3.3.6.1. Phòng ngừa và hạn chế rủi ro trong quá trình ký kết hợp đồng:
Đây là khâu có nhiều rủi ro nhất hiện nay. Khâu này luôn thể hiện ở trình độ non kém của cán bộ làm công tác ngoại thương. Vì vậy để hạn chế rủi ro doanh nghiệp cần phải chú trọng các khâu sau khi đàm phán ký kết hợp đồng:
Chào hàng: Đây là khâu đột phá trong toàn bộ hợp đồng xuất khẩu. Doanh nghiệp phải chú trọng chào hàng khi tiến hành đàm phán ký kết hợp đồng, nhất là với các sản phẩm mới và các đối tác mới. Doanh nghiệp phải
chủ động hơn trong khâu chào hàng, tránh đưa ra những mẫu mã chào hàng quá cao so với năng lực của mình và cũng tránh đưa ra những mẫu quá thấp so với những mặt hàng của mình đang có thể sản xuất kinh doanh. Nếu khâu này chuẩn bị tốt thì hợp đồng xuất khẩu có thể được ký kết và doanh nghiệp sẽ tránh được những rủi ro về sau. Khi tiến hành chào hàng phải đảm bảo:
- Đưa ra một giá cả cạnh tranh, một chế độ hậu mãi chu đáo.
- Mặt hàng chào bán phải là mặt hàng phía đối tác có nhu cầu.
- Ghi rõ thời hạn hiệu lực với lô hàng chào bán, tránh những biến động xấu về giá có thể làm thay đổi ý kiến của bạn hàng.
- Sử dụng ngôn từ chào hàng dễ hiểu, tránh những câu chữa mập mờ gây thắc mắc cho bạn hàng dẫn đến những cách hiểu khác nhau.
- Mẫu hàng chào bán phải đảm bảo là mẫu hàng doanh nghiệp có đầy đủ năng lực thực hiện sau khi ký kết.
- Có thể dùng những logo, nhãn hiệu phù hợp với từng đối tác thuộc các nền văn hoá khác nhau.
Đàm phán:
- Nếu dàm phán qua điện thoại cần chủ động các thông tin về biến động giá cả, tỷ giá hối đoái, khả năng thu gom, sản xuất, số hàng hiện có ... để giải thích rõ, đầy đủ cho khách hàng. Sau khi đàm phán qua điện thoại nhất thiết phải có thư xác nhận hay văn bản ghi nhớ vì chỉ có những thoả thuận bằng văn bản mới có giá trị pháp lý, tránh những tranh chấp và rủi ro phát sinh về sau trong quá trình giao dịch.
- Nếu đàm phán bằng thư từ phải đảm bảo yếu tố lịch sự, kiên nhẫn. Lời lẽ diễn đạt trong thư phải ngắn gọn, rõ ràng, tránh dùng những từ hoa mỹ cầu kỳ bay bướm. Khi viết thư trả lời nên chú ý những
điều kiện có thể thực hiện, tránh phô trương vì tất cả thư từ này có thể được lưu lại làm chứng cứ pháp lý giải quyết những tranh chấp phát sinh về sau.
- Nếu đàm phán trực tiếp phải nghiên cứu kỹ đối tác trước khi đàm phán. Phải chủ động giải thích cặn kẽ, thông cảm lẫn nhau, tôn trọng lắng nghe ý kiến khách hàng. Người đàm phán phải có phản ứng nhanh nhạy, có đầu óc tỉnh táo suy xét, nhanh chóng nắm bắt ý đồ, chiến lược của đối tác và người đàm phán nên là người có đủ thẩm quyền xác định, giải quyết vấn đề ngay tại chỗ, tạo sự tin cậy cho khách hàng.
Phải xác định rõ mục đích cần đạt được trước khi đàm phán, phải có nhiều phương án chuẩn bị để đối phó với các tình huống có thể xảy ra.
Cần phải xem xét thái độ của đối tác và khi đã đạt được thoả thuận, nhất thiết phải ghi ngay lại bằng văn bản để theo dõi và làm tiền đề để khi điều kiện ký kết đã đạt được.
Soạn thảo, ký kết hợp đồng:
Đây không phải là công việc dễ dàng. Hầu như ngay cả những luật sư chuyên nghiệp cũng dễ mắc sai lầm khi soạn thảo và ký kết hợp đồng. Hợp đồng không phải là việc đơn thuần ghi lại những thoả thuận đã đạt được mà nó còn phải tuân theo các qui định của pháp luật, các công ước quốc tế và phong tục tập quán nước sở tại. Điều này nếu không nghiên cứu kỹ sẽ dẫn đến rủi ro cho doanh nghiệp. Thông thường hợp đồng xuất khẩu được ký kết dưới một ngôn ngữ chung hoặc ghi làm hai ngôn ngữ, trong trường hợp này phải chú ý xem câu chữ đã dịch chuẩn xác chưa vì cả hai ngôn ngữ đều có giá trị pháp lý ngang nhau, trừ khi hai bên có thoả thuận khác. Người soạn thảo hợp đồng phải tinh
thông nghiệp vụ, nắm vững pháp luật nước sở tại và luật pháp quốc tế. Khâu soạn thảo là khâu quan trọng nhất để dẫn đến ký kết hợp đồng và doanh nghiệp có thể bảo vệ được quyền lợi của mình trong trường hợp phát sinh tranh chấp về sau. Sau khi soạn thảo và trước khi ký kết phải rà soát lại kỹ hình thức và nội dung của hợp đồng. Doanh nghiệp phải đối chiếu những điều khoản ghi trong hợp đồng với những điều khoản đã đạt được. Trước khi ký kết phải kiểm tra lại kỹ càng các phụ lục của hợp đồng (nếu có). Đây là khâu quan trọng để phòng ngừa và hạn chế rủi ro với những hợp đồng xuất khẩu.
3.3.6.2. Giải pháp phòng ngừa và hạn chế rủi ro trong khâu chuẩn bị nguồn hàng:
Khâu chuẩn bị nguồn hàng là khâu quan trọng nhất sau khi đã ký kết được hợp đồng xuất khẩu. Khi nguồn hàng được chuẩn bị tốt thì có thể tránh được những rủi ro ở khâu tiếp theo như vận chuyển, giao nhận, thanh toán. Ngay sau khi ký được hợp đồng doanh nghiệp cần phải :
- Chuẩn bị đầy đủ các nguyên liệu dự trữ cho sản xuất, nhất là có kế hoặch nhập khẩu với những nguyên liệu cần phải nhập khẩu. Tranh thủ vay ngân hàng mua gom khi giá nguyên liệu trên thị trường chưa lên cơn sốt. Phải chọn nguyên liệu đáp ứng yêu cầu hợp đồng. Phải có kế hoăch bảo quản nguyên liệu để có thể sản xuất những loại hàng hoá theo đúng điều kiện hợp đồng giao nhận.
- Có thể liên kết với các đối tác tin cậy có tiềm năng để thu mua, huy động thông qua các hình thức đại lý hay liên doanh liên kết.
- Đảm bảo kho chứa đầy đủ, nhiệt độ đáp ứng yêu cầu, kho đủ rộng rãi. Tránh việc hàng hoá bị xuống cấp khi lưu kho lưu bãi. Có biện
pháp tránh nấm, chuột, mốc làm giảm chất lượng hoặc hao hụt khi giao nhận.
- Đóng gói đúng theo tiêu chuẩn, mẫu mã mà hợp đồng đã qui định. Doanh nghiệp phải chú ý đến tình trạng đóng gói sao cho hàng hoá ít hư hại xuống cấp nhất trong quá trình vận chuyển bằng đường biển. Doanh nghiệp chú ý lấy các chứng từ phù hợp với yêu cầu của phương thức thanh toán áp dụng trong hợp đồng.
- Xếp hàng gọn gàng, hợp lý sao cho quá trình giao nhận được nhanh chóng, không được để hư hỏng trong quá trình giao nhận. Trong thời đại hiện nay doanh nghiệp nên áp dụng tiêu chuẩn ISO với hàng hoá xuất khẩu, có sử dụng mã số, mã vạch gây lòng tin cậy với khách hàng
- Có thể tiến hành kiểm định hoặc trưng cầu giám định theo những đòi hỏi qui định trong hợp đồng hay nước sở tại qui định.
3.3.6.3. Giải pháp phòng ngừa và hạn chế rủi ro trong quá trình vận chuyển, giao nhận làm thủ tục hải quan:
Giải pháp phòng ngừa hạn chế rủi ro trong quá trình vận chuyển:
Hầu hết hàng hoá xuất khẩu của Việt Nam trong thời gian qua đều xuất theo hình thức FOB, Đây là hình thức xuất khẩu ít rủi ro nhất trong giai đoạn hiện nay, vì vậy khi xuất theo hình thức này doanh nghiệp chỉ cần chú ý:
- Lựa chọn kiểu Container phù hợp với hàng hoá xuất khẩu. Kiểm tra tình trạng kỹ thuật của Container trước khi thuê, có chế độ chèn lót, sắp đặt hàng đúng kỹ thuật, tránh đổ vỡ khi giao nhận hàng. Đối với loại hàng xuất khẩu rời cần chú ý chọn nhữn tàu đảm bảo có mái che, tránh sóng biển hoặc mưa gió làm tràn vào làm hỏng hoặc giảm chất lượng hàng hoá.
- Kiểm tra đầy đủ số lượng, chủng loại trước khi đóng gói, sắp xếp, tiến hành kiểm tra niêm phong kẹp trì theo dấu riêng hoặc niêm phong Hải Quan.
Giải pháp hạn chế rủi ro trong quá trình giao nhận:
Theo thống kê hơn 90% hàng xuất khẩu của Việt Nam là vận chuyển bằng đường biển, vì vậy để tránh rủi ro trong khâu này cần phải chú ý:
- Tìm đại lý tin cậy có uy tín ký kết hợp đồng vận chuyển.
- Liên hệ trước với cảng vụ để nắm rõ lịch trình của tàu thuê: ngày khởi hành, ngày đến, tuổi thọ con tàu …
- Bố trí đầy đủ phương tiện để đảm bảo tiến độ bốc xếp.
- Thực hiện đúng kỹ thuật giao hàng.
- Lấy vận đơn, chú ý đáp ứng các phương thức thanh toán theo thông lệ quốc tế và các điều khoản đã thoả thuận trong hợp đồng.
3.3.6.4. Phòng ngừa, hạn chế rủi ro trong quá trình thanh toán, mua bảo hiểm:
Giải pháp hạn chế rủi ro trong quá trình mua bảo hiểm.
Thông thường mua bảo hiểm là nhằm hạn chế rủi ro với lô hàng xuất khẩu. Đây là điều kiện nhất thiết với các hợp đồng ngoại thương hiện nay. Nhiều chứng từ L/C ngày nay yêu cầu phải xuất trình chứng từ bảo hiểm. Vì vậy khi mua bảo hiểm doanh nghiệp chỉ cần chú ý:
- Chọn công ty bảo hiểm tin cậy, có uy tín, có khả năng tài chính.
- Chứng từ bảo hiểm phải là loại mà tín dụng thư qui định và do chính công ty bảo hiểm cấp.
- Loại tiền bảo hiểm, số tiền và điều kiện bảo hiểm ghi theo đúng yêu cầu của tín dụng thư.
- Bảo hiểm phải đúng ngày của chứng từ vận tải hoặc ngày mà trong hợp đồng qui định nếu có.
Các biện pháp để thực hiện sự phòng ngừa này sẽ giảm mức rủi ro tiền tệ mà doanh nghiệp có thể gặp phải. Dưới đây là một số biện pháp kỹ thuật để phòng ngừa rủi ro:
- Bảo hiểm kỳ hạn. Đó là sự thoả thuận về việc chuyển đổi hai đơn vị tiền tệ vào một ngày qui định trong tương lai theo tỷ giá hối đoái được xác định khi hai bên ký hợp đồng bảo hiểm. Các hợp đồng kỳ hạn được biết đến như là các hợp đồng thích hợp được sử dụng để giảm các rủi ro trong knh doanh. Tuy nhiên các hợp đồng kỳ hạn thường bó hẹp trong thời gian 06 tháng và không có sự lựa chọn khác.
- Bảo hiểm kỳ hạn có lựa chọn. Hợp đồng bảo hiểm kỳ hạn có lựa chọn mềm dẻo hơn các hợp đồng kỳ hạn đôi chút vì nó trao quyền tiến hành một giao dịch hối đoái cụ thể vào bất cứ thời điểm nào trong một khoảng thời gian đã được qui định. Nhà xuất khẩu được bảo vệ nếu tỷ giá hối đoái thay đổi bất lợi và nếu có lợi nếu tỷ giá thay đổi theo chiều hướng tốt cho nhà xuất khẩu.
- Vay tiền theo lãi xuất linh hoạt. Việc vay tiền linh hoạt hơn các hợp đồng bảo hiểm kỳ hạn, đặc biệt là đối với các hợp đồng nhỏ. Điều đó có thể thực hiện trong các thời hạn linh hoạt hơn với lãi suất có thể thay đổi thay vì áp dụng lãi suất cố định. Các điều kiện gia hạn cũng có thiên hướng mềm dẻo hơn so với các hợp đồng kỳ hạn.
