3.1. Đặc tả yêu cầu
3.1.1. Giai đoạn trước bán hàng
3.1.1.1. Danh sách tác nhân
Từ mô tả hoạt động nghiệp vụ trong giai đoạn trước bán hàng, ta xác định được các tác nhân chính bao gồm:
Phòng marketing: Đưa ra ý tưởng, tổ chức, lên chiến dịch rồi thực hiện chiến dịch marketing đến từng tổ chức, khách hàng cho doanh nghiệp.
Bộ phận quản lý khách hàng: Là bộ phận thực hiện quản lý các nghiệp vụ liên quan đến khách hàng như thêm mới, cập nhật thông tin khách hàng, đánh giá tiềm năng triển vọng khách hàng, chuyển đổi tiềm năng thành liên hệ, cơ hội, tổ chức. Ban lãnh đạo: Đây là tác nhân tham gia hệ thống với các công việc: định hướng
công việc, phê duyệt yêu cầu và thẩm định, đánh giá…
Tổ chức: Tác nhân này tham gia vào hệ thống với tư cách là đối tượng tác động chủ yếu vào hệ thống
Bộ phận kỹ thuật: Là bộ phận cập nhật các hoạt động của dự án, hợp đồng, cập nhật tiến độ công việc…
Bộ phận kế toán: Là bộ phận quản lý các chứng từ sổ sách, khoản thu, khoản chi của hệ thống.
3.1.1.2. Danh sách ca sử dụng
Từ đặc tả yêu cầu phần mềm, các chức năng hệ thống được hình thành. Đó là các ca sử dụng của hệ thống trong giai đoạn trước bán hàng, bao gồm:
Ca sử dụng “Cập nhật khách hàng tiềm năng”. Ca sử dụng “Phân loại khách hàng tiềm năng”. Ca sử dụng “Cập nhật tổ chức”.
Ca sử dụng “Phân loại tổ chức”. Ca sử dụng “Cập nhật liên hệ”.
Ca sử dụng “Phân loại liên hệ”. Ca sử dụng “Cập nhật cơ hội”. Ca sử dụng “Phân loại cơ hội”. Ca sử dụng “Cập nhật hợp đồng” Ca sử dụng “Cập nhật việc đã làm”. Ca sử dụng “Cập nhật việc cần làm”.
Ca sử dụng “Cập nhật chuyển đổi tiềm năng”. Ca sử dụng “Cập nhật nhiệm vụ”.
Ca sử dụng “Cập nhật lịch hẹn”.
3.1.1.3. Mô hình ca sử dụng mức gộp
a. Mô hình ca sử dụng mức gộp quy trình thêm mới tiềm năng
b. Mô hình ca sử dụng mức gộp quy trình chuyển đổi tiềm năng
c. Mô hình ca sử dụng mức gộp quy trình quản lý tổ chức
d. Mô hình ca sử dụng mức gộp quy trình quản lý cơ hội
e. Mô hình ca sử dụng mức gộp quy trình quản lý chiến dịch
f. Mô hình ca sử dụng mức gộp quy trình quản lý hợp đồng
Hình 14. Mô hình ca sử dụng mức gộp quy trình quản lý hợp đồng
3.1.1.4. Mô tả chi tiết các ca sử dụng điển hình
a. Ca sử dụng “Cập nhật tổ chức”
Mục đích: Cập nhật danh sách các tổ chức có quan hệ với doanh nghiệp và thực hiện các hoạt động nghiệp vụ
Mô tả: Sau khi đăng nhập hệ thống, phòng quản lý khách hàng có thể thêm mới tổ chức, tìm kiếm các tổ chức hoặc chọn một tổ chức đã có để xóa, sửa và có thể tiến hành các hoạt động nghiệp vụ quản lý tổ chức
Mô hình ca sử dụng
Hình 15. Mô tả chi tiết ca sử dụng cập nhật tổ chức
