Gửi thư xác nhận là việc thu thập bằng chứng từ bên thứ ba. Quá trình
thu thập bằng chứng gồm thu thập và đánh giá bằng chứng kiểm toán thông qua việc giải trình thông tin trực tiếp từ bên thứ 3 theo yêu cầu thông tin cho một khoản mục cụ thể trên báo cáo tài chính. Thư xác nhận thường được thu
thập dưới dạng văn bản và trực tiếp từ bên ngoài do vậy thường có độ tin cậy cao.
Trong việc quyết định liệu có thu thập thông tin qua gửi thư xác nhận, kiểm toán viên phải xem xét khách hàng và môi trường kinh doanh, khả năng và sự nhiệt tình của bên thứ 3 trả lời yêu cầu và kinh nghiệm từ năm trước. Dựa vào kinh nghiệm của kiểm toán viên trước vào sự chính xác và khả năng trở lại của các thư xác nhận, để xem xét tính hiệu quả của việc sử dụng thư xác nhận. Quá trình gửi thư xác nhận gồm:
- Thiết kế mẫu yêu cầu;
- Gửi yêu cầu;
- Thu thập yêu cầu;
- Đánh giá kết quả.
Khi xem xét khả năng gửi thư xác nhận, kiểm toán viên cần xem xét:
- Dạng yêu cầu (dạng phủ định hay khẳng định);
- Thiết kế dạng yêu cầu;
- Kinh nghiệm từ năm trước với khách hàng hay từ các cuộc kiểm toán
tương tự;
- Đặc điểm thông tin được xác nhận và loại thông tin họ có thể sẵn sàng
xác nhận;
- Khả năng hồi đáp…
Quá trình gửi xác nhận cần kiểm soát quá trình xác nhận và có thủ tục thay thế trong trường hợp không có hồi đáp.
Đánh giá kết quả
Khi các khác biệt đã được làm rõ, nhóm kiểm toán đánh giá các bằng chứng thu được để xác định liệu bằng chứng được thu thập đầy đủ chưa. Đội kiểm toán phải xem xét các yếu tố sau:
- Đặc điểm của trường hợp loại bỏ;
- Bằng chứng thu thập từ các thủ tục khác;
- Bằng chứng kiểm toán bổ sung có cần thiết;
Vì việc gửi thư xác nhận tốn chi phí nên không được áp dụng trong tất cả các trường hợp, thay vào đó đội kiểm toán có thể trông vào các thủ tục kiểm toán khác cung cấp đầy đủ bằng chứng với mức phí thấp hơn.
Khi không nhận được thư xác nhận hay khi hệ thống kiểm soát nội bộ được đánh giá hiệu quả đôi khi kiểm toán viên có thể lựa chọn thủ tục kiểm toán thay thế.
Thủ tục thay thế được áp dụng khác nhau với từng tài khoản nhất
định. Ví dụ, thủ tục thay thế cho kiểm tra tính hiện hữu của các khoản phải thu có thể gồm việc kiểm tra chứng từ thu tiền sau ngày kết thúc niên độ trong khi kiểm tra tính đầy đủ của các khoản phải trả thì thủ tục thay thế có thể là kiểm tra việc chi tiền. Đặc điểm và quy mô của thủ tục được lựa chọn phụ thuộc vào rủi ro sai phạm trọng yếu được đánh giá, đặc điểm của tài khoản. Mẫu chọn kiểm tra chi tiết chiếm 80% tổng khoản nợ phải trả.