Với thuận lợi là một thành viên đầy đủ của một tập đoàn quốc tế, Grant Thornton Việt Nam đã kế thừa một cách thức cũng như công cụ quản lý hiệu quả, nhìn chung Công ty có bộ máy tổ chức quản lý phù hợp với đặc điểm hoạt động kinh doanh, được thiết kế gọn nhẹ, đạt hiệu quả cao.
Các phương pháp, kỹ thuật thu thập bằng chứng được xây dựng thành hệ thống trong sổ tay kiểm toán thống nhất áp dụng với Grant Thornton Quốc tế. Trong đó, mục tiêu, cách thức được xây dựng chi tiết.
Đội ngũ nhân sự là những người có trình độ chuyên môn nghiệp vụ cao, áp dụng khá linh hoạt các kỹ thuật thu thập bằng chứng trong cuộc kiểm toán. Nhân viên cấp cao phần lớn đều là các chuyên gia nước ngoài đều có các chứng chỉ ACCA, CPA… đồng thời là những người có trình độ quản lý tốt, có kinh nghiệm cũng như các mối quan hệ với khách hàng, có tinh thần trách nhiệm đối với hoạt động của toàn Công ty cũng như là chất lượng các dịch vụ cung cấp.
Nhờ việc áp dụng thành công phần mềm GT Explorer, các kỹ thuật thu thập bằng chứng được sử dụng hết sức linh hoạt. Bằng chứng kiểm toán thu thập được sắp xếp trong hồ sơ theo một trình tự nhất quán. Tuy nhiên để thuận tiện trong quá trình soát xét và lưu trữ, bằng chứng kiểm toán thường được kiểm toán viên lưu trữ dưới dạng bản mềm. Các chứng từ, tài liệu quan trọng được scan và gắn vào giấy tờ làm việc trong phần mềm Explorer của mỗi thành viên.
Bằng chứng kiểm toán cần thu thập không chỉ phải đáp ứng được 2 yêu cầu là đầy đủ và thích hợp mà đứng dưới góc độ một công ty kiểm toán cũng là một doanh nghiệp kinh doanh, bằng chứng mà kiểm toán viên thu thập cũng phải đảm bảo yêu cầu tối thiểu hóa về mặt chi phí. Yêu cầu này có thể được hiểu là bằng chứng thu thập được phải hiệu quả, tuy nhiên không tốn thời gian thu thập bởi trong mùa kiểm toán kiểm toán viên luôn phải đối mặt với tình trạng quá tải công việc. Việc vận dụng các kỹ thuật thu thập bằng chứng một cách thích hợp sẽ đảm bảo được yêu cầu này.
Các kỹ thuật thu thập bằng chứng được vận dụng hết sức đa dạng trong quá trình kiểm toán.
Kỹ thuật phỏng vấn được vận dụng tối đa để kiểm toán viên có thông tin cụ thể chung cho từng phần hành và từng nghiệp vụ cụ thể, làm cơ sở cho việc thực hiện kỹ thuật kiểm tra tài liệu. Kỹ thuật này tỏ ra rất hiệu quả trong việc định hướng thu thập tài liệu cho cuộc kiểm toán. Tuy nhiên cuộc phỏng vấn thường không được lập bảng câu hỏi từ trước do đó thông tin thu thập được có thể có thiếu sót.
Sự liên kết giữa các kiểm toán viên trong cuộc kiểm toán thực địa không được chặt chẽ, có thể do đây là thời điểm mỗi thành viên của đội kiểm toán phải trực tiếp giải quyết phần hành được giao. Điều này dẫn tới việc hỏi lặp của các thành viên trong đội về cùng một nội dung gây ra khó chịu không đáng có cho khách hàng.
Kỹ thuật phân tích: chủ yếu là phân tích tỉ suất với phần hành doanh thu, hàng tồn kho, tài sản cố định; phân tích xu hướng thường được sử dụng để so sánh chi phí với số liệu của năm trước đó. Kỹ thuật phân tích thường rất hiệu quả trong việc phát hiện những bất thường trong hoạt động của công ty. Kỹ thuật này thường được kết hợp với kỹ thuật phỏng vấn và kiểm tra tài liệu để đưa ra những giải thích sắc đáng về những biến động trong năm của công ty. Thực tế, việc chỉ sử dụng số liệu năm trước không xem xét liệu đây có phải là kỳ vọng thích hợp nhất hay không có thể dẫn tới xu hướng chấp nhận số liệu hiện tại được áp dụng các thủ tục kiểm toán là trình bày trung thực, hợp lý thậm chí khi chúng chứa đựng sai phạm.
Thủ tục phân tích xu hướng thường ít hiệu quả khi khách hàng có những thay đổi quan trọng về mặt kế toán và hoạt động trong giai đoạn phân tích. Hiệu quả của việc phân tích dựa trên số ngân sách phụ thuộc vào tính chính xác trong quá trình xây dựng ngân sách của khách hàng. Ngân sách thường được xây dựng trước khi các sự kiện kinh tế xảy ra, và các kỳ vọng xây dựng một năm trước đó có thể không chính xác cho các sự kiện trong môi trường
hiểu biết về thủ tục xây dựng ngân sách trước khi sử dụng số liệu ngân sách và dự báo như là kỳ vọng để so sánh.
