6. Kết cấu đề tài
2.3 Nội dung quản trị dòng tiền trong Doanh nghiệp
2.3.1 Quản lý các khoản phải thu
Quản lý các khoản thu khách hàng
Khoản phải thu là số tiền mà khách hàng hiện đang nợ công ty đối với hàng hóa, dịch vụ mua bằng tín dụng. Cơ bản, hầu hết các công ty đều phát sinh các nghiệp vụ ghi nhận các khoản thu từ khách hàng nhưng với các mức độ khác nhau từ mức độ nhỏ tới trọng yếu. Do có phát sinh thường xuyên và đóng một vai trò quan trọng trong cơ cấu dòng tiền nên việc quản lý tốt các khoản thu khách hàng cũng góp phần giúp cho ban quản trị công ty cân đối được dòng tiền một cách dễ dàng hơn.
Các yếu tố như tình hình nền kinh tế, chất lượng sản phẩm, giá cả sản phẩm, chính sách bán chịu ít nhiều tác động đến các khoản thu khách hàng của công ty. Trong các yếu tố trên thì chính sách bán chịu có vai trò quan trọng ảnh hưởng đến các khoản thu khách hàng – chỉ một vài thay đổi trong việc áp dụng chính sách cũng có thể làm cho khoản thu khách hàng biến thiên một cách mạnh mẽ. Việc xây dựng chính sách bán chịu hợp lý có thể kích cầu dẫn tới gia tăng doanh thu và lợi nhuận nhưng luôn phải kèm theo các chi phí liên quan tới nợ phải thu phát dinh. Do đó, các cấp quản lý của công ty cần kiểm soát chặt chẽ chính sách này để có thể cân bằng giữa lợi nhuận – rủi ro và mang lại những giá trị tốt nhất cho công ty. Chính sách bán chịu bao gồm các yếu tố cơ bản:
Tiêu chuẩn bán chịu: Tiêu chuẩn bán chịu là những tiêu chuẩn tối thiểu về uy tín và sức mạnh tài chính (tỷ số nợ, tỷ số thanh toán, khả năng trả lãi) của mỗi khách hàng để có thể được công ty chấp nhận bán chịu hàng hóa và dịch vụ. Tùy thuộc vào mức độ tín nhiệm cũng như mức độ rủi ro của mỗi phần hành mà tiêu chuẩn bán chịu của mỗi khách hàng là khác nhau. Trong những trường hợp đặc biệt, công ty cũng có thể xem xét nên áp dụng hình thức bán chịu hay không khi có sự đánh đổi giữa rủi ro và lợi nhuận quá cao.
Điều khoản bán chịu: Điều khoản bán chịu là điều khoản xác định thời hạn bán chịu và thời gian chiết khấu cho mỗi khách hàng của công ty. Trong điều khoản chiết khấu bao gồm thời gian thanh toán được hưởng chiết khấu và tỷ lệ chiết khấu. Ví dụ
28
như, một khách hàng được hưởng điều khoản bán chịu “3/15 net 45” có nghĩa là khách hàng sẽ được hưởng chiết khấu 3% nếu thanh toán trong vòng 15 ngày kể từ ngày hóa đơn được phát hành còn nếu như khách hàng chọn không hưởng chiết khấu thì khách hàng sẽ được trả chậm trong thời gian 45 ngày kể từ ngày hóa đơn được phát hành.
Chính sách thu tiền: Sau khi đã xem xét và cấp tín dụng cho khách hàng thì công ty cần phải theo dõi và kiểm soát chặt chẽ các khoản thu để xử lý các khoản nợ quá hạn thanh toán cũng như không để bị thất thoát. Các bước cơ bản thiết lập chính sách thu tiền như sau:
- Lập danh mục khách hàng: Công việc này đòi hỏi công ty phải phân loại từng khách hàng của mình sau khi đã đánh giá theo từng mức độ rủi ro từ thấp đến cao tương ứng để quản lý một cách có chiến lược và hiệu quả hơn Công việc này tuy đòi hỏi công ty phải mất thời gian ban đầu để đánh giá và phân loại khách hàng nhưng lại giúp ích rất nhiều vào việc quản lý công nợ cũng như các nghiệp vụ khách sau này của công ty vì đã có dữ liệu sẵn của các khách hàng. Đối với những khách hàng có khoản nợ quá hạn nhưng ở mức độ rủi ro thấp, công ty cần có những biện pháp để thúc đẩy khách hàng thanh toán trong thời gian sớm như thông báo nhắc nợ (gửi thư, email), gọi điện thoại nhắc nhở để khách hàng nắm được thông tin về việc thanh toán. Điều này không những giúp công ty tiết kiệm được nhiều thời mà còn giảm mức độ công việc cho nhân lực để có thể tập trung xử lý các nghiệp vụ liên quan đến các khách hàng có mức độ rủi ro cao hơn.