Ca sử dụng cập nhật tổ chức gồm 5 ca sử dụng con:
Thêm tổ chức: thêm mới tổ chức vào danh sách các tổ chức của doanh nghiệp Sửa tổ chức: sửa thông tin về tổ chức
Xóa tổ chức: Xóa các thông tin về tổ chức
Tìm kiếm tổ chức: tìm và xem thông tin liên quan về tổ chức Thực hiện nghiệp vụ quản lý tổ chức
Sau đây là mô tả chi tiết cho các ca sử dụng con:
Ca sử dụng “Thêm tổ chức”
Hậu điều kiện: Sau khi thao tác thành công, thông tin về tổ chức được thêm mới vào cơ sở dữ liệu
Luồng sự kiện chính:
Hoạt động của tác nhân Phản ứng của hệ thống Dữ liệu liên quan
1. Chọn chức năng thêm mới tổ chức 2. Hiển thị form nhập thông tin về tổ chức 3. Nhập thông tin về tổ chức như tên tổ chức, ngành nghề kinh doanh, liên hệ… sau đó lưu lại những thông tin vừa nhập vào hệ thống
4. Thêm mới thông tin vào cơ sở dữ liệu Bảng Tochuc Bảng PhanloaiTochuc Bang Ngansach Bang Loaisohuu Bang Linhvuchoatdong Bang Danhgia Luồng sự kiện phụ:
Tại bước 4: Kiểm tra dữ liệu được nhập trên form, nếu các dữ liệu để trống với các trường bắt buộc hoặc dữ liệu không hợp lệ thì yêu cầu nhập lại.
Ca sử dụng “Sửa tổ chức”
Tiền điều kiện: Bộ phận quản lý khách hàng đăng nhập vào hệ thống, danh sách tổ chức đã có trong cơ sở dữ liệu
Hậu điều kiện: Sau khi thao tác thành công, thông tin về tổ chức nếu có thay đổi sẽ được cập nhật vào cơ sở dữ liệu
Luồng sự kiện chính:
Hành động của tác nhân Phản ứng của hệ thống Dữ liệu liên quan
1. Chọn chức năng sửa tổ chức
2. Hiển thị danh sách tất cả các tổ chức
Tochuc
chi tiết tổ chức được chọn Bang Ngansach Bang Loaisohuu
Bang Linhvuchoatdong Bang Danhgia
5. Sửa thông tin về tổ chức và lưu lại
6. Cập nhật thông tin vào cơ sở dữ liệu Bảng Tochuc Bảng PhanloaiTochuc Bang Ngansach Bang Loaisohuu Bang Linhvuchoatdong Bang Danhgia Luồng sự kiện phụ:
Tại bước 6: Kiểm tra thông tin mới sửa, nếu nhập thiếu các trường thông tin bắt buộc hoặc nhập không chính xác dữ liệu thì yêu cầu nhập lại.
Ca sử dụng “Xóa tổ chức”
Tiền điều kiện: Bộ phận quản lý khách hàng đăng nhập vào hệ thống, danh sách tổ chức đã có trong cơ sở dữ liệu
Hậu điều kiện: Sau khi thao tác thành công, thông tin về tổ chức bị xóa khỏi cơ sở dữ liệu
Luồng sự kiện chính:
Hành động của tác nhân Phản ứng của hệ thống Dữ liệu liên quan
1. Chọn chức năng xóa tổ chức 2. Hiển thị danh sách tất cả các tổ chức Bảng Tochuc 3. Chọn tổ chức và yêu cầu xóa
4. Tổ chức bị xóa khỏi cơ sở dữ liệu
Bảng Tochuc
Luồng sự kiện phụ:
Tại bước 4: Xác nhận lại yêu cầu xóa, nếu người dùng chắc chắn muốn xóa thì tiến hành xóa dữ liệu ra khỏi cơ sở dữ liệu.
