6. BỐ CỤC BÀI KHÓA LUẬN
2.2.2.4.Công tác điều chỉnh và cải tiến chất lƣợng
Trong quá trình sản xuất, chi phí do lãng phí thƣờng chiếm một lƣợng đáng kể trong chi phí sản xuất. Cải tiến chất lƣợng đóng vai trò quan trọng trong việc giảm lãng phí, nâng cao hiệu quả, hiệu suất, tạo thêm lợi ích cho tổ chức, khách hàng. Với nỗ lực không ngừng nhằm duy trì, nâng cao chất lƣợng sản phẩm với nguyên tắc sản phẩm sau phải tốt hơn sản phẩm trƣớc và khoảng cách giữa các đặc tính sản phẩm với những yêu cầu của khách hàng ngày càng giảm, Greenfields Coffee tiến hành công tác cải tiến chất lƣợng theo 14 bƣớc sau đây:
Giai đoạn 1: Cam kết của Ban giám đốc
- Giám đốc là ngƣời lãnh đạo của công ty chỉ rõ tầm quan trọng của chất lƣợng trong sự phát triển bền vững của Công ty, đồng thời dựa trên tình hình thực tế của doanh nghiệp để đề ra các chính sách, mục tiêu chất lƣợng cụ thể, rõ ràng.
- Nhấn mạnh sự cần thiết phải đề phòng sai sót.
- Nhìn nhận cải tiến là biện pháp thực tế để tăng lãi suất cho doanh nghiệp.
Giai đoạn 2: Nhóm cải tiến chất lƣợng
- Triệu tập cán bộ phụ trách các bộ phận sản xuất, kinh doanh để thành lập nhóm cải tiến chất lƣợng.
- Thông báo với các thành viên trong nhóm về nội dung và mục đích của chƣơng trình.
- Xác định vai trò của các thành viên trong việc thực hiện chƣơng trình cải tiến chất lƣợng. Trong đó, phía nhân viên bộ phận sản xuất có nhiệm vụ kiểm tra, đánh giá chất lƣợng sản phẩm trƣớc khi giao hàng. Bộ phận kinh doanh có nhiệm vụ phản hồi
các đánh giá, yêu cầu của khách hàng về chất lƣợng cà phê với bộ phận sản xuất để tiến hành các cải tiến chất lƣợng phù hợp.
- Đề bạt nhóm trƣởng.
Giai đoạn 3: Đo lƣờng chất lƣợng
Xác định mức độ đo lƣờng chất lƣợng, phát hiện những sai sót về đo lƣờng, hiệu chỉnh và nêu các biện pháp để đo lƣờng chất lƣợng. Biện pháp :
- Xác định doanh nghiệp đang ở trình độ nào về mặt chất lƣợng.
- Thiết lập những cách đo lƣờng chất lƣợng thích hợp đối với từng khu vực hoạt động.
Giai đoạn 4: Giá của chất lƣợng
Xác định các yếu tố cấu thành giá của chất lƣợng và sử dụng nó nhƣ là một công cụ của quản trị. Bộ phận chuyên trách chất lƣợng tại Greenfields Coffee là bộ phận sản xuất đƣợc thông báo về các yếu tố cấu thành giá của chất lƣợng một cách chi tiết. Giá của chất lƣợng càng cao thì càng phải áp dụng các biện pháp sửa chữa.
Giai đoạn 5: Nhận thức đƣợc chất lƣợng
Tuyên truyền, giải thích cho các thành viên nhận thức và quan tâm thƣờng xuyên đến chất lƣợng, coi chất lƣợng là niềm tự hào, danh dự của chính đơn vị mình, của chính mình. Các thông tin về chất lƣợng đƣợc công khai hóa một cách thƣờng xuyên nhằm kích thích các thành viên nhận thức đƣợc cái giá phải trả do không có chất lƣợng. Thƣờng xuyên hoạt động thông tin, thuyết phục nhằm làm cho các thành viên nhận thức và quan tâm đến chất lƣợng từ lãnh đạo đến mọi thành viên.
Giai đoạn 6: Hành động sửa chữa
Vạch ra những phƣơng pháp cho phép giải quyết dứt điểm những sai sót về chất lƣợng đã phát hiện đƣợc.
- Hàng ngày ở các bộ phận sản xuất - Hàng tuần, ở cấp lãnh đạo sản xuất.
- Hàng tháng ở cấp Tổng giám đốc và các cấp có thẩm quyền khác.
Giai đoạn 7: Phát động phong trào cải tiến chất lƣợng
trình không lỗi” (ZD - Zero Defects) bằng cách:
- Làm cho mọi ngƣời hiểu rõ khái niệm ZD và những lợi, hại của việc làm đúng ngay từ đầu.
- Phát hiện những thành viên tích cực ở các bộ phận và tiến hành khen thƣởng nếu những thành viên này có hoạt động xuất sắc.
- Nghiên cứu và đề xuất chính sách của doanh nghiệp về việc đánh giá và công nhận công lao động của các thành viên trong phong trào ZD.
Giai đoạn 8: Đào tạo, huấn luyện về chất lƣợng
Xác định loại hình đào tạo, huấn luyện cần thiết cho mỗi thành viên để họ biết phải làm gì và có thể tham gia tích cực vào phong trào cải tiến chất lƣợng.
