3.1.4.1 Sơđồ cơ cấu tổ chức của công ty
Nguồn: Báo cáo thường niên của Bianfishco năm 2013
Hình 3.2 Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Bianfishco
ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔĐÔNG HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ TỔNG GIÁM ĐỐC BAN KIỂM SOÁT Phó Tổng giám đốc Tài chính - Kế toán Phó Tổng giám đốc Sản xuất Phó Tổng giám đốc Kế hoạch Phó Tổng giám đốc Kinh doanh, xuất nhập khẩu Phòng Kinh doanh nội địa Phòng Kinh doanh, xuất nhập khẩu Viện Nghiên cứu Thủy sản Công ty Nuôi trồng An Giang – Bình An Phòng Cung ứng vật tư và nguyên liệu Phòng Kĩ thuật Công nghệ và KCS Công ty Nước uống Collagen Bình An Công ty Nuôi trồng Vĩnh Long – Bình An Các phòng ban tại trụ sở chính Các đơn vị thành viên Phòng Tổ chức – Hành chính Nhân sự Phòng Kế toán Tài chính Phòng Cơđiện Phòng Kế hoạch Nhà máy chế biến cá tra đông lạnh Nhà máy chế biến giá trị gia tăng Nhà máy chế biến phụ phẩm
30
3.1.4.2 Nhiệm vụ, chức năng của các phòng ban
a) Đại hội đồng cổđông
Đại hội đồng cổ đông là cơ quan có thẩm quyền cao nhất của Công ty, bao gồm tất cả các cổ đông có quyền bỏ phiếu hoặc người được cổ đông ủy quyền. Đại hội đồng cổ đông có các quyền hạn sau:
- Thông qua bổ sung, sửa đổi Điều lệ.
- Thông qua định hướng phát triển Công ty, thông qua báo cáo tài chính hàng năm, các báo cáo của Ban kiểm soát, của Hội đồng quản trị.
- Quyết định mức cổ tức được thanh toán hàng năm cho mỗi loại cổ phần.
- Quyết định số lượng thành viên của Hội đồng quản trị.
- Bầu, bãi nhiệm, miễn nhiệm thành viên Hội đồng quản trị và Ban kiểm soát; phê chuẩn việc Hội đồng quản trị, bổ nhiệm Tổng Giám đốc.
- Các quyền khác được quy định tại Điều lệ.
b) Hội đồng quản trị
Hội đồng quản trị là cơ quan quản lý công ty, có toàn quyền nhân danh công ty để quyết định, thực hiện các quyền và nghĩa vụ của công ty không thuộc thẩm quyền của Đại hội đồng cổ đông. Các thành viên của của Hội đồng quản trị được các cổ đông bầu thông qua Đại hội đồng cổ đông. Số thành viên của Hội đồng cổ đông ít nhất là 5 người và nhiều nhất là 11 người, thành viên của Hội đồng quản trị có thể được bầu lại với nhiệm kì không hạn chế. Hiện tại số thành viên Hội đồng quản trị của công ty Cổ phần Thủy sản Bình An là 5 thành viên.
c) Ban kiểm soát
Ban kiểm soát là cơ quan trực thuộc Đại hội đồng cổ đông, do Đại hội đồng cổ đông bầu ra. Hiện tại, Ban kiểm soát của công ty Cổ phần Thủy sản Bình An gồm 3 thành viên và có nhiệm kì 5 năm. Ban kiểm soát có nhiệm vụ kiểm tra tính hợp lí, hợp pháp trong điều hành hoạt động kinh doanh, báo cáo tài chính của công ty. Ban kiểm soát hoạt động độc lập với Hội đồng quản trị và Ban tổng giám đốc.
d)Ban tổng giám đốc
− Tổng giám đốc: là người điều hành công việc kinh doanh hằng ngày của công ty. Tổng giám đốc do Hội đồng quản trị bổ nhiệm, chịu sự giám sát của Hội đồng quản trị. Tổng giám đốc phải chịu trách nhiệm trước Hội đồng quản trị và trước pháp luật về việc thực hiện các quyền và nhiệm vụ được giao.
