6. BỐ CỤC BÀI KHÓA LUẬN
2.2.2.2. Công tác tổ chức thực hiện kế hoạch đảm bảo chất lƣợng
Sau khi hoàn thành bƣớc hoạch định chất lƣợng, bộ phận chịu trách nhiệm tại Công ty có nhiệm vụ thực thi chƣơng trình cải tiến chất lƣợng sẽ bắt tay vào thực hiện chƣơng trình đó. Các công việc cụ thể của khâu tổ chức thực hiện bao gồm:
a.Tổ chức hệ thống quản trị chất lƣợng
Các công cụ quản trị chất lƣợng đƣợc áp dụng tại Công ty Greenfields Coffee:
- Phƣơng pháp 5S
Hình 1. Sơ đồ phƣơng pháp 5S
(Nguồn: Bộ phận Sản xuất Công ty Greenfields Coffee)
Tại Greenfields Coffee, phƣơng pháp 5S đƣợc áp dụng bởi tính đơn giản, dễ áp dụng, không đòi hỏi phải hiểu biết các thuật ngữ khó rất phù hợp với quy mô của Công ty. 5S có cách làm hết sức đơn giản nhƣng lại có tác dụng để huy động con ngƣời,
nâng cao năng suất, chất lƣợng và hiệu quả. Công ty đã tiến hành phƣơng pháp 5S theo các bƣớc nhƣ sau:
Bƣớc 1: Phân loại (Sort)
Các nhân viên quan sát kỹ nơi làm việc, sản xuất để xác định và phát hiện những đồ vật không cần thiết nhƣ bàn ghế, đồ dùng cá nhân, thùng hàng cũ,… không cần thiết cho công việc. Sau đó, những thứ không cần thiết sẽ đƣợc loại bỏ, các vật dụng cá nhân đƣợc bỏ vào tủ đồ của mỗi ngƣời. Các vật dụng không xác định đƣợc ngay có cần hay không cho công việc thì đánh dấu và để riêng một khu vực. Trong một khoảng thời gian 10 ngày, sẽ có nhân viên quan sát và đánh giá vai trò của nó có nên loại bỏ hay không. Quá trình phân loại nhân viên luôn chú ý kiểm tra những vật dụng trong ngăn kéo, tủ và cần báo cáo cho cấp trên nếu những đồ vật bị loại bỏ thuộc tài sản của Công ty. Đặc biệt, việc hủy những cái không cần thiết không nhất định là phải bỏ đi mà có thể giao cho bộ phận khác nếu họ cần hay bán đồng nát.
Bƣớc 2: Sắp xếp theo thứ tự (Set in order)
Trƣớc khi thực hiện bƣớc sắp xếp, nhân viên cần chắc chắn các vật dụng đƣợc đánh giá là không cần thiết phải đƣợc loại bỏ khỏi khu vực sản xuất. Tiếp theo chính là xem xét các vị trị thuận tiện cho việc bố trí các dụng cụ, đảm bảo quá trình sử dụng thuận lợi và an toàn. Các nhân viên trao đổi với nhau về cách sắp xếp sao cho các thao tác có thể đƣợc thực hiện một cách dễ dàng. Những dụng cụ thƣờng xuyên đƣợc sử dụng, đặt gần ngƣời sử dụng để hạn chế đi lại. Cuối cùng, thông báo cho các đồng nghiệp về vị trí đặt để các dụng cụ, thuận tiện cho họ có thể sử dụng trong trƣờng hợp cần thiết.
Bƣớc 3: Vệ sinh (Shine)
Các nghiên cứu khoa học đã chỉ ra mối liên hệ mật thiết giữa chất lƣợng sản phẩm với sự sạch sẽ tại nơi làm việc và sản xuất sản phẩm. Việc dọn dẹp các dụng cụ sau khi sử dụng là bắt buộc đối với mọi nhân viên, đồng thời, công tác tổng vệ sinh, quét sàn nhà, bỏ rác,… đƣợc phân công cho mọi nhân viên theo một bảng biểu hợp lý.
Bƣớc 4: Chuẩn hóa (Standardize)
Để không lãng phí những nỗ lực đã bỏ ra, dựa trên những công việc đã thực hiện ở trên, trƣởng bộ phận tạo ra một hệ thống các công việc cần làm nhằm duy trì sự sạch sẽ, ngăn nắp nơi làm việc và phân công lịch làm vệ sinh cho các nhân viên. Các công tác vệ sinh đƣợc duy trì theo những gì đã thực hiện trƣớc đó và thƣờng xuyên đƣợc kiểm tra, nhân viên sẽ nhắc nhở lẫn nhau để thực hiện theo đúng quy định.
