1.7.1. Nguyên nhân do điều kiện tự nhiên
Mỗi loại tài liệu được bảo quản trong một điều kiện nhiệt độ và độ ẩm phù hợp. Trong công tác bảo quản nếu chế độ bảo quản không đúng và không phù hợp, kho chứa tài liệu thiếu những điều kiện và phương tiện bảo quản cần thiết và thiếu những nội qui, quy định cụ thể thì đó cũng là một trong những nguyên nhân làm cho tài liệu bị hư hỏng, mất mát.
44
Về nhiệt độ và độ ẩm: Nhiệt độ và độ ẩm trung bình ở nước ta tương đối cao. Nhiệt độ cao, đặc biệt là độ ẩm cao làm giảm độ nhậy sáng. Độ ẩm cao có thể gây ra những tác hại không những đối với tài liệu nghe nhìn mà cả tài liệu giấy. Độ ẩm cao là điều kiện thuận lợi cho các phản ứng thủy phân dẫn đến sự phân hủy các hạt hữu cơ màu của phim màu tạo nên hiện tượng phai màu của nó.
Đối với những tài liệu ghi âm có nhiều loại: ghi âm cơ giới, từ tính và quang học, do đó chất liệu sản xuất cũng khác nhau. Những loại ghi âm cơ giới đường ghi tiếng là rãnh nhựa, nếu những rãnh này bị xước hoặc bụi bám thì ảnh hưởng đến âm thanh. Đối với những băng ghi âm từ tính, do cấu tạo từ những mạt sắt non theo nguyên tắc dư từ nếu để gần nơi có từ trường mạnh như máy phát điện, mô tơ, đường điện cao thế... thì sẽ làm âm thanh bị méo mó.
Về ánh sáng: Đây là yếu tố làm cho tài liệu đặc biệt là tài liệu ghi âm bị hư hỏng nhanh. Trong bảo quản tài liệu ghi âm, tuyệt đối không để ánh nắng mặt trời chiếu trực tiếp vào tài liệu.
Về bụi: trong quá trình sản xuất, sử dụng và bảo quản tài liệu (giấy và phim ảnh) chúng luôn phải tiếp xúc với môi trường không khí xung quanh và sự không tinh khiết hay ô nhiễm của không khí cũng là một trong những nguyên nhân gây hư hại cho tài liệu.Ô nhiễm không khí có thể chia làm hai nhóm là ô nhiễm do các động thực vật như bào tử nấm mốc, vi trùng hay côn trùng ( kiến, mối) còn gọi là ô nhiễm sinh học và ô nhiễm do bụi hay các chất khí có hại lẫn trong không khí như các Ôxít, Cácbon, lưu huỳnh, Clo, Flo còn gọi là ô nhiễm lý hóa học. Bụi bẩn là kẻ thù giấu mặt của tài liệu lưu trữ. Ngoài tác động bào mòn mà thường ít thấy rõ, bụi bẩn còn chứa các chất hoá
45
học gây hư hỏng tài liệu và truyền các nấm mốc. Trong khi đó, các kho lưu trữ của nước ta thường bố trí ở các thành phố công nghiệp như: Hà Nội, Hải Phòng, Thái Nguyên... hoặc các vùng ven biển như: Thanh Hoá, Nghệ An, Quảng Bình, Quảng Trị... nên có rất nhiều cát và bụi bẩn. Nhiều cơn gió xoáy đem theo rất nhiều bụi bẩn lên không trung và sau đó tản mác vào khắp mọi nơi, trong đó có kho lưu trữ. Bụi bẩn có nhiều loại: Bụi cơ khí, bụi vi sinh vật...Bụi cơ khí làm cho tài liệu bị xây xước, bụi vi sinh vật mang theo nhiều bào tử nấm mốc, côn trùng vào tài liệu. Những bào tử nấm, mốc đó khi gặp điều kiện thuận lợi sẽ phát triển và phá hoại tài liệu.
Về nấm mốc cũng là một trong những nguyên nhân gây hư hỏng tài liệu. Nhiệt độ cao, hơi ẩm lớn và bụi nhiều đã tạo điều kiện cho nấm mốc phát triển mạnh. Nấm mốc sống ký sinh trên băng ghi âm, tài liệu thường bị ố trắng lúc đầu, sau chuyển sang màu sẫm làm cho các loại băng ghi âm bị mục giòn.
1.7.2.Nguyên nhân do điều kiện bảo quản và sử dụng
Cùng với các nguyên nhân gây hư hỏng tài liệu do thiên nhiên gây ra là các nguyên nhân do điều kiện bảo quản và sử dụng tài liệu chưa tốt. Đây là nguyên nhân do chính con người gây ra. Có những nguyên nhân do điều kiện kinh tế chưa đáp ứng được. Có những nguyên nhân do ý thức, có mục đích phá hoại rõ ràng. Đồng thời, cũng có những nguyên nhân do vô ý thức, do thiếu trách nhiệm gây ra. Ngoài ra, việc ban hành không kịp thời và chấp hành không nghiêm túc các quy chế, chế độ, quy định của nhà nước, của ngành, của cơ quan về công tác lưu trữ nói chung, công tác bảo quản tài liệu nghe – nhìn nói riêng cũng là nguyên nhân làm hư hỏng, mất mát, thất lạc tài liệu.
46
- Nóng và ẩm làm gia tăng tác động của acid, làm tăng nấm mốc, làm mềm độ dính, làm yếu sợi giấy.Riêng nhiệt độ cao sẽ làm cho giấy giòn hơn.
- Ánh sáng là nguyên nhân của hiện tượng quang phân (photolysis) do giấy bị yếu đi, mực và màu bị mờ, làm vàng loại giấy sản xuất từ bột gỗ.Các tia cực tím (U.V) của ánh sáng là nguyên nhân phá hoại nhiều nhất.
- Dao động về độ ẩm và nhiệt độ sẽ ảnh hưởng tới các loại tài liệu có độ hút ẩm cao, là nguyên nhân khiến các cuốn sách bị biến dạng.
- Acid là nguyên nhân của thủy phân acid(acid hydrolysis), là hiện tượng của việc tờ giấy bị phá hủy, giấy bị yếu đi.Các nguồn acid có trên tờ giấy có thể sản sinh là từ quá trình sản xuất giấy, mực, kho chứa, vật liệu làm khung và ô nhiễm không khí.
- Côn trùng và loại gặm nhấm ăn giấy, băng dính, da, giấy da và hầu hết các đồ lưu trữ khác.
- Nấm và mốc tạo ra acid phá hủy tài liệu lưu trữ , ảnh hưởng tới kích thước của tài liệu lưu trữ, khiến cho tài liệu dễ bị phá hủy và biến màu.Nấm và mốc rất phát triển trong môi trường có tính acid.
- Con người làm bẩn tài liệu lưu trữ trong quá trình cầm, tác động đến tình trạng vật lý , dùng bút viết mực, buộc, dính, ghim tài liệu lưu trữ.
- Bụi sản sinh từ trong không khí, bào tử mốc, bụi có chứa trong các loại vật liệu dùng trong lưu trữ dễ bị gỉ.
- Điều kiện kho chật chội do sách và tài liệu lưu trữ bị nhồi nhét chặt, đặc biệt là khi lưu trữ các bản đồ.Các vật liệu bao gói có tính acid và lưu huỳnh.
- Các rủi ro khác như hỏa hoạn, nước hoặc sập giá tài liệu.