- Tạo thêm tài sản bằng ngoại tệ không có lãi suất cố định. Một cách tạo thêm tài sản là tham gia giao dịch kỳ hạn về tài chính hay tiền tệ. Một hợp đồng kỳ hạn về tiền tệ là dịch vụ bán hoặc mua một số tiền với mức giá cố định theo tỷ giá định trước. Giao dịch
kỳ hạn được tiến hành bằng các đơn vị tiền tệ chuẩn. Ngày đáo hạn cũng có xu hướng được tiêu chuẩn hoá và không thay đổi.
- Đổi tiền. Trong một giao dịch đổi tiền thuộc loại đơn giản nhất, một loại tiền được mua trên thị trường giao ngay và được bán đồng thời trên thị trường kỳ hạn. Ngược lại, loại tiền đó có thể được bán trên thị trường giao ngay và mua trên thị trường kỳ hạn.
- Cân đối bằng các vay nợ. Mục đích của biện pháp kỹ thuật này là nhằm đạt được cân bằng thu, chi tiền tệ để giảm rủi ro kinh doanh bằng cách vay cùng một loại tiền theo số lượng tương đương với tài sản của nhà xuất khẩu. Do vậy nếu giá trị của các tài sản tính bằng đô la giảm , thì số nợ tính bằng đô la của nhà xuất khẩu cũng giảm theo và do đó duy trì được bảng cân đối tài sản ở mức hiện thời.
- Chiết khấu hoá đơn. Nếu việc thanh toán tiền hàng bằng cách ghi sổ, tức là không có hối phiếu để chiết khấu, thì các hoá đơn có thể được xuất trình cho một thương nhân trung gian để thương nhân này thanh toán cho nhà xuất khẩu đúng hạn hay trước thời hạn với mức giá có chiết khấu. Do đó mà nhà xuất khẩu thu được tiền ngay, tuy bị chiết khấu, nhưng không lo lắng về biến động tiền tệ có thể xảy ra sau này.
Giải pháp hạn chế rủi ro trong quá trình thanh toán.
Việc thanh toán quốc tế được thực hiện bằng nhiều phương pháp và những phương tiện khác nhau nên các biện pháp phòng ngừa và hạn chế rủi ro cũng khác nhau. Doanh nghiệp chủ yếu phòng ngừa bằng cách khi nhận phải kiểm tra kỹ nội dung vì đối tác có thể thêm bớt, học sửa đổi nội dung khiến các qui định của phương tiện thanh toán không còn hiệu lực với những thoả thuận đã ghi trong hợp đồng. Khi đó phải xem kỹ thư tín dụng thư có đúng là
loại mà ngân hàng yêu cầu hay không và xem kỹ ngày mở tín dụng thư phải là ngày hợp lý, tránh trường hợp quá dài hạc quá ngăn khiến doanh nghiệp không đủ thời gian làm chứng từ thanh toán nợ ngân hàng.
KẾT LUẬN
Trong giai đoạn từ nay đến năm 2000- 2010, Việt Nam sẽ có những bước chuyển biến mang tính chất đột phá trong lĩnh vực xuất khẩu để phục vụ cho mục tiêu trở thành nước công nghiệp vào năm 2020. Hiện nay mặc dù Việt Nam có xuất phát điểm về kinh tế tương đối thấp so với các nước trong khu vực và thế giới nên những nguồn lực bên ngoài có ý nghĩa quan trọng giúp Việt Nam rút ngắn con đường phát triển và đạt những thành tịu kinh tế to lớn. Bằng các chính sách thương mại và các biện pháp hợp lý, tích cực nhằm thực hiện chiến lược hướng về xuất khẩu trong một tương lai không xa Việt Nam sẽ thực hiện thành công trong công cuộc công nghiệp hoá, hiện đại hoá đất nước.
Trong quá trình đó Việt Nam phải vượt qua sự cạnh tranh gay gắt, hạn chế đến mức tối thiểu các rủi ro trong hoạt động xuất khẩu để từng bước hội nhập vào thị trường khu vực và thế giới.
Luận văn đã tập trung phân tích tác động của rủi ro đến hoạt động xuất khẩu của Việt Nam. Qua đó kiến nghị một số giải pháp nhằm hạn chế rủi ro trong hoạt động xuất khẩu của Việt Nam trong thời gian tới.
Hy vọng cùng với thời gian và sự phát triển, Việt Nam sẽ ngày càng tích luỹ được nhiều hơn các kinh nghiệm trên thương trường quốc tế. Nhưng trong những giai đoạn đầu Việt Nam cần phải quan tâm hơn nữa đến việc phòng ngừa và hạn chế rủi ro trong hoạt động xuất khẩu, giảm bớt tổn thất để tích luỹ những đồng vốn ít ỏi đầu tiên cho sự nghiệp công nghiệp hoá, hiện đại hoá đất nước.