Thủ tục phân tích có thể bị hạn chế:
- Tỷ suất thừa nhận rằng tất cả các yếu tố của thông tin tài chính hoàn
toàn thay đổi, không nhận ra tính cố định của một khoản mục nhất định nào đó. Ví dụ: tỷ suất dựa trên doanh thu không nhận ra chi phí như thuê nhà, lãi suất cố định hay thay đổi với các nhân tố khác ngoài doanh thu. - Có thể thiếu dữ liệu của ngành do sự khác nhau về phương pháp kế
toán, dòng sản phẩm.
- Các nhân tố bên ngoài (đình công, thay đổi về pháp luật) và các nhân tố bên trong (thay đổi trong cấu trúc sản phẩm, chiến lược về giá, chi nhánh) có thể gây ra không chính xác trong phân tích.
Các tỷ suất có thể dễ dàng bị hiểu sai, ví dụ: giả sử một mối quan hệ đơn giản, tỷ suất thanh toán hiện tại là 1,0 có thể xem là xấu đi 2 lần so với tỷ suất 2,0 khi thực tế nó xấu đi nhiều lần.
Kỹ thuật gửi thư xác nhận thường được áp dụng: gửi thư xác nhận số dư tài khoản tiền gửi ngân hàng, gửi thư xác nhận các khoản công nợ phải trả và phải thu. Nhược điểm của kỹ thuật này là thời gian thực hiện lâu, chi phí có thể rất tốn kém nếu như thư xác nhận được gửi ra nước ngoài. Để khắc phục nhược điểm này, với nhiều trường hợp phải gửi thư ra nước ngoài, kiểm toán viên sử dụng email và fax để liên hệ trực tiếp với người xác nhận và lấy lại kết quả xác nhận. Hay có thể thấy với công ty A ở trên, với các khoản phải trả, kiểm toán viên đã quyết định không gửi thư xác nhận tới các nhà cung cấp mà dùng các thủ tục thay thế. Do các khoản phải trả có số tiền không lớn, cuộc kiểm toán được thực hiện vào tháng 3, có một quãng thời gian khá dài từ khi kết thúc niên độ và rủi ro kiểm soát được đánh giá tốt vì vậy kiểm toán viên đã quyết định thủ tục thay thế là kiểm tra việc thanh toán sau ngày kết thúc niên
phí, điều kiện thuận lợi để có thể thực hiện được thủ tục thay thế này đó là toàn bộ việc thanh toán của công ty A đều được thực hiện thông qua ngân hàng do đó kiểm toán viên có thể có cơ sở đáng tin cậy về nghiệp vụ thanh toán của khách hàng.
Kỹ thuật kiểm kê: Mặc dù các kỹ thuật thu thập bằng chứng được hướng dẫn trong sổ tay kiểm toán nhưng trong đó kỹ thuật kiểm kê không có những hướng dẫn cụ thể.
Kiểm kê là một kỹ thuật khá đơn giản, thường được thực hiện. Kiểm kê hàng tồn kho là phức tạp hơn cả do hàng tồn kho thường có giá trị lớn và đa dạng do vậy kiểm toán viên cần thu thập thông tin về hàng tồn kho của đơn vị trước khi tiến hành kiểm kê nhằm đảm bảo kiểm kê có hiệu quả.
Việc thực hiện kỹ thuật này phải đáp ứng được yêu cầu về thời gian kiểm kê, ngày 31 tháng 12. Tuy nhiên thời gian kiểm kê do khách hàng quyết định, kiểm toán viên chỉ đề xuất thời gian kiểm kê thích hợp. Do cuộc kiểm toán thường diễn ra vào sau ngày kết thúc niên độ nên đối với khách hàng cũ, công ty kiểm toán sẽ cử kiểm toán viên tới giám sát cuộc kiểm kê của khách hàng. Nhân viên thực hiện giám sát kiểm kê sẽ phải làm giấy tờ làm việc thể hiện kết quả kiểm kê hôm đó nhằm phục vụ cho cuộc kiểm toán sau này. Với khách hàng A, kiểm kê hàng tồn kho được thực hiện vào ngày 2 tháng 1, trong khi ngày mồng 1 và đầu ngày mồng 2 vẫn có hoạt động xuất hàng. Để đảm bảo kết quả chính xác vào ngày 31 tháng 12, kiểm toán viên thực hiện thủ tục hỗ trợ, tính ngược và so sánh chênh lệch. Trong quá trình kiểm kê, kiểm toán
viên đồng thời thực hiện kỹ thuật quan sát. Kết quả của việc quan sát được yêu
cầu phải trình bày trên giấy tờ làm việc làm cơ sở cho việc đánh giá thủ tục kiểm soát và rủi ro sau này.