Quản trị dòng tiền

6. Kết cấu đề tài

2.2 Quản trị dòng tiền

2.2.1 Khái niệm

Dòng tiền của DN thường được các chuyên gia kinh tế ví von như dòng máu trong cơ thể con người – điều này chứng tỏ được tầm quan trọng của dòng tiền trong

25

sức khỏe của DN. Từ chỗ không đặt nhiều mối quan tâm đến dòng tiền thì nay các nhà quản trị DN đã bắt đầu chú trọng đến mức độ và tầm ảnh hưởng của dòng tiền ngang hàng với các vấn đề Doanh thu hay Lợi nhuận. Cũng dễ hiểu, bởi vì khi các mạch máu bị nghẽn, không thể đưa máu lưu thông khắp cơ thể thì dù là một người khỏe mạnh cũng có thể gặp vấn đề nghiêm trọng. Nên về cơ bản, quản trị dòng tiền cũng giống như việc tim co bóp và tuần hoàn đẩy máu đi nuôi cơ thể, tương tự như việc DN có thể phân phối được nguồn vốn của mình vào tất cả các khoản mục mà mình mong muốn thì DN sẽ có một sức khỏe tốt và ngược lại. Quản trị dòng tiền cơ bản là hoạt động lập kế hoạch, tổ chức, phân tích và điều chỉnh để cân đối dòng tiền vào và ra của DN. Theo trang biussinessdictionary thì định nghĩa là “Quản lý và theo dõi dòng tiền của một DN là cho phép họ ước tính được lượng tiền mà họ sẽ có trong tay ở bất kì thời điểm nào cũng như xu hướng của dòng tiền và tiền và đánh giá xem DN có thể xảy ra tình trạng thiếu hụt hoặc thặng dư tiền hay không để tìm phương án xử lý”.

2.2.2 Mục đích và vai trò của quản trị dòng tiền

 Mục đích của việc quản trị dòng tiền

Mục đích của việc quản trị dòng tiền là dự báo tình trạng thiếu hụt tiền mặt của DN để từ đó các nhà quản trị có phương án để cải thiện dòng tiền cho phù hợp với tình trạng của công ty. Ngược lại, ban lãnh đạo của DN có thể chủ động sử dụng vốn tiền mặt dư thừa một cách linh hoạt và hiệu quả. Bằng việc phân tích dòng tiền, các nhà quản trị có thể kiểm soát được tình hình tài chính của DN như: mất khả năng thanh toán, rủi ro tỷ giá, rủi ro lãi vay và giảm sự phụ thuộc vào các ngân hàng từ đó tiết kiệm được các chi phí tài chính. Bên cạnh đó, việc quản trị dòng tiền còn đảm bảo sức khỏe tài chính đối với các bên có liên quan đến lợi ích của DN.

 Vai trò của việc quản trị dòng tiền

Quản trị dòng tiền tốt không những giúp cho DN tránh được các nguy cơ tài chính làm ảnh hưởng đến quán trình hoạt động SXKD mà còn mang đến những lợi ích vô hình cho DN:

Đảm bảo uy tín với các nhà cung cấp (NCC): Nếu DN luôn thanh toán các khoản phải trả cho các NCC đúng hạn thì sẽ củng cố được niềm tin nơi các nhà cung

26

ứng hàng hóa, dịch vụ cho mình. Điều này có thể giúp cho DN được xếp hạng tín dụng tốt và hưởng được các ưu đãi từ phía các NCC như: ưu đãi về giá (chiết khấu thương mại), được nới lỏng điều khoản thanh toán (thời hạn thanh toán) cũng như được ưu tiên trong việc cung cấp hàng hóa. Từ đó, DN sẽ luôn có được nguồn đầu vào ổn định phù hợp với các tiêu chí sản xuất của mình mà không mất thời gian và chi phí để tìm NCC mới có thể đáp ứng được các yêu cầu DN trong trường hợp NCC ngưng cung cấp hàng do DN chậm trễ trong việc thanh toán. Như vậy công ty có thể tăng khả năng cạnh tranh với các đối thủ trên thị trường và từ đó có thể gia tăng được lợi nhuận cũng như cải thiện được dòng tiền của mình.

Đảm bảo uy tín với các bên cho vay: Việc quản trị dòng tiền tốt có thể giúp các nhà quản trị DN theo sát được các khoản vay và thời gian đáo hạn của chúng để có thể sắp xếp tất toán các khoản vay cũng như lãi vay đúng hạn. Điều này chứng tỏ rằng DN có khả năng trả nợ gốc và lãi vay tốt, từ đó có được những điều kiện tín dụng tốt hơn từ các bên cho vay như các thủ tục, hồ sơ giải ngân có thể được nới lỏng hơn tạo điều kiện cho DN tiếp cận được với các khoản vay một cách dễ dàng. Điều quan trọng là DN vay nợ nhiều cũng không quá lo bằng việc bên cho vay không tiếp tục hỗ trợ, do vậy việc quản trị dòng tiền là mấu chốt của vấn đề.

Ổn định tâm lý làm việc của người lao động (NLĐ): Đội ngũ nhân lực là những người trực tiếp tạo ra sản phẩm – những giá trị vật chất cho công ty. Do đó, việc đảm bảo phúc lợi cho NLĐ để giữ chân họ là một trong những chìa khóa để giúp DN tăng khả năng trên thị trường. Để làm tốt được điều đó thì việc quản trị tốt dòng tiền đóng một vai trò vô cùng quan trọng – các cấp quản lý DN phải sắp xếp, cân đối được dòng tiền thì mới có thể chi trả lương cũng như các khoản trích theo lương cho NLĐ đầy đủ và đúng hạn. Điều này không những giúp NLĐ có thể an tâm, tập trung làm việc, tăng hiệu quả công việc – đóng góp giá trị cho DN mà còn gây dựng được hình ảnh tốt đệp của DN trên thị trường lao động góp phần thu hút thêm nhân tài.

27

2.3 Nội dung quản trị dòng tiền trong Doanh nghiệp 2.3.1 Quản lý các khoản phải thu 2.3.1 Quản lý các khoản phải thu

 Quản lý các khoản thu khách hàng

Khoản phải thu là số tiền mà khách hàng hiện đang nợ công ty đối với hàng hóa, dịch vụ mua bằng tín dụng. Cơ bản, hầu hết các công ty đều phát sinh các nghiệp vụ ghi nhận các khoản thu từ khách hàng nhưng với các mức độ khác nhau từ mức độ nhỏ tới trọng yếu. Do có phát sinh thường xuyên và đóng một vai trò quan trọng trong cơ cấu dòng tiền nên việc quản lý tốt các khoản thu khách hàng cũng góp phần giúp cho ban quản trị công ty cân đối được dòng tiền một cách dễ dàng hơn.

Các yếu tố như tình hình nền kinh tế, chất lượng sản phẩm, giá cả sản phẩm, chính sách bán chịu ít nhiều tác động đến các khoản thu khách hàng của công ty. Trong các yếu tố trên thì chính sách bán chịu có vai trò quan trọng ảnh hưởng đến các khoản thu khách hàng – chỉ một vài thay đổi trong việc áp dụng chính sách cũng có thể làm cho khoản thu khách hàng biến thiên một cách mạnh mẽ. Việc xây dựng chính sách bán chịu hợp lý có thể kích cầu dẫn tới gia tăng doanh thu và lợi nhuận nhưng luôn phải kèm theo các chi phí liên quan tới nợ phải thu phát dinh. Do đó, các cấp quản lý của công ty cần kiểm soát chặt chẽ chính sách này để có thể cân bằng giữa lợi nhuận – rủi ro và mang lại những giá trị tốt nhất cho công ty. Chính sách bán chịu bao gồm các yếu tố cơ bản:

Tiêu chuẩn bán chịu: Tiêu chuẩn bán chịu là những tiêu chuẩn tối thiểu về uy tín và sức mạnh tài chính (tỷ số nợ, tỷ số thanh toán, khả năng trả lãi) của mỗi khách hàng để có thể được công ty chấp nhận bán chịu hàng hóa và dịch vụ. Tùy thuộc vào mức độ tín nhiệm cũng như mức độ rủi ro của mỗi phần hành mà tiêu chuẩn bán chịu của mỗi khách hàng là khác nhau. Trong những trường hợp đặc biệt, công ty cũng có thể xem xét nên áp dụng hình thức bán chịu hay không khi có sự đánh đổi giữa rủi ro và lợi nhuận quá cao.

Điều khoản bán chịu: Điều khoản bán chịu là điều khoản xác định thời hạn bán chịu và thời gian chiết khấu cho mỗi khách hàng của công ty. Trong điều khoản chiết khấu bao gồm thời gian thanh toán được hưởng chiết khấu và tỷ lệ chiết khấu. Ví dụ

28

như, một khách hàng được hưởng điều khoản bán chịu “3/15 net 45” có nghĩa là khách hàng sẽ được hưởng chiết khấu 3% nếu thanh toán trong vòng 15 ngày kể từ ngày hóa đơn được phát hành còn nếu như khách hàng chọn không hưởng chiết khấu thì khách hàng sẽ được trả chậm trong thời gian 45 ngày kể từ ngày hóa đơn được phát hành.

Chính sách thu tiền: Sau khi đã xem xét và cấp tín dụng cho khách hàng thì công ty cần phải theo dõi và kiểm soát chặt chẽ các khoản thu để xử lý các khoản nợ quá hạn thanh toán cũng như không để bị thất thoát. Các bước cơ bản thiết lập chính sách thu tiền như sau:

- Lập danh mục khách hàng: Công việc này đòi hỏi công ty phải phân loại từng khách hàng của mình sau khi đã đánh giá theo từng mức độ rủi ro từ thấp đến cao tương ứng để quản lý một cách có chiến lược và hiệu quả hơn Công việc này tuy đòi hỏi công ty phải mất thời gian ban đầu để đánh giá và phân loại khách hàng nhưng lại giúp ích rất nhiều vào việc quản lý công nợ cũng như các nghiệp vụ khách sau này của công ty vì đã có dữ liệu sẵn của các khách hàng. Đối với những khách hàng có khoản nợ quá hạn nhưng ở mức độ rủi ro thấp, công ty cần có những biện pháp để thúc đẩy khách hàng thanh toán trong thời gian sớm như thông báo nhắc nợ (gửi thư, email), gọi điện thoại nhắc nhở để khách hàng nắm được thông tin về việc thanh toán. Điều này không những giúp công ty tiết kiệm được nhiều thời mà còn giảm mức độ công việc cho nhân lực để có thể tập trung xử lý các nghiệp vụ liên quan đến các khách hàng có mức độ rủi ro cao hơn.

- Ghi nhận và thông báo công nợ: Xác nhận và ghi nhận công nợ của khách hàng trên hệ thống. Sau đó, bộ phận kế toán công nợ tiến hành thông báo công nợ đến khách hàng theo thời gian quy định.

- Thu tiền: Kế toán tiến hành tập hợp các chứng từ liên quan và thực hiện in hóa đơn sau đó thực hiện nghiệp vụ thu hồi công nợ với khách hàng.

- Đối trừ công nợ (nếu có).

 Quản lý các khoản thu giải ngân, nợ vay cá nhân

Ngoài các khoản thu từ khách hàng thì các khoản thu từ giải ngân và nợ vay cá nhân cũng đóng góp một tỷ trọng không nhỏ trong cơ cấu dòng tiền của công ty. Tùy

29

thuộc và nhu cầu của công ty ở từng khoản thời gian nhất định mà khoản thu này cũng biến thiên với các mức độ khác nhau. Do đó, việc quản lý các khoản thu từ giải ngân và nợ vay tài chính cần được các nhà quản trị công ty ưu tiên vì đây là những khoản thu có thể giải quyết những vấn đề trong cơ cấu dòng tiền trong những khoản thời gian ngắn.

2.3.2 Quản lý các khoản phải trả

 Quản lý các khoản phải trả nhà cung cấp

Khoản nợ phải trả cho nhà cung cấp xuất hiện khi công ty mua chịu hàng hóa, dịch vụ và có nghĩa vụ phải thanh toán trong tương lai. Trong các khoản nợ phải trả thì phải trả cho NCC thường có ý nghĩa quan trọng đối với khả năng thanh toán và uy tín của DN. Do đó, việc quản lý tốt những khoản nợ phải trả này là một trong những chìa khóa để giúp các nhà quản trị công ty có thể theo dõi và cân đối dòng tiền của minh một các hợp lý hơn. Bởi khi công ty gặp khó khăn trong việc thanh toán các khoản nợ NCC thì đó là một dấu hiệu chứng tỏ tình hình tài chính của công ty đang bắt đầu có vấn đề. Lúc này nếu các cấp quản lý có thể kiểm soát và xử lý ngay vấn đề thì sẽ khắc phục được tình hình và uy tín của công ty sẽ không bị giảm sút trên thị trường.

 Quản lý các khoản nợ vay tài chính

Nợ vay tài chính là các khoản thể hiện nghĩa vụ của công ty phải chi trả trong tương lai. Việc tất toán đúng hạn những khoản nợ này cũng như các chi phí lãi từ các khoản vay thể hiện được mức độ tín dụng của công ty ở mức tốt. Điều này sẽ làm cho uy tín của công ty được nâng lên trong mắt các ngân hàng cũng như các bên cho vay và công ty có thể được những ưu đãi trong quá trình đi vay như được hưởng các thủ tục vay đơn giản hơn, được vay với thời hạn kéo dài hơn,… Do đó, việc quản lý tốt, lập kế hoạch chi trả các khoản vay đúng hạn là góp phần to lớn giúp ổn định dòng tiền của công ty.

 Quản lý các khoản phải trả người lao động

Chi phí tiền lương và các khoản trích theo lương của người lao động tham gia trong quá trình hoạt động SXKD tạo ra thành phẩm, dịch vụ được gọi là hao phí lao động cần thiết. Chi phí này hầu như được giữ ổn định qua các mốc thời gian nếu như

30

không có sự xáo động nhân sự quá lớn nhưng lại đóng vai trò không nhỏ trong cơ cấu dòng tiền của công ty. Bởi nhân công là lực lượng lao động chủ yếu để tạo ra thành phẩm, dịch vụ cho công ty nên nếu các nhà quản lý không chú tâm đến khoản chi phí này thì có thể dẫn tới những rủi ro trong tương lai như thiếu nguồn nhân lực hoặc phải mất chi phí đào tạo nguồn nhân lực mới. Vì vậy, dù là chi phí ổn định nhưng các nhà quản trị công ty cũng cần phải kiểm soát, theo dõi và lập kế hoạch chi trả đầy đủ, đúng hạn thì dòng tiền của công ty mới có thể ổn định được.

2.4 Các tỷ số dòng tiền2.4.1 Tỷ số dòng tiền 2.4.1 Tỷ số dòng tiền

Theo TS Phan Đức Dũng (2011): “Đối với một doanh nghiệp, nếu trong quá trình kinh doanh hoạt động tạo ra nhiều tiền và đổ vào công ty thì sẽ tốt hơn số tiền chi ra. Tỷ số dòng tiền phản ánh ánh tổng quan giữa luồng tiền sẽ đổ vào và luồng tiền sẽ phải chi ra. Khoản phải thu và hàng tồn kho là những luồng tiền sẽ đổ vào (hoặc sẽ tạo ra những luồng tiền vào) công ty. Nợ phải trả và nợ lương, nợ thuế sẽ hút tiền ra trong ngắn hạn.”

Cụ thể:

- Khoản phải thu + Tồn kho = Tài sản lưu động – Tiền

- Nợ phải trả + Nợ lương, thuế = Nợ lưu động – Vay ngắn hạn Thông thường, tỷ số dòng tiền được xác định theo công thức:

ỷ ố ò ề = à ả ắ ℎạ − ề

ợ ắ ℎạ − ắ ℎạ

Ý nghĩa của tỷ số dòng tiền:

- Nếu tỷ số này < 1: Luồng tiền sẽ đổ vào < Luồng tiền sẽ chi ra. Điều này có nghĩa là công ty không an toàn nhưng tiết kiệm được chi phí (chi phí liên quan đến tồn kho và chi phí liên quan đến các khoản phải thu) và sử dụng tiền của người khác nhiều hơn. - Nếu tỷ số này > 1: Luồng tiền sẽ đổ vào > Luồng tiền sẽ chi ra. Điều này có ý nghĩa công ty an toàn, tuy nhiên trong trường hợp này công ty đã bỏ qua những cơ hội đầu tư để mang về cho doanh nghiệp những khoản lãi cao hơn.

31

2.4.2 Tỷ số dòng tiền trên doanh thu

= ò ề ℎ ầ ừ ℎ ạ độ

ℎ ℎ ℎ ầ

Ý nghĩa của tỷ số dòng tiền trên doanh thu: Tỷ số này nói lên việc bao nhiêu đồng tiền sẽ được tạo ra từ 1 đồng doanh thu. Không giống như những tỷ số khác, tỷ số Dòng tiền/Doanh thu không có ngưỡng giá trị xác định cụ thể để nhận định tốt hay xấu. Tuy nhiên, theo như các chuyên gia kinh tế nhận định thì tỷ lệ càng cao thì sẽ càng tốt – thể hiện được việc kinh doanh của công ty có sự phát triển, khả năng sinh lợi tốt. Ngược lại, tỷ số này giảm dần qua các năm thì điều này chứng tỏ hoạt động SXKD của công ty đang không có sự ổn định, khả năng sinh lời của công ty sẽ khó dự đoán.

Bên cạnh đó, tương tự như tỷ số Dòng tiền/Doanh thu nhưng ta thay thế Dòng