Ca sử dụng “Tìm kiếm tổ chức”
Hậu điều kiện: Sau khi thao tác thành công, hiển thị thông tin về tổ chức cần tìm
Luồng sự kiện chính:
Hành động của tác nhân Phản ứng của hệ thống Dữ liệu liên quan
1. Chọn chức năng tìm kiếm
2. Hiển thị form tìm kiếm 3. Nhập các điều kiện tìm
kiếm
4. Hiển thị form thông tin các tổ chức tìm được
Bảng Tochuc
Luồng sự kiện phụ:
Tại bước 4: Nếu không tìm thấy tổ chức thỏa mãn điều kiện thì yêu cầu nhập lại điều kiện tìm hoặc dừng. Sau khi tìm được tổ chức có thể tiến hành xóa hoặc sửa các tổ chức.
Ca sử dụng “Thực hiện nghiệp vụ quản lý tổ chức”
Tiền điều kiện: Bộ phận quản lý khách hàng đăng nhập vào hệ thống
Hậu điều kiện: Sau khi thao tác thành công, một số nghiệp vụ được xử lý theo yêu cầu
Luồng sự kiện chính:
Hành động của tác nhân Phản ứng của hệ thống Dữ liệu liên quan
1. Chọn một trong các nghiệp vụ quản lý tổ chức như tạo hoạt động, chọn cơ hội, thực hiện các hợp đồng
2. Hiển thị form tương ứng với nghiệp vụ đã được chọn Bảng Tochuc Bảng Tochuc_Duan Bảng Duan Bảng Tochuc_Hoatdong Bang Tochuc_Cohoi 3. Tiến hành thực hiện các nghiệp vụ theo mong muốn của bộ phận quản lý khách hàng 4. Hệ thống sẽ xử lý các nghiệp vụ đó Bảng Tochuc Bảng Tochuc_Duan Bảng Duan Bảng Tochuc_Hoatdong Bang Tochuc_Cohoi
Luồng sự kiện phụ: Nếu có xung đột trong quá trình xử lý, thì yêu cầu bộ phận quản lý khách hàng kiểm tra dữ liệu
Tác nhân: Bộ phận kỹ thuật
Mục đích: Cập nhật, thực hiện các công việc của dự án và tiến hành các hoạt động nghiệp vụ liên quan đến dự án
Mô tả: Sau khi đăng nhập hệ thống, bộ phận kỹ thuật có thể thêm mới, xóa, sửa và cập nhật các công việc của dự án
Hình 16. Mô tả chi tiết ca sử dụng hoạt động dự án
Ca sử dụng cập nhật hoạt động dự án gồm 6 ca sử dụng con:
Thêm công việc: thêm mới công việc vào danh sách các công việc cần làm của dự án
Sửa công việc: Sửa thông tin về công việc Xóa công việc: Xóa công việc khỏi dự án
Tìm công việc: Tìm và xem thông tin liên quan về các công việc
Quản lý nhiệm vụ: Quản lý người thực hiện cho công việc ứng với các nhiệm vụ đã được giao
Dò vết tổ chức: Dò vết mối liên quan và các hoạt động giữa tổ chức và các dự án
Ca sử dụng “Thêm công việc”
Tiền điều kiện: Nhân viên kỹ thuật đăng nhập vào hệ thống
Hậu điều kiện: Sau khi thao tác thành công, một công việc mới ứng với dự án được thêm vào cơ sở dữ liệu
Luồng sự kiện chính:
Hành động của tác nhân Phản ứng của hệ thống Dữ liệu liên quan
1. Chọn chức năng thêm công việc
2. Hiển thị form nhập thông tin về công việc 3. Nhập các thông tin của
công việc, dự án và ghi lại
4. Thêm mới thông tin về công việc vào cơ sở dữ liệu
Bảng Duan Bảng Congviec_Duan Bảng Tochuc Bảng Cohoi Bảng Congviec_Tinhtrang Bảng Congviec_Uutien Bảng Hoatdong_Duan Luồng sự kiện phụ:
Tại bước 4: Kiểm tra các thông tin về công việc được nhập vào, nếu để trống những trường bắt buộc hoặc nhập không chính xác dữ liệu thì yêu cầu nhập lại
Ca sử dụng “Sửa công việc”
Tiền điều kiện: Nhân viên kỹ thuật đăng nhập vào hệ thống, danh sách công việc đã có trong cơ sở dữ liệu
Hậu điều kiện: Sau khi thao tác thành công, thông tin về công việc nếu có thay đổi sẽ được cập nhật vào cơ sở dữ liệu
Luồng sự kiện chính:
Hành động của tác nhân Phản ứng của hệ thống Dữ liệu liên quan
1. Chọn chức năng sửa công việc
2. Hiển thị danh sách tất cả các hợp đồng/Dự án
Bảng Duan
3. Chọn công việc cần sửa 4. Hiển thị form thông tin chi tiết công việc được chọn Bảng Duan Bảng Congviec_Duan Bảng Tochuc Bảng Cohoi Bảng Congviec_Tinhtrang Bảng Congviec_Uutien Bảng Hoatdong_Duan 5. Sửa thông tin về hợp
đồng và ghi lại
6. Cập nhật thông tin vào cơ sở dữ liệu Bảng Duan Bảng Congviec_Duan Bảng Tochuc Bảng Cohoi Bảng Congviec_Tinhtrang Bảng Congviec_Uutien Bảng Hoatdong_Duan Luồng sự kiện phụ:
Tại bước 6: Kiểm tra các thông tin của công việc mới sửa, nếu để trống những trường bắt buộc hoặc nhập không chính xác dữ liệu thì yêu cầu nhập lại
Ca sử dụng “Xóa công việc”
Tiền điều kiện: Nhân viên kỹ thuật đăng nhập vào hệ thống, danh sách công việc đã có trong cơ sở dữ liệu
Hậu điều kiện: Sau khi thao tác thành công, thông tin về công việc bị xóa khỏi cơ sở dữ liệu
Luồng sự kiện chính:
Hành động của tác nhân Phản ứng của hệ thống Dữ liệu liên quan
1. Chọn chức năng xóa công việc
2. Hiển thị dánh sách tất cả các công việc của của dự án 3. Chọn công việc trong dự
án và yêu cầu xóa
4. Công việc bị xóa khỏi cơ sở dữ liệu
Luồng sự kiện phụ:
Tại bước 4: Xác nhận lại yêu cầu xóa công việc, nếu người dùng chắc chắn muốn xóa thì tiến hành xóa công việc ra khỏi cơ sở dữ liệu
Ca sử dụng “Tìm kiếm công việc”
Tiền điều kiện: Nhân viên bộ phận kỹ thuật đăng nhập vào hệ thống
Hậu điều kiện: sau khi thao tác thành công, hiển thị đầy đủ các thông tin về công việc cần tìm
Luồng sự kiện chính:
Hành động của tác nhân Phản ứng của hệ thống Dữ liệu liên quan 1. Chọn chức năng tìm
kiếm công việc của hợp đồng
2. Hiển thị form tìm kiếm
3. Nhập các điều kiện tìm kiếm công việc của hợp đồng
4. Hiển thị form thông tin các công việc của hợp đồng tìm được
Bảng Duan
Bảng Duan_Congviec
Luồng sự kiện phụ:
Tại bước 4: Nếu không tìm thấy công việc thỏa mãn điều kiện thì yêu cầu nhập lại điều kiện tìm kiếm hoặc dừng. Sau khi tìm kiếm được công việc có thể tiến hành xóa hoặc sửa công việc
Ca sử dụng “Quản lý nhiệm vụ”
Tiền điều kiện: Trưởng bộ phận kỹ thuật đăng nhập vào hệ thống
Hậu điều kiện: Sau khi thao tác thành công, việc phân công hoặc quản lý tiến độ thực hiện nhiệm vụ đối với từng thành viên tham gia dự án được hoàn thành và gửi đến từng người.