Bƣớc 5: Duy trì (Sustain)
Tiếp tục duy trì, làm cho mọi ngƣời thực hiện 4S nói trên một cách tự giác nhƣ một thói quen. Đối với những nhân viên thực hiện tốt công tác 5S, sẽ đƣợc cộng điểm thƣởng để quy đổi thành phần thƣởng vào cuối tháng.
Mặc dù luôn nhấn mạnh việc thực hiện công tác thực hiện 5S đƣợc coi trọng nhƣng vì hiện tại công ty vẫn chƣa có hệ thống đánh giá rõ ràng các công việc của 5S nên một số nhân viên không có thái độ tích cực khi thực hiện mà chỉ đối phó qua loa. Ngoài ra, điều này có thể gây ảnh hƣởng đến các nhân viên khác, tạo ra tiền lệ không tốt.
- Roast Profile và Roast Graph (Hồ sơ quá trình và Đồ thị rang)
Với nhu cầu tăng lên trong việc thƣởng thức cà phê chất lƣợng cao, các loại cà phê tại Greenfields Coffee đƣợc “chế biến” và rang một cách khoa học bằng việc sử dụng Roast Profile để khai thác tốt nhất các hƣơng vị tiềm năng.
Roast Profile là hồ sơ quá trình đƣợc Công ty sử dụng để ghi lại các thông số cần thiết trong quá trình rang cà phê giúp việc duy trì tỷ lệ nhất quán trên các mẻ rang thực hiện hiệu quả hơn. Trong đó, phần quan trọng nhất của Roast Profile chính là Roast Graph, bao gồm các biểu đồ thể hiện nhiệt độ thiết bị và nhiệt độ hạt, độ ẩm, khối lƣợng, áp suất theo thời gian thực trong đó tính cốt yếu thuộc về các biểu đồ nhiệt độ.
Roast Graphs cung cấp một khả năng đáng tin cậy trong việc duy trì chất lƣợng nhất quán của mỗi mẻ rang. Một biểu đồ rang càng chi tiết, càng có mức độ tham chiếu tin cậy cao hơn nhằm cho phép tái tạo lại thời gian và nhiệt độ trong mỗi lần rang.
Cuối mỗi mẻ rang, các dữ liệu, thông số điều chỉnh trong suốt quá trình rang đƣợc nhân viên ghi lại và đƣợc sử dụng nhƣ một tiêu chuẩn chất lƣợng cho các mẻ tiếp
theo. Roast Profile đƣợc sử dụng nhằm duy trì tính nhất quán về chất lƣợng trên mỗi mẻ rang, đây là một “biên bản” để Công ty hiểu rõ những gì cần phải làm với một loại cà phê nào đó, hay một yêu cầu hƣơng vị nhất định. Nói cách khác, một biểu đồ rang
cho phép ngƣời rang thực hiện những tinh chỉnh cần thiết để đạt đƣợc hƣơng vị mong muốn hay điều chỉnh các yếu tố trong quá trình rang để tạo nên các biến đổi hƣơng vị mới.
Hình 2. Đồ thị rang cà phê
(Nguồn: Prime Coffee)
b.Các biện pháp thực hiện kế hoạch:
- Thông báo nội dung, mục tiêu công việc cho những ngƣời có liên quan
Một kế hoạch hay chiến lƣợc quản trị để có thể thực hiện thành công, đều quan trọng nhất chính là thông báo, truyền đạt nội dung chiến lƣợc mục tiêu công việc đến các nhân viên trong Công ty. Việc nắm bắt rõ các mục tiêu này sẽ giúp họ có định hƣớng và hiểu rõ đƣợc kết quả công việc mà Công ty đang nhắm tới từ đó có những cách thức hoạt động để nâng cao năng suất, tăng lợi nhuận.
Căn cứ vào các kế hoạch, mục tiêu, các bộ phận sẽ tiến hành phân công nhiệm vụ, công việc cho các thành viên trong đội nhóm, đảm bảo thực hiện công việc đúng
theo yêu cầu, tiến độ của kế hoạch.
Bên cạnh đó, những mục tiêu công việc đƣợc công bố sẽ là thƣớc đo đánh giá mức độ hoàn thành công việc của mỗi nhân viên, là cơ sở để đánh giá, khen thƣởng, tạo động lực kích thích nhân viên làm việc.
- Tổ chức các chƣơng trình đạo tạo, khóa huấn luyện
Hƣớng đến mục tiêu là nâng cao hiệu quả công việc của mỗi nhân viên, tại Công ty Greenfields Coffee hoạt động đào tạo là công việc quan trọng không chỉ của nhà lãnh đạo mà còn là của các thành viên trong doanh nghiệp. Do quy mô Công ty khá nhỏ nên các hoạt động đào tạo không nhất thiết là mở các buổi học với quy mô lớn, thay vào đó, các nhân viên đƣợc hƣớng dẫn, học hỏi từng phần nhỏ có thể áp dụng vào công tác hằng ngày để ghi nhớ có hiệu quả hơn.
Hiện nay, Công ty đang áp dụng một số cách thức đào tạo nhƣ sau:
- Kèm cặp nhân viên: do Công ty có quy mô nhỏ, số lƣợng tuyển dụng mỗi đợt vào khoảng 3 – 5 ngƣời nên theo thông lệ, mỗi ngƣời mới sẽ đƣợc phân công cho một nhân viên cũ để học hỏi và đƣợc giới thiệu rõ hơn về các bộ phận trong Công ty. Đồng thời, việc kèm cặp này giúp cho nhân viên mới có thể nhận đƣợc những kinh nghiệm làm việc, những vấn đề còn khúc mắc thông qua các công việc thực tế hằng ngày. Việc truyền đạt những kinh nghiệm của bản thân, các kỹ năng cốt lõi có lợi cho sự phát triển của nhân viên.
- Dự khán công việc: Đây là việc mà mọi nhân viên mới đều phải trải qua tại Greenfields Coffee. Nhân viên sẽ đƣợc tham gia vào một nhóm làm việc tại một vị trí khác trong khoảng 1 tuần để học hỏi các kiến thức, kỹ năng từ nhóm đó. Ví dụ nhƣ: nhân viên mới khi dự khán công việc tại bộ phận sản xuất có thể đƣợc hƣớng dẫn các nhận biết các loại hạt cà phê, đánh giá hạt cà phê hay thử công đoạn Cupping cà phê cùng nhân viên đánh giá. Dự khán sẽ hỗ trợ nhân viên hiểu đƣợc quy trình hoạt động, phát hiện các vấn đề để có phƣơng pháp sửa đổi kịp thời.
- Định k tổ chức đào tạo nội bộ tổng thể: phƣơng pháp này khá phổ biến trong các doanh nghiệp. Các buổi đào tạo có thể kéo dài trong khoảng 1 – 2 ngày với sự tham gia của các chuyên gia đào tạo. Sau buổi đào tạo, nhân viên sẽ đƣợc trang bị thêm các kỹ năng, hiểu rõ về sản phẩm, lĩnh vực Công ty đang hoạt động hơn. Hằng
năm, Greenfields Coffee đều tạo điều kiện cho nhân viên đến tham dự Triển lãm về cà phê và gần đây nhất là buổi triển lãm Coffee Pavilion 2020 đƣợc tổ chức tại thành phố Hồ Chí Minh. Đây là cơ hội tốt, cũng là nơi giao lƣu, gặp gỡ, trao đổi kinh nghiệm giữa những ngƣời yêu thích cà phê, máy mc trong ngành cà phê. Ngoài ra, các nhân viên của Greenfields Coffee còn có cơ hội gặp gỡ các đối tác, chia sẻ nhiều hơn về cà phê, thiết bị, máy móc cũng nhƣ tham quan các gian hàng thƣơng hiệu khác làm về cà phê.
Bảng 2.5 Phân công hoạt động đào tạo nội bộ nhân viên kinh doanh mới
Bộ phận thực hiện Nội dung đào tạo Thời gian
Bộ phận sản xuất
- Quy trình chế biến cà phê tại Công ty. - Đọc các tỉ lệ phối trộn cà phê của khách hàng dựa trên các đơn hàng.
- Thực hành, quan sát quá trình Cupping cà phê.
- Quy trình đóng gói, kiểm tra bao bì trƣớc khi giao hàng,
Từ ngày 07/12 đến hết ngày 13/12
Bộ phận kinh doanh
- Hƣớng dẫn tạo đơn hàng và ghi chú các yêu cầu của khách hàng.
