Đánh giá thực trạng

6. Kết cấu đề tài

4.1 Đánh giá thực trạng

4.1.1 Ưu điểm

 Phân chia trình tự các nguồn thu

Công ty sẵn sàng lập kế hoạch để sử dụng các khoản thu một cách chủ động bằng việc phân chia trình tự các nguồn thu từ khách hàng thành hai chu kỳ vào đầu và giữa tháng. Trong trường hợp công nợ phải thu từ các đối tác nước ngoài bị muộn do một vài lý do nào đó thì công ty có thể sử dụng các khoản thu vào giữa tháng hoặc liên hệ từ các nguồn thu khác tránh trường trường hợp nếu thu cả hai nguồn cùng một lúc mà cả hai nguồn đều muộn thì công ty sẽ ở tình trạng bị động trong trong kế hoạch sử dụng nguồn thu. Bên cạnh đó, việc phân chia nguồn thu trong và ngoài nước thành hai đợt như vậy cũng giúp công ty luôn theo sát được những khoản thu để không bỏ sót một công nợ của khách hàng nào dù là nhỏ nhất.

 Xây dựng trình tự chi trả

Bên cạnh đó, công ty chủ động trong việc lập kế hoạch cho những khoản mục trong dòng tiền ra một các một các rõ ràng từ việc xây dựng trình tự chi trả rõ ràng và có thứ tự. Thêm vào đó, công ty có thể xoay vòng vốn liên tục khi chi trả theo tự trên một cách hợp lý như công ty có thể tận dụng việc đáo hạn ngân hàng để trả công nợ nhà cung cấp vừa có thể kéo dài khoản thời gian tới hạn của các khoản nợ khi chi trả cho các khoản nợ vay ngân hàng hiệu quả. Nếu trình tự chi trả bị thay đổi như công ty sẽ chi cho công nợ nhà cung cấp trước khi có nguồn tiền vào rồi mới đến các khoản vay ngân hàng thì sẽ xảy ra trường hợp các khoản nợ tới hạn mà dòng tiền vào của công ty không đủ để chi trả cho các khoản này nên buộc công ty phải mượn từ bên thứ ba với lãi suất cao để đáo hạn các khoản vay nếu không muốn bị chuyển sang nhóm nợ xấu. Còn với trình tự của công ty thì công ty có thể đảm bảo các khoản nợ của mình được chi trả đúng hạn đồng thời cũng chi trả cho công nợ nhà cung cấp trong thời hạn thanh toán. Bên cạnh đó, việc trả nợ vay ngân hàng trước còn có thể giúp cho tính

57

thanh khoản của công ty được đảm bảo vì thời giải ngân cho lần giải ngân tiếp theo sau khi đã đáo hạn thường được giải quyết nhanh chóng với thủ tục ngắn gọn. Trong trường hơp công ty có những khoản cần chi gấp hơn thì có thể thương lượng lại với một số nhà cung cấp để kéo dài thời gian bán chịu và sử dụng khoản đó để chi. Bên cạnh đó, việc vay vốn từ các ngân hàng được xem là đòn bẫy tài chính, ngoài việc giúp công ty có thêm được nguồn vốn kinh doanh thì nó cũng giúp tăng khả năng sinh lời cho công ty. Ngoài ra, việc vay vốn từ các tổ chức tài chính như ngân hàng có thể giúp công ty tiết kiệm được số tiền thuế phải đóng vì chi phí lãi vay từ các nguồn này được xem là chi phí hợp lý để khấu trừ thuế.

4.1.2 Nhược điểm

 Chưa xây dựng kế hoạch dự toán Doanh thu – Chi phí

Một tình huống mà Nikken có thể gặp phải là khi nguồn thu từ các đối tác về quá chậm so với dự kiến trong tháng thì công ty sẽ xử lý như thế nào. Câu trả lời là Nikken thường lúng túng trong việc xử lý những tình huống trên bởi công ty chưa xây dựng cho mình kế hoạch dự toán doanh thu lẫn chi phí nên khi nguồn thu về chậm kéo theo các kế hoạch thanh toán của công ty cũng bị ứ đọng theo. Bên cạnh việc không lập dự toán nguồn thu cũng kéo theo việc công ty cũng sẽ bỏ qua việc lập kế hoạch vay từ các nguồn để đề phòng nguồn thu về không kịp mà chỉ khi sự việc đã xảy ra thì ban quản trị mới dùng tất cả các mối quan hện để có thể vay vốn để xử lý tình hình. Bởi vì không có kế hoạch doanh thu nên công ty không theo sát được thời gian thu tiền nên công ty bị động trong việc lập kế hoạch để vay nợ từ các nguồn khác nhau (ngân hàng, cá nhân,…) làm cho dòng tiền công ty không được cân đối.

 Chưa chặt chẽ trong việc thực hiện các hợp đồng kinh tế

Bên cạnh đó, mặc dù Nikken Việt Nam và các đối tác khách hàng đều có các giao ước kinh tế bằng những hợp đồng nhưng việc thực hiện các giao ước của các bên hiện nay vẫn còn lõng lẽo, chưa được thực hiện nghiêm ngặt. Ví dụ như, các đối tác nước ngoài của công ty vẫn thường xuyên thanh toán nợ trễ quá hạn so với thời gian yêu cầu của công ty nhưng công ty vẫn chưa có các biện pháp nghiêm để khắc phục tình trạng này. Một phần cũng do trình độ ngoại ngữ của các nhân viên kế toán nơi đây

58

còn hạn chế để có thể trao đổi vấn đề với phía đối tác Nhật, một phần cũng do mối quan hệ giữa hai phía công ty nên chỉ khi nào nguồn thu về quá chậm làm ảnh hưởng đến nhiều kế hoạch của công ty thì các nhà quản trị của công ty mới bắt đầu hối thúc đối tác thanh toán nợ cho mình. Mặt khác, công ty chưa linh hoạt trong chính sách thu hồi nợ của khách hàng như triển khai các mức chiết khấu thanh toán tùy vào mức độ thu hồi sớm cũng như sẽ có những ưu đãi trong những lần thanh toán tiếp theo.

 Chưa xây dựng kế hoạch thanh toán cho từng đối tượng

Hiện nay, công ty chỉ mới xây dựng trình tự thanh toán cho dòng tiền ra hàng tháng nhưng lại chưa xây dựng kỹ kế hoạch thanh toán theo từng đối tượng – chưa có sự liên kết với nguồn thu của công ty. Các nhân viên kế toán chỉ lập các kế hoạch thanh toán cho từng khoản mục nhưng lại không dựa trên các nguồn thu – một phần cũng do công ty chưa lập kế hoạch doanh thu hàng tháng, nên nhiều lần không theo được kế hoạch, bị hụt dòng tiền trong thực tế. Điều này nhiều lần gây ra những rắc rối khi các nhân viên kế toán đã hẹn thời hạn thanh toán với các nhà cung cấp nhưng lại không thể thực hiện đúng hạn – làm giảm uy tín của công ty trong mắt các nhà cung cấp dẫn đến tình trạng khó khăn trong những lần mua hàng sau.

 Chưa có kế hoạch định mức chi phí mỗi sản phẩm

Nikken Việt Nam cũng chưa có những kế hoạch định mức chi phí cho mỗi mã sản phẩm của công ty. Việc không có định mức dẫn đến việc công ty không theo sát được các khoản chi phí nội bộ trong công ty như chi phí điện, nước, chi phí nguyên phụ liệu có liên quan,… Việc không theo sát được các chi phí này dẫn tới tình huống gây thất thoát cho công ty mà các nhà quản trị có thể không biết vì các chi phí cho mỗi đơn vị sản phẩm thường không lớn.

 Chưa có chính sách thu hồi nợ linh hoạt

Việc xây dựng trình tự thanh toán của công ty tuy có nhiều điểm cộng nhưng cũng phải đánh đổi một vài khoản có thể dẫn đến một vài hệ lụy nhỏ như việc không chi trả cho công nợ nhà cung cấp trước. Việc ưu tiên trả công nợ trước thì công ty có thể xây dựng được uy tín tốt và lòng tin nơi các nhà cung cấp và tạo được mối quan hệ tốt đẹp với các đối tác cung ứng sau này như việc được hưởng chiết khấu thương mại

59

lớn hơn hay việc được nới lỏng các điều khoản bán chịu cũng như thời hạn thanh toán công nợ. Bên cạnh được hưởng nhiều ưu đãi thì việc chi trả cho các nhà cung cấp trước có thể giúp hàng hóa, nguyên vật liệu được lưu thông liên tục, không bị gián đoạn nhiều do đó tiến độ sản xuất kinh doanh của công ty không bị ảnh hưởng và được đảm bảo hơn. Bởi vì nếu trễ hạn thanh toán quá lâu thì nhà cung cấp sẽ chấm dứt hợp đồng cung cấp hàng hóa và công ty sẽ phải mất thời gian đi tìm nhà cung cấp mới và sẽ phải thử nghiệm chất lượng nguyên vật liệu cũng như hàng hóa của họ lại từ đầu để xem có đạt được yêu cầu của bên đối tác hay không.

4.2 Kiến nghị

4.2.1 Lập dự báo kế hoạch dòng tiền

Sơ đồ 4.1. Quy trình lập dự báo dòng tiền

(Nguồn: Sinh viên tự tổng hợp)

Ngoài việc lập kế hoạch dòng tiền trong hiện tại thì việc dự báo dòng tiền trong tương lai cũng đóng một vai trò quan trọng trong việc cân đối dòng tiền của công ty. Việc lập dự báo giúp công ty dự đoán được số dòng tiền có ổn định không, thừa hay thiếu như thế nào, sau đó ban lãnh đạo sẽ đưa ra những biện pháp phù hợp để cân đối thu chi.

Dự báo dòng vốn vào

Lập kế hoạch chi trả

Tính toán dòng tiền thuần

Dòng tiền dương Dòng tiền âm

Sử dụng nguồn vốn để tăng mức sinh lời

Xây dựng đối sách để cân đối dòng tiền

60

Dự báo về dòng vốn thu vào thường phụ thuộc vào căn cứ diễn biến quy luật nguồn thu về của khách hàng trong nước cũng như đối tác nước ngoài trong quá khứ qua bảng số liệu của các năm trước. Ngoài việc dựa vào các số liệu từ các năm trước thì công ty có thể dựa vào yêu cầu đặt hàng từ các khách hàng trong tương lai và từ đó sẽ lập được kế hoạch dự toán thu tiền theo tiến độ để làm tiền đề cho các dự toán chi. Ngoài các khoản dự toán thu từ khách hàng thì công ty cũng cần lập thêm các dự toán thu từ giải ngân để nếu các khoản thu khách hàng về chậm thì công ty có thể tự tin ứng phó.

Cũng giống như việc lập kế hoạch chi trả trong hiện tại, dự toán dòng tiền ra cũng sẽ xoay quanh 4 khoản mục lớn ảnh hưởng nhiều đến dòng tiền như công nợ nhà cung cấp, khoản nợ vay ngân hàng cũng như cá nhân, lương và các khoản trích theo lương. Dựa vào dự báo nguồn thu trong tương lai, các nhà quản lý có thể lập được kế hoạch thanh toán cho từng nhà cung cấp để có thể cân đối được dòng tiền.

Để từ đó, ban lãnh đạo công ty có thể xem xét lại tình hình tín dụng cũng như khả năng vay nợ mới và lập ra bản dự báo về các nguồn huy động vốn khác như các khoản vay ngân hàng và cá nhân để không bị hụt dòng vốn. Cơ sở để lập dự báo dòng tiền ra là dựa trên quy luật thanh toán công nợ, dự toán về quỹ tiền lương cũng như các khoản trích theo lương dựa trên các phỏng đoán tình hình sản xuất của công ty theo từng giai đoạn. Các yếu tố bên ngoài như sự biến đổi tỷ giá hối đoái cũng như lãi suất ngân hàng cũng cần được đưa vào dự báo vì các yếu tố này thường xuyên thay đổi và có thể tạo ra sự chênh lệch lớn so với thực tế nếu không được đưa vào dự báo. Sau khi lập ra các dự báo về dòng lưu chuyển của 2 luồng vốn thì sẽ cần tiến hành tính toán sơ bộ dòng tiền thuần của công ty trong giai đoạn sắp tới để từ đó lập ra nhiều đối sách nhằm xem xét cách xử lý với kết quả dự báo vừa tính toán.

Trong trường hợp kết quả dự báo dòng tiền thuần âm, nghĩa là chi nhiều hơn thu, ban quản lý của công ty cần cân nhắc những biện pháp để cân đối dòng tiền như thắt chặt các khoản chi trả trong kỳ nhưng vẫn đảm bảo chi đúng và đủ. Bằng cách xây dựng quy trình sản xuất tiết kiệm nhất cũng như cải thiện các công đoạn để tối ưu hóa sản xuất có thể giúp công ty cắt giảm được chi phí.

61

Thứ nhất, công ty có thể cắt giảm chi phí nhân công xuống mức thấp nhất bằng cách xây dựng quy trình làm việc phù hợp với tình hình các đơn hàng theo từng giai đoạn nhất định. Việc lập kế hoạch nhân công trong tháng theo tiến độ của các đơn hàng giúp các cấp quản lý có thể kiểm soát tốt và phân bổ nhân công theo khối lượng công việc tránh trường hợp gây lãng phí chi phí nhân công khi vẫn sắp xếp công nhân đi làm trong khi công việc ít. Bên cạnh đó, bộ phận nhân sự có thể tính toán tổng thời gian định mức tăng ca hàng tháng cho cả công ty cho phù hợp với kế hoạch đơn hàng của những tháng tiếp theo để có thể phân bổ tổng thời gian tăng ca cho các bộ phận. Từ đó công ty có thể giảm được chi phí tăng ca cũng như phụ cấp nếu công nhân phải đi ca 3 (từ 22h đêm hôm trước đến 6h sáng ngày hôm sau).

Thứ hai, công ty cũng có thể kiểm soát chi phí nguyên phụ liệu theo từng bộ phận để từ đó có thể theo dõi và điều chỉnh lại chi phí này một cách hiệu quả hơn. Bộ phận thu mua – kho sau khi nhận được kế hoạch đơn hàng thì sẽ bắt đầu lập kế hoạch định mức nguyên phụ liệu cho từng mã sản phẩm và các bộ phận ở khâu nào thì sẽ chỉ nhận được nguyên phụ liệu ở khâu đó. Việc tính toán định mức nguyên phụ liệu cho từng bộ phận thì các cấp quản lý có thể theo dõi được tiến độ sử dụng và cấp phát nguyên phụ liệu phù hợp với tình hình các đơn hàng và có thể dễ dàng nhận ra bộ phận nào vượt quá định mức để điều chỉnh. Bên cạnh đó, việc cấp phát nguyên phụ liệu có thể được cấp phát, xuất từ kho tổng theo định mức lập sẵn một lần vào giai đoạn đầu của đơn hàng cho các bộ phận và các tổ trưởng sẽ chịu trách nhiệm phân chia các khâu cho phù hợp. Nếu bộ phận nào sử dụng vượt quá định mức thì sẽ phải làm giải trình để rút kinh nghiệm cho những lần sau.

Thứ ba, công ty còn có thể cắt giảm được phần nào chi phí điện – nước nhờ việc điều chỉnh lại giờ làm việc tránh những giờ cao điểm tiền điện. Bằng việc điều chỉnh lại giờ nghỉ trưa sớm hơn 50 phút để tránh được 30 phút cao điểm thì công ty có thể tiết kiệm được kha khá chi phí điện bởi vì khi đó tất cả máy móc, thiết bị sử dụng điện hiệu năng cao đều tạm ngưng hoạt động. Bên cạnh đó, công ty có thể kiểm soát chi phí nước bằng cách ghi nhận chỉ số nước hằng ngày, công việc tưởng chừng như đơn giản

62

nhưng sẽ phát hiện sớm nếu có sự cố vượt bất thường thì sẽ tìm hiểu nguyên nhân và có thể xử lý ngay tránh gây thất thoát mà không biết.

Thứ tư, ngoài các chi phí trên thì việc cắt giảm chi phí vận chuyển cũng góp phần giúp công ty cân đối lại dòng tiền. Chi phí vận chuyển có thể được cắt giảm triệt để từ khâu vận chuyển vận chuyển trong nước lẫn quốc tế. Về khâu vận chuyển trong nước, Nikken có thể thương lượng với các bên gia công về việc Nikken sẽ trả chi phí vận chuyển nếu đó là những lần bên gia gia công chuyển phôi thành phẩm sau khi gia công lần đầu tới Nikken. Còn nếu số phôi đó sau khi được bộ phận QC kiểm tra phát hiện lỗi cần phải chuyển về các bên gia công để sửa thì chi phí chuyển về cũng như chuyển trả lại Nikken sẽ do bên đối tác gia công chịu trách nhiệm. Còn về mảng vận chuyển quốc tế, bộ phận xuất nhập khẩu sau khi nhận được kế hoạch đơn hàng thì có thể lập dự báo kế hoạch xuất hàng để từ đó các cấp quản lý có thể theo sát được thời gian xuất của mỗi đơn hàng. Bên cạnh đó, việc lập dự báo kế hoạch xuất hàng sẽ giúp cho các nhà quản trị công ty có thể gom các đơn hàng có thời gian xuất hàng gần nhau sẽ đi chung đợt với nhau. Từ đó, bộ phận quản lý sản xuất sẽ nắm được tình hình xuất