Luồng sự kiện chính:
Hành động của tác nhân Phản ứng của hệ thống Dữ liệu liên quan
1. Chọn nghiệp vụ quản lý nhiệm vụ
2. Hiện ra form quản lý nhiệm vụ. Tại form này, người dùng có thể thực
Bảng Congviec
Bảng Duan_Congviec Bang Nhanvien_Nhiemvu
hiện việc phân công nhiệm vụ đối với từng thành viên dự án, cũng có thể quản lý được tiến độ của từng người
3. Chọn và nhập các yêu cầu phù hợp với nghiệp vụ quản lý nhiệm vụ
4. Xử lý các yêu cầu của người dùng và cập nhật vào cơ sở dữ liệu
Bảng Congviec
Bảng Duan_Congviec Bang Nhanvien_Nhiemvu
c. Ca sử dụng “Cập nhập chuyển đổi tiềm năng”
Tác nhân: Bộ phận quản lý khách hàng
Mục đích: Cập nhật khách hàng tiềm năng, chuyển đổi khách hàng tiềm năng thành cơ hội, tổ chức hay liên hệ
Mô tả: Sau khi đăng nhập hệ thống, bộ phận quản lý khách hàng có thể thêm mới, xóa hay chuyển đổi khách hàng tiềm năng
Ca sử dụng “Thêm khách hàng tiềm năng”
Tiền điều kiện: Bộ phận quản lý khách hàng đăng nhập vào hệ thống
Hậu điều kiện: Sau khi thao tác thành công, các thông tin về khách hàng tiềm năng mới được thêm vào cơ sở dữ liệu
Luồng sự kiện chính:
Hành động của tác nhân Phản ứng của hệ thống Dữ liệu liên quan
1. Chọn chức năng thêm mới khách hàng tiềm năng
2. Hiển thị form nhập thông tin về khách hàng tiềm năng
3. Nhập các thông tin của khách hàng tiềm năng và ghi lại
4. Thêm mới thông tin khách hàng tiềm năng vào cơ sở dữ liệu Bảng Tiemnang Bảng Nguongoc_Tiemnang Bảng Linhvuc Bảng Phongban Bảng Nhanvien Bảng Phanloai_Tiemnang Bảng Danhgia_Tiemnang Luồng sự kiện phụ:
Tại bước 4: Kiểm tra thông tin nhập vào, nếu để trống những trường bắt buộc hoặc nhập không chính xác dữ liệu thì yêu cầu nhập lại
Ca sử dụng “Chuyển đổi khách hàng tiềm năng”
Tiền điều kiện: Bộ phận quản lý khách hàng đăng nhập vào hệ thống
Hậu điều kiện: Khách hàng tiềm năng được chuyển thành tổ chức mới hoặc liên hệ mới và bị loại khỏi cơ sở dữ liệu của danh sách khách hàng tiềm năng
Luồng sự kiện chính:
Hành động của tác nhân Phản ứng của hệ thống Dữ liệu liên quan
1. Chọn chức năng chuyển đổi khách hàng tiềm năng
2. Hiển thị form chuyển đổi khách hàng tiềm năng
Bảng Khách hàng tiềm năng
3. Chọn hình thức muốn chuyển đổi
4. Chuyển khách hàng tiềm năng thành tổ chức hay liên
Bảng Tiemnang Bảng
hệ mới và loại khách hàng tiềm năng khỏi cơ sở dữ liệu Nguongoc_Tiemnang Bảng Cohoi_Tiemnang Bảng Chiendich_Tiemnang Bảng Tochuc Bảng LoaihoatdongTiemnang Bảng LienheTiemnang Bảng Nhiemvu
Ca sử dụng “Xóa tiềm năng”
Tiền điều kiện: Bộ phận quản lý khách hàng đăng nhập vào hệ thống, dánh sách khách hàng tiềm năng đã có trong cơ sở dữ liệu
Hậu điều kiện: Sau khi thao tác thành công, thông tin về khách hàng tiềm năng bị xóa khỏi cơ sở dữ liệu
Luồng sự kiện chính: