6. Kết cấu đề tài
4.2.1 Lập dự báo kế hoạch dòng tiền
Sơ đồ 4.1. Quy trình lập dự báo dòng tiền
(Nguồn: Sinh viên tự tổng hợp)
Ngoài việc lập kế hoạch dòng tiền trong hiện tại thì việc dự báo dòng tiền trong tương lai cũng đóng một vai trò quan trọng trong việc cân đối dòng tiền của công ty. Việc lập dự báo giúp công ty dự đoán được số dòng tiền có ổn định không, thừa hay thiếu như thế nào, sau đó ban lãnh đạo sẽ đưa ra những biện pháp phù hợp để cân đối thu chi.
Dự báo dòng vốn vào
Lập kế hoạch chi trả
Tính toán dòng tiền thuần
Dòng tiền dương Dòng tiền âm
Sử dụng nguồn vốn để tăng mức sinh lời
Xây dựng đối sách để cân đối dòng tiền
60
Dự báo về dòng vốn thu vào thường phụ thuộc vào căn cứ diễn biến quy luật nguồn thu về của khách hàng trong nước cũng như đối tác nước ngoài trong quá khứ qua bảng số liệu của các năm trước. Ngoài việc dựa vào các số liệu từ các năm trước thì công ty có thể dựa vào yêu cầu đặt hàng từ các khách hàng trong tương lai và từ đó sẽ lập được kế hoạch dự toán thu tiền theo tiến độ để làm tiền đề cho các dự toán chi. Ngoài các khoản dự toán thu từ khách hàng thì công ty cũng cần lập thêm các dự toán thu từ giải ngân để nếu các khoản thu khách hàng về chậm thì công ty có thể tự tin ứng phó.
Cũng giống như việc lập kế hoạch chi trả trong hiện tại, dự toán dòng tiền ra cũng sẽ xoay quanh 4 khoản mục lớn ảnh hưởng nhiều đến dòng tiền như công nợ nhà cung cấp, khoản nợ vay ngân hàng cũng như cá nhân, lương và các khoản trích theo lương. Dựa vào dự báo nguồn thu trong tương lai, các nhà quản lý có thể lập được kế hoạch thanh toán cho từng nhà cung cấp để có thể cân đối được dòng tiền.
Để từ đó, ban lãnh đạo công ty có thể xem xét lại tình hình tín dụng cũng như khả năng vay nợ mới và lập ra bản dự báo về các nguồn huy động vốn khác như các khoản vay ngân hàng và cá nhân để không bị hụt dòng vốn. Cơ sở để lập dự báo dòng tiền ra là dựa trên quy luật thanh toán công nợ, dự toán về quỹ tiền lương cũng như các khoản trích theo lương dựa trên các phỏng đoán tình hình sản xuất của công ty theo từng giai đoạn. Các yếu tố bên ngoài như sự biến đổi tỷ giá hối đoái cũng như lãi suất ngân hàng cũng cần được đưa vào dự báo vì các yếu tố này thường xuyên thay đổi và có thể tạo ra sự chênh lệch lớn so với thực tế nếu không được đưa vào dự báo. Sau khi lập ra các dự báo về dòng lưu chuyển của 2 luồng vốn thì sẽ cần tiến hành tính toán sơ bộ dòng tiền thuần của công ty trong giai đoạn sắp tới để từ đó lập ra nhiều đối sách nhằm xem xét cách xử lý với kết quả dự báo vừa tính toán.
Trong trường hợp kết quả dự báo dòng tiền thuần âm, nghĩa là chi nhiều hơn thu, ban quản lý của công ty cần cân nhắc những biện pháp để cân đối dòng tiền như thắt chặt các khoản chi trả trong kỳ nhưng vẫn đảm bảo chi đúng và đủ. Bằng cách xây dựng quy trình sản xuất tiết kiệm nhất cũng như cải thiện các công đoạn để tối ưu hóa sản xuất có thể giúp công ty cắt giảm được chi phí.
