2.1.2.1. Tổ chức bộ máy.
GĐ: Kinh doanh và tiếp thị Bộ phận tạp vụ GĐ: Tiền sảnh Thư ký GĐ: Tài chính và hành chính Bếp Âu Nhà hàng ÂU Nhà hàng Nhật Bản Bếp Nhật Bản Phòng nhân sự Phòng kế toán Phòng đại lý du lịch Phòng kinh doanh và tiếp thị Phòng quan hệ khách hàng Bộ phận đặt phòng Lễ
tân Tổng đài Trực đêm
Trung tâm thương
mại
Bộ phận nhà hàng Bộ phận buồng Bộ phận bảo dưỡng
Nhà hàng Trung Quốc Bếp Trung Quốc Nhà ăn nhân viên
2.1.2.2. Nhiệm vụ của các bộ phận trong Khách sạn Nikko Hà Nội.
+ Tổng giám đốc là ngời quản lý điều hành chung, cao nhất trong Khách sạn, chịu trách nhiệm đại diện cho Khách sạn trớc pháp luật và ban quản trị tập đoàn Nikko.
+ Th ký tổng giám đốc là ngời trợ giúp cho tổng giám đốc trong lịch trình làm việc, hội họp, hội thảo, giao ban và thực hiện các nhiệm vụ khác đ… ợc giao. + Bộ phận tiền sảnh bao gồm lễ tân, giúp khách chuyển hành lý, trực đêm, trung tâm thơng mại Trong đó bộ phận lễ tân đ… ợc coi là bộ phận trung tâm quant rọng nhất của Khách sạn, là ấn tợng đầu tiên của khách hàng phụ thuộc hoàn toàn voà nhân viên trong bộ phận này. Với nhiệm vụ bán dịch vụ buồng ngủ cho Khách sạn, thông tin cho các bộ phận khác trong Khách sạn mọi vấn đề yêu cầu đòi hỏi, phản hồi của khách, giúp cho các bộ phận khác có thể thực hiện việc phục vụ, thoả mãn nhu cầu của khách một cách tốt nhất. Đồng thời bộ phận lễ tân còn đón tiếp khách và phục vụ các nhu cầu của khách ngay tại quầy đón tiếp, lu trú, xử lý và cung cấp thông tin cho khách, cho các nhà quản lý Khách sạn và cho các bộ phận chức năng khác, cuối cùng thanh toán, thu tiền của khách khi khách tiêu dùng các dịch vụ trong Khách sạn, nhà hàng.
+ Phòng quan hệ khách hàng có nhiệm vụ quan tâm, chăm sóc khách hàng tr- ớc, trong và sau khi sử dụng dịch vụ của khách hàng, chủ yếu là sau khi tiêu dùng dịch vụ nh điều tra cẩm nhận của khách về chất lợng dịch vụ và thái độ của nhân viên, đồng thời gửi th cảm ơn, chúc mừng tới khách trong những dịp lễ, đặc biệt sinh nhật Món quà bất ngờ này góp phần tạo cho khách những… ấn tợng tốt đẹp về Khách sạn, nhằm lôi kéo khách hàng trở lại Khách sạn lần sau hoặc quảng cáo, giới thiệu sản phẩm của Khách sạn cho bạn bè và ngời thân.
+ Một Khách sạn tồn tại đợc nhờ kinh doanh buông, nhờ bán đồ ăn, đồ uống và nhờ kinh doanh một số dịch vụ bổ trợ nh giặt là, câu lạc bộ sức khoẻ. Trong các dịch vụ này thì doanh thu buồng chiếm tỷ lệ cao. Vì vậy nhiệm vụ đặt ra cho bộ phận buồng rất quan trọng.
• Chuẩn bị buồng để đón khách mới đến • Làm vệ sinh buồng hàng ngày
• Làm vệ sinh khu vực hành lang và nơi công cộng trong Khách sạn • Kiểm tra hoạt động của các thiết bị trong buồng
• Nhận và giao các dịch vụ phục vụ khách • Nắm đợc tình hình thuê buồng
+ Khách sạn có đợc lợng khách phần lớn nhờ vào hoạt động của phòng kinh doanh và tiếp thị. Phòng này ngoài nhiệm vụ đề ra những chiến lợc kinh doanh mới sau khi nhận đợc thông tin từ các bộ phận khác còn thực hiện các chiến dịch quảng cáo xúc tiến bán dịch vụ của Khách sạn.
+ Sau bộ phận buồng, bộ phận nhà hàng cũng góp phần không nhỏ vào tổng doanh thu của Khách sạn. Nhà hàng tại Khách sạn Nikko bao gồm các nhà hàng mang phong cách Âu, Ta, Nhật và các nhà bếp, quầy ba phục vụ cho các nhà hàng. Dù là nhà hàng kiểu nào cũng có những nhiệm vụ chung:
• Phục vụ khách ăn, uống hàng ngày và các bữa tiệc lớn nhỏ trong Khách sạn nhà hàng
• Phối hợp chặt chẽ với bộ phận bếp, bộ phận bar để phục vụ yêu cầu của khách
• Tổ chức sắp xếp trang trí phòng ăn gọn gàng mỹ thuật
• Đảm bảo vệ sinh phòng ăn, phòng tiệc và mọi trang thiết bị, dụng cụ phục vụ khách
• Có biện pháp phòng ngừa, bảo đảm an toàn cho khách trong khi ăn uống
• Quản lý các tài sản vật t hàng hoá của nhà hàng • Thực hiện chế độ báo cáo hàng ngày
+ Bộ phận tài chính có nhiệm vụ hoạch toán kinh doanh cho từng bộ phận và toàn bộ Khách sạn, quản lý dữ liệu liên quan đến các nhà cung ứng.
+ Bộ phận kỹ thuật chịu trách nhiệm về những hỏng hóc, những biến động bất thờng của cơ sở vật chất kỹ thuật trong Khách sạn.
+ Cuối cùng Khách sạn cũng nh bất cứ một doanh nghiệp nào chất lợng đầu vào của nhân viên và việc bố trí cho đúng ngời đúng việc, đúng thời điểm không phụ thuộc vào bộ phận nhân sự. Bộ phận nhân sựcó nhiệm vụ: Kế hoạch hoá nguồn nhân lực, mô tả công việc, tuyển dụng, bố trí sắp xếp nhân lực và thờng xuyên tổ chức đào tạo đội ngũ công nhân viên trong Khách sạn đồng thời đề ra các chế độ tiền lơng, các chính sách khen thởng, kỷ luật rõ ràng phân minh.
Tóm lại: mỗi bộ phận phòng ban có những nhiệm vụ riêng nhăm hoàn thành chức năng của mình nhng các bộ phận đều có quan hệ mật thiết với nhau, chúng bổ sung, hỗ trợ, thúc đẩy lẫn nhau tạo ra những dịch vụ thoả mãn tốt nhất nhu cầu của khách hàng đê Khách sạn hoạt động có hiệu quả thu đợc lợi nhuận cao.