- Ghi nhận và thông báo công nợ: Xác nhận và ghi nhận công nợ của khách hàng trên hệ thống. Sau đó, bộ phận kế toán công nợ tiến hành thông báo công nợ đến khách hàng theo thời gian quy định.
- Thu tiền: Kế toán tiến hành tập hợp các chứng từ liên quan và thực hiện in hóa đơn sau đó thực hiện nghiệp vụ thu hồi công nợ với khách hàng.
- Đối trừ công nợ (nếu có).
Quản lý các khoản thu giải ngân, nợ vay cá nhân
Ngoài các khoản thu từ khách hàng thì các khoản thu từ giải ngân và nợ vay cá nhân cũng đóng góp một tỷ trọng không nhỏ trong cơ cấu dòng tiền của công ty. Tùy
29
thuộc và nhu cầu của công ty ở từng khoản thời gian nhất định mà khoản thu này cũng biến thiên với các mức độ khác nhau. Do đó, việc quản lý các khoản thu từ giải ngân và nợ vay tài chính cần được các nhà quản trị công ty ưu tiên vì đây là những khoản thu có thể giải quyết những vấn đề trong cơ cấu dòng tiền trong những khoản thời gian ngắn.
2.3.2 Quản lý các khoản phải trả
Quản lý các khoản phải trả nhà cung cấp
Khoản nợ phải trả cho nhà cung cấp xuất hiện khi công ty mua chịu hàng hóa, dịch vụ và có nghĩa vụ phải thanh toán trong tương lai. Trong các khoản nợ phải trả thì phải trả cho NCC thường có ý nghĩa quan trọng đối với khả năng thanh toán và uy tín của DN. Do đó, việc quản lý tốt những khoản nợ phải trả này là một trong những chìa khóa để giúp các nhà quản trị công ty có thể theo dõi và cân đối dòng tiền của minh một các hợp lý hơn. Bởi khi công ty gặp khó khăn trong việc thanh toán các khoản nợ NCC thì đó là một dấu hiệu chứng tỏ tình hình tài chính của công ty đang bắt đầu có vấn đề. Lúc này nếu các cấp quản lý có thể kiểm soát và xử lý ngay vấn đề thì sẽ khắc phục được tình hình và uy tín của công ty sẽ không bị giảm sút trên thị trường.
Quản lý các khoản nợ vay tài chính
Nợ vay tài chính là các khoản thể hiện nghĩa vụ của công ty phải chi trả trong tương lai. Việc tất toán đúng hạn những khoản nợ này cũng như các chi phí lãi từ các khoản vay thể hiện được mức độ tín dụng của công ty ở mức tốt. Điều này sẽ làm cho uy tín của công ty được nâng lên trong mắt các ngân hàng cũng như các bên cho vay và công ty có thể được những ưu đãi trong quá trình đi vay như được hưởng các thủ tục vay đơn giản hơn, được vay với thời hạn kéo dài hơn,… Do đó, việc quản lý tốt, lập kế hoạch chi trả các khoản vay đúng hạn là góp phần to lớn giúp ổn định dòng tiền của công ty.
Quản lý các khoản phải trả người lao động
Chi phí tiền lương và các khoản trích theo lương của người lao động tham gia trong quá trình hoạt động SXKD tạo ra thành phẩm, dịch vụ được gọi là hao phí lao động cần thiết. Chi phí này hầu như được giữ ổn định qua các mốc thời gian nếu như
30
không có sự xáo động nhân sự quá lớn nhưng lại đóng vai trò không nhỏ trong cơ cấu dòng tiền của công ty. Bởi nhân công là lực lượng lao động chủ yếu để tạo ra thành phẩm, dịch vụ cho công ty nên nếu các nhà quản lý không chú tâm đến khoản chi phí này thì có thể dẫn tới những rủi ro trong tương lai như thiếu nguồn nhân lực hoặc phải mất chi phí đào tạo nguồn nhân lực mới. Vì vậy, dù là chi phí ổn định nhưng các nhà quản trị công ty cũng cần phải kiểm soát, theo dõi và lập kế hoạch chi trả đầy đủ, đúng hạn thì dòng tiền của công ty mới có thể ổn định được.
2.4 Các tỷ số dòng tiền2.4.1 Tỷ số dòng tiền 2.4.1 Tỷ số dòng tiền
Theo TS Phan Đức Dũng (2011): “Đối với một doanh nghiệp, nếu trong quá trình kinh doanh hoạt động tạo ra nhiều tiền và đổ vào công ty thì sẽ tốt hơn số tiền chi ra. Tỷ số dòng tiền phản ánh ánh tổng quan giữa luồng tiền sẽ đổ vào và luồng tiền sẽ phải chi ra. Khoản phải thu và hàng tồn kho là những luồng tiền sẽ đổ vào (hoặc sẽ tạo ra những luồng tiền vào) công ty. Nợ phải trả và nợ lương, nợ thuế sẽ hút tiền ra trong ngắn hạn.”