- Cách pha cà phê và phối trộn tỉ lệ cà phê cho khách hàng nếm thử.
- Cách chào hàng và hoạt động chăm sóc khách hàng.
Từ ngày 14/12 đến hết ngày 22/12
Giám đốc - Kiểm tra kết quả đào tạo nhân viên mới
Ngày 25/12 và ngày 26/12
(Nguồn: Bộ phận Nhân sự Công ty Greenfields Coffee)
Công tác đào tạo khá đƣợc chú trọng tại Greenfields Coffee nhƣng một số
chƣơng trình đào tạo không phù hợp với công việc của nhân viên, 50 nhân viên cho rằng việc tham gia các lớp đào tạo không đem lại lợi ích gì cho họ mà còn làm mất thời gian của nhân viên.
- Cung cấp các nguồn lực cần thiết
- Nhân lực: để tạo ra sản phẩm có chất lƣợng không thể thiếu đƣợc nguồn nhân lực có chất lƣợng. Ngay từ khi bắt đầu, để đảm bảo quá trình hoạt động sản xuất diễn ra ổn thỏa, đúng với những mục tiêu chất lƣợng, Công ty tiến hành khảo sát, cũng nhƣ đƣa ra các yêu cầu quan trọng khi tuyển dụng. Thông qua quá trình sàng lọc, chắt lọc và chọn lọn để lựa chọn đƣợc ứng viên phù hợp cho từng vị trí quan trọng và phù hợp với năng lực của ngƣời đƣợc tuyển nhƣ nhân viên rang cà phê phải có kiến thức về các loại cà phê, hiểu đƣợc cách sử dụng Roast Profile và đã trải qua các khóa đào tạo cho vị trí này. Đồng thời để đáp ứng đƣợc nhu cầu ngày càng khắc khe từ khách hàng hay sự biến động của của hoạt động kinh doanh, Công ty cũng đề cao tầm quan trọng của hoạt động đào tạo cho nhân viên.
- Tài liệu: công tác quản trị chất lƣợng đòi hỏi sự thống nhất về thông tin giữa các bộ phận với nhau. Do vậy, các thông tin chính sách, mục tiêu chất lƣợng, trách nhiệm và quyền hạn của từng cá nhân, bộ phận trong tổ chức,… đƣợc ban hành và kiểm tra chặt chẽ trong quá trình thực hiện. Hầu hết các bộ phận đều có các văn bản cho hoạt động của đơn vị mình để duy trì hiệu lực của hệ thống quản lý. Hệ thống văn bản quản trị chất lƣợng tại bộ phận sản xuất của Công ty nhƣ sau:
+ Quy trình gia công và sử dụng các thiết bị máy móc: Bao gồm các thông tin về loại sản phẩm nào sẽ đƣợc sử dụng tại thiết bị nào và quy cách sử dụng thiết bị.
Đồng thời các văn bản này còn lƣu ý vấn đề vệ sinh máy móc nhƣ thế nào và lƣu ý nhân viên ngắt nguồn điện sau khi kết thúc ca làm.
+ Các yếu tố đánh giá và phân loại cà phê: là những thông tin về quá trình đánh giá chất lƣợng hạt cà phê sau khi rang, gồm các bƣớc thực hiện Cupping, tình trạng hạt, mức xay,…
- Cơ sở vật chất: từ khi thành lập đến nay, Công ty đã tiến hành đầu tƣ, thƣờng xuyên nâng cấp cơ sở vật chất, máy móc thiết bị cho việc vận hành các quá trình để đạt yêu cầu với các sản phẩm của mình. Nhà xƣởng sản xuất đƣợc trang bị các thiết bị hiện đại, công nghệ thông tin và truyền thông đƣợc cập nhật nhanh chóng. Các thiết bị sản xuất sẽ đƣợc lập thành một danh mục thuận tiện cho hoạt động bảo trì, bảo dƣỡng thiết bị. Sau khi tiến hành bảo trì hoặc sửa chữa, các thiết bị đƣợc theo dõi để nhanh chóng kiểm soát khi có sự cố xảy ra. Tuy nhiên, do trong quá trình sử dụng gặp một số
trục trặc làm ảnh hƣởng đến năng suất hoạt động của máy nên chỉ có 75 nhân viên đồng tình với ý kiến các dụng cụ, thiết bị thích hợp với công việc.