- Việc đào tạo, huấn luyện về chất lƣợng đƣợc thực hiện đối với tất cả các thành viên, từ cấp cao đến cấp thấp. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Mỗi giai đoạn của phong trào cải tiến chất lƣợng có một nội dung huấn luyện bổ ích và áp dụng ở chính ngay giai đoạn đó.
- Các lớp huấn luyện đƣợc tổ chức linh hoạt, nhẹ nhàng không chiếm quá nhiều thời gian làm việc.
Giai đoạn 9: Ngày làm việc không lỗi - Ngày ZD
Tạo ra một sự kiện để mọi thành viên tự ý thức đƣợc những sự thay đổi về chất lƣợng đã xảy ra. Ngày làm việc không lỗi không kéo dài quá 1 ngày đƣợc tổ chức kỹ càng về nội dung lẫn hình thức.
Giai đoạn 10: Định ra các mục tiêu
Thúc đẩy các cá nhân, các nhóm xác định những mục tiêu cải tiến cho bản thân họ và cho cả nhóm. Sau ngày ZD, ngƣời phụ trách từng đơn vị có nhiệm vụ tạo điều kiện cho từng cá nhân tự đặt ra những mục tiêu cụ thể, khả thi mà họ sẽ phấn đấu đạt
đƣợc. Đây phải là những mục tiêu có thể đạt đƣợc trong vòng 30 ngày, 60 ngày hay 90 ngày, phải cụ thể và đo lƣờng đƣợc.
Giai đoạn 11: Loại bỏ những nguyên nhân sai sót
- Tạo điều kiện để mỗi thành viên báo cho lãnh đạo biết những trở ngại mà họ gặp phải trong khi thực hiện mục tiêu đã cam kết bằng cách thông báo các địa chỉ email, số điện thoại.
- Riêng với từng bộ phận đều có một kênh trò chuyện riêng trên Facebook, các thành viên có thể dễ dàng nêu lên mọi thắc mắc về kỹ thuật, về thủ tục mà họ gặp phải và không thể tự giải quyết đƣợc. Các vấn đề nêu ra sẽ đƣợc lãnh đạo trả lời nghiêm túc, có biện pháp giải quyết ngay.
- Tạo sự tin tƣởng cho nhân viên rằng họ có thể thông báo mọi vấn đề mà không sợ cấp trên khiển trách và chắc chắn sẽ không trả lời. Không khí tin cậy lẫn nhau đƣợc tạo ra thì chƣơng trình cải tiến chất lƣợng mới có thể thực hiện đƣợc.
Giai đoạn 12: Công nhận công lao
Khích lệ những ngƣời tham gia đẩy mạnh hơn nữa chƣơng trình cải tiến chất lƣợng bằng cách:
- Tiến hành các chƣơng trình khen thƣởng đối với những ngƣời đã đạt đƣợc mục tiêu hoặc có những thành tích nổi bật.
- Đánh giá công lao của mọi ngƣời một cách công khai, thẳng thắng, công bằng.
Giai đoạn 13: Hội đồng chất lƣợng
Tổ chức những cuộc gặp gỡ thƣờng xuyên các chuyên gia chất lƣợng để trao đổi kinh nghiệm về quản trị chất lƣợng. Những ngƣời lãnh đạo nhóm chất lƣợng và các chuyên gia chất lƣợng gặp nhau thƣờng xuyên để thảo luận những vấn đề mà ho cùng quan tâm, trao đổi kinh nghiệm và rút ra những nhận xét, trở ngại, tìm biện pháp giải quyết.
Giai đoạn 14: Trở lại điểm xuất phát
Chƣơng trình cải tiến chất lƣợng thƣờng kéo dài từ 12 đến 18 tháng, càng trải qua nhiều chƣơng trình thì nhận thức và thực hiện về chất lƣợng mới có nề nếp. Việc lặp lại chƣơng trình khiến cho công tác cải tiến chất lƣợng sẽ trở nên thƣờng xuyên, hiện diện mọi nơi, mọi lúc và là một bộ phận không thể thiếu đƣợc trong hoạt động của doanh nghiệp.
Mỗi quý, thông qua các số liệu thống kê đƣợc bộ phận Kế toán tổng hợp về tỷ lệ lỗi sản phẩm, sản lƣợng sản xuất, các phản hồi của khách hàng,… Công ty sẽ tiến hành các hoạt động cải tiến thích hợp.
Tuy nhiên, công tác cải tiến chất lƣợng vẫn chƣa đƣợc các quản lý chú trọng, mang tính hình thức nhiều hơn so với các hành động thiết thật. Với việc thành lập
nhóm cải tiến chất lƣợng là các nhân viên từ các bộ phận khác nhau chƣa có sự hòa hợp, hợp tác tốt nên những công việc trong nhóm cải tiến không có sự liên kết, rời rạc và không có tác dụng lớn đối với Công ty.
Bên cạnh đó, việc đề ra 14 giai đoạn cho quá trình cải tiến chất lƣợng đối với Greenfields Coffee không thực sự hiệu quả, bởi quy mô của Công ty không lớn, một số giai đoạn không thực hiện hết mà bỏ qua hoặc đƣợc gộp lại với nhau. Điều này không chỉ ảnh hƣởng đến kết quả công việc mà còn khiến doanh nghiệp tốn kém nhiều về thời gian và chi phí.