Cụ thể:
- Khoản phải thu + Tồn kho = Tài sản lưu động – Tiền
- Nợ phải trả + Nợ lương, thuế = Nợ lưu động – Vay ngắn hạn Thông thường, tỷ số dòng tiền được xác định theo công thức:
ỷ ố ò ề = à ả ắ ℎạ − ề
ợ ắ ℎạ − ắ ℎạ
Ý nghĩa của tỷ số dòng tiền:
- Nếu tỷ số này < 1: Luồng tiền sẽ đổ vào < Luồng tiền sẽ chi ra. Điều này có nghĩa là công ty không an toàn nhưng tiết kiệm được chi phí (chi phí liên quan đến tồn kho và chi phí liên quan đến các khoản phải thu) và sử dụng tiền của người khác nhiều hơn. - Nếu tỷ số này > 1: Luồng tiền sẽ đổ vào > Luồng tiền sẽ chi ra. Điều này có ý nghĩa công ty an toàn, tuy nhiên trong trường hợp này công ty đã bỏ qua những cơ hội đầu tư để mang về cho doanh nghiệp những khoản lãi cao hơn.
31
2.4.2 Tỷ số dòng tiền trên doanh thu
= ò ề ℎ ầ ừ ℎ ạ độ
ℎ ℎ ℎ ầ
Ý nghĩa của tỷ số dòng tiền trên doanh thu: Tỷ số này nói lên việc bao nhiêu đồng tiền sẽ được tạo ra từ 1 đồng doanh thu. Không giống như những tỷ số khác, tỷ số Dòng tiền/Doanh thu không có ngưỡng giá trị xác định cụ thể để nhận định tốt hay xấu. Tuy nhiên, theo như các chuyên gia kinh tế nhận định thì tỷ lệ càng cao thì sẽ càng tốt – thể hiện được việc kinh doanh của công ty có sự phát triển, khả năng sinh lợi tốt. Ngược lại, tỷ số này giảm dần qua các năm thì điều này chứng tỏ hoạt động SXKD của công ty đang không có sự ổn định, khả năng sinh lời của công ty sẽ khó dự đoán.
Bên cạnh đó, tương tự như tỷ số Dòng tiền/Doanh thu nhưng ta thay thế Dòng tiền thuần từ hoạt động SXKD (CFO) bằng Dòng tiền tự do (FCF) thì ta sẽ được một tỷ số Dòng tiền/Doanh thu khác: = ò ề ự
ầ nhưng có tỷ lệ sát hơn khi so sánh giữa các doanh nghiệp với nhau. Bởi vì mặc dù trên báo cáo lưu chuyển tiền tệ không có chỉ tiêu dành cho dòng tiền tự do do nó không nằm trong quy tắc kế toán được chấp nhận nhưng dòng tiền tự do lại phản ánh chân thật nhất lượng tiền của một công ty có thể tạo ra sau khi dành ra một phần của dòng tiền để duy trì hoặc đầu tư phục vụ SXKD, các dự án khác.
2.4.3 Tỷ số thanh toán hiện hành
Theo TS Phan Đức Dũng (2011) thì “Tỷ số thanh toán hiện hành (Rc): Tỷ số thanh toán hiện hành thể hiện tài sản của công ty có đủ trang trải các khoản nợ phải trả trong ngắn hạn. Tỷ số này thể hiện mối quan hệ tương đối giữa tài sản ngắn hạn với nợ ngắn hạn – là một trong những thước đo khả năng thanh toán của công ty được sử dụng rộng rãi.” Công thức xác định tỷ số thanh toán hiện hành bằng giá trị của tài sản ngắn hạn chia cho giá trị nợ ngắn hạn.
ỷ ố ℎ ℎ á ℎ ệ ℎà ℎ = à ả ắ ℎạ
32
Ý nghĩa:
- Nếu tỷ số thanh toán hiện hành >1: Tình hình thanh toán của công ty tốt, có nhiều thuận lợi trong thanh toán. Thông thường, tỷ số này được coi là hợp lý nhất ở mức xấp xỉ 1.- Nếu tỷ số thanh toán hiện hành <1: Tình hình thanh toán của công ty sẽ gặp khó khăn. Mặc dù với tỷ lệ nhỏ hơn 1 nhưng không có nghĩa là công ty sẽ rơi vào tình trạng phá sản vì còn có thể huy động thêm vốn từ các nguồn khác.
2.4.4 Tỷ số khả năng thanh toán nhanh
TS Phan Đức Dũng (2011) định nghĩa: “Tỷ số thanh toán nhanh (Rq): Tỷ số này phản ánh khả năng thanh toán thực sự của công ty trước những khoản nợ ngắn hạn. Tỷ số này được tính toán dựa trên những tài sản ngắn hạn có thể nhanh chóng chuyển đổi thành tiền, không bao gồm khoản mục hàng tồn kho vì hàng tồn kho là tài sản khó hoán chuyển thành tiền – nhất là hàng tồn kho ứ động kém phẩm chất.” Về lý thuyết, công thức xác định tỷ số thanh khoản nhanh bằng giá trị tài sản lưu động trừ đi giá trị tồn kho sau đó chia cho giá trị nợ ngắn hạn.
ỷ ố ℎ ℎ á ℎ ℎ = à ả ắ ℎạ − à ồ ℎ
ợ ắ ℎạ
Tuy nhiên, thực tế cho thấy rằng trong giá trị tài sản ngắn hạn còn bao gồm giá trị tài sản ngắn hạn khác mà tài sản này còn kém thanh khoản hơn cả hàng tồn kho. Do đó, trên thực tế ở tử số của công thức tính tỷ số thanh khoản nhanh nên cộng dồn các khoản tài sản ngắn hạn nào có tính thanh khoản nhanh hơn hàng tồn kho.
ỷ ố ℎ ℎ
á ℎ ℎ =
ề + á ℎ ả đầ ư à ℎí ℎ ắ ℎạ + ℎ ả ℎả ℎ
ợ ắ ℎạ
Ý nghĩa:
- Nếu tỷ số thanh toán nhanh >1: Tình hình thanh toán của công ty tốt, có nhiều thuận lợi trong thanh toán. Tuy nhiên, nếu tỷ số này quá cao lại là điều không tốt vì nó thể hiện việc quay vòng vốn chậm, hiệu quả sử dụng vốn không cao. Thông thường, tỷ số này được coi là hợp lý nhất ở mức xấp xỉ 1 vì công ty vừa duy trì được khả năng thanh toán nhanh cũng như không mất các cơ hội do khả năng thanh toán nợ mang lại.
33
2.4.5 Tỷ số thanh toán nhanh bằng tiền
Cũng theo TS Phan Đức Dũng: “Tỷ số thanh toán nhanh bằng tiền là tỷ số đo lường số tiền hiện có tại công ty có đủ thanh toán các khoản nợ ngắn hạn phải trả hay không.” Tỷ số này chỉ ra lượng tiền dự trữ so với khoản nợ hiên hành. Công thức xác định tỷ số thanh toán nhanh bằng tiền mặt bằng giá trị của tiền cộng với giá trị của các khoản tương đương tiền sau đó chia cho giá trị nợ ngắn hạn.
ỷ ố ℎ ℎ á ℎ ℎ
ằ ề ặ =
ề + á ℎ ả ươ đươ ề
ợ ắ ℎạ
Ý nghĩa: Tỷ số thanh toán nhanh bằng tiền cho biết ngay sự khủng hoảng về tài chính của công ty bởi vì tỷ số này rất nhạy cảm với bất kỳ sự biến động nhỏ nào trong hoạt động kinh doanh của công ty. Những công ty kinh doanh thiếu tiền thường bị thất bại. Chắc chắn rằng, bất kỳ công ty nào cũng đều mong muốn có tỷ số thanh toán nhanh bằng tiền mặt ở mức hợp lý, nghĩa là có lượng tiền đầy đủ để trang trải cho các hoạt động kinh doanh của công ty. Tuy nhiên, nếu tỷ số thanh toán nhanh bằng tiền quá cao thì quyết định đầu tư là cần thiết được xem xét hơn là dữ trữ tiền mặt.
34
CHƯƠNG 3. THỰC TRẠNG, PHÂN TÍCH QUY TRÌNH QUẢN LÝ DÒNG TIỀN
Sơ đồ 3.1. Quy trình luân chuyển dòng tiền của công ty
(Nguồn: Sinh viên tự tổng hợp)
Cha đẻ của quản trị hiện đại Peter Drucker đã nói “Nhiều chủ DN khởi nghiệp cho rằng lợi nhuận là quan trọng nhất đối với mọi doanh nghiệp. Tuy nhiên, lợi nhuận chỉ ở vị trí thứ hai. Dòng tiền là quan trọng nhất”. Hiểu được tầm quan trọng của quản trị dòng tiền nên công ty Nikken Việt Nam đã tự xây dựng cho mình một quy trình để quản lý các dòng ngân lưu và trình tự thu – chi trong quy trình đó. Việc xây dựng quy