6. Kết cấu đề tài
3.2.5 Thực trang theo dõi dòng tiền ra
Dòng tiền ra của công ty được chi trả chủ yếu là nhờ vào các khoản thu vào như nguồn thu khách hàng, giải ngân từ ngân hàng cũng như nợ vay cá nhân. Khi dòng tiền được chuyển vào thì công ty sẽ chi ra theo đúng như kế hoạch đã lập từ trước đó với các trình tự chi trả thông thường của công ty để tránh mất tính cân đối trong dòng tiền nếu không phải ưu tiên trả những khoản vay tới hạn. Đầu tiên, công ty sẽ chi trả cho lãi vay ngân hàng trước - đây là các khoản chi cố định tuy có giá trị không cao nhưng lại có một vai trò rất quan trọng bởi vì nếu một khi trả chậm lãi vay thì mức độ xếp hạng tín dụng của công ty sẽ bị ảnh hưởng xấu. Khi mức độ xếp hạng tín dụng không tốt thì công ty sẽ rất khó được giải ngân hoặc giải ngân với mức thấp hơn bây giờ và điều này sẽ ảnh hưởng xấu đến kế hoạch vay vốn của công ty sau này cho dù công ty có chuyển sang ngân hàng khác thì hồ sơ xấu cũng sẽ bị ngân hàng mới biết được.
49
Tiếp sau đó, sau khi đã chi trả đầy đủ các khoản lãi vay ngân hàng thì công ty sẽ dùng các khoản thu vào tiến hành chi trả cho nợ gốc vay ngân hàng nhưng sẽ tùy thuộc từng thời điểm mà công ty sẽ quyết định chi nhiều hay ít cho các khoản chi này. Các khoản chi cho nợ vay ngân hàng sẽ được kế toán theo dõi và hàng tháng sẽ trình cho ban giám đốc xem xét và quyết định chi trả cho khoản vay nào trước nhất là các khoản vay gần đến hạn cần tất toán để tránh các khoản nợ chuyển sang nhóm nợ khác hay nợ xấu.
Xếp thứ ba trong trình tự thanh toán của công ty là công nợ phải trả nhà cung cấp do các khoản chi có thể thanh toán bằng các khoản đáo hạn ngân hàng nên đó là lý do mà công ty ưu tiên chi cho nợ vay ngân hàng trước. Khi chi trả cho một khoản vay thì công ty hoàn toàn có thể vay lại với hạn mức như vậy nên công ty có thể chi trả cho các khoản chi của mình mà không ảnh hưởng đến thời gian tới hạn của các khoản vay cũng như tránh trường hợp phải vay mượn bên thứ ba với lãi suất cao để chi trả cho các khoản chi trong kỳ. Bên cạnh đó, thời hạn thanh toán với các nhà cung cấp có thể được thay đổi do sự thương lượng của hai bên cộng với mối quan hệ hợp tác lâu dài nên nhà cung cấp hoàn toàn có thể nới lỏng chính sách bán chịu của mình do đó công ty tránh được sự ảnh hưởng đến tiến độ sản xuất của các đơn hàng. Thêm vào đó, công ty thường lập kế hoạch thanh toán cố định được chia làm 3 đợt cố định trong tháng, nếu nhà cung cấp nào xuất hóa đơn trễ qua đợt thanh toán của công ty sẽ được xếp vào kế hoạch thanh toán của đợt sau tránh trường hợp các nhà cung cấp xuất hóa đơn trễ sau đó hối công nợ sớm sẽ làm chi phí bị đội lên làm ảnh hưởng đến kế hoạch dòng tiền.
Nằm cuối cùng trong trình tự thanh toán là các khoản nợ vay cá nhân vì các khoản này thường có thời gian đáo hạn dài và cũng có thể thương lượng trong việc chi trả nếu quá ngày tới hạn do các cá nhân cho công ty mượn thường có mối quan hệ tốt với ban lãnh đạo của công ty. Do đó có thể nói công ty đã tận dụng triệt để các mối quan hệ của mình để có thể kéo dài thời gian chi trả cho các khoản chi này nếu chúng chưa thật cần thiết để chi nhằm có dòng tiền dương và cân đối trong các quý.
Với trình tự chi trả như vậy công ty có thể hoàn toàn chủ động trong việc xây dựng và sử dụng dòng tiền vào của mình một cách có kế hoạch và hợp lý, theo sát được
50
các khoản chi quan trọng để không bỏ sót khoản chi nào làm ảnh hưởng đến tình hình kinh doanh của công ty. Tuy nhiên, như đã nói ở trên thì các khoản nợ vay tới hạn sẽ được ưu tiên trả trước cho dù là nợ cá nhân hay nợ vay ngân hàng vì một khi nợ đã tới hạn mà công ty không trả thì công ty sẽ gánh trên vai một khoản nợ xấu có thể ảnh hưởng lớn đến mức độ tín dụng của mình. Mặc dù nói các khoản nợ cá nhân có thể thương lượng để kéo dài thời gian tới hạn nhưng đó chỉ là trong trường hợp bất khả kháng nếu không công ty cũng sẽ cố gắng chi trả những khoản nợ đúng hạn vì khi quá hạn sẽ có thêm nhiều chi phí quá hạn đi theo cũng như đánh mất uy tín cũng mình trong mắt của các các nhân cho vay.