Xác định xem điểm không thoả mãn khách hàng trên sản phẩm của công ty là gì? điểm quan trọng là không chỉ chú trọng một cách giản đơn vào kết quả, điều mà hầu hết mọi người thường làm mà phải chú trọng cả vào quá trình đã làm ra sản phẩm. Sau đó vạch ra một quy trình mà công ty có thể dễ dàng nhận ra những liên hệ giữa các bước với nhau, đôi khi đó chính là chỗ có vấn đề. Như vậy mục tiêu không chỉ có phát hiện ra vấn đề mà còn giải quyết vấn đề đó.
Một điểm quan trọng khác: không nên phàn nàn về những cái mà công ty không làm gì được (các điều kiện khách quan như thời tiết, nguồn nguyên liệu phải nhập
khẩu...), không nên đưa ra lý do để biện minh cho sản phẩm của mình. Hãy tập trung vào những vấn đề mà công ty có thể giải quyết được. Cái chính là xác định được các vấn đề một cách khách quan. Và phải xác định được các vấn đề đó được biểu hiện qua các con số (qua các khu cán trung, thô, tinh cần phải đưa ra các con số như: khích thức của bán sản phẩm qua khu cán thô, cán đạt được là bao nhiêu, nhiệt độ đạt được qua mỗi khu cán...)
Khi chúng ta tiến hành thu thập số liệu về một vấn đề nào đó thì cần phải thực hiện nó một cách cẩn thận, bởi vì chúng ta đang viết hướng dẫn cho các phần còn lại của dự án. Làm một cách sơ sài ở đây thì các cơ hội để thành công sẽ mỏng manh. Vì khi đưa ra các thông tin không chính xác có thể dẫn đến một loạt các hoạt động sai về sau và cuối cùng đưa ra hậu quả nghiêm trọng. Và vì thế cần phải đưa ra mục tiêu xác định, vị trí công việc thật chính xác.
Khách hàng hoặc các nhân viên được hỏi về các vấn đề của sản phẩm thì thất thú vị vì các nhân viên hoặc khách hàng được hỏi cảm thấy dễ chịu - bởi vì cuối cùng cũng đã có người lắng nghe họ. Và từ đó thay vì vấn đề sản phẩm của công ty là một ẩn số mà công ty chưa thể tìm ra được thì khách hàng và nhân viên của họ làm sáng tỏ, từ đó công ty có thể nhận biết cụ thể các mục tiêu và hiệu chỉnh. Phải chắc chắn là có thể thấy được các vấn đề có thể bóc tách, liệt kê ra và giải quyết. Tức là cần phải liệt kê tất cả các vấn đề mà công ty đang gặp phải, xác định thực tại công ty đang ở đâu.
Các vấn đề cần phải được sắp xếp theo thứ tự đầu tiên là các vấn đề khách hàng nghĩ, sau đó đi tới những cái mà những nhân viên giao dịch trực tiếp với khách hàng nghĩ, sau đó là đến các nhân viên trực tiếp làm việc với máy móc làm ra các sản phẩm. Sau đó công ty cần liệt kê các vấn đề rắc rối nhất của công ty như vấn đề làm tốn tiền nhất, vấn đề làm khách hàng không hài lòng nhất,…vấn đề mà có khả năng nhất (điểm mạnh của công ty). Và từ đó công ty cần phải xác định vấn đề mà mình tập trung vào thực hiện trong dự án làm sao cho việc thực hiện dự án là có hiệu quả nhất. Nếu việc thực hiện gây nên hiệu quả không tốt thì chúng ta cần phải kiểm tra điều chỉnh lại quá trình sao cho hiệu quả cao hơn vì như vậy là chúng ta đang thực hiện việc làm đúng ngay từ đầu.