2.3.2.1. Chuẩn bị trước giao dịch ngoại thương
Tương tự với quy trình nhập khẩu Quả vanilla, với quy trình nhập khẩu Hương liệu thực phẩm, công đoạn chuẩn bị trước giao dịch ngoại thương cũng không được chú trọng nhiều. Khi bộ phận kinh doanh nhận được đơn hàng lớn từ khách hàng, bộ phận này sẽ chuyển số lượng cần đặt hàng tới bộ phận xuất nhập khẩu. Khi đó bộ phận này sẽ tiến hành gửi email đặt hàng tới nhà cung cấp.
2.3.2.2. Đàm phán, ký kết hợp đồng ngoại thương
Vì hai công ty đã quen biết và làm việc với nhau nhiều năm nên bảng giá các sản phẩm sẽ được nhà cung cấp đưa ra theo từng tháng, vì vậy khi tiến hành đặt hàng chỉ cần gửi email cho nhà cung cấp dựa trên mức giá đã được đưa ra. Để tiến hành đặt hàng cần gửi danh sách gồm các thông tin:
– Tên loại sản phẩm và mã sản phẩm – Khối lượng hàng
– Các yêu cầu đặc biệt nếu có
Xem PO tại Phụ lục 5.1. Đơn đặt hàng (Purchase Order)
Công ty nhập khẩu theo điều kiện FOB tuy nhiên trên thực tế Samhwa F&F vẫn sẽ là bên sẽ thuê tàu. Do đó sau khi nhận được đơn đặt hàng, họ sẽ báo lại mức phụ phí (mức phụ phí này đã bao gồm cả cước vận chuyển và chi phí đặt hàng, chi phí pallet nếu có, …). Đồng thời họ cũng cung cấp các mốc thời gian như: thời gian sản xuất, mốc thời gian gửi bộ chứng từ, mốc thời gian xếp hàng lên tàu, thời gian hàng đến cảng Hải Phòng. Nếu không có gì cần yêu cầu thay đổi thì cần gửi email xác nhận lại cho nhà cung cấp và họ sẽ bắt đầu chuẩn bị hàng và hoàn thành các thủ tục xuất khẩu. Nếu cần một lịch trình sớm hơn cần báo lại cho họ và họ sẽ sắp xếp một lịch tàu mới sớm hơn. Bên cạnh đó cũng sẽ thỏa thuận về một số điểm như: cách thức đóng gói có khác biệt với các lô trước hay không, có sử dụng pallet để vận chuyển không,…
Sau khi hai bên đã thỏa thuận xong về thời gian giao hàng và cách thức đóng gói,… Samhwa F&F sẽ yêu cầu công ty gửi PO để họ nhập vào hệ thống riêng của họ, lập PO thể hiện các thông tin về nhà xuất khẩu, nhà nhập khẩu, thông tin về hàng hoá, điều khoản thanh toán, điều khoản giao hàng, điều kiện thương mại, điều khoản về bộ chứng từ.
Với các lô hàng nhập khẩu hương liệu thực phẩm, công ty thường ký kết với nhà xuất khẩu theo điều kiện FOB (dựa trên Incoterms 2010), thanh toán theo điều kiện TT trả sau 60 ngày kể từ ngày giao hàng và giao hàng theo đường biển.
Trong điều khoản bộ chứng từ cần yêu cầu nhà xuất khẩu cung cấp các chứng từ bao gồm:
oHợp đồng ngoại thương
oHoá đơn thương mại
oPhiếu đóng gói
oVận đơn
oGiấy chứng nhận nguồn gốc xuất xứ (Certificate of Origin – CO) form AK hoặc KV (đối với chiết xuất vanilla là CO form KV và các hương liệu khác là form AK)
oGiấy chứng nhận y tế (Health Certificate).
oGiấy chứng nhận phân tích (Certificate of Analysis)
2.3.2.3. Tổ chức thực hiện hợp đồng ngoại thương
Kiểm tra sự phù hợp của bộ chứng từ
Trước khi hàng lên tàu khoảng 3 ngày Samhwa F&F sẽ gửi bộ chứng từ nháp và công ty sẽ có 2 ngày để kiểm tra bộ chứng từ. Khi nhận được bộ chứng từ cần kiểm tra bộ chứng từ đã đủ số lượng các loại chứng từ theo yêu cầu trong PO hay không, sau đó cần kiểm tra nội dung các chứng từ đã đúng chưa để tránh các vấn đề phát sinh trong quá trình làm thủ tục nhập khẩu. Các phát sinh xảy ra có thể khiến công ty không thể hoàn thành được thủ tục nhập khẩu lô hàng, khiến lô hàng bị giữ lại và gây ra thiệt hại rất lớn.
Cần kiểm tra kỹ sự phù hợp của C/O đúng form yêu cầu, các thông tin trên C/O phù hợp để đảm bảo C/O được chấp nhận sẽ giúp công ty được giảm thuế suất nhập khẩu về 0%.
Trên thực tế, người thực hiện quy trình thường sẽ chỉ cần kiểm tra về nội dung của hàng hoá, đơn giá và số tiền trên hợp đồng, hoá đơn vì đây là yếu tố thay đổi của mỗi lô hàng. Đối với các chứng từ khác nội dung thường sẽ chỉ thay đổi về thời gian phát hành nên thường không cần quá chú trọng.
Khi bộ chứng từ phù hợp cần xác nhận lại để họ tiếp tục thủ tục như xin C/O bản chính thức, lấy vận đơn bản chính thức, … Sau khi lô hàng được xếp lên tàu, nhà xuất khẩu sẽ gửi lại bộ chứng từ chính thức.
Mua bảo hiểm cho lô hàng
Vì Công ty Cổ phần Millennium Asia Việt Nam và Samhwa F&F ký kết hợp đồng xuất nhập khẩu theo điều kiện FOB và Samhwa F&F chỉ giúp Công ty Cổ phần Millennium Asia Việt Nam thuê tàu, nếu trong quá trình vận chuyển xảy ra sự cố, Công ty Cổ phần Millennium Asia Việt Nam sẽ phải chịu hoàn toàn rủi ro vì vậy việc mua bảo hiểm cho lô hàng là rất cần thiết.
Sau khi nhận được HB/L chính thức từ Samhwa F&F thì có thể liên hệ với nhà cung cấp dịch vụ bảo hiểm để mua bảo hiểm cho lô hàng, Công ty Cổ phần Millennium Asia Việt Nam thường chọn mua dịch vụ bảo hiểm của Công ty Cổ phần Dầu khí Việt Nam (PVI) vì có dịch vụ tốt, chăm sóc khách hàng chu đáo và phí bảo hiểm phù hợp chỉ 0.12%.
Khi liên hệ với PVI cần xác nhận lại thông tin về mức phí bảo hiểm và điều kiện bảo hiểm (điều kiện cao nhất là A). Sau đó cần điền thông tin vào Giấy yêu cầu bảo hiểm của PVI. Cần chú ý về giá trị bảo hiểm, số tiền bảo hiểm và mức phí bảo hiểm:
– Giá trị bảo hiểm = 100% giá trị được ghi trên Hoá đơn thương mại – Số tiền bảo hiểm = 110% giá trị được ghi trên Hoá đơn thương mại – Mức phí bảo hiểm = 0.12% số tiền bảo hiểm
PVI sau khi kiểm tra Giấy yêu cầu bảo hiểm phù hợp sẽ gửi bản mềm Giấy chứng nhận bảo hiểm cho lô hàng qua email và bản gốc sẽ được chuyển đến công ty theo đường chuyển phát nhanh. Xem giấy yêu cầu bảo hiểm và giấy chứng nhận tại
Phụ lục 5.9 và Phụ lục 5.10.
Kiểm nghiệm chất lượng sản phẩm tại Viện kiểm nghiệm an toàn vệ sinh thực phẩm Quốc gia
Để có thể nhập khẩu các lô hàng với mục đích mậu dịch thì công ty cần phải có Giấy chứng nhận vệ sinh an toàn thực phẩm cho các sản phẩm trong lô hàng. Đối với các sản phẩm mà công ty chưa từng nhập khẩu thì cần phải làm thủ tục để kiểm nghiệm sản phẩm.
Đối với các lô hàng này, công ty cần nhập khẩu một lượng hàng mẫu để hoàn thành thủ tục kiểm nghiệm chất lượng sản phẩm theo quy định tại Nghị định 15/2018/NĐ-CP. Các lô hàng mẫu với mục đích làm mẫu thử nghiệm hoặc nghiên cứu có số lượng phù hợp với mục đích thử nghiệm hoặc nghiên cứu sẽ được miễn thủ tục kiểm tra an toàn vệ sinh thực phẩm được quy định tại khoản 5, điều 13 nghị định số 15/2018/NĐ-CP.
Với các lô hàng mậu dịch thì công ty đã có đủ các Giấy chứng nhận vệ sinh an toàn thực phẩm thì bước này được bỏ qua.
Sau khi nộp bộ hồ sơ, kết quả sẽ có trong khoảng thời gian 10 - 20 ngày, cơ quan có thẩm quyền sẽ tiến hành kiểm tra hồ sơ. Sau khi hồ sơ được xác nhận hợp lệ, cơ quan sẽ cử cán bộ đến kiểm tra trực tiếp tại cơ sở để đảm bảo các điều kiện phù hợp được cấp giấy phép. Sau quá trình kiểm tra, nếu cơ sở sản xuất kinh doanh đạt tiêu chuẩn sẽ được cơ quan tiến hành cấp giấy chứng nhận vệ sinh an toàn thực phẩm đạt chuẩn.
Xem giấy chứng nhận tại Phụ lục 5.12. Phiếu kết quả kiểm nghiệm.
Đăng tải bản tự công bố lên Hệ thống cấp giấy tiếp nhận bản công bố hợp quy và giấy xác nhận công bố phù hợp quy định ATTP
Để có thể nhập khẩu các lô hàng với mục đích mậu dịch thì công ty cần phải có Bản tự công bố cho các sản phẩm trong lô hàng. Đối với các sản phẩm mẫu mà công ty chưa từng nhập khẩu thì sẽ chưa có Bản tự công bố, khi đó cần phải đăng tải Bản tự công bố lên Hệ thống cấp giấy tiếp nhận bản tự công bố hợp quy và giấy xác nhận công bố phù hợp quy định ATTP. Các lô hàng mậu dịch đã có Bản tự công bố sản phẩm thì bước này được bỏ qua.
Sau khi nộp hồ sơ thì doanh nghiệp có thể sử dụng bản tự công bố cho việc làm thủ tục nhập khẩu hàng hóa và cần phải tự chịu trách nhiệm với các sản phẩm mà doanh nghiệp đã công bố.
Thuê dịch vụ làm thủ tục hải quan từ bên thứ 3
Vì các lô hàng nhập khẩu hương liệu từ công ty Samhwa F&F được vận chuyển đường biển và về tới cảng Hải Phòng, sẽ khó khăn cho nhân viên công ty trong việc đi lại và làm thủ tục thông quan tại Hải Phòng, vì vậy công ty đã thuê đại lý của hãng tàu là Công ty TNHH Giao Nhận Vận Tải Hà Thành (Hanotrans) thay mặt Công ty Cổ phần Millennium Asia Việt Nam hoàn thành các thủ tục Hải quan.
Để công ty này có thể thay mặt Công ty Cổ phần Millennium Asia Việt Nam hoàn thành thủ tục Hải quan thì công ty cần phải chuẩn bị trước các chứng tự cần thiết và gửi qua đường chuyển phát nhanh tới văn phòng của Hanotrans tại Hải Phòng trước khi lô hàng về tới cảng Hải Phòng khoảng 2 ngày.
Trước khi lô hàng về tới cảng Hải Phòng khoảng 1 ngày thì đại lý hãng tàu sẽ gửi Giấy báo hàng đến. Trong giấy báo hàng đến sẽ chứa các thông tin cần thiết cho việc truyền tờ khai, khi nhận được AN cần yêu cầu Hanotrans truyền tờ khai sớm để tránh việc thông quan cho lô hàng bị chậm trễ.
Sau khi nhận đủ các thông tin và chứng từ cần thiết cho việc Khai tờ khai Hải quan, Hanotrans sẽ tiến hành khai trước tờ khai nháp từ xa qua phần mềm TeamViewer. Sau đó họ sẽ gửi cho công ty bản Tờ khai Hải quan (in thử) để kiểm tra các thông tin trong tờ khai.
Cần kiểm tra các thông tin mà họ khai đã đúng chưa, đã trùng khớp với các chứng từ chưa, cần kiểm tra thật cần thận vì họ là công ty làm dịch vụ thường làm nhanh nên rất dễ xảy ra các sai sót như lỗi chính tả, hoặc bỏ xót thông tin. Cần chú ý hơn về các thông tin chi tiết hàng hóa: mã sản phẩm, tên sản phẩm, mã miễn giảm thuế, số C/O và thông tin về thuế. Đối với hàng hương liệu do có C/O phù hợp nên được giảm thuế suất nhập khẩu còn 0% và thuế VAT phải chịu mức thuế suất 10%.
Thuế nhập khẩu = (Giá trị hàng hóa + cước biển + phí bảo hiểm) * 0%
Thuế VAT = ((Giá trị hàng hóa + cước biển + phí bảo hiểm) + thuế NK) * 10% Sau khi kiểm tra các thông tin, nếu có sai sót thì cần báo lại để họ chỉnh sửa, thay đổi. Khi các thông tin trên tờ khai đã chính xác thì họ sẽ tiến hành Truyền tờ khai chính thức để hệ thống phân luồng.
Trên thực tế, các lô hàng nhập khẩu của công ty đều được xếp vào luồng vàng, vì vậy cần chuẩn bị sẵn các chứng từ gửi cho Hanotrans phục vụ việc thông quan cho lô hàng.
Đăng ký kiểm tra thực phẩm nhập khẩu
Để được phép nhập khẩu công ty cần có các loại giấy phép nhập khẩu liên quan đến sản phẩm nhập khẩu. Đối với các sản phẩm hương liệu thực phẩm cần có Giấy xác nhận thực phẩm đạt chuẩn là kết quả nhận được sau khi hoàn thành thủ tục đăng ký kiểm tra thực phẩm nhập khẩu.
Kể từ ngày 01/04/2021, thủ tục kiểm tra thực phẩm nhập khẩu đã được tích hợp và thực hiện 100% trực tuyến trên Cổng thông tin một cửa Quốc gia. Thủ tục đã được đơn giản hóa và nhanh gọn hơn so với thủ tục cũ trước đó. Cần truy cập hệ thống Cổng thông tin một cửa Quốc gia, tìm đến phần kiểm tra thủ tục nhập khẩu, điền và nộp đơn đăng ký.
Sau khi Đơn đăng ký kiểm tra thực phẩm nhập khẩu được cán bộ tiếp nhận thì hệ thống sẽ hiện Thông báo phí, trong đó sẽ bao gồm các cách thức để nộp phí, các nộp phí. Mức phí phải nộp đối với thủ tục Kiểm tra thực phẩm nhập khẩu là 300.000đ/lô hàng. Tuy nhiên, trong thời gian hiện tại, dịch bệnh COVID-19 ảnh hương nặng nề tới các doanh nghiệp nên Nhà nước đã tạo những ưu đãi cho các doanh nghiệp, mức phí trong thời gian này được giảm xuống còn 270.000đ/lô hàng. Cần hoàn thành nghĩa vụ đóng phí theo quy định để tiếp tục thủ tục.
Sau khi cơ quan tiếp nhận đơn đăng ký xác nhận phí được nộp thì các cán bộ tiếp nhận sẽ tiến hành kiểm tra các thông tin trên đơn đăng ký, kiểm tra sự phù hợp của lô hàng,… Sau khoảng 2 giờ doanh nghiệp sẽ được nhận kết quả ngay trên website Cổng thông tin một cửa Quốc gia. Kết quả này doanh nghiệp có thể in trực tiếp bằng file tải về. Xem kết quả tại Phụ lục 5.13. Kết quả kiểm tra thực phẩm nhập khẩu. Khi có được kết quả cần gửi cho Công ty Hanotrans để công ty này bổ sung vào tờ khai hải quan.
Tuy vậy, việc kiểm tra thực phẩm nhập khẩu các lô hàng nhập khẩu chỉ kiểm tra sự phù hợp bằng việc kiểm tra bộ chứng từ. Điều này khiến cho quy trình chỉ mang tính hình thức, không ngăn chặn được các lô hàng giả, hàng kém chất lượng mà khiến quy trình nhập khẩu của các công ty phức tạp hơn.
Lập công văn đưa hàng về kho bảo quản
Trong trường hợp hàng hóa thuộc loại dễ hư hỏng cần phải được bảo quản trong điều kiện đặc biệt thì có thể nộp Công văn yêu cầu đưa hàng về bảo quản đến Chi cục Hải quan đăng ký. Khi đó doanh nghiệp sẽ được phép đưa hàng về kho bảo quan trước khi thông quan với điều kiện phải giữ nguyên hiện trạng của hàng, không được mở hàng hoặc trao đổi, phân phối hàng hóa trên thị trường khi hàng hóa chưa được thông quan.
Sau khi nộp công văn, cán bộ Hải quan sẽ tạo chỉ thị trên hệ thống cho phép hàng được qua khu vực giám sát, khi đó doanh nghiệp sẽ có thể tải được Danh sách hàng hóa đủ điều kiện qua khu vực giám sát trên website Hệ thống dịch vụ công trực tuyến HQ 36a.
Trên thực tế, đối với các lô hàng mà khách hàng yêu cầu hàng gấp, công ty sẽ nộp công văn này để có thể lấy hàng sớm hơn (trước khi thông quan) và giao hàng
trực tiếp tới kho của khách hàng. Đây là điểm mà công ty đã thực hiện sai quy định pháp luật.
Thuê xe vận chuyển hàng về kho
Sau khi đã có Danh sách hàng hóa đủ điều kiện qua khu vực giám sát Hải quan thì cần thuê công ty vận chuyển hàng hóa về kho của công ty.
Để công ty vận chuyển có thể lấy lô hàng tại kho thì cần gửi cho công ty vận chuyển các chứng từ sau:
– Thông tin người cầm lệnh giao hàng và số điện thoại liên hệ – Danh sách hàng hóa đủ điều kiện qua khu vực giám sát hải quan – Tờ khai hải quan (thông quan)
– Thông báo phí sử dụng cơ sở hạ tầng
Bên cạnh đó cũng cần yêu cầu công ty vận chuyển chụp hình ảnh tình trạng thực tế của lô hàng tại kho trước khi đưa lô hàng lên phương tiện vận chuyển về kho của doanh nghiệp bảo quản. Các hình ảnh này được dùng để cung cấp cho Trung Tâm Kỹ thuật Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng 1 để hoàn thành thủ tục kiểm tra thực phẩm nhập khẩu.
Hoàn thành thủ tục hải quan, thông quan cho lô hàng
Để doanh nghiệp được phép phân phối lô hàng trên thị trường thì cần hoàn