợi nhuận trên doanh thu có thể so sánh với năm
trước và số liệu của ngành;
- Tỷ suất hoạt động thể hiện khả năng sinh lợi từ hoạt động kinh doanh
và quy mô chi phí trên doanh thu ròng;
- Lợi nhuận trên tổng tài sản thể hiện khả năng sinh lợi trên tổng tài sản
đã sử dụng;
- Lợi nhuận trên vốn chủ sở hữu thể hiện do mức lợi nhuận cho mỗi cổ
phần nắm giữ.
Tỷ suất khả năng thanh toán nợ:
- Nợ trên vốn chủ sở hữu thể hiện mức độ doanh nghiệp tài trợ cho các
hoạt động của mình từ vốn vay dài hạn và vốn chủ sở hữu;
- Tài sản cố định trên tổng nợ dài hạn thể hiện mức độ khoản vay dài hạn
được dùng để tài trợ cho các tài sản cố định;
- Số lần lãi suất thu được trên số lãi cần thanh toán.
Tỷ suất hoạt động:
- Số ngày thu nợ thể hiện các vấn đề liên quan tới vốn lưu động và dòng
tiền, các vấn đề về nợ quá hạn;
- Tổng hàng tồn kho thể hiện số lượng hàng tồn kho, hàng lưu chuyển
chậm, hàng thiếu hụt;
- Vòng quay hàng tồn kho: thể hiện số ngày bình quân hàng hóa được
nắm giữ trong kho.