3.2.1. Giai đoạn trước bán hàng
3.2.1.1. Quy trình thêm mới Tiềm năng
Bộ phận quản lý khách hàng nhận yêu cầu nhập thêm khách hàng tiềm năng để thuận tiện cho việc quản lý và tiếp thị bán hàng.
Căn cứ vào thông tin của khách hàng cung cấp, bộ phận quản lý khách hàng sẽ kiểm tra, xác định nguồn gốc khách hàng và thêm mới khách hàng vào cơ sở dữ liệu.
Hình 26. Biểu đồ hoạt động quy trình thêm mới Tiềm năng
3.2.1.2. Quy trình chuyển đổi Tiềm năng thành Cơ hội
Bộ phận quản lý khách hàng nhận được yêu cầu chuyển đổi khách hàng tiềm năng
Căn cứ vào mối quan hệ giữa doanh nghiệp với khách hàng tiềm năng và mức độ quan trọng của khách hàng với các nghiệp vụ quản lý, bộ phận quản lý khách hàng sẽ thực hiện chuyển đổi khách hàng tiềm năng thành Tổ chức, Liện hệ hay Cơ hội.
3.2.1.3. Quy trình chuyển đổi Tiềm năng thành Liên hệ
Hình 28. Biểu đồ hoạt động quy trình chuyển đổi Tiềm năng thành Liên hệ
Hình 29. Biểu đồ hoạt động quy trình chuyển đổi Tiềm năng thành Tổ chức
3.2.1.4. Quy trình quản lý Chiến dịch
Quản lý các thông tin, nhiệm vụ về chiến dịch bao gồm thông tin chung, việc cần làm, việc đã làm, danh sách đối tượng cần tiếp thị, các cơ hội…
Quản lý các báo cáo về chiến dịch như người liên hệ của chiến dịch, tiềm năng của chiến dịch, phân tích đối tượng của chiến dịch, doanh thu của chiến dịch và hiệu quả đầu tư.
Hình 30. Biểu đồ hoạt động quy trình quản lý Chiến dịch
3.2.2.1. Quy trình quản lý Tổ chức
Tổ chức là tất cả các khách hàng, đối tác và đối thủ cạnh tranh của doanh nghiệp. Thông tin về tổ chức bao gồm tên tổ chức, địa chỉ, số điện thoại, các cơ hội bán hàng, tình huống, các hoạt động… gắn với tổ chức đó. Quản lý tổ chức bao gồm quản lý thông tin, nhiệm vụ mà bộ phận khách hàng sẽ thực hiện như thông tin chung về tổ chức, việc cần làm, liên hệ, cơ hội, hợp đồng, tình huống, việc đã làm. Bên cạnh đó, quản lý tổ chức cũng quản lý các báo cáo về tổ chức như chủ sở hữu tổ chức, khách hàng đang giao dịch,
khả năng bán hàng cho tổ chức, doanh thu đạt được từ tổ chức, vai trò của người liên hệ, khách hàng cần quan tâm, báo cáo về đối tác…
Hình 32. Biểu đồ hoạt động quy trình quản lý Tổ chức
3.2.2.2. Quy trình quản lý Cơ hội
Cơ hô ̣i là những triển vo ̣ng bán hàng hay những thương vu ̣ đang còn thương
lươ ̣ng. Mô ̣t cơ hô ̣i bao gồm các thông tin khác nhau như tên cơ hô ̣i , tổ chức, chiến di ̣ch, loại, số tiền, giai đoa ̣n, tỉ lệ... Quy trình quản lý cơ hội sẽ quản lý các thông tin, nhiệm vụ về cơ hội bao gồm thông tin chung, việc cần làm, liên hệ, đối tác, đối thủ, sản phẩm, hoa hồng, nhật ký và việc đã làm. Đồng thời, quy trình này quản lý các báo cáo về cơ hội như thống kê cơ hội đã kết thúc, thống kế cơ hội theo loại, vai trò người liên hệ trong cơ hội,
hồ sơ cơ hội, thống kê cơ hội theo giai đoạn, thống kê cơ hội theo tháng và sản phẩm, báo cáo nguồn gốc cơ hội, hồ sơ cơ hội theo giai đoạn, cơ hội của đối tác, cơ hội quá hạn.
Hình 33. Biểu đồ hoạt động quy trình quản lý Cơ hội
3.2.2.3. Quy trình quản lý Hợp đồng
Hơ ̣p đồng là mô ̣t sự thỏa thuâ ̣n bằng văn bản giữa hai ha y nhiều bên . Rất nhiều công ty sử du ̣ng hợp đồng để xác đi ̣nh các điều khoản cần thiết trong hoa ̣t đô ̣ng kinh
doanh với các công ty khác .Quy trình quản lý hợp đồng sẽ quản lý các thông tin, nhiệm vụ về hợp đồng bao gồm thông tin chung, việc cần làm, khoản thu, khoản chi, sản phẩm, hoa hồng, nhật ký... Quy trình quản lý hợp đồng quản lý các báo cáo về hợp đồng bao gồm báo cáo tình hình thực hiện hợp đồng, doanh thu theo hợp đồng, báo cáo công nợ hợp đồng.