− Phó tổng giám đốc: giúp việc cho Tổng giám đốc, chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Tổng giám đốc trong phạm vi được giao. Mặt khác phó Tổng giám
31
đốc có thể thay mặt Tổng giám đốc để giải quyết những công việc có tính chất thường xuyên của đơn vị khi Tổng giám đốc vắng mặt.
e) Hệ thống các phòng chức năng và các xưởng sản xuất của công ty
Các phòng chức năng
Phòng Hành chính - Nhân sự
− Xây dựng kế hoạch tuyển dụng lao động; kế hoạch tiền lương hàng năm.
− Quản lý cán bộ, nhân sự lao động và tiền lương theo các quy định của Nhà nước và của công ty.
− Quản lý toàn bộ tài sản, trang thiết bị văn phòng của Công ty; − Thực hiện công tác văn thư, lưu trữ hồ sơ theo quy định.
− Thực hiện báo cáo định kỳ các nghiệp vụ phát sinh theo quy định của công ty.
Phòng Kế toán – Tài chính (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
− Tổ chức thực hiện toàn bộ công tác tài chính, hạch toán kế toán, thống kê ở công ty theo quy định pháp luật và phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh của công ty.
− Phản ánh ghi chép, hạch toán kịp thời, đầy đủ, chính xác các nghiệp vụ
kinh tế phát sinh trong quá trình sản xuất kinh doanh của công ty theo đ úng pháp luật.
− Tổ chức xây dựng và quản lý hệ thống luân chuyển chứng từ có liên quan đến hàng hoá, tài sản vật tư tiền vốn, đồng thời tổ chức kiểm tra chứng từ kế toán thống kê ở tất cả bộ phận trong nội bộ công ty.
− Tính toán và trích nộp đúng đủ kịp thời các khoản thuế, các quỹ của công ty và thanh toán đúng hạn các khoản vay, các khoản công nợ phải thu, phải trả theo quy đinh của pháp luật.
− Xác định và phản ánh chính xác kịp thời đúng chế độ kiểm kê tài sản, chuẩn bị đầy đủ kịp thời các thủ tục và tài liệu cần thiết cho việc xử lý các khoản mất mát, hao hụt và hư hại tài sản đồng thời đề xuất các biện pháp giải quyết, xử lý.
− Lập đầy đủ và gửi đúng hạn các báo cáo kế toán tài chính và quyết toán công ty theo quy định luật pháp.
− Tổ chức phổ biến và hướng dẫn kịp thời các chế độ thể lệ tài chính, kế toán thống kê, thông tin kinh tế cho các bộ phận và cá nhân có liên quan trong công ty để cùng phối hợp thực hiện.
− Tổ chức bảo quản lưu trữ các tài liệu kế toán, bảo mật các tài liệu thuộc phạm vi mật theo quy định công ty.
32 Phòng Kế hoạch
− Tham mưu cho Hội đồng quản trị và Tổng Giám đốc về công tác kế hoạch và chiến lược phát triển công ty.
− Xây dựng kế hoạch dài hạn, trung hạn, ngắn hạn, các kế hoạch tháng, quý, năm.
− Giám sát các hoạt động sản xuất kinh doanh và tiến độ thực hiện kế hoạch của các phòng ban và các đơn vị thành viên của công ty.
− Thực hiện báo cáo định kỳ các nghiệp vụ phát sinh theo quy định của công ty.
Phòng cơđiện
− Tổ chức quản lý, sử dụng , kiểm tra, bảo trì, sửa chữa, hướng dẫn…các loại máy móc, thiết bị phục vụ cho sản xuất, luôn đảm bảo liên tục theo yêu cầu sản xuất và bảo quản của công ty.
− Tổ chức nghiên cứu cải tiến kỹ thuật, vận hành và bảo trì nhằm tạo điều kiện khai thác tối đa công suất máy móc thiết bị.
− Thực hiện các báo cáo định kỳ và các công việc phát sinh cho Tổng giám đốc công ty.
Phòng Kĩ thuật Công nghệ và KCS
− Nghiên cứu hoàn thiện quy trình công nghệ hiện có, đồng thời tiếp nhận công nghệ mới từ khách hàng và tổ chức kinh tế, kỹ thuật trong và ngoài nước.
− Quản lý và giám sát quy trình công nghệ sản xuất và chịu trách nhiệm tổ chức huấn luyện, đào tạo cho cán bộ kỹ thuật, công nhân các phân xưởng.
− Kiểm tra thực hiện theo các chương trình quản lý chất lượng.
Phòng Cung ứng vật tư và nguyên liệu
− Xây dựng hệ thống thông tin, nắm sát thực tế tình hình nguyên liệu về mùa vụ, sản lương, giá…
− Tổ chức đào tạo, huấn luyện cán bộ thu mua nguyên liệu đáp ứng yêu cầu của công ty.
− Quản lý về mặt chuyên môn kỹ thuật công tác thu mua ở các trạm thu mua nguyên liệu của công ty.
− Thực hiện báo cáo định kỳ công tác và các nghiệp vụ phát sinh theo đúng quy định của công ty.
Phòng Kinh doanh nội địa
− Chủ động tìm kiếm đối tác để phát triển, mạng lưới phân phối, từng bước mở rộng thị trường trong nước. Nghiên cứu và tham mưu cho Ban Giám đốc trong công tác định hướng kinh doanh .
33 (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
− Thực hiện công tác Marketing, nghiên cứu thị trường; chọn lựa sản phẩm chủ lực và xây dựng chiến lược phát triển, thúc đẩy hoạt động xúc tiến thương mại, tham gia hội thảo, hội chợ, tìm kiếm đối tác; thực hiện liên doanh, liên kết, mở rộng mạng lưới kinh doanh trên thị trường nội địa.
− Chủ động soạn thảo các hợp đồng kinh tế có liên quan đến hoạt động kinh doanh của Công ty; Tổ chức thực hiện đúng quy định các hợp đồng kinh doanh đã được ký kết.
− Phối hợp với Phòng Tài chính - Kế toán Công ty trong các nghiệp vụ thu tiền bán hàng hóa, thanh toán tiền mua hàng hóa - dịch vụ có liên quan đến hoạt động kinh doanh trên cơ sở các cam kết và quy định của pháp luật hiện hành.
− Phối hợp với các phòng nghiệp vụ và các đơn vị kinh doanh trực thuộc quản lý theo dõi thực hiện các hợp đồng kinh tế cho đến khi hoàn thành việc thanh lý hợp đồng đã ký kết theo đúng quy định của pháp luật hiện hành.
− Xây dựng và triển khai thực hiện phương án kinh doanh sau khi được Ban Giám đốc Công ty phê duyệt. Thống kê, báo cáo hoạt động kinh doanh theo đúng tiến độ và quy định. Chịu trách nhiệm về kết quả hoạt động kinh doanh trước Ban Giám đốc Công ty.
− Lưu trữ các hồ sơ, hợp đồng kinh tế có liên quan đến công tác kinh doanh của Công ty theo đúng quy định của pháp luật hiện hành.
Phòng Kinh doanh, xuất nhập khẩu
Phòng Kinh doanh, xuất nhập khẩu giúp việc cho Tổng giám đốc thực hiện các chức trách sau:
− Thực hiện công tác xuất nhập khẩu và quản lý tập trung hồ sơ xuất nhập khẩu của công ty.
− Quản lý điều phối công tác vận chuyển đường bộ và quan hệ các hãng tàu vận chuyển đường bộ phục vụ công tác xuất nhập hàng hoá cho công ty.
− Tổ chức tiếp nhận, quản lý, trữ lạnh hàng hoá đông lạnh thành phẩm của công ty đảm bảo an toàn tuyệt đối cho hàng hoá.
− Tham gia theo dõi, quản lý thiết bị kho đông lạnh nhằm luôn đảm bảo an toàn tuyệt đối cho hàng hoá.
− Thực hiện báo cáo định kỳ các nghiệp vụ phát sinh theo quy định của công ty.