61
Thứ nhất, công ty có thể cắt giảm chi phí nhân công xuống mức thấp nhất bằng cách xây dựng quy trình làm việc phù hợp với tình hình các đơn hàng theo từng giai đoạn nhất định. Việc lập kế hoạch nhân công trong tháng theo tiến độ của các đơn hàng giúp các cấp quản lý có thể kiểm soát tốt và phân bổ nhân công theo khối lượng công việc tránh trường hợp gây lãng phí chi phí nhân công khi vẫn sắp xếp công nhân đi làm trong khi công việc ít. Bên cạnh đó, bộ phận nhân sự có thể tính toán tổng thời gian định mức tăng ca hàng tháng cho cả công ty cho phù hợp với kế hoạch đơn hàng của những tháng tiếp theo để có thể phân bổ tổng thời gian tăng ca cho các bộ phận. Từ đó công ty có thể giảm được chi phí tăng ca cũng như phụ cấp nếu công nhân phải đi ca 3 (từ 22h đêm hôm trước đến 6h sáng ngày hôm sau).
Thứ hai, công ty cũng có thể kiểm soát chi phí nguyên phụ liệu theo từng bộ phận để từ đó có thể theo dõi và điều chỉnh lại chi phí này một cách hiệu quả hơn. Bộ phận thu mua – kho sau khi nhận được kế hoạch đơn hàng thì sẽ bắt đầu lập kế hoạch định mức nguyên phụ liệu cho từng mã sản phẩm và các bộ phận ở khâu nào thì sẽ chỉ nhận được nguyên phụ liệu ở khâu đó. Việc tính toán định mức nguyên phụ liệu cho từng bộ phận thì các cấp quản lý có thể theo dõi được tiến độ sử dụng và cấp phát nguyên phụ liệu phù hợp với tình hình các đơn hàng và có thể dễ dàng nhận ra bộ phận nào vượt quá định mức để điều chỉnh. Bên cạnh đó, việc cấp phát nguyên phụ liệu có thể được cấp phát, xuất từ kho tổng theo định mức lập sẵn một lần vào giai đoạn đầu của đơn hàng cho các bộ phận và các tổ trưởng sẽ chịu trách nhiệm phân chia các khâu cho phù hợp. Nếu bộ phận nào sử dụng vượt quá định mức thì sẽ phải làm giải trình để rút kinh nghiệm cho những lần sau.
Thứ ba, công ty còn có thể cắt giảm được phần nào chi phí điện – nước nhờ việc điều chỉnh lại giờ làm việc tránh những giờ cao điểm tiền điện. Bằng việc điều chỉnh lại giờ nghỉ trưa sớm hơn 50 phút để tránh được 30 phút cao điểm thì công ty có thể tiết kiệm được kha khá chi phí điện bởi vì khi đó tất cả máy móc, thiết bị sử dụng điện hiệu năng cao đều tạm ngưng hoạt động. Bên cạnh đó, công ty có thể kiểm soát chi phí nước bằng cách ghi nhận chỉ số nước hằng ngày, công việc tưởng chừng như đơn giản
62
nhưng sẽ phát hiện sớm nếu có sự cố vượt bất thường thì sẽ tìm hiểu nguyên nhân và có thể xử lý ngay tránh gây thất thoát mà không biết.
Thứ tư, ngoài các chi phí trên thì việc cắt giảm chi phí vận chuyển cũng góp phần giúp công ty cân đối lại dòng tiền. Chi phí vận chuyển có thể được cắt giảm triệt để từ khâu vận chuyển vận chuyển trong nước lẫn quốc tế. Về khâu vận chuyển trong nước, Nikken có thể thương lượng với các bên gia công về việc Nikken sẽ trả chi phí vận chuyển nếu đó là những lần bên gia gia công chuyển phôi thành phẩm sau khi gia công lần đầu tới Nikken. Còn nếu số phôi đó sau khi được bộ phận QC kiểm tra phát hiện lỗi cần phải chuyển về các bên gia công để sửa thì chi phí chuyển về cũng như chuyển trả lại Nikken sẽ do bên đối tác gia công chịu trách nhiệm. Còn về mảng vận chuyển quốc tế, bộ phận xuất nhập khẩu sau khi nhận được kế hoạch đơn hàng thì có thể lập dự báo kế hoạch xuất hàng để từ đó các cấp quản lý có thể theo sát được thời gian xuất của mỗi đơn hàng. Bên cạnh đó, việc lập dự báo kế hoạch xuất hàng sẽ giúp cho các nhà quản trị công ty có thể gom các đơn hàng có thời gian xuất hàng gần nhau sẽ đi chung đợt với nhau. Từ đó, bộ phận quản lý sản xuất sẽ nắm được tình hình xuất hàng và phân chia tiến độ công việc cũng như nhân công cho phù hợp như đẩy tiến độ của các đơn hàng có thời gian xuất sau nhưng đã được đẩy lên sớm. Còn với những đơn hàng phải xuất trước nay có thể phải dời xuống vài ngày thì bộ phận xuất nhập khẩu hay ban giám đốc công ty có thể thương lại với bên đối tác nước ngoài để họ có thể điều chỉnh lại thời gian giao nhận hàng tốt nhất cho phía Nikken. Việc vận chuyển quốc tế có thể gom chung từng đợt, xuất hàng loạt như vậy thay vì có đơn hàng phải đi lẻ (vận chuyển máy bay) như trước kia có thể giúp công ty giải quyết được phần nào bài toán siết chặt chi phí vận chuyển.
Bên cạnh việc tiết kiệm các chi phí thì tăng khả năng vay vốn có thể được xem xét để giải quyết tình trạng thâm hụt dòng tiền dự báo trong tương lai bằng cách công ty có thể tăng tài sản thế chấp tại ngân hàng để nâng hạn mức giải ngân hay các khoản vay cá nhân thông qua các mối quan hệ cá nhân. Việc tăng tài sản thế chấp có thể được thực hiện bằng cách mượn tài sản (sang tên sổ đỏ, tài sản,…) của các tổ chức hay cá nhân bên ngoài thông qua các mối quan hện cá nhân của ban giám đốc công ty rồi tiến
63
hành làm thủ tục thế chấp dưới tên công ty. Sau đó công ty Nikken sẽ tiến hành trả lãi vay mượn tài sản hàng tháng cho các tổ chức hoặc cá nhân đó theo lãi suất mà hai bên đã thương lượng với nhau từ trước. Bên cạnh đó, Nikken có thể xoay vòng tài sản thế chấp ở các ngân hàng – nghĩa là sau khi tài sản này hết thời hạn thế chấp ở ngân hàng này thì có thể đổi sang ngân hàng khác để định giá lại và thế chấp ở ngân hàng khác. Tuy nhiên, đây chỉ là một biện pháp tạm thời khi tài sản đó còn mới và có giá trị còn lại tại thời điểm đem thế chấp lại còn ở mức cao thì mới có thể được ngân hàng định giá và cấp tín dụng phù hợp với nhu cầu của công ty.
Ở trường hợp ngược lại, nếu dòng tiền trong dự báo dương thì công ty có thể xem xét đến các khả năng để sử dụng nguồn vốn làm tăng mức sinh lời như đầu tư thêm về nhân công cũng như trang thiết bị để cải thiện hiệu suất sản xuất qua đó nhận được thêm các đơn hàng trong cũng như ngoài nước.
- Đầu tiên, công ty có thể đầu tư thêm các trang thiết bị hiện đại hơn để có thể nâng cao hiệu quả sản xuất như có thể cải tốc độ hay quy trình làm ra một mã hàng.
- Bên cạnh đó, các bộ phận có thể lập kế hoạch những máy móc sẵn có cần nâng cấp – bảo trì để có thể phục vụ tốt hơn cho công việc cũng như cải thiện quy trình sản xuất của công ty.
- Sau đó, Nikken có thể đầu tư thêm những công nghệ để áp dụng vào quy trình sản xuất như phần mềm quản lý ERP để liên kết các bộ phận trong công ty lại với nhau một cách dễ dàng. Từ đó, ban quản lý công ty có thể thuận tiện trong việc theo dõi, kiểm soát tiến độ các đơn hàng để xem công việc đang bị chậm trễ ở khâu nào để nhanh chóng tìm biện pháp khắc phục ngay tránh tình trạng đơn hàng bị ngưng sản xuất.
- Cuối cùng, các khoản đào tạo, cải thiện trình độ nguồn nhân lực hiện tại của công ty cũng có thể được xem xét đến. Công ty có thể hướng nhân công theo hướng đa kĩ năng, một người có thể làm được ở nhiều khâu khác nhau thì khi cần thì các khâu có thể hỗ trợ lẫn nhau để có thể theo kịp tiến độ đề ra của bộ phận quản lý quản sản xuất. Bên cạnh đó, nếu đội ngũ nguồn nhân lực được đào tạo thêm các kĩ năng khác thì các sản phẩm của công ty có thể được làm ở công ty mà không cần phải gia công bên ngoài khi
64
đã có đầy đủ vật lực và nhân lực để có thể hoàn thành các công đoạn này góp phần giảm được các chi phí gia công bên ngoài.